淺議電子檔案管理在高校檔案管理中的創新應用

文/青海大學 楊曉晶

大數據技術、人工智能技術等現代科技技術在高校檔案管理中的應用，符合電子檔案管理的需要，通過應用這些現代科技技術，可以達到創新高校檔案管理的目的。筆者結合自身的工作實踐，就電子檔案管理在高校檔案管理中的創新應用展開分析。

一、大數據技術在高校電子檔案管理中的創新應用

（一）大數據技術的概述。高校電子檔案管理中應用大數據技術，可以確保電子檔案數據的完整性和全面性，而這就需要應用大數據技術中的數據收集和分析技術，在優化電子檔案準確性的同時，還能將檔案信息查詢的時間縮減到最短。大數據技術是一個數據庫，在高校電子檔案管理中的創新應用過程中，可以借助大數據技術具有集檔案材料和信息的采集、存儲、利用為一體的優勢，在檔案信息管理中，應用大數據在線查詢平臺，保證數據在共享與使用時更加穩定。

（二）大數據技術的創新應用。第一，在檔案搜集與整理環節的創新應用。高校電子檔案管理是采取定時、定點的方式，把檔案業務內集成數據向檔案管理系統分享，但是在分享過程中存在的風險因素不容忽視。這需要采用大數據技術，引導每個職能部門參與電子檔案管理，采取大數據平臺將所有的電子檔案信息進行匯總，結合實際確定電子檔案信息的保密等級，為電子檔案管理創新奠定技術基礎。這得益于大數據技術應用過程中，每個檔案數據搜集點中都采用了分布式存儲結構，在大數據中留存了檔案數據的運行軌跡，在源頭上保證檔案數據準確。同時在每個信息搜集節點中，大數據技術對數據進行加密傳輸，使得數據傳輸更加安全。在數據搜集過程中，當某個節點需要修改數據時，必須得到其他網絡節點的認可，使得電子檔案管理節點更加安全，從根本上杜絕出現數據檔案資料丟失的問題。尤其是一些財務檔案、敏感檔案的管理中，具有的安全性更強。第二，在檔案利用環節中應用大數據技術時，應結合電子檔案使用需求，使得電子檔案系統劃分成多個云儲存系統之中，且在使用檔案中，只要在網上進行審核和申請以及審批等流程而使得其使用更加規范，同時還能對不同身份的電子檔案利用者進行標記，使得電子檔案的利用得到監管，尤其是所有的行為數據都納入云數據庫中，可以通過大數據分析而針對性地改進和優化。

二、人工智能技術在高校電子檔案管理中的創新應用

在高校電子檔案管理中，人工智能技術的應用技術有語音識別、文字掃描識別等技術，旨在達到智能建設的目的，通過智能網絡平臺而建立大數據庫，提升檔案智能服務水平。

（一）人工智能技術在檔案智能化檢索中的應用。檔案檢索是電子檔案管理的核心內容。基于人工智能技術的智能化檢索，以語音識別技術為載體，提取對語音中包含的文字信息，達到人機通信與人機交互的目的。若檢索訴求較為明確，則可以直接采取語音輸入的方式，此時搜索引擎系統會通過語音轉化與自然語言處理以及檔案檢索三個環節，最終得到與查詢需求相符的結果，再向檢索者提供檔案號或者電子版的方式。若檢索訴求較為復雜，例如檢索所需材料的關鍵信息不明確時，就需要查詢者和搜索引擎之間進行交互式對話，也與檔案管理員一起進行三方溝通，得到最佳的利用檢索方案。而語音識別讓檔案檢索的靈活性更高，具有的人性化功能也更強，而且系統會結合查詢人的個人信息與查閱記錄等的人工智能分析而推薦相關可能感興趣的檔案。而采用文字掃描技術進行智能化檢索時，則是借助大數據分析而進行文字識別，數字化和電子化的電子掃描，能自動檢索多種文件題名。同時借助OCR技術能對歷史檔案開展深度神經網絡模型的文字識別，使得歷史檔案的檢索水平得到提升。

（二）人工智能技術在檔案智能化利用中的應用。這一方式是通過搭建智能網絡平臺達到遠程利用的目的。目前我國很多高校不僅有著眾多的學區，而且其分布區域較為分散，有的甚至存在跨省辦學的情況，為確保不同小區之間的辦公效率得到提升，需要利用自動化辦公系統，在人工智能技術的輔助下，實現不同部門、不同系統的電子檔案得到實時歸檔和跨庫檢索以及在線利用。尤其是通過大數據庫的建立，實現智能認證和登錄。例如在報考和就業過程中，畢業生在成績單和入學名冊以及畢業名冊和學位材料等方面的教學檔案有著較大的需求量，而畢業生所處的地理位置不同，為方便學生足不出戶就能拿到自己所需的材料，學校可以開通線上辦理業務，但是很多時候都需要采取手動輸入多種信息來驗證身份和查找檔案。而利用人工智能技術，高校對入校的學生從指紋和人臉識別方面的信息，同時與個人信息關聯后生成大數據庫，這樣學生不管是在校還是離校，當需要申請查檔時，則可以通過指紋識別、人臉識別等進行身份驗證，再通過索引點擊來獲取自己所需的材料，提高檔案使用效率。利用指紋識別和人臉識別技術比密碼組合可以使個人信息更加安全，有效地避免被不法分子盜用學生的個人信息和檔案材料被冒領的情況出現。

（三）人工智能技術在檔案庫房智能化管理中的應用。為滿足檔案庫房八防的需要，應針對性地建立相關控制系統，以促進庫房智能化管理的需要。從傳統的舊八防轉移到新八防。具體就是為達到防潮防水和防曬以及防塵、防污染、防盜、防火和防有害生物的需要，應建立中央控制、溫濕度控制、煙霧感應檢測、漏水檢測自動報警、氣體消防、紅外防盜報警、視頻監控、門禁管理等系統。在完善物理措施的基礎上，加強智能檔案庫房管理平臺的建設，比如為提高檔案查找的效率，利用射頻技術對檔案進行智能化的識別和跟蹤定位以及監控管理，所有檔案都有著相應的射頻編碼，這樣就能對其實施智能化、規范化的管理。

三、基于人員視角強化高校電子檔案管理的創新應用

上述兩個方面是基于技術視角對高校電子檔案管理的創新應用，但不管是電子檔案的管理還是應用，人始終是主體，人決定一切。高校檔案管理不僅要有先進技術，還要有先進的管理理念，強化電子檔案的創新應用。

（一）以先進的管理理念實現高校電子檔案管理的創新應用。高校電子檔案管理工作類型較多，且涉及的范圍較廣，作為檔案管理人員，應不斷提升自身的專業水平，加強電子檔案管理技術的應用。這就需要檔案管理人員不斷優化和完善管理理念，始終基于發展和創新的眼光來看待電子檔案管理工作，在電子檔案管理工作中注重發揮自身主觀能動性。從傳統的被動管理理念上主動轉移到主動服務理念上來。既要注重現代科技技術優勢的應用，又要通過人員與技術的有機結合來彌補多種不足。例如有的檔案管理人員認為自身可能被人工智能技術替代，而人工智能從事的是機械性、常規性和重復性的工作，更多的是為人服務的，需要借助人工智能技術節約的時間來參與檔案編研、深度挖掘和檔案資源盤活之中。通過人員與技術的有機結合，提高電子檔案的服務水平，從傳統的管理理念轉移到服務理念上來，促進檔案管理水平的提升。

（二）電子檔案的創新應用。電子檔案管理工作的開展，旨在為檔案資源需求者提供利用服務，在電子檔案的創新應用過程中，需要發揮檔案管理人員自身的專業優勢，既要注重電子檔案的科學管理，又要為檔案的搜集、利用等提供科學的支持。畢竟再智能再好的技術，都必須建立在科學高效利用的基礎上，將檔案的價值發揮出來，才能促進檔案的創新應用。而這就需要在檔案利用方面加強對讀者的引導，讓讀者在規范的前提下利用檔案資源，同時還要綜合應用多種技術進行檔案管理，在技術的支持下，為檔案綜合利用提供支持和便利，使得高校的電子檔案管理水平得到不斷創新和完善。

四、結語

綜上所述，電子檔案管理在高校檔案管理中的創新應用，既要注重現代科技技術的應用，又要發揮電子檔案管理人員的主觀能動性，這就需要我們緊密結合高校檔案管理的需要，在電子檔案管理方面強化對其的技術投入和人力資源投入，在發揮技術優勢的過程中實現電子檔案管理的轉型與升級。