深學《會計檔案管理辦法》 提升會計檔案管理工作

文/中鐵十八局集團有限公司 譚征

2015年12月，財政部和國家檔案局聯合發布第9號令,頒布了《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《管理辦法》）。《管理辦法》對現有會計檔案管理做了充分解釋：第一，對會計檔案的內涵進行明確，完善其外延內容；第二，界定電子會計檔案的概念以及管理模式；第三，對會計檔案的保管期限進行適當調整；第四，對會計檔案銷毀時的流程和程序進行改進；第五，對會計檔案出境時的管理方式、要求進行改進。企業負責人和相關檔案管理人員都需要認真學習這一辦法，要從法律的高度依法加強會計檔案管理工作，從而提高企業會計檔案管理工作的水平。

一、企業會計檔案的內涵和外延

會計資料是會計核算不同環節用于記載經濟業務活動情況信息的重要文件，是會計信息的載體，包括憑證資料、賬簿資料、財務會計報告以及其他內容。而會計檔案是指履行完會計程序、形成了最終結果且不允許再做修改的會計資料，并不包括仍然處在履行程序過程中、未形成最終結果的會計資料。比如日常會計核算中會形成大量的中間過程資料。會計檔案是具有最終保存價值的會計資料。此外，企業的預算、計劃、制度等文件材料需要嚴格按照文書檔案管理要求實施管理，這些材料并不包括在會計檔案中。會計檔案既可以是外部取得的會計資料，也可以是內部直接形成的會計資料。不能以會計管理部門向檔案管理部門移交作為會計資料與會計檔案的劃分界限，達到會計檔案標準的會計資料，即使尚未歸檔移交給檔案部門，也屬于會計檔案的范疇。會計檔案既可以是紙質形式，也可以是電子形式。

二、企業電子會計檔案的相關管理要求

在信息化發展的今天，會計檔案的載體發生了很大的變化，由傳統的紙質載體發展到了多元化載體并存的局面。企業在實現會計電算化的條件下，會計檔案信息資源的數字化建設是一種發展趨勢，實現紙質檔案與電子檔案同步歸檔，才能更好地滿足時代發展對會計檔案管理提出的新需求。

（一）企業電子會計檔案的構成要件。信息技術的廣泛應用，已經可以實現以電子形式記錄、存儲和反映會計信息。《管理辦法》中針對電子會計檔案在法律體系中的地位進行了明確，與傳統的檔案不同，是以計算機這一類電子設備為基礎所產生的會計檔案，通過電子設備傳輸檔案資料，將檔案轉化為電子文件的狀態，以該狀態存儲檔案、保管檔案。在實踐中，要把握好電子會計檔案的核心構成要件。一是電子會計資料由計算機等電子設備形成和傳輸，在形成和傳輸過程中有可控機制；二是電子設備能輸出符合國家統一的會計制度的會計資料，并且能被會計核算系統準確識別；三是所產生的電子會計檔案可以存儲在管理系統中，系統會識別檔案信息，對信息進行統籌管理，并利用合理的方式使用檔案；四是電子會計資料具備防篡改機制。

（二）企業電子會計檔案的管理要求。一是企業的會計電算系統產生的電子原始憑證、企業的信息系統與其他外部機構的信息系統可以完成電子原始憑證的傳輸或者獲取，例如銀行部門或者稅務部門會利用電子設備、接口進行發票這一類憑證的傳輸，同時會計電算系統生成的記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、財務報表等電子會計檔案管理僅以電子形式歸檔保存，無須轉換成紙質形式保存；二是個別會計資料的保管期限為永久的狀態，需要將其按照紙質檔案的方式進行保存，無法以電子化的形式實施保存，例如每年需要制定的年度財務會計報告、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等。各企業自行鑒定認為具有重要保存價值的其他會計檔案內容也需要按照紙質的方式實施保存；三是電子會計檔案應與其相關聯的會計資料建立索引關系，原則上應從一個完整會計年度的年初開始執行，以保證其年度會計檔案保管形式的一致；四是企業電子會計檔案管理符合《企業會計信息化工作規范》的要求，2014年以前形成的會計資料一律按照老辦法歸檔保管。

（三）企業電子會計檔案管理實務中的易錯點。一是把電子發票的紙質打印件作為原始會計憑證入賬。電子會計資料從形成到歸檔始終是以電子文件形式存在，轉變為紙質打印件后，由于失去了唯一性驗證和防篡改控制機制，其已不符合原始憑證的基本要求，是不能作為原始憑證入賬的；二是混淆電子會計檔案和會計檔案影像電子化概念。

三、企業會計檔案的保管期限

《管理辦法》按照會計檔案的保管時間可分為兩類：第一是定期保管，第二是永久保管。其中，定期保管可以分為10年保管和30年保管兩種類型。一是會計檔案或者雖然已經達到老辦法規定的最低保管期限但于2015年12月31日前鑒定予以繼續保管的會計檔案，應按照新辦法的規定重新劃定其保管期限，其最低繼續保管期限等于“新辦法確定的最低保管期限”減去“已保管期限”；二是已經達到老辦法規定的最低保管期限,并且已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進行銷毀的會計檔案，應按照新辦法的規定組織銷毀；三是已經達到老辦法規定的最低保管期限，但是2015年12月31日前尚未進行鑒定的會計檔案，應按照新辦法的規定進行鑒定，確定銷毀或繼續保管。確定銷毀的，應按照新辦法的規定組織銷毀，確定繼續保管的，應按照新辦法確定繼續保管期限，其最低繼續保管期限視同第一種情況。

修改期限的原因是需要和檔案局所提出的政策要求中提到的保管期限處于一致的狀態，同時根據法律中對會計資料的使用所制定的規定，例如在民事訴訟時間中訴訟的有效時間長達20年，然而一般情況下會計資料只能保管15年，和具體的使用需求并不匹配。

四、企業會計檔案銷毀相關程序

企業檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監銷。企業在銷毀會計檔案前，企業檔案管理機構或檔案工作人員應根據檔案鑒定意見編制《會計檔案銷毀清冊》，并由相關責任人簽字或蓋章。監銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

原來規定中提出，在銷毀會計檔案的時候因企業法人的想法來決定，然而企業法人在會計專業方面不具備完善的知識體系和實踐技能，因此企業法人為了防止承擔法律責任，針對個別超出保管時間、滿足銷毀要求的檔案，法人也不會允許其銷毀，因此也不會簽訂相關的同意文件，導致出現檔案堆積的問題。在目前所使用的《管理辦法》中，對會計檔案銷毀之前的鑒定環節進行了明確，在做出銷毀決定時，需要以企業負責檔案的管理人員、會計部門的共同討論結果來決定，不再由企業法人單獨負責。在討論后會形成鑒定意見文件，按照該文件決定是否對會計檔案進行銷毀，提高了銷毀程序的簡便性。

五、明確了會計檔案出境管理要求

之前相關人員無法將會計檔案帶出境外，但是目前國內企業和國外企業之間的合作規模不斷擴大，國內外企業開始合并，并且個別國內企業在海外上市，企業的跨境業務量有所增加，需要將會計檔案帶出境外，在《管理辦法》中允許這一行為，只需要保證符合國家提出的要求。

六、探析會計檔案管理辦法的心得與疑問

通過認真學習和研究《管理辦法》，對《管理辦法》有一定的心得與疑問，特此分析和陳述如下：

（一）未能體現檔案全周期管理流程和思想。各條款的排列和組合不是十分恰當，導致整體結構不夠層層遞進。如本辦法適用對象第29條可與第2條合并；規定了各級職能部門的職責和權限，第30條可與第4條合并；第27條可引用操作性較強的《中華人民共和國檔案法實施辦法》相關處罰條款;第25條應明確檔案法和保密法等。

（二）電子檔案歸檔范圍及保管期限不詳，歸檔方式和格式未明確。雖然明確了電子會計檔案的具體管理要求,但是沒有電子檔案歸檔范圍及保管期限。電子會計檔案賬套數據以什么方式和格式歸檔，是財務機構以推送方式歸檔，還是檔案部門以抓取方式歸檔，沒有明確規定。

（三）缺少細化要求。律師事務所出具的審計報告是否按會計檔案歸檔，利用檔案是否可以手機拍照，以及電子檔案利用等都未涉及具體要求。刪除了聲像檔案，失去了定義的權威性和專業性。

（四）別有歧義的敘述。會計檔案銷毀前, 監銷人應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對，這項工作實施的時間點需要確定。既然《管理辦法》已經針對保管的開始時間和結束時間進行了明確，不需要再使用“應保管期限”以及“已保管期限”兩種說法。相關的責任人應該按照自下而上的原則在銷毀文件中簽署相應的意見。部分時候表述前和表述后存在不統一的問題，如“接收”和“接受”，“封裝”和“裝訂”等。

通過對《管理辦法》的學習和研究，發現該文件在構建現代化會計檔案管理體系中有著重要的意義和作用，能夠貫徹構建要求，推進現代化管理進程，確定電子會計檔案所具備的法律意義，使得電子會計檔案能夠滿足時代的發展需求，為互聯網經濟的發展提供了重要的支持以及保障。《管理辦法》實施后，會計檔案管理將迎來無紙化的時代，大大提高電子會計數據的利用效率，為企業決策、方案的制定提供了具備參考意義的數據。