數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐

文/阜新市傳媒中心（集團） 趙越

事業單位人事檔案是完整記錄、反映、檢驗事業單位人力資源調配、晉升、任免等工作開展情況、效益與成效的載體，其中包含著豐富的成果，能夠為事業單位人力資源管理工作的開展提供指導。同時，人事檔案還可以作為人員培訓的資料，促進事業單位人才隊伍高質量發展。此外，系統性的人事檔案信息能夠為單位內部信息使用者提供便利，提升事業單位人事檔案使用效率與使用價值。由此可見，人事檔案管理數據化對于事業單位人力資源管理工作開展、專業隊伍培養、長期持續發展具有重要意義。

一、事業單位人事檔案管理數據化面臨的困境

（一）事業單位人事檔案管理意識不足。雖然當前事業單位人事檔案管理人員已經認識到檔案管理數據化的重要性，但其缺乏互聯網與大數據思維，將人事檔案資料看作靜態的、被動式的信息，過于偏重成果，忽視對事業單位人力資源管理過程中資料的整合與系統性的歸檔。實質上，事業單位人力資源管理過程中的數據對于單位及人事檔案管理決策具有極強的支撐作用，如管理過程數據反映出管理環節冗余，那么在下一次工作開展時就可剔除此冗余環節，以提升管理質效。但管理人員此類意識薄弱，數據及資料收集不全面，嚴重阻礙人事檔案的后續利用。與此同時，事業單位人事檔案資源豐富，人事檔案內容繁瑣，結構復雜，人事檔案管理工作量大。目前，事業單位雖然在探索人事檔案管理工作與現代信息技術的有效融合方式，但由于信息技術應用范圍狹窄以及管理人員信息素質水平較低，導致人事檔案管理工作數據化程度不足，影響人事檔案管理的效率。

（二）事業單位人事檔案管理數據化缺乏軟硬件條件。事業單位人事檔案管理數據化建設的條件主要包括硬性條件與軟性條件。其中硬性條件為數據化管理基礎設施，如人事檔案管理信息系統，其應當與系統建立數據鏈接，保證管理人員能夠實時獲取研究過程數據，但當前部分事業單位融合性信息系統缺失，導致管理缺乏協同性。軟性條件是指人事檔案規范化管理長效機制，主要包括責任機制，即明確部門在人事檔案管理中的職責。當前部分事業單位責任機制不完善，一旦人事檔案資料丟失或收集不全面，將陷入“違章難究”的境地。

（三）事業單位人事檔案管理方式陳舊。事業單位人事檔案管理工作的內容主要集中在人事檔案文件收集與歸檔中。但在人事檔案生成的實際過程中，人事檔案文件需要經歷編制—提交—審核—收集—整理—歸檔的一系列過程。目前事業單位人事檔案管理的方式主要為“被動提交、被動收集”，各部門接收到人事檔案相關文件的編制通知，在規定期間內提交人事檔案，人事檔案管理部門在時限內接收人事檔案并進行歸檔。這種機械式的銜接方式致使人事檔案質量難以把控，嚴重影響人事檔案作用的發揮。

（四）事業單位人事檔案管理數據化缺乏制度保障。事業單位人事檔案形成周期長、理論與實踐價值很高，要想保證信息的全面歸檔，需要制定行之有效的制度。但當前事業單位人事檔案管理制度不完善，并沒有明確規定資料的分類標準、資料的整合與提交時間、提交的格式與方式等，管理人員在指導并協助人員整理資料時“無章可依”。同時，事業單位工作綜合性較強，協作項目較多，信息的呈現方式具有多樣性，如何保證各部門達成攜手合作的共識、如何實現各部門人事信息的完美銜接等問題的解決，需要完善的相關制度提供保障。除此之外，當前事業單位管理數據化缺乏標準、規范的制度。首先，在人員任職方面，人事檔案管理人員的流動性較大，綜合素質參差不齊，導致人事檔案管理制度難以落實；其次，在工作流程方面，沒有固定、清晰的工作標準；再次，在責任劃分方面，人事檔案管理人員既要“管理”，又要“監督”，不兼容職責的重疊則會導致責任界定缺失，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的實施。

（五）事業單位人事檔案管理人員綜合素質有待提升。事業單位人事檔案管理看似簡單，但需要管理人員具備高尚的職業道德、嚴謹的工作態度、強烈的責任心。當前部分事業單位人事檔案管理人員對人事檔案的重要性認識程度不足，因此在工作中存在應付等心理。同時，人事檔案的管理需要各部門的協作，工作內容多、任務重，部分人員在未能認識人事檔案管理全員性的情況下，可能存在不愿主動配合人事檔案管理部門提交資料、資料編輯不規范等情況，嚴重影響人事檔案格式以及歸檔時間的數據化程度。

二、數據化在事業單位人事檔案管理中的實踐

（一）樹立以知識經驗為核心的人事檔案管理理念。當前，我國大部分事業單位建立了自動辦公信息系統，人事檔案管理人員能夠實時掌握各部門對人事檔案的瀏覽、參考情況。人事檔案管理人員可以利用數據分析、統計分析方法了解各部門人員對人事檔案的需求，以彰顯人事檔案管理的服務性，增強各部門對人事檔案管理的信任感與依賴程度，不僅可提升事業單位人事檔案管理的地位，還可以促進人事檔案管理部門與各部門的交流。事業單位人事檔案管理數據化程度不足會降低人事檔案管理工作的效率，但是全面數據化管理是否可行則需要商榷。如果實行全面的數據化管理，需要做到如下兩方面：一方面，需要引進設備與技術，在很大程度上增加人事檔案管理成本；另一方面，需要對人事檔案管理相關人員進行信息技術培訓，培訓周期較長，培訓內容繁多，在此期間人事檔案管理工作如何開展則難以界定。基于此，人事檔案管理人員可以利用大數據、云計算、數據挖掘等技術，基于數據驅動信息化決策。

（二）建立以共享為基礎的人事檔案管理模式。知識經濟時代，人事檔案管理的最大價值在于促進人事檔案信息在事業單位內良性流通，為事業單位發展以及人力資源管理奠定堅實的信息基礎。以人事檔案中事業單位的人員晉升文件為例，人事檔案管理人員需要建立以共享為基礎的人事檔案管理模式。首先，整合事業單位人員晉升工作會議報告、講話、總結、決議、決定、紀要等相關文件資料，利用關鍵詞檢索、關聯等技術分析各個文件資料內容的關聯性、重要性等；其次，在上述第一步驟分析的基礎上提煉出對事業單位人力資源管理各項工作的指示，并分類標出；最后，以圖文方式呈現關鍵信息，將其錄入人事檔案管理系統中，為各部門人員晉升工作的開展提供依據。

（三）采用以技術為支撐的人事檔案管理方法。事業單位需要打通人事檔案管理系統與事業單位辦公系統之間的數據鏈，人事檔案管理人員能及時獲取各部門開展會議或相關人力資源管理活動的時間、地點、方式等信息，有助于管理人員制定具有前瞻性的人事檔案管理方案。同時，人事檔案管理人員根據國家及事業單位的相關標準制作人事檔案資料編制規范，如格式規范、內容規范、標題規范等，并制作資料編輯模板，有助于實現資料的標準化。此外，各部門人員可通過辦公系統及時將人事檔案所需的資料上傳給管理人員，模板化的管理方式、互聯互通的信息傳遞模式既降低了各部門人員編輯文件的時間與工作量，又能保證資料的規范性。

（四）建立健全人事檔案分類管理制度。事業單位人事檔案管理工作的基礎為復合型管理人才。首先，事業單位需要建立人事檔案管理人員招聘制度，充分重視人事檔案管理工作。在人員能力上，要求人員不僅應具備專業的人事檔案管理能力，還需要具有較高的職業素養，先進的管理思維。此外要考察人員的信息技術應用能力，保證人員與人事檔案管理工作的適應性。其次，事業單位需要建立規范化、標準化的人事檔案分類管理制度。隨著事業單位部門的精細化，人事檔案類別逐漸豐富。人事檔案分類管理不僅需要更加科學精細，還需要在整體上保證人事檔案的價值。因此，人事檔案分類管理制度中要對分類標準（如分年度、分級別、分保管期限）、工作流程（如文件裝訂、排列、編號、編制目錄等）、歸檔范圍的確定（如將具備參考價值的文件歸檔等）、保管年限等進行明確規定，保證人事檔案管理工作有序開展。同時要落實責任制度，明確劃分人事檔案管理人員的責任，并設置監督職位對管理人員行為進行約束。

（五）建設以素養為重心的人事檔案管理隊伍。事業單位人事檔案管理數據化的理念、模式、方法創新需要以現代信息技術為驅動、以專業性人才為支撐。為此需要建立以信息素養、職業素養、道德素養為重點的人事檔案管理隊伍。其一，加大對技術、設施及人才的引進。一方面，人才需要具備專業的人事檔案管理技能與知識；另一方面，人才要具備較高的信息素養，能夠從人事檔案內容中挖掘出具有決策支持等各方面價值的信息，繼而充分發揮人事檔案管理的作用。其二，加強思政教育。提高管理人員思想覺悟與政治素養，使其秉承與事業單位共同發展的理念投身人事檔案管理工作中，積極主動、創造性地完成人事檔案管理工作。

三、結語

事業單位人事檔案管理的數據化是一項長期性、系統性與復雜性的工作。首先，要實現理念上的轉變，不僅要求管理人員重視人事檔案管理，而且需要各部門達成攜手共進的共識。其次，要創新管理方法，積極運用現代信息技術提升管理質效。此外要完善管理制度，為人事檔案管理提供保障。最后，要加強管理隊伍建設，促成人事檔案管理的轉型與升級。