關于基層巡察檔案資料管理的思考

文/四川省德陽市第二人民醫院 尚柏江

巡察工作作為巡視工作的延伸，是落實從嚴治黨的重要途徑，在實際工作當中，應當加強巡察資料管理工作，并且將巡察過程中產生的各種文書檔案資料進行合理收集、分類和管理，以便于在后續的工作中通過有序的檔案管理展現巡察工作的全過程。隨著全國各地巡察工作的不斷開展，所產生的巡察檔案數量越來越多，價值越來越高，通過巡察檔案的記載，完整展現巡察工作的全過程，對后續的工作具有參考借鑒價值。

一、基層巡察檔案資料管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄。在以往的工作生活當中，人們對檔案并沒有足夠的重視，這就導致檔案在留存過程中出現破損，從而導致后續工作開展困難，甚至有的管理人員在工作時，對檔案管理工作具有錯誤的認知，認為檔案僅僅是一項簡單記錄工作，對當地的經濟和社會發展沒有較大的作用，因此，在面對這項工作時，往往存在敷衍的態度。除了管理人員以外，還有一些領導同樣存在這種心態。因此，在安排檔案管理工作時，往往缺少正確的態度，導致檔案管理工作處于被忽視的境地，很多檔案在留存的過程中破損。

（二）檔案管理制度不健全。正是因為人們對檔案的認知不正確，對巡察檔案工作的重要性有所忽視，因此，在巡察檔案管理工作中，往往沒有切實可靠的制度約束管理人員，管理人員在工作時，對自身工作內容和職責缺少正確的認識，在管理巡察檔案時，沒有科學有效的工作流程，從而導致檔案出現缺失、損毀等問題。甚至有的人利用檔案管理制度的漏洞，隨意篡改巡察檔案資料，致使檔案文件缺乏真實有效性。而在檔案管理人員工作過程中，對巡察檔案管理工作缺少制度約束，導致工作人員缺少法律意識。工作過程中，沒有科學有效的工作流程，最終導致巡察檔案管理工作的失誤，在后續對檔案的應用中，影響了社會和巡察工作的有效開展。

（三）檔案管理設備落后。現如今，人們對巡察檔案管理工作沒有足夠的認識，導致管理人員和領導者沒有對管理工作投入大量資金，檔案管理工作中所涉及的各項基礎設施落后。因為政府的投資較少，導致巡察檔案管理工作沒有足夠的資金構建信息化管理體系，各類檔案信息無法通過先進的手段管理，從而導致以往各種紙質檔案出現受潮破損等問題，這不僅僅是檔案資料的損失，同時也導致巡察工作因缺乏檔案資料，無法為后續工作提供借鑒。

（四）檔案管理人員綜合素質不高。在現如今人們的認知當中，對巡察檔案工作沒有足夠的重視，一些高素質人才更青睞于社會認可度高的職業。檔案管理工作人員，大多數職業技能和綜合素質較低，造成這一現象的原因主要是人們對檔案管理工作的認識不到位，在配置檔案管理人員時，隨意安排，管理人員在檔案管理工作中無法投入大量精力，效率低下，出現管理方式不科學等問題，檔案室工作人員流動較大，很多人剛剛接手檔案管理工作，就被分配到其他崗位，導致檔案管理工作雜亂無章，無法有效開展。

二、提高基層巡察檔案資料管理工作的策略

（一）提高巡察管理人員的檔案意識。在巡察工作中，由于巡察組工作人員往往分布在不同的單位，從而出現分組、分任務的現象，因此，在巡察工作時，往往會出現資料分散的情況。然而，在以往的巡察工作中，對巡察檔案資料不夠重視，因此對于巡察過程中產生的資料沒有統一的管理標準，想要更好地加強巡察檔案資料的管理，首先應當加強巡察專員的檔案管理意識。從巡察工作開始時，應要求巡察專員將各項檔案資料按照巡察檔案收集標準進行收集和整理，并將當天所產生的各種資料按統一的分類方法分類，以強硬的制度使巡察專員養成妥善收集保管巡察資料的習慣。在不同的巡察小組當中，還應當配備專門的檔案管理人員，在巡察工作中，對該組產生的各項檔案資料收集并整理。在巡察準備階段，將當地各級組織、部門所獲取的各項資料作為依據整理；在進駐階段，將巡察組專員發現的各項資料進行收集；在了解階段，將巡察專員調研談話等材料進行整理；在報告階段，將當地的匯報和報告等材料進行收集；在最后的移交階段，將之前工作中所收集和整理的各項材料整理分類交給檔案部門。檔案工作人員在進行檔案材料交接時，還應注意登記工作的重要性，將簽收登記表作為資料移交的證明材料，確保巡察檔案資料在傳遞的過程中安全可靠。除了養成良好的資料收集和整理習慣以外，還應強化巡察專員的保密意識，檔案作為涉及私密的文件材料，在整理收集以及后續的保存工作中都應對材料內容保密，并且向巡察辦移交資料時，將不予歸檔的材料集中銷毀，確保資料不會外泄。

（二）把控檔案質量，確保收集范圍。在巡察工作中，由于個別巡察專員對檔案的認識不夠，很多工作沒有做到具體規范，因此導致收集工作材料時沒有清晰準確的認知，為避免遺漏，各類材料都收集，導致巡察專員工作量增加。因此，在開展巡察檔案資料管理時，應當明確檔案資料歸檔范圍，通過對歸檔范圍的劃分，有目的地收集材料，避免工作人員收集過程中花費大量時間，用于不必要的資料的保存，通過對檔案資料歸檔范圍的劃分，能夠有效減少工作人員的壓力。因此，巡察專員在材料收集前，應當明確檔案收集的范圍。除此之外，應向巡察專員明確，向巡察辦移交檔案時應當提交哪些內容，比如巡察黨組織領導班子的成員名單、會議材料情況報告、談話記錄等材料，巡察專員應明確這些范圍，在巡察工作中，有目的地開展資料收集，并且在巡察前期，根據組內人員和工作范圍進行專人劃分，以便于工作效率得到提升。除此之外，巡察專員還應在開展收集工作時，明確收集的要求，比如在收集資料時單純收集紙質資料，還是同時收集電子資料；紙質資料在收集的過程中，是否必須是紅頭文件，電子資料需要以何種形式保存等等，以上需要在收集工作開展前有明確的要求，以確保在后期檔案資料移交時，符合移交要求。尤其是隨著科學技術手段的提升，我國檔案收集管理工作逐漸信息化，收集電子文檔時，應當嚴格按照我國現如今實行的管理規范統一，將電子文檔儲存為通用格式，確保文檔在移交后可讀。

（三）做好重點檔案的整理。在巡察過程中所產生的檔案資料，根據工作性質和內容的不同劃分為不同的檔案材料，而巡察底稿材料是巡察報告在寫作和證明當中最重要的材料，而專題報告和線索報告則主要反映了巡察當中發現的各種問題，這三樣材料都是巡察過程中所產生的重點材料，在檔案資料整理和收集的過程中，應當對這三類材料加以重視。根據如今執行的各種檔案資料移交規定，巡察工作人員在移交檔案時，應嚴格按照規定對檔案材料進行整理和收集，尤其是底稿，底稿材料在收集整理的過程中，具有重要地位，因此，在收集底稿材料時要注重對資料的闡述和說明，并根據問題的不同進行歸類，以便于在最終報告形成的過程中，能以合適的方式進行組卷。巡察檔案管理人員在對檔案材料分類整理歸檔時，應嚴格按照規章制度對材料進行排列，比如在材料排列過程中，一般為正件在前、附件在后，批復在前、請示在后等排列規則，通過對關鍵資料的整理和排列，嚴格把控資料的審核關口，做好巡察檔案整理和歸檔工作。

（四）建立完善的檔案管理制度和先進的檔案基礎設施。巡察工作人員想要更好地進行基層巡察檔案資料管理，應當建立完善的檔案管理制度，通過嚴苛的規章制度約束巡察人員的工作，并通過完善的制度建設促使檔案管理工作及各項工作流程更加科學有效。開展標準化的管理流程，從根源上解決因巡察檔案管理過程中所存在的各種混亂造成的檔案資料缺失，通過完善的檔案管理制度，使巡察檔案管理人員在檔案管理過程中，以更加科學有效的管理措施規范檔案管理流程，同時確保檔案材料安全。對一些需要保密的重要文件管理的過程中，應當采取不同層次的保密措施，強化對檔案材料的監督工作，確保檔案的安全。除了建立巡察檔案管理制度以外，還應改善檔案管理工作的基礎設施，通過加大資金投入，引進先進的信息化技術，建立更加完善的信息化工作制度和設備，提高巡察檔案管理工作人員的工作效率，確保檔案的保密性。

三、結語

巡察檔案資料保管不僅是資料的留存，同時關乎著巡察工作的效率好壞。因此，在開展巡察工作時，應當重視對巡察檔案的資料管理，在工作過程中，要將巡察工作產生的各項資料以科學的手段收集整理，最終移交給檔案管理部門。巡察部門隨著巡察工作的推進，引導建立更適合的檔案管理機制，確保巡察工作有效開展。