疫情防控過程中醫(yī)院檔案部門如何加強(qiáng)作為

文/海南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院 何和智

2020年初暴發(fā)的新冠肺炎疫情，是新中國成立以來傳播速度最快、感染范圍最廣、防控難度最大的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。而國內(nèi)的防控工作成效一定程度上體現(xiàn)了我國制度優(yōu)勢和治理效能。作為抗擊疫情的重要主體單位，醫(yī)院在這場無硝煙的戰(zhàn)斗中發(fā)揮了重要作用，在這場戰(zhàn)斗中，許多醫(yī)院的檔案部門快速響應(yīng)、主動作為，科學(xué)應(yīng)對，為疫情防控工作的有效開展贏得了寶貴時(shí)間，這體現(xiàn)了醫(yī)院檔案部門的重要作用。因此，有必要對這次戰(zhàn)“疫”檔案實(shí)踐進(jìn)行及時(shí)總結(jié)，研究其在疫情防控中如何高效作為，以期助力醫(yī)院應(yīng)急管理能力乃至醫(yī)院治理體系和治理能力得到提升。

一、疫情防控中醫(yī)院檔案部門的職責(zé)分析

醫(yī)院的檔案部門作為醫(yī)院的重要組成部分，承擔(dān)著記錄歷史、管理好檔案信息財(cái)富、利用好檔案信息資源、整理信息情報(bào)提供決策參考的重要職責(zé)。與綜合檔案館、檔案行政管理部門相比，在突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，醫(yī)院的檔案部門能夠最先接觸到與事件相關(guān)的各類材料，是疫情防控工作中最直接的記錄者；保管并能夠提供與事件相似或相關(guān)的檔案資料，是資政參考資料和醫(yī)學(xué)研究資料最有力的提供者。當(dāng)疫情發(fā)生時(shí)，如能第一時(shí)間將檔案室保存的此類事件的檔案信息資源整理出來，匯總分析，就能為醫(yī)院乃至政府部門的科學(xué)決策應(yīng)對提供參考，從而縮短響應(yīng)時(shí)間，提高決策的科學(xué)性和應(yīng)對的精準(zhǔn)性，提升救治率和防控效能。因此，在疫情防控工作中，醫(yī)院的檔案部門要履行好為應(yīng)急決策提供信息保障、組織好疫情防控檔案的收集與歸檔、做好檔案資料的研究和開發(fā)利用三個方面的職責(zé)。

（一）主動為應(yīng)急決策提供信息保障。以往類似疫情防控工作中形成的檔案資料中蘊(yùn)含著大量的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，而當(dāng)前收集的檔案信息資源又能夠消除因信息不對稱、不準(zhǔn)確給應(yīng)急決策帶來的不利影響。因此，相關(guān)檔案在醫(yī)院應(yīng)對突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間能夠發(fā)揮決策信息參考的重要作用，能夠幫助醫(yī)院決策者在最短的時(shí)間內(nèi)做出科學(xué)的應(yīng)急決策，從而降低決策失誤風(fēng)險(xiǎn)。因而，主動為應(yīng)急決策者提供信息保障是疫情防控工作中檔案部門的首要職責(zé)，同時(shí)還要加強(qiáng)部門配合，為業(yè)務(wù)科室做好基于檔案資源的查詢服務(wù)，滿足防控工作中對檔案資源的需求。

（二）組織好疫情防控檔案的收集與歸檔。疫情防控工作中，形成的各類檔案資料是寶貴的財(cái)富，對于歷史的還原、診療救治、病案研究以及在今后重大公共衛(wèi)生事件中，醫(yī)院的快速反應(yīng)、精準(zhǔn)施策等都有重要價(jià)值。因此，必須組織和配合醫(yī)務(wù)、門診、急診、護(hù)理、疾控、呼吸等職能和業(yè)務(wù)科室做好事件處置過程中相關(guān)檔案材料的收集與歸檔工作。

（三）做好檔案資料的研究和開發(fā)利用。做好或協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好檔案資料的研究和開發(fā)利用，如做好宣傳教育和輿論引導(dǎo)、為醫(yī)學(xué)研究提供信息資料等工作。

二、疫情防控中醫(yī)院檔案部門的工作原則分析

突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件具有突發(fā)性、復(fù)雜性、不同尋常性、持續(xù)性和處置時(shí)間的緊迫性等共性特征，醫(yī)院檔案部門要想在疫情防控中加強(qiáng)作為，多作貢獻(xiàn)，需要把握好突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件發(fā)展的規(guī)律，把握好“應(yīng)急優(yōu)先、全程參與、靠前服務(wù)”三大原則。

（一）應(yīng)急優(yōu)先。重大公共衛(wèi)生事件的突發(fā)性、危害的嚴(yán)重性和處置時(shí)間的緊迫性，要求事件發(fā)生時(shí)醫(yī)院立即采取行動，這種應(yīng)對往往是需要打亂日常工作的非常規(guī)快速應(yīng)對。因此，在事件發(fā)生時(shí)，醫(yī)院的檔案部門應(yīng)本著應(yīng)急優(yōu)先的原則，緊緊圍繞“應(yīng)急管理”這一中心展開工作，將工作的重心迅速及時(shí)轉(zhuǎn)移到服務(wù)好事件應(yīng)急處置這一大局中來。需要我們從日常抓起，建立醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理制度，以制度明確責(zé)任、規(guī)范工作、指導(dǎo)行動，從制度層面全面提升檔案應(yīng)急管理能力；同時(shí)要加強(qiáng)日常培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案人員良好的政治意識、大局意識和應(yīng)急管理能力。

（二）全程參與。與2003年“非典”疫情相比，本次疫情也呈現(xiàn)出持續(xù)時(shí)間長的特征，這要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)做好打疫情防控持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備，而防控工作的持續(xù)性也決定了防控檔案工作的持續(xù)性，要求將檔案收集管理和服務(wù)工作貫穿于疫情防控全過程，做到全程參與、全程服務(wù)，從而確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。

（三）靠前服務(wù)。醫(yī)院重大公共衛(wèi)生事件檔案的收集歸檔和利用存在著檔案內(nèi)容的多樣性、來源的廣泛性、收集的非程序性、工作的復(fù)雜性和管理的專業(yè)性等共性特征，這要求醫(yī)院的檔案部門工作人員既當(dāng)好“戰(zhàn)士”，加強(qiáng)和各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系與合作，深入一線掌握第一手資料，又要當(dāng)好“服務(wù)員”“指揮官”和“監(jiān)軍”，靠前服務(wù)，主動作為，為業(yè)務(wù)部門及時(shí)提供以往疫情處置的相關(guān)檔案材料，為兼職檔案人員提供檔案收集歸檔指導(dǎo)，科學(xué)組織好防控檔案各項(xiàng)工作。

三、疫情防控不同階段的醫(yī)院檔案工作重點(diǎn)

突發(fā)事件應(yīng)急管理包括預(yù)防、準(zhǔn)備、響應(yīng)和恢復(fù)4個階段。本文根據(jù)此次疫情防控的實(shí)際情況，重點(diǎn)探討響應(yīng)和恢復(fù)期兩個階段的防控檔案管理工作，并將其細(xì)分為疫情暴發(fā)初期、處理期和平息期三個階段。

（一）疫情暴發(fā)初期。與“非典”疫情相似，新冠肺炎疫情暴發(fā)初期也呈現(xiàn)出傳播速度快、流行范圍廣、不確定性強(qiáng)等新發(fā)傳染病暴發(fā)初期的共性特征，需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)第一時(shí)間啟動應(yīng)急響應(yīng)，作出科學(xué)部署、及時(shí)應(yīng)對。此時(shí)，盡可能占有相關(guān)資料對于科學(xué)決策尤為重要。可以說，應(yīng)對舉措的緊急性決定了對檔案利用的緊急性和需求的迫切性，因此，在疫情暴發(fā)初期，醫(yī)院的檔案部門要本著“應(yīng)急為先”的原則，優(yōu)先做好基于檔案資源的應(yīng)急決策信息保障工作，重點(diǎn)是在最短的時(shí)間內(nèi)梳理好歷次相似疫情防控工作的經(jīng)驗(yàn)資料，收集匯總好當(dāng)前上級部門下發(fā)的關(guān)于疫情防控的各類文件，供醫(yī)院防控領(lǐng)導(dǎo)小組決策參考。例如，新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，包括海南醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院、揚(yáng)州市蘇北人民醫(yī)院在內(nèi)的多家醫(yī)院的防疫工作的開展參照了2003年SARS疫情的防控經(jīng)驗(yàn)，以嚴(yán)格的管控手段應(yīng)對疫情，取得了良好的效果。如果檔案人員在其他省份發(fā)現(xiàn)新發(fā)傳染病時(shí)，能敏銳地意識到疫情暴發(fā)的潛在可能而及早謀劃、著手梳理相關(guān)檔案資料，將為醫(yī)院決策層部署防控工作贏得寶貴時(shí)間，為工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。另外，要在第一時(shí)間啟動疫情防控檔案收集工作。一方面，要在醫(yī)院疫情防控工作啟動時(shí)同步啟動疫情防控檔案收集管理應(yīng)急預(yù)案，成立由綜合檔案室和各科室的專兼職檔案員組成的防疫檔案工作小組，明確各相關(guān)職能科室和業(yè)務(wù)科室及專兼職檔案員的責(zé)任和任務(wù)，明確歸檔范圍和要求，全面啟動防控檔案相關(guān)工作；另一方面，要啟動檔案資料的征集，以醫(yī)院的名義向全院發(fā)布征集抗擊疫情防控工作檔案資料的通知。

（二）疫情處理期。疫情處理期是指疫情暴發(fā)之后的控制處置階段，這一階段依然處于應(yīng)急響應(yīng)階段，通常歷時(shí)較長，防控方案需要根據(jù)實(shí)際不斷優(yōu)化，診療方案需要根據(jù)對疫情的了解程度不斷優(yōu)化調(diào)整，相關(guān)的醫(yī)學(xué)研究和藥物研發(fā)也全面啟動。該階段工作對于時(shí)效的要求依然較強(qiáng)，各項(xiàng)工作需要快速而有序推進(jìn)，檔案工作也不例外。因此，在疫情處理期，需要結(jié)合本單位的防控實(shí)際，重點(diǎn)組織好防控檔案的收集、歸檔，并及時(shí)整理最新的檔案資料為決策層完善決策、業(yè)務(wù)部門優(yōu)化防控舉措和開展科學(xué)研究提供信息支撐，協(xié)助疫情防控工作順利開展。在組織收集過程中，要盡可能深入一線，靠前指導(dǎo)，跟進(jìn)收集，建立收集清單（包括紙質(zhì)、音像、電子和實(shí)物等各種形式的載體），開展業(yè)務(wù)集中培訓(xùn)，通過線上線下多種形式指導(dǎo)和幫助各相關(guān)科室及外派醫(yī)療隊(duì)兼職檔案員有效收集疫情防控檔案，為規(guī)范歸檔奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，還要加大對防控檔案收集的宣傳動員力度，通過海報(bào)、小視頻、微信、美篇等多種載體和形式有針對性地向防控一線的醫(yī)護(hù)人員開展宣教，提高醫(yī)患的檔案意識，加大防控檔案尤其是音像、實(shí)物檔案資料的收集。

（三）疫情平息期。疫情平息期是指疫情得到有效控制后進(jìn)入的生產(chǎn)生活恢復(fù)階段。這一階段，事件得到平息，應(yīng)急狀態(tài)解除，防控經(jīng)驗(yàn)相對豐富，并進(jìn)入常態(tài)化防控階段，醫(yī)院可以提供正常的衛(wèi)生醫(yī)療服務(wù)，其檔案管理工作也開始回歸常態(tài)。此時(shí)，疫情防控檔案工作的重點(diǎn)在于收集歸檔、查漏補(bǔ)缺和資源利用，服務(wù)醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。主要包括以下方面：一是繼續(xù)做好防控檔案的收集和整理歸檔工作，要求各相關(guān)科室和兼職檔案員按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范繼續(xù)全面收集、初步整理并有序移交疫情防控過程中形成的各類檔案（包括紙質(zhì)、電子、音像、實(shí)物等各類載體檔案材料），努力做到“應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸”。二是建設(shè)或更新醫(yī)院疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫，對已收集的檔案進(jìn)行整理、編研，編制公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置專題資料匯編手冊、應(yīng)對指南、醫(yī)院戰(zhàn)“疫”大事記等，積極總結(jié)防控經(jīng)驗(yàn)，協(xié)助完善各類預(yù)案，建立健全包括重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件在內(nèi)的各類突發(fā)衛(wèi)生事件的應(yīng)對策略和應(yīng)急預(yù)案，補(bǔ)齊短板，為今后應(yīng)對同類事件做充足準(zhǔn)備。三是利用收集的各類疫情防控檔案資料布置舉辦小型戰(zhàn)“疫”檔案展，展現(xiàn)醫(yī)院抗“疫”歷程，宣傳防控典型人物和事跡，加強(qiáng)檔案宣傳，助力醫(yī)院文化建設(shè)，凝聚醫(yī)院發(fā)展精神力量。四是為相關(guān)科室和個人提供基于防控檔案的查詢利用服務(wù)。

四、加強(qiáng)作為的保障機(jī)制和措施

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作高度重視是戰(zhàn)“役”檔案工作得以順利開展的有力保證，而科學(xué)合理的應(yīng)急檔案管理制度是醫(yī)院檔案部門得以加強(qiáng)作為的重要前提，高質(zhì)量的人才隊(duì)伍和完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò)是應(yīng)急檔案工作得以高效開展的重要基礎(chǔ)。

（一）建章立制。工作的規(guī)范開展離不開科學(xué)的制度和高效的運(yùn)行機(jī)制保障。檔案工作是應(yīng)急工作的重要組成部分，醫(yī)院應(yīng)制定專門的《檔案工作應(yīng)急管理辦法》，并在建立重大公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案相關(guān)制度時(shí)，將公共衛(wèi)生事件檔案工作應(yīng)急預(yù)案納入其中，明確應(yīng)急狀態(tài)下的組織分工和運(yùn)行機(jī)制，形成工作指南，一旦發(fā)生重大公共衛(wèi)生事件，啟動應(yīng)急預(yù)案時(shí)，檔案工作應(yīng)急機(jī)制同步啟動，各相關(guān)部門的專、兼職檔案人員根據(jù)預(yù)案第一時(shí)間響應(yīng)，快速、有序開展工作。有了制度的保障，醫(yī)院檔案部門的工作人員就可以將精力集中到重點(diǎn)工作中，確保工作高效開展。如果缺乏制度的保障，則工作難以在應(yīng)急狀態(tài)下有序、高效開展，加強(qiáng)作為也就無從談起。例如，在本次戰(zhàn)“疫”實(shí)踐中，個別基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)因?yàn)閼?yīng)急預(yù)案的不完善導(dǎo)致了檔案工作的被動。

（二）建強(qiáng)隊(duì)伍。人才是第一資源。一支高素質(zhì)、高質(zhì)量的人才隊(duì)伍是醫(yī)院檔案部門在疫情防控中能夠作為、有所作為的關(guān)鍵。養(yǎng)兵千日用兵一時(shí)，要想加強(qiáng)在疫情防控中的作為，就要從日常抓起，重視醫(yī)院檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)，加強(qiáng)考核激勵，全方位建設(shè)一支數(shù)量穩(wěn)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高、人員分布合理的專兼職檔案管理人才隊(duì)伍，在重大公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，拉得出、打得響、戰(zhàn)得勝。

五、結(jié)語

醫(yī)院的檔案部門處于參與重大公共衛(wèi)生事件處置的最前線，要想在疫情防控工作中多作貢獻(xiàn)，不僅需要履行好收集、保管防控檔案的職責(zé)，還需發(fā)揮好檔案資源的情報(bào)功能，積極參與和跟進(jìn)事件的處置工作，要求檔案人員把握好檔案應(yīng)急管理的原則，在防控的不同階段工作均有所側(cè)重，統(tǒng)籌兼顧，科學(xué)開展檔案應(yīng)急管理工作。