新形勢下人才服務中心人事檔案管理工作分析

文/濱州市沾化區(qū)人才服務促進中心 張忠鵬

人才工作管理服務中心作為區(qū)政府直屬事業(yè)單位，為人們提供人事檔案查詢，人事檔案記錄學習、生活、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，能夠真實地體現(xiàn)出個人實際情況，也關系到在社會中參與就業(yè)，是用人單位聘請人才非常關鍵的依據(jù)。由此可見，人才服務中心的人事檔案管理非常必要。此外，人才服務中心連接了人才與用人單位，是兩者之間非常重要的連接載體，因此必須要保證人事檔案內(nèi)容完整性與真實性。一方面能夠為人才提供專業(yè)化服務，另一方面能夠使用人單位了解到更加詳細的人才數(shù)據(jù)。現(xiàn)階段，實施人事檔案管理在新形勢環(huán)境下難免會出現(xiàn)一些問題，下面以濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務中心為例，圍繞人事檔案管理工作展開討論。

一、新形勢下人才服務中心人事檔案管理背景

人事檔案在我國有相對久遠的發(fā)展歷史，在一直以來的實踐中逐漸形成相對成熟的思維模式與管理體系。新形勢下人才服務中心內(nèi)部人事檔案管理工作，在市場經(jīng)濟、大數(shù)據(jù)技術等多項因素影響下，逐漸體現(xiàn)出數(shù)字化、智能化的特點。為此，人才服務中心也必須要結合周圍環(huán)境做出改變，創(chuàng)新人事檔案管理模式。與此同時，考慮到人事檔案管理工作的重要性，人才服務中心在實施該項工作時，務必要將重點放在檔案管理方法的創(chuàng)新上，積極采用大數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)檔案信息在線共享，可以更加高效地查詢所需要的數(shù)據(jù)，為人才服務中心工作提供便利。

二、人才服務中心人事檔案管理問題

結合濱州市沾化區(qū)人才工作管理服務中心現(xiàn)狀，總結人事檔案管理存在的問題，表現(xiàn)在檔案管理數(shù)字化轉型、人檔分離、管理方法以及檔案管理人員數(shù)量這四個方面。

（一）檔案管理數(shù)字化轉型缺乏正確認知。進入到大數(shù)據(jù)環(huán)境之后，人才服務中心的人事檔案管理必須要積極引進大數(shù)據(jù)技術，但個別管理人員對于數(shù)字化轉型缺乏充分認識，認為人才服務中心只需要暫時保管人事檔案即可，導致其他管理并沒有得到深入展開。例如，檔案數(shù)字化管理人數(shù)較少，掌握大數(shù)據(jù)技術的操作不夠熟練，對今后檔案管理深入實施造成阻礙。

（二）依然面臨人檔分離問題。人才服務中心內(nèi)部人事檔案管理經(jīng)常面臨的問題，即為人檔分離，該問題主要出現(xiàn)在畢業(yè)大學生群體中。當學生離開學校之后，其個人檔案會寄存在人才服務中心，如果畢業(yè)生所參與的工作缺乏穩(wěn)定性或者更換工作崗位頻率較高，那么這一部分群體檔案便會在人才服務中心滯留。面對長期無人過問的檔案，人才服務中心在檔案信息更新這一方面也會滯后，從而出現(xiàn)人檔分離問題。

（三）檔案管理模式需要創(chuàng)新。新形勢對人才服務中心管理提出新要求，實施人事檔案管理，必然要朝著信息化、數(shù)字化的方向轉變。雖然現(xiàn)階段人事檔案管理已經(jīng)全面實現(xiàn)了信息化建設，但在大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術層面還有很大的提升空間。

（四）人事檔案管理人員數(shù)量缺失。人才服務中心作為基層單位，主要負責人事檔案管理的各項工作。但隨著工作環(huán)境與社會形式的變化，人才服務中心內(nèi)部人事檔案管理工作也發(fā)生極大的轉變，工作內(nèi)容更加細化，人事檔案管理工作崗位也逐漸增多，面臨技術與信息化管理理念等多方面要求。但是在人才配備方面依然不足，例如檔案管理人員專業(yè)性以及人數(shù)較少，甚至存在一人兼任多崗的現(xiàn)象。

三、人才服務中心人事檔案管理工作的優(yōu)化建議

（一）正確認識人事檔案管理。人才服務中心在新形勢下開展人事檔案管理，務必要對該項工作有一個正確的認識，特別是人才服務中心的管理者，要分別從人員編制、人事檔案管理、基礎設施培訓等多個方面給予重視，并且增加成本投入，能夠在新形勢環(huán)境下了解人事檔案管理要求，明確個人承擔的職責，從而提升檔案管理的專業(yè)性。面對大數(shù)據(jù)等先進技術在人事檔案管理工作中的融入，需要建立全新的人事檔案觀，這就需要加強宣傳，明確人事檔案的重要性，創(chuàng)新檔案管理方法與理念，真正體現(xiàn)出人事檔案的實際應用價值。另外，人才服務中心必須要做好人力資源開發(fā)，凸顯人事檔案利用價值，作為管理人員也要明確個人對于檔案管理的重要意義，特別是檔案對應的“人”。通過人事檔案記錄的政治面貌、工作經(jīng)歷等重要數(shù)據(jù)，可以幫助用人單位篩選需要的人才。

（二）拓寬人事檔案管理的宣傳范圍。針對人檔分離這一問題，需要通過宣傳使全社會認識到檔案的使用價值。人才服務中心可以到所在城市的社區(qū)、企業(yè)、高校中進行宣傳，特別是高校學生群體，通過人事檔案使用價值的宣傳，可以了解檔案、明確檔案流轉過程、畢業(yè)后檔案管理作用，從而能夠采取合理的方式處理個人檔案，這也為人才服務中心人事檔案管理提供了便利。同時，人才服務中心利用傳統(tǒng)媒介與新媒體拓寬宣傳途徑，最大限度地杜絕人檔分離和棄檔等現(xiàn)象，盡可能地提高人才服務中心內(nèi)部檔案資源的使用價值。

（三）創(chuàng)新人事檔案管理模式。新形勢下，人事檔案管理工作的實施要積極創(chuàng)新管理模式，全方位展開檔案管理信息化建設與引用大數(shù)據(jù)技術。人才服務中心作為連接用人單位和人才的載體，在大數(shù)據(jù)時代深入推進檔案管理轉型非常必要，需要在軟硬件設備升級、檔案管理基礎設施更新等方面增加投入，通過信息技術、大數(shù)據(jù)技術等，全方位提升人事檔案管理效率。除此之外，人才服務中心還應該保證儲存檔案信息的安全性，避免重要檔案信息流失，給廣大服務對象帶來損失。基于新形勢對人事檔案管理的要求，人才服務中心需要采用全新的管理模式，重點突出檔案管理的開放性，這是當前市場經(jīng)濟環(huán)境下的一種新型模式，是以傳統(tǒng)人事檔案管理模式為基礎進行補充與調(diào)整。人才服務中心內(nèi)部儲存人事檔案向全社會開放，所有人都能夠了解檔案內(nèi)容，通過開放性檔案管理模式，無論是個人還是用人單位都能夠享受到專業(yè)服務，滿足檔案使用需求。

（四）創(chuàng)建人事檔案管理團隊。人才服務中心要想保證人事檔案管理質(zhì)量與專業(yè)性，就必須要創(chuàng)建專業(yè)管理團隊，由專業(yè)人員負責人事檔案管理工作。例如在人才服務中心內(nèi)部，根據(jù)檔案管理要求明確相應數(shù)量的編制，聘請專業(yè)水平高、經(jīng)驗豐富的檔案管理工作人員，分別從公開招考、人才引進這兩個方面加大力度，雙管齊下，引進大量有專業(yè)素養(yǎng)和管理能力的人事檔案管理人員，切實提高管理團隊專業(yè)水平。所有檔案管理人員進入工作崗位前必須要接受培訓，如果人才服務中心條件允許，也可以為其提供外出培訓的機會，或者聘請檔案管理行業(yè)領域的專家現(xiàn)場授課，幫助檔案管理人員了解更為豐富的專業(yè)知識與技能。實施人事檔案管理工作要在實踐管理過程中總結經(jīng)驗，完善檔案管理制度，通過切實可行的檔案管理制度調(diào)動所有工作人員的積極性，能夠為人事檔案管理提供專業(yè)服務。

為了提高檔案管理人員的業(yè)務水平，人才服務中心中的人事檔案要在各個時間段呈現(xiàn)出獨特性，要由管理人員了解對應使用時間政策規(guī)范與變動，這就需要加強對檔案管理人員專業(yè)水平的重視，從人事檔案材料的采集、審核、使用等方面著手予以完善。除此之外，作為人事檔案管理人員，還應該開展跨專業(yè)學習，了解與人事檔案管理相關的其他行業(yè)領域知識，通過管理團隊內(nèi)部交流豐富個人的管理經(jīng)驗，將管理經(jīng)驗、管理技術充分融合，在新形勢下推動人才服務中心人事檔案管理發(fā)展。一方面能夠切實提升檔案管理人員的專業(yè)水平；另一方面也可以為今后檔案管理人員培訓積累切實可行的經(jīng)驗。特別是檔案交接環(huán)節(jié)，交接雙方除了要重視檔案數(shù)量、內(nèi)容等這些基礎項目，還要了解檔案材料有關政策變動，確保后續(xù)個性工作能夠有序展開，以免因為檔案管理人員變更信息或者信息斷層，致使前期檔案遺留問題無法及時得到解決。

四、結語

綜上所述，人才服務中心作為人事檔案集中管理主體，面對新形勢提出要求，需要分別從檔案管理方法、理念等方面進行創(chuàng)新，使所有人都能夠認識到檔案的重要性，杜絕棄檔與人檔分離等現(xiàn)象。今后人才服務中心進行檔案管理工作，也應該將各項工作和周圍環(huán)境結合，創(chuàng)新人事檔案管理理念，正確認識到大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術對于人事檔案管理的重要意義，從而實現(xiàn)人才服務中心管理模式的創(chuàng)新。