理順工作流程 做好新時代辦公室工作

文/清華大學飲食服務中心 李偉 吳艷敏 葛明霞

習近平總書記在談到辦公室工作時說：“辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大。”可見，辦公室在學校持續推進“雙一流建設”和“內涵式發展”，推進治理能力和治理體系現代化的過程中，發揮著至關重要的作用。辦公室作為學校各單位重要的綜合業務部門和中樞機構，要主動思考，準確把握辦公室工作面臨的新形勢和新要求；要規范管理，清晰認識辦公室工作流程的重要意義，形成規范化、制度化、科學化的工作程序，掌握促進業務流程規范化的方法，共同梳理出一套行之有效的業務流程工作手冊，促進辦公室工作提質增效。

一、當前辦公室工作面臨的新形勢和新要求

（一）新時代要求辦公室工作必須提高政治站位和工作站位。要把學習貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想貫穿到辦公室工作的方方面面。辦公室工作人員要有堅定的政治立場，提高政治站位和工作站位。要堅定理想信念，牢固樹立“四個意識”，堅定“四個自信”，用新思想指導辦公室工作實踐。要充分認識到意識形態作為一項極端重要的工作，在辦公室工作中的分量，要始終繃緊意識形態這根弦，要提高政治敏銳性，在宣傳工作、對外接待服務等方面與黨中央保持一致，堅決貫徹群眾路線，堅決杜絕因辦公室工作疏忽引發的輿情。

（二）新時代要求辦公室工作必須勇于拋棄思維定式和習慣做法。面對層出不窮的新任務和新要求，原來可以辦的，按照新的要求不能辦了；原來不必辦的，現在需要積極爭取去促成；原來需要三番五次請示匯報的事情，現在需要盡快回應。辦公室工作如果還僅是“照方抓藥”，死守老思想、老觀念、老辦法而止步不前，輕者會造成工作拖沓，重者甚至會影響全局工作。要想把老問題解決得更漂亮，妥善處理新問題，就要積極主動改變原有工作習慣，更新知識體系、開拓工作思路、創新工作方法，絕不能“腳步邁進新時代，腦子停在老地方”。

（三）新時代要求辦公室工作必須提高工作效率和工作質量。信息化時代，網絡和新媒體傳播信息的速度與傳統辦公室面臨的環境不可同日而語。辦公室每天面對的工作千頭萬緒，同時臨時性、突發性的工作需要辦公室做出快速恰當的響應。這就要求辦公室必須提高工作效率。在學校推進治理能力和治理體系現代化建設過程中，充分利用信息化工具，相關部處牽頭規范專項業務管理工作，例如工作計劃申報、預算填報、合同審批、公文流轉、出入校園管理等各項工作都在原有流程基礎上實現信息化，統一納入學校在線服務系統。

二、理順工作流程在做好辦公室工作中的重要性

（一）科學合理的工作流程是落實依法治校、提升治理能力的有力保證。完善的規章制度健全后，需要配套執行的工作流程才能落地。制度體系建設再健全，如果沒有規范合理的工作流程作為依托，也很難貫徹執行下去。當前，學校法務辦牽頭，各部門的規章制度建設不斷加強，各項制度規范越來越完善，對既有的工作流程提出了新的要求。只有在原有工作流程基礎上革故鼎新，進一步捋順形成新的科學合理工作流程，才能確保規章制度落到實處。

（二）簡潔精煉的流程導向是提高工作效率的主要抓手。辦公室是一部完整的機器，這部機器要有明確的責任制、嚴格的管理、科學的辦法，使辦公室干部靜有其位，動有其規，各司其職，各負其責，做到反應靈敏、運轉迅速，適應各方面的需求。辦公室工作千頭萬緒，又有很多領導臨時交辦的工作，辦公室工作人員整天連軸轉，加班加點是家常便飯，理順工作流程，可以實現指導業務工作的接力跑，進而提升工作效率。

（三）規范嚴謹的文字說明是提高辦公質量的重要保障。如果日常工作沒有統一的工作流程，每件事做起來都沒有章法，隨機應對，應付了事，難免出現遺漏和疏忽，很容易釀成嚴重的后果。梳理工作流程是為了使占日常工作80%以上的辦公室日常業務確定一套統一標準的處理途徑，不會因為臨時換人或者忙碌倉促出現這樣那樣的疏漏，有效規避辦公室工作風險。川航英雄機長之所以能夠在極端危機來臨時力挽狂瀾，完成幾乎不可能完成的任務，保住全機人的生命，就是因為他“敬畏生命，敬畏規章”，嚴格按照操作流程處置。辦公室工作在涉及政策性問題時，可以通過嚴謹的流程環節設置，明確匯報對象和處理過程，避免個人主觀操作，被動解決問題。

（四）各項工作流程有效運轉，為辦公室發揮參謀助手作用奠定基礎。辦公室工作千頭萬緒，如果沒有章法，很容易陷入“疲于應付”緊急工作的泥坑。只有理順日常工作流程，提高日常工作的效率和質量，辦公室工作人員才能夠有時間和精力去調研、思考、總結，進一步增強業務工作理論聯系實際的能力，從而為領導提供決策的素材和依據，發揮好參謀助手作用。

三、理順辦公室工作流程的可行性

（一）大量的日常工作為梳理工作流程提供了著手點。理順工作流程的前提是熟悉辦公業務，工作的辦理情況趨于一致，每年的工作任務基本相似，辦公室符合這個條件。每年相對固定的時間節點都會處理重復性的業務，已經形成了相對固定的處理方式，從已有的工作基礎著手，可以更好地依據既定的工作方式形成科學規范的標準工作流程。

（二）信息化技術為辦公室工作流程梳理提供技術支撐。當前，信息化技術已經實現學校各院系、部處業務處理互聯互通的載體。處在學校的大環境中，辦公室業務的與時俱進有了更加明確的方向，從過去人工的 “及時”轉變為現在電子化的“即時”。而且，信息化處理可以有效避免人工處理存在的紕漏，同時還能起到提醒督辦的作用。

（三）人事制度改革的設崗聘任為實施流程管理提供了動力。在剛剛完成的職工隊伍人事制度改革崗位聘任工作中，全面考慮辦公室崗位的設定，結合個人能力匹配崗位，形成有效的分工與合作。工作中，由經驗豐富的“老人”帶“新人”，以人事改革為契機，結合“傳幫帶”的組織文化，在此基礎上全面進行流程梳理，能夠使新人快速融入崗位工作，同時也將整個工作鏈條重新優化，促進辦公室工作的穩定發展。

四、如何理順辦公室工作流程

（一）全面系統梳理辦公室日常工作。日常工作占到辦公室整體工作的80%以上，日常工作的特點是重復性發生，有比較穩定的要求和合作人群，在長期的磨合中形成了約定俗成的工作流程和默契。但是容易因為人員更換導致不穩定。要全面梳理日常的業務工作，按照工作性質分為日常事務、年度事務和突發事務三大類，在此基礎上再把日常事務分為行政工作、人事工作、工會工作等，形成一份完整的工作臺賬，根據職能進行分工，編寫工作文字流程，明確完成人和審核人。我單位在梳理工作過程中，形成了50項業務條目，規定了編寫要求和完成時限，梳理工作現狀，形成初稿后再逐條討論定稿。根據文字內容，策劃流程圖，使辦公業務流程直觀并具有操作性。

（二）結合信息系統應用優化既有流程。新時代辦公室工作要有效借助信息系統的應用形成新的行之有效的工作流程。學校正在大力推進信息化建設，陸續啟用人事辦公自動化系統、在線服務系統，涵蓋公文辦理、合同審批、相關證明、長期出入校備案等方面。在本次疫情防控工作中，信息系統發揮了重要作用。辦公室工作要主動適應變化，學習新知識，掌握新方法，不能等到工作著急需要的時候才想到學習使用新系統，因為不會用或者用得不熟練延誤工作。要根據系統應用的情況，梳理形成新的內部工作流程，指導工作落實到位。在學校現有信息化技術的基礎上，全面推動辦公業務流程自動化。熟練使用電視電話會議系統等現代化辦公手段，總結梳理疫情防控期間積累的辦公室在組織會議、統計數據等工作經驗，常態化應用到實際工作當中。

（三）全員深度參與梳理工作。辦公室全體成員要共同合作開展工作流程梳理工作。辦公室工作人員要提高站位，要有大局意識。不能只關注自己業務范圍內的具體事務，要把具體工作放到全局去考慮，建立系統性的思維，不僅明白每一項工作如何做，還要搞清楚為什么要這樣做，以及工作要達到的標準是什么。所有的流程全體共同參與討論修訂，增進對辦公室業務的了解。同時，通過全員共同參與，也能夠積極營造了團結和諧的工作氛圍。

（四）工作流程需要定期培訓修訂。工作流程需要進行定期培訓和修訂，堅持持續改進的原則，才能確保與實際工作需要相符，發揮正確的導向作用，有效避免“兩張皮”現象。通過培訓，使辦公室工作人員養成按照流程工作的習慣。培養嚴謹的工作作風和規范化作業的思維方式，確保每項工作嚴謹有序推進。對于每件事如何處理，人人心里有一桿秤，確保都熟知各項工作的操作規范，并對其他業務有所了解，不斷增強工作的責任心，全面抓好落實“辦文辦會辦事”。

綜上所述，理順辦公室工作流程，是適應新時代發展的工作需求，是提升辦公室業務科學規范管理的有效途徑。辦公室要立足工作職能，持續改進、穩步推進，發揮業務流程管理在辦公室工作中的積極作用。