新時期事業單位檔案信息化建設思考

文/陜西省地質科技中心（陜西省地質大數據中心） 宋珊

智能化辦公應用系統的普及以及檔案工作要求的更新，致使檔案數字化率逐年提升，檔案存儲形式也從“紙質檔案存儲”向“紙質+電子檔案存儲”模式轉變，館藏數據存量發生了質的飛躍，因此，需要更為先進的檔案管理手段才能夠滿足現階段檔案管理的需求，檔案信息化建設正是信息化時代事業單位檔案管理實現轉型發展的重要方向。本文從研究事業單位檔案管理現狀出發，有針對性提出檔案管理信息化建設的對策，探索全方位、高質量、高效率提升檔案管理信息化建設的途徑。

一、事業單位檔案管理信息化建設現狀

自20世紀80年代初開始，我國檔案信息化工作進入了起步探索階段，以計算機技術為代表的信息技術開始嘗試應用于檔案領域。2000年后，檔案信息化進入快速發展階段，檔案信息化建設已納入各級政府發展規劃。在政策鼓勵下，全國檔案數字化工作蓬勃開展，全國數字化加工標準和手段基本統一，數字化技術逐步成熟，數字化率逐步提升，“單軌制”電子文件歸檔和接收工作已開展。截至目前，全國多省市相繼建成數字檔案館，并轉向區域性布局定位，實現文檔一體化與館室一體化架構。然而，在實踐過程中，我們發現，事業單位檔案館信息化建設現狀與社會發展需求之間是不匹配的，檔案館信息化的現狀還存在一些亟待解決的問題。

（一）思想不夠重視，缺乏信息化意識。從當前我國事業單位所采用的檔案管理模式及工作方式來看，深受傳統管理思維的影響，尤其是很多檔案管理部門在信息化建設方面的關注度不高、不夠重視，對檔案信息化建設人力、物力和資金的投入都不到位，并沒有全面對檔案管理工作進行信息化管理，造成檔案信息化建設困境。同時，由于檔案管理人員觀念滯后、數字化與信息化概念混淆、缺乏自主創新意識，難以快速接受檔案信息化建設需求，這就從主觀上不利于檔案管理信息化建設的推進。

（二）技術手段落后，復合型人才匱乏。從當下事業單位檔案管理信息化建設情況來看，利用信息技術開展檔案管理工作的事業單位不很多，在檔案信息化建設方面存在技術手段滯后的問題，在信息網絡技術的應用上還存在著諸多的缺陷，尤其是沒有及時進行技術革新，限制了檔案管理信息化建設的推進。檔案管理人員綜合素質要求較高，需要有檔案管理與計算機信息技術綜合知識儲備，既熟悉檔案管理實務，了解檔案信息化建設需求，同時又具備軟件信息系統開發技能。但目前此類人才比較稀缺，直接影響事業單位檔案信息化程度與資源共享開發利用水平。

（三）安全防護不足，法規制度不健全。檔案信息化建設需要軟硬件基礎設施的支撐，包括機房布設、網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備內容。但目前大部分事業單位檔案信息化建設基礎環境不理想，基礎配置、辦公條件較差，安全防護措施不到位，受到辦公條件等限制，缺少一些必要的安全防護措施和監控設備，存在一定的檔案數據安全隱患。同時，事業單位檔案信息化建設缺少統一的標準和整體“一盤棋”的科學規劃，相關法規制度不健全、不完善，沒能從檔案歸檔、檔案保管、信息化建設、服務利用全流程入手構建檔案信息化制度體系，制度執行力不強，致使檔案信息化建設得不到有效保障。

（四）信息挖掘不足，服務利用不強。事業單位發展積累了海量的信息資源，數據存儲已能達到EB和ZB 單位，實現信息資源深挖、最大化共享利用檔案資源、貢獻社會經濟發展一直是檔案信息化的出發點和落腳點。但是，由于數據的離散、多元、異構、數據關聯性不強和數據的標準不同等導致數據整合、信息編研和綜合開發利用上加大了難度，致使現階段檔案信息資源開發不足，信息成果展示利用落后，有針對性的網絡便民增值服務沒有實現，檔案巨大的潛在信息價值未得到充分發揮。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的對策

未來檔案信息化朝著數字智能、安全可靠、綠色高效、以人為本的方向發展，檔案館建設也從倉儲式檔案館向數字檔案館和智慧檔案館方向轉型。面對新形勢下的機遇和挑戰，事業單位必須要把握以下幾點關鍵對策，探索一條符合實際的檔案管理信息化建設發展之路。

（一）健全檔案信息化管理體系。為保障事業單位檔案信息化建設順利開展，應做到如下幾點：一是單位主要領導和檔案管理工作人員應樹立檔案信息化意識，高度重視檔案信息化管理體系建設，建立檔案信息化建設組織機構，加強對檔案信息化建設工作的統籌協調，分工明確，責任到人。二是完善檔案信息化建設的相關制度和工作機制，并結合事業單位的檔案管理情況制定信息化管理體系的總體建設規劃，分階段、有重點地開展檔案信息化工作，構建一個完整的檔案管理信息體系才能夠為檔案管理各項工作的信息化發展提供保障，實現檔案管理各個環節的信息化。三是制定科學合理的檔案管理標準體系。嚴格按照國家相關標準來制定檔案管理標準體系，規劃檔案信息化標準體系藍圖，為未來各類檔案信息化平臺對接、系統平臺兼容和檔案信息資源的共享共建打下基礎。

（二）開發檔案信息管理系統。開發檔案信息管理系統是檔案信息化建設工作的關鍵，是計算機技術與檔案管理的融合。開發檔案信息管理系統基礎工作需要做到：數字化集成——紙質檔案按照數字化標準進行檔案數字化工作，將紙質檔案變為格式統一的信息數據，或者是將電子文件按照一定標準進行歸檔；數據挖掘——運用大數據處理技術從海量檔案信息數據中分析出有價值的信息數據，并在后期開發過程中加以利用；基礎硬件建設——將檔案信息化建設以項目形式推進，爭取主管部門的政策支持和資金支持，完成網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統和終端及輔助設備等硬件環境建設，為檔案信息系統開發奠定堅實基礎。軟件開發方面應構建“檔案信息管理+應用服務”系統，現階段的檔案管理操作系統對文書檔案文件管理較為成熟，事業單位對專業檔案管理（例如CAD格式的工程圖、GIS格式的地圖等）應進行特殊需求定制局域網檔案信息管理系統，以滿足事業單位的發展需求。除此之外，還應建立連通外網的信息化服務平臺，利用網頁的形式來為社會公眾提供資料信息查詢、業務開展和成果展示服務，這樣可便于檔案目錄查詢、借閱申請、下載及管理，實現檔案信息資源的高度共享。

（三）引進培養高層次檔案信息化人才。事業單位檔案管理人員的能力素質高低會直接影響事業單位檔案信息化建設與資源共享，檔案管理信息化建設對人才素質要求較高，既要求具備檔案數據化、信息化的思維意識，還要求具有檔案工作經驗、熟悉檔案業務流程并且掌握一定的人工智能數據挖掘技術和軟件開發知識，能夠科學地將檔案業務與高效的軟件開發融合，將檔案數據用現代化人工智能技術進行深度挖掘，真正做到知識與服務的一體化開發利用。所以事業單位則需要通過高層次人才引進、學科帶頭人培養和專業人才團隊建設等方式培養檔案信息化人才，提升檔案管理人才素質。檔案信息管理人員也需要積極主動地參與學習培訓和項目管理，優化自身的知識結合，能夠熟練應用互聯網、移動網絡、云計算、移動智能終端和現代信息技術設備，滿足檔案信息化建設工作的技術需求，并依據事業單位的特點與自身的工作經驗發揮出來，以此來實現事業單位檔案信息資源的高效利用。

（四）建立“三位一體”的檔案信息化安全防護體系。信息安全至關重要，檔案信息化過程中必須筑牢“三位一體”的安全防護體系。一是強化物理防護。機房硬件與網絡建設要按照我國相關標準并通過等保測評，配置性能穩定、內存量強大高端的計算機設備和監控安全識別系統，考慮增設涉密數據存儲服務器和容災備份服務器，安裝“三合一”軟件、殺毒軟件，設置使用權限，運用加密技術對檔案數據生成識別信息，有效防范操作失誤、黑客破壞、電腦病毒入侵和人為破壞，保障檔案資料的安全。二是強化技防。作為一個管理系統，實用性、安全性、穩定性是直接影響系統的運行效果和生命力的最重要因素，需在軟件開發中設計安全保障系統，建立三員管理制度進行分級管理，使用防火墻、用戶認證、數字簽名和數據加密等技術。系統要通過信息系統安全等級保護三級以上的測評。三是強化人防。加強安全定期檢查制度，及時排查各類安全隱患；加強委托服務過程中的保密安全審查，與提供信息系統開發升級、技術支持的第三方公司簽訂保密協議；做好應急預案和異地備份，提高數據容災能力，全面系統地保障檔案信息化全過程、全環節的安全、不泄密。

三、結語

綜上所述，為加強檔案管理的信息化建設應健全檔案信息化管理體系，引入先進的信息技術手段改變傳統工作模式；側重檔案業務管理和對外服務利用開發檔案信息管理系統；通過引進、培訓和團隊建設，加強檔案信息化人才培養；建立“物防、技防、人防”的檔案信息化安全防護體系，從全方面、多角度保證檔案管理信息化建設的質量和效率。