大數據時代事業單位檔案管理工作創新路徑

文/福建省南平市浦城縣事業單位服務中心 鄧方

在大數據時代，事業單位檔案管理所面臨的機遇和挑戰逐漸變多。目前為止，事業單位檔案管理信息化已取得不錯的成果，大部分檔案信息在計算機和互聯網技術的支撐下廣泛運用，進而把檔案管理工作的價值充分發揮出來。因此，事業單位檔案管理者應主動改變以往的檔案管理方式，與時俱進，完成對檔案管理系統的創新工作。

一、大數據時代事業單位檔案管理工作的現狀

（一）檔案信息資源無法有效開發。事業單位創建檔案資源數據庫時，因為資源缺少整體性，導致資料管理水平難以提升，無法對檔案資源進行深入開發，對于之后的運用有很多的不利影響。事業單位檔案管理工作會在很大程度上影響到單位總體的管理水平以及長遠發展，如果無法在大數據環境中進一步開發與利用檔案資源，可能造成單位管理工作缺少足夠的依據以及信息保障，對于事業單位的長久發展是非常不利的。所以，在大數據環境下，應借助信息技術與網絡資源，進一步挖掘與開發檔案資源，合理運用，使得事業單位的檔案資源能夠達到共享要求。

（二）檔案管理制度有待完善。因為個別事業單位對檔案管理工作缺少應有的關注，導致該工作的內涵與價值缺少正確且客觀的認知，致使單位管理者對檔案管理制度的認知與確定缺少完善性，同時并未及時依據大數據環境的發展趨勢來對檔案管理相關制度做進一步的調節和創新。因檔案管理相關制度不健全，檔案管理工作缺少明確的指導與約束，在具體工作中時常出現檔案信息整體價值較低的問題，進而影響到檔案資源實際的共享利用。因為檔案管理相關制度不健全影響到細節規范，致使在實際管理過程當中并未做到責任到人，無法確保檔案資源的整體性及其有效利用。

（三）檔案信息資源缺少安全保護措施。在檔案信息資源管理中，應保障資源所具有的安全性和完整性，然而在大數據環境下，檔案管理工作對檔案信息缺少應有的安全保護措施，致使檔案信息潛藏著很大的安全隱患。因為檔案資源關乎事業單位的內部信息，管理過程當中應有完善的保密制度予以支撐，杜絕信息外泄問題出現，尤其是牽扯到員工資料以及單位機密的相關信息，更應強化安全保護。然而，當前很多事業單位還是按照以往的管理方式來進行管理工作，在紙質材料朝著電子檔案轉變的過程當中，對紙質資料相關的管理重視程度逐漸下降，而電子資料又缺少足夠的保密性，檔案管理系統缺少有效防護措施，造成信息管理系統極易受到黑客入侵，最終導致管理系統癱瘓或是資料被盜問題。為了確保檔案信息資源所具有的安全性與完整性，應對紙質資料與電子資料進行相應的備份管理，同時在計算機管理系統當中安裝相應的安全保護系統，進一步提升資料的安全性。

（四）檔案管理方式較為落后。在大數據環境下，事業單位想要做好檔案管理工作，就應對大數據和云計算技術進行有效應用，以此提高檔案管理所取得的成效。事業單位在檔案管理過程中，對于信息技術的運用相對較少，即使運用，也僅是在查找與搜索電子檔案信息上，就算在很大程度上能夠讓資料調節工作更為方便和高效，但資源總體管理效率與利用程度都還是相對較低。現階段，大部分事業單位建立了健全的管理模式，但個別檔案管理工作者在具體工作當中，還是運用以往的檢索方式來完成資料的收集，極少借助大數據和云計算來完成信息的查找和篩選，總體來說，對新技術的運用相對較少，進而影響到檔案管理工作的質量與效率。

二、大數據時代事業單位檔案管理工作的創新

事業單位作為公益性質的單位，更需要注重檔案管理工作，如想應對大數據環境所帶來的挑戰，需要從以下方面著手：

（一）強化開發與利用檔案信息資源的力度。在檔案管理工作當中，電子信息技術可以為其提供很多便利，也可以拓展資源挖掘的深度與廣度，并且還能夠提高對檔案資源的運用效率。因此，在檔案管理工作進行當中，應參照檔案目錄來建立檔案管理體制，對碎片化的檔案信息進行有效整合，借助信息技術強化資源開發力度與利用程度。此外，在對檔案信息資源做相應的整合時，應合理創建資源管理體制，對檔案資源信息進行分級管理，使檔案資源得到充分利用，達成社會對檔案資源所提出的共享要求。

（二）創建健全的檔案管理制度。現階段對于事業單位檔案管理工作已有系統的法律法規，在大數據環境的影響下，事業單位開始轉變以往的檔案管理方式，在檔案管理工作當中主動借助信息技術，能夠在很大程度上提升檔案工作的管理效率。但是在不斷變化當中，陸續出現一些問題，應依據具體情況來逐漸優化和調節已有的檔案管理制度，同時嚴格依據法律法規強化執行力度，杜絕出現違規操作，使得檔案管理工作有序且安全進行。

（三）強化檔案信息安全保護。雖然大數據環境下的檔案管理有很多優勢，能夠提高工作效率，從而減少工作成本，但是鑒于檔案的重要性及大數據環境下數據容易丟失的風險，應重視檔案工作當中數據安全問題。在互聯網時代，數據能夠借助較小的內存卡來進行存儲，這樣雖然便利，但卻有數據丟失的隱患，比如內存卡故障和電腦病毒等。因此，大數據環境下，事業單位檔案管理應重視其具有的安全性。事業單位檔案管理人員應對檔案數據的儲存有一定的安全意識，以免存儲的檔案數據被電腦病毒攻擊。同時制定一套規范化的檔案管理工作準則，如此才能夠讓其操作有所完善。主要方式如下：首先，運用高等級的防火墻技術。由于防火墻自身是一種處在外部網絡與內部網絡當中的安全系統，是一種網絡隔離技術，主要的工作是對信息安全的保護，結合相關規則決定是否允許一些數據運行，如此便能夠達成檔案信息所提出的安全要求。其次，落實身份識別技術。事業單位在運用檔案信息期間，應對身份進行識別與認證，如此才能夠避免一些別有用心之人竊取關鍵信息，同時也可以確保信息的安全性。最后，借助信息的檢測和審計技術。即使在一些方面，該技術并非十分成熟，但該技術的運用能夠對檔案信息做相應的分析，進而更為全面地了解竊取行為的特點，保障該技術可以被事業單位廣泛運用。所以，在運用這種技術的時候，應多考慮檔案信息本身的安全防護。提升檔案信息安全工作的技術水平，保障檔案管理體制更為全面，借助檔案管理體制的優化，促進檔案管理工作穩步前行。

（四）借助信息技術創新檔案管理模式。大數據環境下，要求檔案管理工作者結合具體工作情況，合理制定檔案信息管理檔案，借助信息技術創新檔案管理模式，并且結合實際設置長遠管理目標以及當前管理目標，確保檔案管理工作者有針對性地開展相關工作。檔案管理工作者還應主動借助數字化方式來強化對檔案資料的管理力度，利用文字、數據、圖片以及視頻相融合的方式，整體轉化紙質檔案資料，確保資料在轉變期間的安全，同時借助信息化管理系統來完成資源共享這個目標。比如，四川省某個事業單位在進行檔案管理中運用了和暢ERM云辦公平臺來進行檔案管理，借助其所具有的租用功能，免去事業單位人力成本與維護成本。檔案管理者能夠根據自己崗位的需求來進行個性定制，創新檔案管理方式。此外，事業單位的檔案管理機構還需要依據實際情況，就整合、完善不同公共資源，在確保國家機密和知識產權的前提下，對不同的數字信息資源進行相應的整合與開放，滿足社會大眾查找與運用事業單位檔案的需求。事業單位的檔案管理機構需要充分展現檔案所具有的社會價值。

三、結語

總而言之，為了滿足大數據環境對于檔案管理提出的要求，事業單位在檔案管理工作中，應強化開發與利用檔案信息資源的力度，創建健全的檔案管理制度、強化檔案信息的安全保護與借助信息技術創新檔案管理模式等方式，做好檔案信息資源的開發，借助防火墻和身份認證技術確保檔案自身的安全。