高校干部人事檔案自查整改工作實踐與思考

文/中國民用航空飛行學(xué)院人事處 曹知

為貫徹落實全國干部人事檔案工作和《干部人事檔案工作條例》有關(guān)要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，進一步規(guī)范干部人事檔案管理，我國大部分高校已于去年開始集中開展干部人事檔案自查整改工作，通過采取多種措施，加大工作力度，人事檔案自查整改工作已取得初步成效。本文結(jié)合干部人事檔案自查整改工作實踐，從前期準(zhǔn)備階段和實施階段詳細闡述對高校干部人事檔案進行專項審核的具體做法，分析檔案審核中發(fā)現(xiàn)的主要問題并提出具體解決辦法，在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上提出干部人事檔案審核和管理的工作建議，期望為其他高校開展干部人事檔案自查整改工作提供思路。

一、高校干部人事檔案自查整改工作準(zhǔn)備階段

高校干部人事檔案自查整改工作準(zhǔn)備階段的工作內(nèi)容主要包括：加強組織領(lǐng)導(dǎo)、動員部署、選拔和培訓(xùn)工作人員三個方面。

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案審查工作的開展需要得到上級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，因此在開展干部人事檔案自查整改工作之前，應(yīng)該先加強檔案審查工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，即成立以高校負(fù)責(zé)人為組長的干部人事檔案自查整改工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確小組成員，成立自查整改工作辦公室，具體負(fù)責(zé)高校干部人事檔案自查整改工作的組織實施。

（二）開展動員部署。為了促進干部人事檔案自查整改工作的順利開展，工作小組可學(xué)習(xí)優(yōu)秀高校調(diào)研檔案審核管理工作，學(xué)習(xí)經(jīng)驗。在校內(nèi)應(yīng)開展動員部署會議，并召開干部人事檔案自查整改工作會議，傳達黨組有關(guān)文件精神，動員部署自查整改工作。為確保干部人事檔案自查整改工作順利開展，提高工作效率，高校人事檔案管理部門應(yīng)該完善檔案工作相關(guān)設(shè)備如電腦、打孔機、檔案盒等，根據(jù)高校實際情況也可向上級申請檔案審核專項資金，為干部人事檔案自查整改工作做好后勤保障。

（三）選拔和培訓(xùn)工作人員。干部人事檔案自查整改工作任務(wù)繁重、時間緊迫，而很多高校的人事專職工作人員一般只配備了一名最多兩名人員，因此，對于干部人事檔案管理數(shù)量要求多的高校，可以在全校范圍內(nèi)抽調(diào)幾名黨性較高、能力較強的退休黨員干部組成檔案初審小組，嚴(yán)格按照干部人事檔案專項審核的有關(guān)規(guī)定幫助開展干部人事檔案自查整改工作。但是由于抽調(diào)的人員對檔案審核政策和工作并不熟悉，所以在工作開展之前需要由檔案專職人員組織聘請的退休黨員干部集中學(xué)習(xí)干部人事檔案工作條例和相關(guān)政策，開展崗前保密教育，并對其進行專業(yè)技能培訓(xùn)和演示，明確工作標(biāo)準(zhǔn)和要求。

二、高校干部人事檔案自查整改工作實施階段

為了確保檔案審核的質(zhì)量和把握好工作進度，高校人事檔案管理部門可以對逐個單位進行干部檔案自查整改組織實施相關(guān)工作。為了保證審核工作的準(zhǔn)確性和可靠性，建議實行三輪審核制度，即通過初審、復(fù)審和終審三個階段對每一名干部的人事檔案進行嚴(yán)格審查。

（一）初審。由聘請的退休黨員干部初審檔案材料，對材料進行分類、修補、裝訂后，再對材料逐張逐頁進行嚴(yán)格審核，根據(jù)初審結(jié)果填寫《干部人事檔案專項審核情況登記表》和《全國干部人事檔案專項審核工作專用干部任免審批表》，并結(jié)合人事卡片和檔案材料通過電話或現(xiàn)場通知干部補交所缺材料，對收集到的材料進行認(rèn)真核對和識別，及時歸入干部檔案。

（二）復(fù)審。由一名專職人員對初審后的檔案進行復(fù)審，對未補齊材料的干部，可以通過電話催交、領(lǐng)導(dǎo)通知等形式進行材料收集。在復(fù)審過程中重點核對干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷和干部身份等信息，填寫《檔案自查整改情況統(tǒng)計表》，對于干部重要信息記載不一致和檔案材料涉嫌造假的，可根據(jù)有關(guān)政策調(diào)查和填寫《干部人事檔案專項審核認(rèn)定表》，上報領(lǐng)導(dǎo)小組審核認(rèn)定。對于需要實地取證調(diào)查的情況，由工作領(lǐng)導(dǎo)小組派專人到干部原工作或戶籍所在地進行調(diào)查。

（三）終審。由另一名專職人員對《全國干部人事檔案專項審核工作專用干部任免審批表》進行最終審核，審核無誤后通知干部本人確認(rèn)簽字，并將簽字蓋章后的《全國干部人事檔案專項審核工作專用干部任免審批表》歸入干部本人的檔案中。

三、干部人事檔案審核發(fā)現(xiàn)的主要問題及處理辦法

在審核干部人事檔案中發(fā)現(xiàn)的主要問題有出生時間、參加工作時間和工作經(jīng)歷記載不一致，缺少入黨材料、學(xué)歷學(xué)位材料、干部身份材料，以及干部任免表填寫不準(zhǔn)確規(guī)范等。主要原因是干部因上學(xué)、入團、入伍等不夠年齡或超過年齡而將干部人事檔案早期材料記載的年齡填大或填小。參加工作時間依據(jù)材料不足，缺少的材料包括勞動合同書或者養(yǎng)老保險繳費憑證。缺少學(xué)歷學(xué)位材料，包括畢業(yè)證書、學(xué)位證書、成績單、學(xué)生登記表、報考攻讀碩士學(xué)位或博士學(xué)位研究生登記表等材料。缺少工作經(jīng)歷的相關(guān)材料，包括勞動合同書、干部任免表、年度考核表、專業(yè)技術(shù)任職資格評審表和呈報表等材料。干部任免審批表填寫不準(zhǔn)確規(guī)范，主要包括個人簡歷和行政機關(guān)任免意見填寫不規(guī)范和不正確，以及缺少干部任免考察材料等問題。根據(jù)審核發(fā)現(xiàn)的問題，工作小組應(yīng)針對不同情況妥善處理，具體處理辦法如下：

第一，對于出生時間、參加工作時間和工作經(jīng)歷記載不一致的，可以通過采取本人提供材料、工作人員調(diào)查核實相結(jié)合的方式取得佐證材料。人事檔案審查小組人員要嚴(yán)格按照程序開展實地調(diào)查取證工作，領(lǐng)導(dǎo)小組要根據(jù)調(diào)查結(jié)果召開認(rèn)定會議，結(jié)合調(diào)查材料和相關(guān)政策審核認(rèn)定檔案材料有問題的干部，并做好相關(guān)的認(rèn)定會議紀(jì)要。

第二，對于缺少入黨志愿書的，工作人員應(yīng)通知本人和干部所在單位黨支部按照《組工通訊》1998年第8期《關(guān)于嚴(yán)格黨員管理和入黨手續(xù)的問答》有關(guān)規(guī)定補辦入黨志愿書，對于補填的入黨志愿書要嚴(yán)格審核手續(xù)是否齊全、依據(jù)是否充分。

第三，對于缺少學(xué)歷學(xué)位材料的，畢業(yè)證書和學(xué)位證書由檔案審核人員審核原件后在復(fù)印件上注明“原件已審，此復(fù)印件與原件一致”字樣以及經(jīng)辦人和辦理時間，加蓋審核部門公章后歸入檔案。對于缺少成績單、學(xué)生登記表、報考攻讀碩士學(xué)位或博士學(xué)位研究生登記表等材料的，要求干部聯(lián)系畢業(yè)院校相關(guān)部門復(fù)印原件并加蓋鮮章或出具相關(guān)證明材料，檔案審核人員確認(rèn)材料真實并且齊全后再歸入檔案。

第四，對于缺少工作經(jīng)歷和干部身份材料的，若本人能夠自行補充的材料，則通知干部本人進行補充，需要相關(guān)部門配合補充的材料應(yīng)及時聯(lián)系負(fù)責(zé)人進行補充完善，干部履歷表和缺失的干部任免審批表則主要由干部人事檔案專職管理人員指導(dǎo)填寫補充。

第五，對于任免表填寫不準(zhǔn)確規(guī)范的，可以復(fù)印聘任文件并加蓋鮮章后歸檔在任免表后面作補充證明材料，對于缺少干部任免考察材料的，由檔案審核人員通知相關(guān)負(fù)責(zé)人進行補充。

四、高校干部人事檔案自查整改工作難度

干部人事檔案材料缺失嚴(yán)重，且每名干部的人事檔案缺失材料不同，需要多部門配合補充。由于多方面的原因，部分干部的調(diào)動、任職以及年度考核表等文件材料缺失，這需要在學(xué)院檔案館的文書檔案中查詢復(fù)印或者補填相關(guān)表格，檔案材料的完善需要多個單位和部門協(xié)作配合才能完善。

材料補充收集進展緩慢，嚴(yán)重影響工作進度。受新冠肺炎疫情的影響，檔案初審進度嚴(yán)重受阻，干部本人無法及時補辦學(xué)生登記表等相關(guān)學(xué)歷學(xué)位所缺材料。此外，部分干部不重視檔案材料的補充工作，拖延時間，經(jīng)過初審補交材料之后，復(fù)審階段仍有很多干部未將材料補充齊全，影響檔案審核工作進度。

檔案審核工作量大和工作環(huán)境差，對檔案審核工作人員的身體健康產(chǎn)生一定影響，許多人事部門的干部人事檔案自查整改工作人手不足。

五、高校干部人事檔案管理工作建議

完善干部任用前檔案審核管理工作，充分發(fā)揮干部人事檔案審核在干部選拔任用中的基礎(chǔ)作用。對人事檔案材料不齊全、三齡二歷一身份有問題的干部，暫不進行工作調(diào)動、工資調(diào)整和提拔任職，待事實查清、材料補充完善后再辦理相關(guān)事宜。這樣的工作措施提高干部補交材料的積極性，加快檔案完善進度。

待干部人事檔案自查整改工作完成后，加強推進干部人事檔案信息化建設(shè)，將干部人事檔案的重要信息資料通過掃描的方式錄入計算機系統(tǒng)，既能減少紙質(zhì)檔案的使用，提升綠色環(huán)保措施，又能提高人事檔案管理工作效率，并防止原件損壞、遺失，杜絕涂改和偽造檔案材料等違規(guī)行為的發(fā)生。

規(guī)范檔案管理相關(guān)程序，干部人事檔案的管理要始終堅持“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”。嚴(yán)格審核歸檔材料，完善檔案信息，做好高校教職工干部檔案查詢、借閱等相關(guān)手續(xù)工作。