淺談基層事業單位辦公室文件資料信息化管理

文/雅安市蘆山縣人力資源服務中心 盧大偉

眾所周知，文件資料管理在基層事業單位內部管理過程中是一個非常關鍵的環節。在具體的文件資料管理過程中，應根據自身單位的特點，在考慮文件資料的保密性和自身工作內容層面上，依托現行管理體制機制，對文件資料進行更嚴格的管理，以促進各項工作的穩定推進和文件資料管理的統一。針對當前基層事業單位文件資料管理過程中的特殊問題，在目前信息技術條件下，明確文件資料管理在信息化條件下的具體要求，對不同問題采取不同措施，提高基層事業單位文件資料管理水平。

一、辦公室文件資料管理現狀

文件資料是辦公室各類資源中最重要組成部分，文件資料管理是辦公室基礎工作之一，是對單位在正常運轉的過程中產生的各種文字、圖片、數據等信息資源進行收集整合、儲存的過程。辦公室的文件資料對單位內部人員變動、日常工作開展情況進行了記錄。傳統的辦公室文件資料管理主要是人為的、紙質的管理，文件資料管理準確性差、占地大，同時受溫度、濕度等環境的影響大。采用現代信息化管理方式能夠提高辦公室文件管理的質量、效率，但受辦公室文件資料信息化管理制度不完善、軟硬件設施不完備、專業人員欠缺等因素的影響，辦公室文件資料信息化管理程度不高，特別是基層事業單位辦公室文件資料的管理更是如此。鑒于此，本文以筆者所在的服務中心為例，就建立完善的文件資料管理制度、將傳統文件管理與信息技術相結合、提升辦公室文件資料管理水平進行研究。

二、當前辦公室文件資料管理存在的問題

（一）基礎設備設施薄弱。隨著紙質文件資料的日積月累，存儲文件資料柜占地大，受辦公區域限制，文件儲存總量受到限制，不能滿足不斷增加的紙質文件資料。同時紙質資料保管要求高，需要配備除濕、滅火、滅蟲等設施設備，進一步增加了設備采購費用，提高了文件資料的存儲難度。而全面采用信息化方式存儲文件資料，所需的高速掃描設備、加密設施、信息化管理軟件等設備所需資金量較大，辦公經費較低的基層事業單位難以承擔。以愛普生DS6500/DS7500掃描儀為例，市場售價6499元，而性能更優的愛普生DS30000掃描儀售價更高達19800元。基層事業單位受辦公經費限制，難以采購高性能的高速掃描儀，從而影響紙質文件轉換為電子文件的效率。

（二）管理人員綜合能力有待提高。辦公室工作人員需要具備文件資料的收集、整理、分類、整合、信息判斷、數據分析等專業能力，同時需要系統學習辦公室信息化管理系統的操作等知識。受辦公室工作人員緊張、更替頻繁等因素的影響，造成辦公室工作人員專業培訓不足、業務經驗不足。同時受單位編制限制，因日常業務需要導致辦公室工作人員少、專業匹配度低，進一步影響辦公室文件資料信息化管理。以筆者所在單位為例，事業單位編制僅8人，承擔全縣人才市場的管理、整合和調節人才資源配置，促進各類人員就業等工作，除業務工作人員外，辦公室僅有1名工作人員從事辦公室工作日常業務，辦公室工作人員辭職、調動、晉升后，缺少對本單位辦公室業務工作熟悉的人員，新來人員缺少對辦公室信息化管理的認知，需要從頭開始學習，造成文件資料管理的脫節。同時受單位編制總量的影響，工作人員主要滿足日常業務需要，造成單位招聘人員主要集中在業務管理，如會計、人力資源管理、勞動保障等專業，對行政管理、檔案管理等專業人員招聘較少，同時受地域因素影響，導致部分招聘名額無人申報而取消，進一步減少了專業人員儲備，導致辦公室工作人員對文件資料缺乏專業化系統學習。通常辦公室工作人員通過老員工的傳幫帶學習文件資料的管理，受自身工作經驗、工作能力和專業素養的影響，新員工所學到的管理經驗往往是片面、不連續的知識，從而影響辦公室工作人員對文件資料的日常管理。

（三）文件資料規范化管理不完善。基層事業單位辦公室的文件資料管理模式受人員變化、管理模式更新不及時等因素影響，造成文件資料管理模式不完善。特別是在目前紙質文件資料與電子文件資料共存的模式下，紙質文件資料與電子文件資料存儲、分類、整理的方式存在差異，造成兩種類型的文件資料規范化管理不完善。目前，處理辦公室日常文件資料時通常以電子文件方式開展資料傳送、保存、整理、辦理等。處理重要的機密文件需要使用紙質文件來保存，完成工作任務后，電子文件資料，工作人員通常按照轉發股室或文件類型，按照日期進行歸納處理。紙質文件資料需要登記、編號后按照文件資料的管理模式進行存儲，兩種類型的存儲模式不同，在電子文件資料與紙質資料并存的情況下，影響文件資料規范化管理。

三、實現辦公室資料信息化管理的措施

（一）完善文件資料范化管理制度。基層事業單位辦公室文件資料的信息化管理，需要根據單位自身的工作內容，完善辦公室現有文件資料信息化管理制度，從而提高文件資料在信息化管理過程中各環節的管控。傳統紙質文件資料，應采用掃描方式轉變為電子信息資料，并按照文件資料整理要求做好文件資料的整理、編目、歸檔，便于查詢、管理和使用。電子文件資料按照文件的類型或項目，建立文件區域，編制文件編目，便于信息資料的使用。

（二）加強設備的技術投入。在基層事業單位辦公室文件資料信息化管理過程中，需要的計算機、打復印設備、信息化管理軟件、加密設施等硬件和軟件設備，受辦公經費限制，為提高文件資料信息化管理水平，需做好兩步：一是提高采購設備的功能性，在相同采購價格差別不大基礎上盡量增加采購設備的功能性，擴大設備使用范圍。例如：京瓷FS-1040黑白激光打印機市場售價959元，僅僅含有打印功能。松下KV-S1015C掃描儀，市場售價1599元。而市場售價1499元的京瓷FS-1020MFP多功能一體機含打印、復印、掃描三種功能，能夠滿足辦公室工作人員完成紙質資料的復印與掃描、電子文件資料的打印。在價格可控的范圍內，增加采購設備的功能性，可以減少設備的采購數量，降低單位采購費用，同時滿足辦公室工作人員的使用需求。二是采購相對應的配套軟件以確保信息化工作的正常實現，減少因配套軟件與現有設備之間不兼容而重新采購設備。

（三）完善信息管理工作安全維護系統。在事業單位文件資料實行信息化管理過程中，單位要重視信息網絡中存在的安全隱患，在網絡的內外局域之間，要建立防火墻或采取隔斷方式，切斷內外網絡之間的信息傳輸，對需要在內部網絡發布的信息要進行篩選和檢查，對信息的變化形式實時檢測，防止病毒的入侵，同時設置專用內網使用電腦，避免工作人員“一機多網”現象發生。對于秘密文件要設置瀏覽密碼，防止使用此計算機的其他人員盜取文件資料。工作人員要經常對文件資料進行備份，妥善保存備份資料，防止因為計算機故障造成文件丟失，工作人員在信息化條件下日常管理過程中，需要積累文件資料管理經驗，制定合理的保密方案，應對工作中出現的問題，逐步提高文件資料的保密性。

（四）提高管理人員的綜合素質。在基層事業單位辦公室文件資料信息化管理過程中，需要工作人員具備對文件管理能力和信息化系統的日常操作和使用，同時要求工作人員具有責任感和相應的保密意識。1.積極向人事主管部門申報專業崗位需求信息。在申報招聘專業時，可以根據單位需求，降低學歷要求，擴大招聘目錄，對于急需緊缺專業，通過考核招聘方式，加大人才引進力度，擴充專業人才引進渠道和招聘力度。2.積極開展從業人員在崗培訓工作，提高現有工作人員綜合能力。通過舉辦定期和不定期培訓班，組織辦公室工作人員開展文件資料管理專業培訓，同時通過網上培訓模式，開展辦公室工作人員線上培訓，通過“線上+線下”培訓模式，提高辦公室工作人員培訓力度，從而提高工作人員文件資料管理能力。3.提高工作人員保密意識。通過實例講解、現場模擬等方式，開展工作人員保密知識培訓，提高工作人員保密意識，不隨意丟放、外流事業單位文件資料，做好事業單位電子信息系統、資料、文件的加密管理，提高事業單位文件信息的安全性。

四、結語

做好文件資料的信息化管理是基層事業單位辦公室工作開展的重要內容。本文從加強軟硬件設施、完善管理制度、加強專業人員綜合素質等方面，探討了提高辦公室文件資料信息化管理水平的方式方法，為提高基層事業單位辦公室文件資料信息化管理水平，提高文件資料管理的質量、效率和安全性提供了借鑒。