行政事業單位檔案管理創新思路

文/太原理工大學檔案館 賀秀麗

現如今，行政事業單位為了迎合社會以及市場的發展不斷變革，傳統的檔案管理工作已經不適應社會的發展，需要站在全新視野重新看待檔案管理。根據現狀，應當不斷完善檔案管理工作，將其變得更加規范化、信息化、科學化，實現行政事業單位檔案管理工作的創新。

一、行政事業單位檔案管理工作的特點

面對現如今社會的不斷進步，以及經濟的飛速發展，行政事業單位檔案管理工作迎來了新的挑戰，無論是管理的內容還是類別都逐年上升。在實際的管理工作中，為了迎合社會變化，管理設備、管理方法在不斷更新中，行政事業單位檔案管理工作的水平有了明顯的提高。分析檔案的本質了解到，其具備屬于自己的特點，政治性、執行性、權威性較強。由于受黨的路線、方針、政策的影響，在此基礎上，加強了這項工作的執行性。行政事業單位檔案管理工作是站在國家的角度展開的，影響著檔案管理行為的性質，其服務性得以體現，并且具有權威性。作為檔案工作本身，其存在的意義就是為了將其服務性發揮出來，以此助力社會發展及經濟發展。

二、行政事業單位檔案管理常見問題

（一）未建立檔案信息管理制度。隨著社會的不斷進步和信息時代的到來，促使各行各業的生產經營模式發生了變化，行政事業單位的很多工作模式已經不再適用，為了對社會發展起到輔助作用，行政事業單位的作用逐漸凸顯出來，面對這些變化，檔案信息管理制度并未建立起來，對這一方面的重視程度不足，直接影響了檔案管理工作的實施，檔案管理制度制定中出現諸多問題。其中對于檔案管理人員的管理是非常重要的一項內容，也是影響行政事業單位檔案管理工作質量的重要環節。現如今，分析檔案管理人員的綜合情況，可以看出整體水平有欠缺，缺乏對于檔案管理工作的整體認識，在面對外界的誘惑時抵制力不足，要想改善這一情況，應當不斷完善檔案管理制度，以此作為其工作開展的準則，防止個別人為了個人利益進行檔案資料的篡改、買賣等違規操作。

（二）軟硬件的發展與社會需求相脫節。隨著改革開放的不斷深入，我國在科技方面大力投入，取得了令人矚目的成績，對于檔案管理工作而言，在開展工作時，相應的信息技術水平得到提升，面對這些，為了更好地適應行政事業單位的需求，更好地開展檔案管理工作，越來越多的新科技、新技術逐漸走進了辦公室，應用在檔案管理工作中。然而，分析檔案管理工作的現狀，了解到工作展開的過程中缺乏相應制度的支持，很多領導沒有意識到這一工作的重要性，忽視了其存在的意義，甚至認為檔案管理工作可有可無，導致很多行政事業單位在面對這項工作時無法提升積極性，很多應當應用的軟硬件缺乏，落后的管理設備無法實現高效率的管理工作，電子檔案等內容更是無從下手。因此，導致檔案信息資料的缺失，也影響了檔案管理工作的效率，距離現代化還有很長的路要走。

（三）人員業務素質及思想覺悟不足。分析行政事業單位檔案管理工作的性質可以看出，其具有一定的專業性與技術性，對于管理者提出了更高的要求，要求其具備相應的檔案管理能力，同時專業技術能力也應當過關。隨著近幾年人事制度的不斷改革，行政事業單位科室內部重組，機構進行相應的調整，面對諸多因素的影響，行政事業單位干部崗位面臨著不小的變動，檔案管理人員也不例外，很多人都是未經過專業培訓就從事這項工作的，對于檔案管理的要求及在收集、整理信息過程中的相關標準都不夠了解。同時，很多人認為檔案管理是輕松的，所以認為自己分到了一個“肥差”，不用努力就能得到工作，并且有著不菲的收入。面對這一情況，其工作意識有待提高，思想覺悟也有待加強。由于檔案管理工作的業務能力問題，很多工作在開展時有一定的困難，無論是簡單的檔案分類還是對專業內容的分析，都不能準確及時地進行。

三、創新行政事業單位檔案管理工作的思考

（一）不斷完善檔案管理制度。分析現如今檔案管理的實際情況，要提高工作水平，實現檔案管理工作的創新。行政事業單位應當完善檔案管理制度，完善檔案管理制度，應當從以下方面入手：第一，應當建立合理的制度框架；第二，應當明確這一制度存在的意義，是為了指導相應的實踐活動，起到一定的支持作用，因此檔案管理制度不應該紙上談兵，要有一定的實用性、可行性，這樣才能夠保證工作的有效進行；第三，檔案管理制度的約束對象不應僅限于檔案管理人員，對行政事業單位的領導以及其他員工具有同樣的約束力，這樣才能夠促使檔案管理工作水平不斷提升，保證工作期間不會由于某一個領導的主觀意見而影響最終的管理結果；第四，檔案管理工作與其他工作一樣，應當賞罰分明，以此激勵員工工作的積極性，制定相應的獎懲制度，對于那些嚴格執行檔案管理制度并作出一定成績的員工，應當進行嘉獎，以提高他們工作的主動性；對那些以自身利益為重，為了謀取私利篡改公司檔案、買賣公司信息的員工，應嚴懲不貸，以儆效尤。只有做到賞罰分明，才能夠切實有效地推動檔案管理工作順利進行。

（二）加強信息化管理建設。近幾年，隨著科技的發展與進步，信息化時代儼然已經到來，各行各業的發展離不開信息技術的參與，對于行政事業單位來說，要想從本質上提高工作效率，信息技術的應用是其工作開展的必然趨勢，將其與檔案管理工作結合，可確保工作在有序進行的基礎上，進一步加強。檔案管理人員應當結合單位的實際情況，應用相關的技術設備。單位應針對工作需求，定期進行人員專業化培訓，鍛煉他們對于軟硬件設施的操作能力，在此過程中進行磨合，以便其能夠更好地開展以后的工作，減輕以往由于工作量過大而產生的工作壓力，從繁忙的工作中解放出來。隨著管理制度的完善，先進設備的引進，保證管理人員從容應對復雜的工作，推動整個公司的發展與進步。

（三）建設專業化管理隊伍，推動檔案工作順利發展。對于檔案管理工作而言，需要管理人員具有一定的責任心以及相應的專業技術，以此為基礎，更好地應對工作中遇到的各種問題，更好地從事檔案管理工作，為了建設一支高素質的人才隊伍，應關注對于工作人員的培養，要關心他們的工作情況，時刻了解他們的心理變化，對于他們生活中遇到的困難，應當積極幫助解決，做到人性化管理，充分調動他們工作的積極性，讓他們從心底里認同自己的工作。同時，還應當組織人員進行定期的業務培訓，跟上時代發展的腳步，以此為基礎，提升檔案管理工作的水平。對于行政事業單位檔案管理而言，有很多內容需要保密，因此基礎建設以及保密意識的提升是非常有必要的，單位應當配備專用的檔案室，并在同一空間中配備相應的辦公區間，以及管理所用的相應設施，以便更好地開展工作。除此之外，還應當配備先進的計算機管理設備，推動整體工作有序發展。

四、結語

綜上所述，隨著經濟的發展以及社會需求的變化，行政事業單位的檔案管理工作也在不斷變化中。然而，分析當前檔案管理工作現狀發現，仍有一些地方需要改善。要想實現檔案管理工作價值的最大化，將其作用充分發揮出來，必須不斷完善檔案管理制度，加強單位各級對于檔案管理工作的重視，提高檔案管理人員的綜合素質以及專業技能，提升他們對于管理設施的應用能力，推動檔案管理工作整體效率與質量，保證檔案管理工作順利開展。只有這樣，才能夠不斷創新檔案管理工作。在各項輔助工作融入后，打破傳統工作模式的束縛，實現未來檔案管理工作質量的提升。