新時期城市排水設施檔案管理研究

文/上海市排水管理處 黃旖旎

隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作對于事業單位來說越來越重要。檔案能如實反映城市排水工程和城市建設情況工作進展，要及時準確做好信息的傳達，為以后的工作開展作參考。大數據時代，城市排水設施檔案管理工作挑戰和機遇并存，若固守原有工作模式，很難在新形勢下站穩腳跟，甚至鉗制事業單位快速發展。

一、新時期城市排水設施檔案管理的重要性

（一）提高事業單位的管理水平。在激烈的社會行業市場競爭中，事業單位通過對排水項目檔案資源進行有效的控制管理，對事業單位的安全、效益、信任度等方面有促進作用，展現事業單位的管理水平，保證事業單位滿足市場經濟的發展需求，并為不斷壯大奠定堅實的基礎。

（二）完善事業單位質量管理體系。檔案所采集的信息資源靠管理人員分類進行存放，在市政排水規劃設計、實施過程中能起到指導作用，達到工作的最優效率。城市排水設施檔案管理具有很高的系統性，加強事業單位檔案內部控制管理制度，完善事業單位管理體系，對事業單位的快速發展起到積極作用。如果有人不能將工作落實到細節，檔案資料的形成、積累、收集以及歸檔不能做到實處，對事業單位的整體管理會有抑制作用，甚至造成事業單位管理混亂，使制度浮于表面，不能起到應有的效果。因此，在城市排水設施日常工作中，做好檔案管理的登記、存儲、調用等各方面的工作記錄，對于事業單位來說非常重要。通過檔案管理工作，能完善事業單位質量管理體系，加強各部門間的協作溝通，提升工作效率，促進事業單位的發展。

（三）優化事業單位檔案結構資源。檔案資源中含有事業單位各類信息，可為事業單位的經濟發展、領導決策和事業單位創新等提供依據，通過優化城市排水設施檔案管理工作能提升事業單位文化建設，挖掘出檔案資源中有用的信息，維護事業單位和人員的利益，監管各領域的建檔工作。在大數據時代，將事業單位自身的管理結構內容和體系進行優化，創新檔案管理模式，使檔案管理達到精細化，推動事業單位檔案結構資源優化。

二、新時期城市排水設施檔案管理的現狀

（一）管理規章制度不完善，落實不到位。在城市排水檔案管理中，個別工作人員對制度的重視程度不高，導致工作落實不具體，不能起到應有的作用。加強城市排水設施檔案管理制度的完善程度，轉變人員的主觀思想意識，利用先進的科技手段，約束人們的主觀行為，達到排水設施檔案資源的優化配置及存取，使檔案管理達到精細化。

（二）檔案管理滯后性明顯，缺乏創新。在城市排水設施檔案管理中，對檔案管理工作不夠重視，使檔案管理工作處于忽略的狀態，不能充分利用信息化將檔案管理工作進行更新，工作效率比較低，不能真正顯現出檔案管理工作的價值和存在的意義。在新時期，檔案管理工作人員固守老舊思想和工作方式，不能在大數據時代進行變革，勢必會制約城市排水設施檔案的信息化發展和數字化建設。

（三）檔案編制不規范，資料存取不便。檔案資料管理工作的重要任務，是及時準確做好城市排水設施相關資料的保存，保障好各方面工作的開展。第一，事業單位城市排水設施編制檔案管理時，存在檔號不規范，沒有統一的目錄號，經常出現一卷多冊現象。第二，檔案的案卷標題不規范，雖然有標題但不能反映主題內容，或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍，甚至許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。第三，部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容無法檢索，難以利用。第四，組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的、還有按文種組卷的，導致檔案取用時效率較低。第五，由于城市排水設施檔案管理工作涉及的面多、線長，與一般檔案管理工作有很大的差別，若有人工作責任意識差，不能按照既定的制度進行檔案的歸檔，在細節中不能達成統一，不但會影響檔案存取工作效率，還使得檔案管理體系不完整，限制事業單位的快速發展。

（四）不重視檔案管理工作。檔案資料涵蓋了城市排水項目所有相關信息，檔案管理工作能對資料進行有效的獲取和存儲，對于城市排水設施管理來說有很大的意義。但在實際工作中，個別事業單位領導對檔案信息管理工作不夠重視，而排水設施檔案管理工作面多、線長，與一般管理工作有很大的差別。個別管理人員工作懶散或者責任意識差，無法按照統一的標準進行工作，工作效率較低，跟不上事業單位的發展速度。在新時期，需要按照統一的指導性標準和規范，要求工作人員按照統一標準逐一落實細節，及時建立新時期的檔案管理體系。

（五）檔案信息化建設進程滯后。隨著大數據時代的發展，信息化已經在各行各業有所展現，充分表現出方便性、節省人力、數據實時性等多方面的優勢。但在排水設施檔案管理中，事業單位領導不夠重視檔案信息化建設工作，投入的經費不足、人才也缺乏，導致信息化發展的速度非常緩慢，面臨龐大的檔案信息不能有效進行分類存儲，查找資料也不方便，不能顯現出檔案信息化所帶來的優勢。

三、新時期完善城市排水設施檔案管理的措施

（一）激活標準化檔案管理機制。在城市排水設施檔案管理中，涉及的工作面多、線長、部門多，通過建立統一的標準化管理模式，有利于規范檔案管理的發展方向，全面提高檔案管理質量以及提升所有人員的工作效率。在新時期，按照統一的指導性標準和規范，完善事業單位檔案管理質量體系，使管理人員在細節中能達成完全一致。另外，還可以大數據為基礎提升檔案管理工作，達到檔案管理的規范和標準，使事業單位的整體效能得到全面提升。在日常的檔案管理工作中，根據所有人員的工作崗位職責深化管理標準，明確各崗位的責任與義務。在設立標準化管理制度過程中，要不斷創新具體的管理措施，使各部門的人員協調整體檔案管理工作，最終實現事業單位規劃的整體工作目標。

（二）創新檔案管理工作方式。傳統的檔案管理工作方式較單一，限制了檔案管理的快速發展，工作人員不能從根本上意識到工作的意義，不能夠完成系統性的工作，抓不住工作重點。在新時期，事業單位的檔案管理工作內容發生很大的變化，在事業單位管理中所占有的位置有所提高。所以，必須找準位置，在多樣經濟環境中延伸工作內容和拓展工作領域。在社會快速發展的進程中，實時調整事業單位檔案管理人才結構，設立完善的事業單位內部協作機制，應用現代化的管理觀念，不斷創新工作方式，緊跟時代的步伐，使人力資源的利用達到最大化。

（三）加強檔案管理人員的專業化素質。人才的發展是取得勝利的法寶，事業單位的發展離不開各方面的人才發揮出來的價值，事業單位通過建立“唯才是用，唯德重用”的宗旨，加強工作人員培養成本的投入，著重培養新時代管理人才，學習先進信息化技術，提高檔案管理人員的綜合素質，進而提升業務能力水平，在工作中發揮出模范帶頭的作用。通過規章制度、公眾號和專業講座等形式不斷提高員工的業務能力和思想品質。只有這樣，才能在事業單位內部培養出一批優秀的檔案管理人才，培養工作人員的責任心和歸屬感，積極加入事業單位的發展和建設中。

（四）設立獎懲機制提高工作效率。事業單位的發展離不開每個員工的貢獻，其工作狀態和效率直接影響事業單位的效率。首先，應該制定合理的獎懲制度。對工作積極、業績突出的干部要獎勵，對不遵守紀律、嚴重拖后腿的人員要給予懲罰。其次，制定明確的任務指標。以各方面細化工作為考核指標，通過壓力傳遞的措施，逐級將任務分配給事業單位檔案管理人員，共同完成分配的任務，這樣才能發揮團隊的力量。最后，加強先進集體和先進個人的宣傳。要不斷激發每一位管理人員的工作熱情，進一步增強“以人為本”的發展理念，與事業單位的發展達成一致。

（五）依托信息化技術加強檔案信息建設。將檔案數據搜集和存儲之后，經過網絡傳輸系統，高速傳輸檔案資源信息數據，尤其是可利用光纖網絡、“4G”技術以及“5G”技術的研發，開創檔案數據網絡遠傳的新時代。通過將現代信息技術應用于排水設施檔案管理工作中，實時采集大量的數據，節省大量的人力和物力，還可實現遠距離數據傳輸，達到對信息的獲取、處理及應用，能全局了解城市排水信息的變化狀況，使信息查找工作效率得到顯著提高，保證與事業單位同步發展。

（六）以事業單位發展推進檔案管理。檔案資料管理工作在事業單位管理中是信息傳輸的樞紐，要及時準確做好工作的傳達，要保障好城市排水工程和城市建設情況工作的開展。事業單位要想在激烈的社會競爭環境下生存發展下去，需以事業單位發展推進檔案管理。

四、結論

總而言之，排水設施檔案管理工作對于城市排水有很大的意義。本文通過深入探討檔案管理工作的現狀，發現以下問題：規章管理制度不完善、落實不到位；檔案管理滯后性明顯，缺乏創新；檔案編制不規范，檔案資料存取不便。針對問題，本文提出激活標準化檔案管理機制，創新檔案管理工作方式，加強檔案管理人員的專業化素質，設立獎懲機制，提高工作效率，依托信息化技術加強檔案信息建設，并以事業單位發展推進檔案管理，以提升城市排水設施建設的進程和質量，進而在一定程度上提高事業單位精細化管理水平，提升生態環境治理水平，推進上海市水務海洋整體協調可持續發展。