企業管理類檔案歸檔問題探究

文/國家管網集團西南管道有限責任公司 孫杰

管理類檔案是指企業運營過程中形成的檔案，主要包括經營、黨務以及行政管理等方面的檔案。管理類檔案是企業正常運轉的基礎，同時也是企業決策的重要參考，因此管理類檔案對于企業的發展至關重要。企業管理類檔案歸檔問題直接影響到企業的檔案管理工作，甚至會對企業自身的發展產生影響，因此企業應制定規范的歸檔范圍和保管期限，提升管理類檔案的利用率。

一、企業管理類檔案歸檔的問題分析

（一）管理類檔案歸檔范圍涵蓋不全。目前，在企業檔案管理過程中，管理類檔案歸檔范圍涵蓋不全問題比較普遍，主要表現在缺乏對過程性文件以及非紅頭文件的重視，往往更加主張結論性文件以及紅頭文件，而且紅頭文件幾乎占企業管理類檔案的全部，而對那些重要的專題調查、統計報表、會議紀要以及工作計劃和總結等則缺乏重視，并且未予以歸檔。這種情況導致企業管理類檔案分類較多，歸檔工作更加被動，缺乏全面性。

（二）檔案管理人員水平有待提升。檔案管理人員水平將會對企業檔案管理工作的成效產生直接影響，有的管理人員存在主觀判斷不準確的現象。同時有的檔案管理人員的專業水平不高，缺乏對檔案管理政策規定的深入理解，在檔案管理過程中，經常根據自己的主觀意識進行檔案歸檔，因此很容易出現歸類排列不當等問題，不僅會給檔案管理工作帶來不利影響，而且還會給檔案的查找帶來麻煩，不利于檔案的利用，導致檔案的作用得不到充分發揮，甚至影響企業的健康發展。

（三）缺乏對電子信息技術的應用。企業管理類檔案歸檔需要確保紙質類檔案與電子版檔案配套存檔，但是目前部分企業的軟硬件設施落后，檔案的存儲條件不達標。尤其對于那些儲存時間較長的電子文件，企業往往缺乏相應的硬件設施讀取這些文件。硬件設施不完善，很容易導致儲存介質損壞，并且修復難度較大。這些都是企業管理類檔案歸檔所面臨的重要問題。

（四）歸檔工作標準不統一。對于大型企業而言，其在運營過程中所形成的文件資料相對較多，因此往往會將那些會議通知以及放假通知等不重要的文件剔除，并且予以歸檔。但是在審計工作過程中，經常會應用會議通知等臨時性文件，而臨時性文件的缺失會給審計工作帶來十分不利的影響。除此之外，有的企業在檔案歸檔過程中，為了提升工作效率，對企業運營過程中產生的所有文件資料均不進行鑒別，一律進行歸檔保存。

二、企業管理類檔案歸檔工作的建議

（一）提升檔案管理人員的專業水平。企業檔案管理人員專業水平參差不齊，對檔案相關的政策法規理解不全面、不深入、不統一，這必將給企業管理類檔案歸檔工作帶來不利影響。針對這種情況，應促進檔案管理人員專業水平的提升。企業應積極開展相關的專業技術學習和培訓活動，組織檔案管理人員進行交流學習，幫助其提升自身的專業水平。作為檔案管理人員，在日常的工作過程中，不僅要注重工作經驗的積累，還要加強對相關政策法規的理解。同時積極開展學習活動，努力提升自身的專業水平與業務能力，為企業管理類檔案歸檔工作奠定基礎。

（二）加強企業管理類檔案歸檔工作的宣傳。對于企業而言，發展才是硬道理，但是部分企業管理人員并未充分認識到檔案工作的重要性，認為檔案工作屬于輔助服務性工作，對企業的發展影響不大，因此在企業管理過程中往往更加注重生產等方面的管理，缺乏對檔案工作的重視，疏于對企業管理類檔案歸檔工作的關注。企業個別職能部門工作人員不了解《檔案法》的相關規定，甚至沒能認識到應該將重要文件歸到檔案室。這些都給企業管理類檔案歸檔工作帶來了十分不利的影響。因此企業應加大宣傳力度，不僅要提升檔案管理人員的服務意識，還要促進企業全體員工提高檔案意識。為了便于企業正確界定文件材料歸檔范圍，并且能夠準確劃分檔案保管期限，《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》2013年2月正式施行，企業應根據此規定，同時結合自身的特點制定各類文件材料的歸檔范圍與保管期限，進一步提升企業管理的規范性。

（三）各部門自行梳理。2020年，我國出臺了檔案管理新規定，明確要求檔案管理工作應由企業負責人統一領導，辦公室負責接收、收集、整理、立卷、保管，同時監督各部門以及相關子公司和合資合作公司的檔案工作。企業各部門應組織文書人員以及專業人員對通知文件進行對照，對本部門的信息流以及業務流程等進行全面梳理。在此過程中，明確具體的歸檔文件，根據需要歸檔文件的重要程度來確定文件材料的保管期限。各部門自行梳理的過程中，需要將本部門形成的文件材料作為歸檔的重點，這樣才能保證企業各部門的重要文件收集完整，才能更好地反映企業的活動規律和運營狀況，使其更好地為工作查考等服務。值得注意的是，在文件資料梳理的過程中，不要一味照抄參考文件，應突出本部門的特點。

（四）檔案部門整理匯總。檔案管理人員需要對各部門提交的檔案進行整理匯總，結合文件材料列表來對照檔案材料，同時要刪除重復項。在對照過程中，如果發現不一致，應與相關部門進行溝通。要做好企業管理類檔案分類工作，分類應盡量與職能部門劃分一致，這樣可以為檔案集中組卷和歸檔提供便利。同時，可以根據文件分類的主體進行排列，也可以根據歸檔單位進行排列。

（五）發布實施以及動態更新。將管理類檔案的分類體系、保管期限以及管理類檔案的歸檔范圍等納入企業制度體系文件之中，同時要由相關部門進行審核，領導人員需要進行交叉審核，重新核定相關內容，確保各項內容的科學性與合理性。完成交叉核定之后，以紅頭文件的形式正式發布實施。同時，相關工作人員還要就此進行宣貫，企業中的各個部門需要結合規定要求，切實做好管理類檔案的歸檔工作，提升管理類檔案歸檔工作的質量與成效。在管理類檔案歸檔工作發布實施的一定時期之內，需要以保持穩定為主。而對于管理類檔案的歸檔范圍以及保管期限的制定，則需要經過長時間的探索，隨著企業組織機構的調整，對歸檔范圍以及保管期限進行相應的調整。同時，歸檔范圍和保管期限受到工作職能的影響，并且文件材料的重要性也不是一成不變的，很多文件材料的重要性會隨之降低，而有的文件材料的重要性則會隨之提升，因此需要結合文件材料重要性的變化來調整歸檔范圍和保管期限。這樣才能提升歸檔工作的時效性。

三、歸檔范圍的界定

檔案歸檔范圍是指歸檔文件的整理范圍，在文件的整理過程中，并不需要對所有的文件都進行歸檔，要做好范圍的界定，這既有助于提升檔案歸檔的規范性，也有助于降低檔案歸檔的工作壓力。歸檔范圍的界定，首先要確保收集齊全歸檔文件，做到文件完整歸檔。其次，要避免將不應該歸檔的材料歸檔，避免出現“有文必檔”的現象發生。在企業管理類檔案歸檔的過程中，企業難以有效對歸檔范圍作出界定，針對這種情況，需要檔案管理人員輔助企業來界定歸檔范圍。與此同時，檔案管理人員還要合理把控歸檔時間，對那些尚處于運行和辦理過程中的文件則不能歸檔，同時要避免歸檔過晚的現象發生，歸檔過晚很容易導致文件丟失或者文件損壞。因此，檔案管理人員要在恰當的時間進行歸檔。

在歸檔范圍的界定過程中，應將那些能夠反映本機關工作活動，并且具有查考利用價值的文件作為歸檔文件。首先，上級文件應納入歸檔范圍。上級黨政領導機關對企業的指示、批復以及通知等指導性文件；企業中人事任免類文件；上級領導視察時的重要講話錄音和影像資料等，均屬于歸檔范圍。其次，本級文件，包括“紅頭文件”、機關黨組織發出的指示、決定、總結以及批復等文件等均屬歸檔范圍。最后，內部文件，包括重要會議記錄、電話記錄等；企業的工作條例、企業制定的各項規章制度；職工的離退休證明和存根；企業領導的會議講話、反映企業發展的影視資料；企業固定資產清單以及企業物資交接憑證等均屬于歸檔范圍。除了應歸檔的文件材料之外，檔案管理人員還應明確哪些文件材料無須歸檔。首先，針對非本單位工作人員任免以及獎懲方面的文件；那些僅供參閱，不辦理的文件材料；重復性的文件材料等，無須歸檔。其次，針對那些沒有利用價值的臨時性和事務性文件，未生效的文件材料、打印文件的各次校對稿等均無須歸檔。最后，一般的群眾來信，以及沒有保存價值的信封，這些方面的材料均無須歸檔。總之，無須歸檔的文件材料普遍具有無查考價值、無須貫徹執行、不須要辦理的特點，但是檔案管理人員不能僅憑這些特點做出“一刀切”式的判斷，應具體問題具體分析，全面客觀做好檔案歸檔界定工作。

四、結語

隨著我國市場經濟的快速發展，企業運營過程中所面臨的內外部環境也發生了巨大的變化，這使得傳統企業管理類檔案歸檔工作模式已經難以滿足企業發展的需求。因此企業應結合自身實際情況，創新檔案分類整理思路和保管分類方法，提升企業管理類檔案歸檔工作成效。