基于信息化手段的高校政府采購管理模式分析

文/廣東創(chuàng)新科技職業(yè)學(xué)院 劉壽彭

高校政府采購工作包含的內(nèi)容很多，包括教學(xué)必要設(shè)備、配件等；經(jīng)費(fèi)來源渠道很廣，經(jīng)費(fèi)的利用要經(jīng)過各部門審核、管理；售后服務(wù)要求非常高，各部門相關(guān)人員要相互合作。所以，對于高校來說，政府采購工作的科學(xué)化、合理化十分重要。在信息化背景下，為了全面落實(shí)采購管理工作，需要借助信息化技術(shù)構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)，以使采購管理工作高效進(jìn)行。

一、目前高校政府采購工作存在的問題

（一）采購方案不科學(xué)。采購方案是編制預(yù)算、執(zhí)行采購的前提。高校采購計(jì)劃不科學(xué)體現(xiàn)如下：第一，采購計(jì)劃缺少完整、科學(xué)的依據(jù)。因?yàn)槿鄙俑鞣N需求論證，導(dǎo)致采購的設(shè)備閑置很長時(shí)間未被使用，資源浪費(fèi)嚴(yán)重。第二，采購方案的制定和學(xué)校的實(shí)情不符。學(xué)校采購部、資產(chǎn)管控部等各個(gè)部門缺少溝通、交流，采購預(yù)算和方案中的規(guī)定不符，采購資金的應(yīng)用不合理。第三，在采購中未能嚴(yán)格依據(jù)采購方案和預(yù)算要求進(jìn)行調(diào)整。采購范圍、數(shù)量不科學(xué)，采購預(yù)算和整個(gè)采購執(zhí)行過程不適應(yīng)，無法達(dá)到教學(xué)需求。因?yàn)椴少彿桨覆缓侠恚娱L了采購的時(shí)間，還引發(fā)了重復(fù)購置、不科學(xué)購置等問題，浪費(fèi)了資源，資金利用率低，采購效果不理想。第四，政府采購價(jià)和高校期望值有差距。因?yàn)檎少徱话愣际桥坎少彛_投標(biāo)是最主要的手段之一，采用該種手段價(jià)格相對優(yōu)惠，但對大多數(shù)專用設(shè)備而言，政府采購并不具有優(yōu)勢。政府采購?fù)ǔ６紩?huì)選擇信譽(yù)好、資質(zhì)好的供應(yīng)商。加之，相應(yīng)的政府采購委托代理部門還會(huì)收取一些服務(wù)費(fèi)，導(dǎo)致采購成本提高。所以，所采購的物資價(jià)格和高校期望值有差距。

（二）招投標(biāo)缺乏規(guī)范性。第一，分散采購效率不高。因?yàn)橛糜诓少彽馁Y金都是來源于不同的渠道，高校政府采購大多數(shù)不是由同個(gè)部門完成的，可能是同時(shí)由幾個(gè)部門來采購，所采購的內(nèi)容也不盡相同。這時(shí)，政府采購部主導(dǎo)采購的全過程，其他部門負(fù)責(zé)該部門安排的各項(xiàng)采購工作。雖然這種采購模式能夠滿足采購需求，但是因采購工作分散于多個(gè)部門，很容易產(chǎn)生不規(guī)范的問題，采購效率難以得到保障。第二，未按照要求挑選采購方式。政府采購方式比較多，不同的采購方式所要遵循的采購標(biāo)準(zhǔn)、要求也是不同的。但有些高校出于對采購便捷性的考慮，并未按照要求挑選采購方式，從而在具體執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。

（三）合同把關(guān)不嚴(yán)。雖然有些高校合同審核過程很多，但是，依然存在把關(guān)不嚴(yán)的問題，具體體現(xiàn)在：對合同法不了解，合同意識(shí)不足；審核不嚴(yán)，合同沒有通過審批就簽訂，合同中的不穩(wěn)定因素很多，存在的風(fēng)險(xiǎn)比較大；合同中關(guān)于雙方的責(zé)任并未詳細(xì)劃分，存在不平等的問題，從而導(dǎo)致各種矛盾沖突問題發(fā)生。

（四）監(jiān)管不到位。在高校政府采購工作中，關(guān)于采購方式的選取、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)監(jiān)管不力，特別是當(dāng)上一個(gè)環(huán)節(jié)的決策不準(zhǔn)確時(shí)，就會(huì)對下一個(gè)環(huán)節(jié)帶來影響，從而影響采購質(zhì)量。因?yàn)楸O(jiān)管工作不到位，缺乏科學(xué)的監(jiān)督機(jī)制，從而引發(fā)了許多采購方面的問題。

二、高校政府采購工作的流程和延伸

（一）前期審批。在政府采購工作中，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是項(xiàng)目的審批，這是采購預(yù)算金額制定的關(guān)鍵。現(xiàn)如今，在高校政府采購工作中最為突出的問題是“盲目實(shí)施”“需求不清”。近些年，隨著政府部門對教育投入力度的加強(qiáng)，高校用于教育的資金也較為寬松。在這種情況下，出現(xiàn)了有些未得到論證、審批的項(xiàng)目立馬開始實(shí)施的問題，為政府采購工作的順利進(jìn)行帶來了影響。在此條件下，即使政府采購工作完成得再好，都會(huì)存在瑕疵。另外，在政府采購環(huán)節(jié)，對項(xiàng)目需求不清楚也會(huì)影響采購工作，如果在采購過程中并未對市場狀況做科學(xué)、全面的調(diào)查，一旦前期審批不嚴(yán)格，必然會(huì)使后期的采購工作受到影響。

（二）后期評價(jià)反饋。現(xiàn)在，有些高校并未全面認(rèn)識(shí)到采購評價(jià)反饋工作。評價(jià)反饋需要對供應(yīng)商、審批部等加以科學(xué)評價(jià)，并對評價(jià)結(jié)果做出客觀分析，將結(jié)果反饋給審批部、采購部，為其工作的順利開展提供參考依據(jù)。

三、高校政府采購管理模式的構(gòu)建

（一）信息化手段下高校政府采購管理的特點(diǎn)。1.業(yè)務(wù)流程更為完善、嚴(yán)密。基于信息化的采購管理工作，將監(jiān)管工作貫穿到采購審批、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，并構(gòu)成一個(gè)系統(tǒng)的采購信息化系統(tǒng)，可以有效避免各類安全隱患的發(fā)生。如，以前的政府采購常常存在“先斬后奏”的現(xiàn)象，當(dāng)存在這種現(xiàn)象時(shí)，采購主管部門僅僅是提醒或者告誡，并未采取有效的措施來解決。而采購管理工作的信息化，必須要將上一環(huán)節(jié)的任務(wù)完成，才能夠開始下一環(huán)節(jié)任務(wù)，杜絕了違規(guī)操作行為的發(fā)生。2.全面提升了管理效能。信息化技術(shù)手段的應(yīng)用完善了采購工作流程，將各類資源進(jìn)行優(yōu)化組合，并實(shí)現(xiàn)信息的共享，全面提升工作的效率，提高監(jiān)管的質(zhì)量和水平。3.將廉政建設(shè)和業(yè)務(wù)管理有效融合起來。在采購信息化管理系統(tǒng)中，有效借助各類技術(shù)手段，尤其是信息技術(shù)的程序性等各項(xiàng)功能，在信息系統(tǒng)中將各部門或人員的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確劃分，并確定了決策執(zhí)行、監(jiān)管責(zé)任和方式，對各項(xiàng)工作加以全面監(jiān)督和管理，以此提升了學(xué)校防治腐敗工作的能力和水平。4.采購的整個(gè)過程都留下了“痕跡”。在采購信息化管理系統(tǒng)中，每個(gè)環(huán)節(jié)都是相互聯(lián)系、相互影響的，無論是哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)對后續(xù)環(huán)節(jié)造成影響。各個(gè)責(zé)任部或相關(guān)人員只能依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制度、要求來完成工作，行使權(quán)力，既不可以走過場，也不能以權(quán)謀私。因?yàn)槭墙柚畔⒒夹g(shù)手段的，采購管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都留下了操作“痕跡”，這為日后追責(zé)提供了客觀依據(jù)。

（二）高校政府采購管理信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)。采購管理信息化系統(tǒng)主要是由三個(gè)模塊組成的，即預(yù)算審批、采購執(zhí)行、評價(jià)反饋，監(jiān)管這幾個(gè)模塊相互影響，相互作用，并由紀(jì)檢等各個(gè)部門全過程監(jiān)管的信息化平臺(tái)（見圖1）。第一，預(yù)算審批。該模塊是依據(jù)不同的經(jīng)費(fèi)來源渠道、金額，由各部門、人員分別把控、審核的管理流程。其中，預(yù)算管理是管理工作的重要一環(huán)，是政府采購行為順利實(shí)施的關(guān)鍵，是實(shí)施政府采購管理的前提，所有的政府采購項(xiàng)目都需要融入預(yù)算管理工作中。第二，采購執(zhí)行。是由采購管控部依據(jù)審批結(jié)果、要求，按規(guī)定執(zhí)行采購的過程。第三，評價(jià)反饋。也就是對采購部采購工作加以評價(jià)，對采購物資利用情況加以評價(jià)及對供應(yīng)商服務(wù)加以評價(jià)。第四，監(jiān)督。在信息系統(tǒng)的監(jiān)管模塊中，擁有登錄權(quán)限的人能進(jìn)入系統(tǒng)對各模塊內(nèi)容加以瀏覽，以保證監(jiān)管工作的有效性，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)問題發(fā)生。

（三）系統(tǒng)開發(fā)、技術(shù)的應(yīng)用。系統(tǒng)集成開發(fā)環(huán)境是Eclipse，利用B/S模式來開發(fā)，輔之JavaEE技術(shù)。

四、結(jié)語

總而言之，對高校政府采購管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃和調(diào)整，并借助信息化途徑實(shí)現(xiàn)采購管理工作的信息化，能夠有效提升采購管理工作的質(zhì)量和效率，使高校政府采購工作更加科學(xué)化、有效化、規(guī)范化。與此同時(shí)，高校還要進(jìn)一步加大對政府采購工作的研究和探索，優(yōu)化采購項(xiàng)目各環(huán)節(jié)工作，為教育教學(xué)工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。