淺談新形勢下如何做好檔案征集工作

文/菏澤市鄆城縣檔案館 劉淑環

檔案征集與接收是各級綜合檔案館的重要職能，檔案館在擴大館藏資源數量、優化檔案資源結構和豐富檔案資源內容方面，都需要廣泛做好征集與接收工作，而檔案征集則是檔案接收工作的有效補充，是各級綜合檔案館關注的重點工作。但是，當前各級綜合檔案館因為各種原因，在檔案征集工作中做得遠遠不夠，一些有價值的珍貴檔案散落在民間各地，也有一部分則被個人收藏。因此，唯有各級綜合檔案館都加強檔案征集工作，才能最大化豐富館藏資源，更好地服務于社會發展大局。

一、加強檔案征集工作的重要性和必要性

（一）檔案征集工作是檔案資源建設的重要途徑。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出“檔案資源多樣化”的發展目標，并指出要“有效推進檔案資源體系建設”，要想實現檔案資源的多樣化，加強檔案資源體系建設，僅僅依靠檔案接收是不夠的，接收的檔案大多數是單位內部形成的檔案，具有單一性，價值具有特定性。因此，只有將檔案征集工作有聲有色開展好，才能豐富檔案館藏資源，使館藏檔案種類和數量得到有效補充，因此，征集工作是加強檔案資源建設的重要途徑。

（二）檔案征集工作是對珍貴檔案資源的有效保護。檔案真實記錄了社會的發展、歷史的變遷，檔案中有深厚的歷史文化，是珍貴的社會財富，也是歷史文化遺產的載體。當前，由于各種原因導致散落在社會上的珍貴檔案數量有很多，但是由于受限于檔案收藏條件，一些珍貴檔案得不到妥善的保存，極容易出現檔案損傷或丟失現象，這部分檔案急需進入檔案館接受專業的保存和保護。此外，隨著社會的快速發展，社會面貌日新月異，尤其是城市化進程的加快，越來越多散落民間的珍貴檔案因為得不到有效保護而面臨被破壞甚至消失的風險。因此，加強檔案征集工作，將這部分面臨危險的珍貴檔案資源征集進館是一種最為有效的保護方式和途徑。

（三）檔案征集工作是滿足人民群眾生產生活需要的重要手段。隨著社會群眾檔案意識的提高，各級綜合檔案館檔案資源的查閱利用頻率逐年攀升，越來越多的群眾在遇到難題時，到檔案館尋求幫助成了一種有效途徑。人民群眾生產生活涉及方方面面，現有的檔案大多數是接收的機關或企事業單位工作過程中形成的檔案，以文書、會計憑證和資料為主，與群眾生產生活相關的檔案相對較少。因此，加強對涉及民生檔案的征集工作，構建覆蓋廣大人民群眾需求的檔案資源體系，才能夠滿足人民群眾的生產生活需要，發揮檔案館為人民服務的宗旨。

（四）檔案征集工作有利于地域特色檔案形成。我們常說，一方水土有一方水土的特色，一座城市有一座城市的靈魂。無論是在哪個地方，都有長期存在和發展而形成的獨特記憶和歷史，尤其是當地的一些歷史事件、歷史人物、風土民俗、文化遺跡等，當然也包括當地的自然資源和自然景觀。這都是在長期的歷史進程中形成的，但是隨著社會現代化進程的加快，而又面臨消逝。因此，加強這類檔案的征集工作，充分對地域特色進行挖掘，形成特色檔案，有利于對歷史和文化進行傳承，使中華文明得以永續發展。

二、檔案征集工作面臨的問題

（一）缺乏對檔案征集工作的認識。一是各級綜合檔案館的領導在統籌檔案館工作時，對檔案征集工作不夠重視，認為檔案征集工作難度大，投入跟收獲不成正比，沒能從工作大局上加以安排和部署；二是綜合檔案館具體工作人員，對檔案征集工作認識不到位，沒能充分認識征集工作的重要性，往往只重視任務相對較輕的檔案接收工作；三是社會大眾，他們對檔案征集工作認識不清楚，片面以為檔案被征集就喪失了檔案的所有權，錯誤地認為檔案館要征集的檔案價值就會非常大，對征集工作人員漫天要價，導致征集工作無法順利開展。

（二）檔案征集工作機制不健全。根據國家檔案局發布的《檔案館工作通則》，其中第十條“檔案館要加強對歷史檔案、資料的征集。省級以上檔案館應設立專門機構或配備專職人員進行征集工作。”可以看出，國家檔案局對市縣級檔案館的征集工作沒有給出專門的要求，這就直接導致市縣檔案館在征集工作中缺乏有效的運行管理機制，沒有形成有效的約束作用。在內設機構設置時，一般與編輯研究工作合并，或者與保管利用工作合并，沒有專門的科室單獨負責該項工作，這給檔案征集工作帶來極為不利的影響。

（三）缺乏足夠的財政資金支持。縣級檔案館工作經費相對較少，沒有充足的資金用于檔案征集工作。然而，在征集工作中，對于一些相對珍貴、有重大價值的檔案，則需要給予一定的象征性獎勵。而且，在遇到比較珍貴的檔案時，檔案所有人想取得符合檔案價值的資金補償，但是限于征集專項資金有限，征集工作難以開展。

（四）征集工作專業力量不足。縣檔案館一般編制相對較少，而且空編較多，本身工作人員不能滿足工作開展需要，大都是身兼數職，因此無法安排專門的檔案征集工作人員。而且，現有的工作人員檔案專業出身的非常少，學歷參差不齊，很難滿足檔案征集工作的需要。此外，被安排兼職從事征集工作的人員，大都沒有接受過正規的培訓，沒有相關工作經驗，導致缺乏主動征集意識，對征集工作熱衷度不高，導致征集工作難以向好發展。

（五）缺少必要的征集工作技術支撐。當前，散落在社會上的檔案種類繁雜，材質多樣，年代不同，給征集工作帶來很大難度。因此，對于檔案征集工作而言，不僅需要有專門的工作隊伍，而且工作人員還要具備專業的檔案鑒定等技術。在征集工作中，鑒定檔案的真偽是首要條件，只有真的檔案才有征集的價值；要對檔案的價值作出判斷，合理預估檔案的價值。

（六）對征集的檔案缺乏規范管理。征集檔案是為了更好地保管檔案，發揮檔案的價值，但是對于部分珍貴的檔案，縣級檔案館因資金短缺而無法提供完善的檔案保存條件，很難實現對征集檔案的規范管理，給檔案安全保管帶來隱患。尤其是一些需要進行托裱、修復、去污等技術處理的，有時難以實現，甚至可能帶來二次損傷的風險。

三、做好檔案征集工作的對策

（一）加強檔案征集工作宣傳力度。通過加大宣傳，提高社會大眾的檔案意識。作為縣級檔案館，要利用多種形式、多種渠道對檔案的相關法律法規進行宣傳，尤其是在“6·9國際檔案日”，舉辦多位一體的宣傳活動，廣泛向社會宣傳檔案知識，提高社會大眾的檔案意識，宣傳檔案征集工作的重要性，讓社會大眾了解檔案征集工作不僅對檔案是一種保護，對于個人來說也是為國家作貢獻，對歷史負責。

（二）構建和完善檔案征集工作機制。有效的工作機制有利于工作的開展。作為縣級檔案館，要建議有關部門進一步完善相關法律法規，從制度層面對征集工作予以規范，從而有利于征集工作的開展。同時，將檔案征集工作列為檔案館重要工作內容，在市縣檔案館也成立專門的工作機構，安排專人負責，并納入日常考核監督，確保征集工作受到重視，得以順利開展，為征集散落重要檔案作出應有貢獻。

（三）加大征集專項資金投入力度。對于縣檔案館來說，購買具有重要價值的檔案是征集工作的一種有效手段，也是擴大社會征集工作的渠道。然而縣檔案館作為普通事業單位，每年的行政經費相對較少，無法在征集工作上投入較大資金，這就需要地方政府加強對檔案征集工作的重視，為各級綜合檔案館設立征集專項資金，提供強有力的財政保障，讓檔案館放手開展征集工作，豐富檔案館藏種類，發揮檔案館為國守史的宗旨。

（四）建立檔案征集工作專業隊伍。縣檔案館要想做好檔案征集工作，必須要有專業征集人才隊伍。首先，各級綜合檔案館要根據自身實際，挑選政治素質高、具備專業知識的人員組成專業的征集工作隊伍，確保征集工作有專人負責。其次，檔案館要安排征集工作人員到高校或相關機構學習檔案鑒定技術和檔案保護技術，確保他們具備檔案征集工作需要的能力和水平。同時，工作人員自身要加強業務知識學習，積極學習鑒定、保護等各項知識，不斷豐富自身知識儲備。此外，征集工作人員要提高綜合素質，保持良好的敬業精神和工作作風，熱愛征集工作，潛心投入征集工作中，踏踏實實做好工作。只有這樣，才能避免在工作中出現不必要的麻煩。最后，檔案館要注重培養和引進征集人才，招錄具備專業知識的工作人員，為他們提供良好的發展空間，確保留得住人才，將征集工作隊伍逐步壯大，促進征集工作順利開展。

（五）規范管理征集的檔案資源。檔案征集是為更好地保護檔案資源，因此，在征集到檔案之后，要做好如下幾點：首先，要做好登記，妥善保管，堅決防止人為丟失；其次，要按照檔案的標準進行托裱、修復、去污等技術處理，為更好地保管好檔案打下基礎；最后，要合理利用檔案，對于涉及民生的檔案，要及時做好鑒定開放，讓其服務于社會大眾，對于有社會價值的檔案，通過舉辦展覽、出版編研成果等形式，向社會推介宣傳，發揮檔案的價值，并以此鼓勵更多的人投入征集工作中。

總之，檔案征集工作是一項重要的工作，無論是縣檔案館還是社會大眾，都要認識到征集工作的重要性，積極投入到檔案征集工作中，采取切實可行的舉措，做好征集工作，在不斷豐富檔案館藏資源的同時，讓檔案價值得以體現。