數(shù)字化背景下檔案編研模式創(chuàng)新研究

文/中國科學(xué)院微電子研究所 孫琛輝

2021年《政府工作報告》明確提出要“加快數(shù)字社會建設(shè)步伐”。在社會信息數(shù)字化的大潮下，檔案編研工作的“原料”（館藏檔案）、“工具”(研究手段)、“產(chǎn)品”（相關(guān)出版物）均不可避免地數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，如何順應(yīng)形勢、轉(zhuǎn)變思路、創(chuàng)新模式，成為亟須正視和破解的重要課題。

一、檔案編研內(nèi)容

檔案編研工作的本質(zhì)是基于檔案內(nèi)容的信息收集、加工和服務(wù)利用，目的是發(fā)掘、梳理館藏檔案中蘊含的有價值的信息，使之為社會各方面所用。

作為檔案管理工作中最具研究性質(zhì)的工作內(nèi)容，檔案編研既有利于充分挖掘和發(fā)揮檔案的價值，讓人們深刻認(rèn)識和理解檔案內(nèi)容，也有利于檔案原件的保管，使檔案原件不會被頻繁翻閱。

傳統(tǒng)檔案編研，采用人工收集、編撰信息的方式，以紙質(zhì)出版物為主，在選材對象、加工方式和成果發(fā)布等方面面臨諸多困境，利用方式也以紙質(zhì)書籍的采購和傳閱為主，無法為用戶提供更靈活的信息獲取方式。

隨著“云計算”、大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的信息化進(jìn)程駛?cè)搿翱燔嚨馈保瑱n案編研也逐漸從史料“故紙堆”脫身出來，大規(guī)模引入數(shù)據(jù)組織、信息挖掘等新技術(shù)整合檔案資源，信息編研、數(shù)據(jù)編研的特征日益凸顯，使檔案資源在服務(wù)單位中心工作方面發(fā)揮越來越大的作用。

二、檔案編研模式

新技術(shù)環(huán)境下，檔案編研手段更加多樣，編研載體更加廣泛，編研成果也更加豐富。很多檔案機構(gòu)紛紛推出可視化、可操作、可編輯的新型編研成果。

由瑞士洛桑聯(lián)邦理工學(xué)院和威尼斯大學(xué)于2012年聯(lián)合推出的“威尼斯時光機”項目，將威尼斯國家檔案館約80公里長、記載約100億件事件的館藏檔案數(shù)字化，并借助云技術(shù)，用這些海量數(shù)據(jù)在云端建立一個宏大的數(shù)字環(huán)境，生動還原了古老的威尼斯人文風(fēng)貌。人們進(jìn)入該系統(tǒng)，宛如登上穿梭時空的時光機器，檔案記錄中早已逝去的舊時情景歷歷在目，親身徜徉在數(shù)十、數(shù)百、上千年前的道路、建筑之中。這種數(shù)字化的具現(xiàn)，為檔案機構(gòu)開發(fā)利用檔案信息資源提供了一種鮮活的新模式，使人們在新時代的檔案編研成果中流連忘返。

安徽大學(xué)2018年推出的90周年數(shù)字記憶網(wǎng)，即是由安徽大學(xué)檔案館整合館內(nèi)檔案資源，將該校著名先賢、知名教授、創(chuàng)辦歷史、重大歷史事件中形成的照片檔案，經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化后精心設(shè)計、重新組織后形成的網(wǎng)上展覽。該網(wǎng)用照片講述安徽大學(xué)故事，使學(xué)校的歷史鮮活起來，收到較好的檔案編研利用效果。

自新冠肺炎疫情暴發(fā)以來，很多檔案部門將編研成果發(fā)布由原來的現(xiàn)場實體展覽改為網(wǎng)上虛擬展覽。浙江大學(xué)2020年為紀(jì)念老校長竺可楨先生130周年誕辰，安排校檔案館對竺可楨紀(jì)念館進(jìn)行重新修繕，并推出竺可楨紀(jì)念館線上虛擬展館，通過掃碼即可“云參觀”紀(jì)念館。既滿足了公眾親眼目睹的訴求，也極大地發(fā)掘了名人檔案價值、提升了名人檔案的影響力。

三、檔案編研思路

上述案例為新技術(shù)條件下檔案編研提供了全新的視角。筆者認(rèn)為，要想做好檔案編研，需做好如下工作。

（一）摸清館藏門類，熟悉檔案資源。任何一家檔案機構(gòu)要想做好檔案編研，必須結(jié)合單位中心工作需求，細(xì)致開展“家底”摸查工作，全面掌握庫房現(xiàn)有案卷數(shù)和檔案門類。要分類摸查館藏檔案基本構(gòu)成，堅持立足館藏、突出特色，建立檔案資源開發(fā)的項目儲備總庫。

（二）整合編研力量，挖掘檔案價值。為創(chuàng)新檔案編研成果呈現(xiàn)形式、提升編案編研成果水平質(zhì)量，檔案編研人員必須摒棄“小作坊”“個體戶”工作模式，與編研選題涉及部門、傳播內(nèi)容生產(chǎn)部門通力協(xié)作，實現(xiàn)互補、共贏。為凸顯檔案價值，編研選題凝練應(yīng)緊密結(jié)合特殊時期、特定事件。例如，2021年時值建黨百年，為從多個角度呈現(xiàn)中國共產(chǎn)黨始終秉承的初心和使命，中央檔案館聯(lián)合中央人民廣播電視總臺新聞新媒體中心，隆重推出百集微紀(jì)錄片《紅色檔案——走進(jìn)中央檔案館》，精選中央檔案館大量館藏珍貴檔案，生動講述檔案背后的人物和故事，取得巨大而深遠(yuǎn)的傳播效果。

（三）利用信息技術(shù)，拓展檔案價值。要借助數(shù)字化環(huán)境中蓬勃發(fā)展的語義網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、移動網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)和人工智能方法，將傳統(tǒng)檔案文檔電子化，把文檔中所有的內(nèi)容——包括人物、事件、相關(guān)術(shù)語、參考文獻(xiàn)等分門別類解析出來，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化儲存、智能化檢索的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，將原來零散雜亂、平鋪直敘的一篇篇孤立的“文章”改造成井井有條、立體直觀的知識圖譜。通過對知識內(nèi)容的關(guān)聯(lián)、組織和利用，最大程度釋放檔案數(shù)字資源的潛在價值。限于專業(yè)素養(yǎng)和積累，檔案編研工作者原則上不需親身掌握每項具體的信息技術(shù)，但應(yīng)充分理解、有效釋放相關(guān)技術(shù)在檔案編研領(lǐng)域的應(yīng)用潛力。

（四）創(chuàng)新編研手段，構(gòu)建編研平臺。檔案編研工作應(yīng)運用各種信息技術(shù)，構(gòu)建智能化檔案編研平臺。可以依據(jù)現(xiàn)有編研流程，創(chuàng)建大事記、組織機構(gòu)沿革、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、專題研究等固定的模板，對數(shù)字檔案資源進(jìn)行加工和整合，形成最終編研成果。此外，編研平臺還應(yīng)具備視頻、三維立體等直觀形式展示功能，以此增加編研成果的吸引力。編研平臺既可單獨建立，也可在數(shù)字檔案平臺開辟編研模塊。

四、檔案編研注意事項

在借助數(shù)字技術(shù)積極推動檔案編研工作的過程中，需要注意以下問題。

（一）維護(hù)檔案原貌，忠實檔案內(nèi)容。無論以何種形式對檔案進(jìn)行加工，都應(yīng)維護(hù)檔案文獻(xiàn)的原貌，忠實文獻(xiàn)內(nèi)容的原意。在真實、客觀、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上進(jìn)行編研。立足館藏、合理選材，并忠實于檔案記載，不做內(nèi)容上的改動與演繹，是檔案編研的基本原則。在此基礎(chǔ)上，通過新技術(shù)對檔案內(nèi)容進(jìn)行深入挖掘，使其呈現(xiàn)知識化和關(guān)聯(lián)化。

（二）選題契合需求，編研突出重點。編研選題要契合社會需求和單位中心工作，為單位中心工作服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案機構(gòu)自身的特色和優(yōu)勢檔案資源，確立選題。在確定選題后，對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工、去粗取精、去偽存真，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果，使分散的碎片化的檔案資料變成知識集成。檔案編研工作，不是簡單地將檔案文獻(xiàn)集中起來，而是有針對性、系統(tǒng)地對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行加工，編研選材既要全面，又要突出重點。

（三）加強安全管理，保證檔案安全。維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案工作者的神圣職責(zé)。開展檔案編研工作，一定要筑牢加強檔案安全的思想防線，保證檔案信息安全和實體安全。檔案工作者要善于識別檔案安全風(fēng)險，加強檔案安全風(fēng)險管理。對于委托其他機構(gòu)進(jìn)行檔案開發(fā)利用和數(shù)字化服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)范圍，并對委托方進(jìn)行監(jiān)督。

（四）既要注重知識性，又要增強趣味性。檔案工作者要通過編研工作使檔案發(fā)揮更大的作用，讓檔案編研利用活起來。編研成果應(yīng)既注重知識性，又要注重趣味性。以其他不同專業(yè)的人員能夠聽懂的語言，用可視化的技術(shù)，發(fā)出檔案的聲音。

數(shù)字時代的檔案工作者要善于運用最新技術(shù)，將掌握的檔案資源進(jìn)行檔案編研，使檔案資源發(fā)揮更大的價值。