信息化環境下的高校檔案管理工作研究

文/南陽師范學院地理科學與旅游學院 石貞貞

隨著現代化技術的不斷發展，高校檔案管理工作正面臨著巨大的機遇和考驗。高校每一位學生的檔案都存儲在學校的檔案庫中，這是每個高校檔案庫中的重要信息，在每個高校的招生及管理方面都起著非常重要的作用。所以在各大院校檔案管理工作中需要逐漸與信息化環境相融合，全方位提高檔案管理技術，解決高校檔案管理工作中存在的問題，更加有效地推動高校檔案管理的信息化建設，使得全國高等院校的檔案管理更加完善。

一、信息化環境下高校檔案管理的重要性

檔案信息化已經是當今世界的主流趨勢，由于電子技術的不斷發展，人民思想的不斷進步，信息化環境下的高校檔案管理已經是全國各大高校的必備方式。首先有效地利用信息化高校檔案管理，有利于節約人力物力。在過去的檔案管理中，主要方式都是手寫，媒介都是紙張，抄寫過程不僅浪費工作人員的精力和時間而且書寫完成的資料還不便于儲存。特別是一些難以保存、易碎的資料往往都需要大量的人力物力才能得到完善的保管，而且還有可能發生不可避免的損害。而且紙質版資料的保密性往往也是令人擔憂的，如果不安排特定的人員隨時看管，就會被有心之人用不正當的方式竊取。另外，提高信息化檔案管理的質量，信息化處理檔案的主要目的就是能夠用更加有效的方式完善檔案管理以及提高檔案管理的質量。信息化的高校檔案管理下，多種信息共享能夠實現信息電子化，大量的原始文件能夠儲存在計算機中，而且信息的內容將會更加整潔。不僅如此，電子化的信息可以通過互聯網廣泛地進行跨地區、跨時間的信息共享。以上這些方面都需要我們不斷提高現代化技術能力，為信息化檔案發揮夠更加完善的作用提供有利的條件。

二、信息化環境下高校檔案管理存在的問題

（一）信息化環境下的高校檔案管理模式存在漏洞。對于全國各大高校而言，學生檔案管理具有獨有的教育化特點，在學生檔案的錄入過程中需要將紙質版的信息以電子化文字的形式錄入計算機中，這是電子化信息的主要存儲形式。雖然這種存儲方式相比傳統的學生資料管理有著得天獨厚的優勢，但是社會科學技術的不斷發展，越來越多網絡因素在威脅著信息化環境下的高校檔案管理。比如電子資料在儲存、轉運過程中極其容易遭受外來攻擊，導致學生的檔案丟失。高校的學生檔案資源是極其重要的社會人才信息，在管理過程中需要高度精確地記錄并妥善的儲存，一旦學校的檔案資料發生泄漏，則將會造成難以預估的損失。這也是目前信息化環境下的高校檔案管理存在的最大漏洞。

（二）高校對于學生檔案管理的理念過于老舊。對于所有高校來說，學校的領導主要重視的是學校教育質量以及學生的平均成績，而不重視檔案管理工作。某些高等院校并沒有真正意識到檔案管理的重要性，仍然依照過去的管理方式與管理機制進行管理，在檔案資料的整合與共享中，未給予高度的重視，也沒有足夠的資金投入，以至于應用的資源共享設備不夠完善，從而導致學生檔案資料的存儲以及記錄存在本質上的缺陷。而對于教育資料的管理過程中，完備的共享設備發揮著極其重要的作用，基礎的設施達不到要求，學生的資料就得不到保障，也會給學生資料的共享造成影響，不利于信息化環境下高校檔案管理的創新與發展。

（三）高校缺乏信息化資源管理人才。全國高校對于學生檔案管理的不重視，導致我國現在檔案管理的人才極其缺乏。就算學校對于檔案管理高度重視，硬件設備符合要求，沒有熟練利用這些有利條件的人才，想要做好學校檔案管理是天方夜譚。而且大部分高校的檔案管理人員沒有根據檔案資料的信息化改變而進行進一步的研究，以至于他們依舊使用傳統的管理方法，用著換湯不換藥的手段，這樣的檔案管理一定是不合格的。一旦遭遇網絡攻擊，學校的檔案管理系統就有可能癱瘓，導致學生的個人資料丟失，造成不可避免的損失。傳統的資料管理并不適用于信息化資料管理，高校的檔案管理人員應該根據現階段資料的存在形式，適當地改變管理方法，為信息化環境下高校檔案管理提供技術方面的支持。

三、信息化環境下高校檔案管理對策

（一）運用先進的管理模式。高校的檔案管理是十分系統與精密的工作，想要充分發揮信息化檔案管理的優勢，實現學生檔案資料的整合與共享，每一個環節都不能發生差錯。由于當前信息化檔案管理存在很多漏洞，所以在檔案管理理念中，應該盡力彌補資料管理中的各種漏洞。首先，應該建立更加完備的防火墻系統，防止在信息儲存、轉移、共享過程中遭到攻擊，避免學生的個人信息泄露。對于高度重視信息管理的安全問題，應避免校內的設備與外界網絡的接觸，每一臺設備都應該設置一定的檔案管理及訪問權限，提高所有設備的安全系數。并且每一臺存儲高校學生檔案的設備都應該由特定的工作人員看管，沒有申請不得向任何人透露任何檔案資料。其次，工作人員在錄入檔案資料的過程中，應至少備份一到兩份資料在其他計算機中，防止遭受網絡攻擊時，學生檔案資料的丟失。最后，可以根據每所高校的不同特點以及發展特征，制定符合本校的信息化檔案管理標準，并在管理層內部進行宣講與普及，要求每一位工作人員必須嚴格遵守制度標準實施對應的工作。在不斷測試過程中，如果發現問題，應該及時糾正。只有具備完善的管理模式，才能讓高校檔案管理不斷發展進步。

（二）變革高校檔案的管理理念。首先，全國各高校的領導應該提高對學校檔案管理工作的重視程度，不應該僅重視學校的教學而忽視學生的檔案管理。我國各大高校的信息化檔案管理起步較晚，信息化資料管理的理念以及方法還有所欠缺，必須讓全國各大高校領導耗費更多的精力來發展完善各高校的檔案管理工作。各大高校的領導應該花費更多人力、物力、財力來更好地發展高校檔案管理，逐漸推動高校檔案管理向電信化、網絡化、數字化、規范化方向發展。完備的檔案管理不僅為全國各大高校的人才資料提供了保護，而且還更有利于學校教學。高校的負責人應該通過多方位的宣講來構建管理層以及各位工作人員的新型檔案管理理念，進一步與信息化環境下的檔案管理新要求相融合，這樣才能更加適用于當前的檔案管理。各大高校應該有專人來貫徹新時代的檔案管理理念，運用多樣化的方式將不同的工作交給相應的工作人員，使得高校的檔案管理工作進行得更加順暢。

通過高校檔案管理的變革，相信全國各大高校的檔案管理會發生質的飛躍。

（三）加強信息化人才的培養。在科技化、電子化、信息化的發展環境中，檔案管理人才的工作能力是否達到要求，與信息化檔案管理的能否取得成功息息相關。檔案管理的工作人員作為高校最直接接觸學生資料的人，勢必在學生的檔案管理過程中發揮著不言而喻的作用。檔案管理人員作為檔案管理與資料共享的樞紐，高校需要更多這樣具備高專業素質和道德修養的人才，最大限度地避免檔案管理工作中出現問題。在信息化環境下，檔案管理工作人員需要通過不斷專業培訓，來鍛煉自己的專業能力，掌握最適合現階段的檔案管理技術，還要熟練地掌握各種新型設備的使用方法，這樣才能更好地為信息化檔案管理提供條件。并且，高校需要特別注意檔案管理人才的引進，他們不但應該具備高水平的專業素養和職業操守，還應該更有大局觀念，有著臨危不亂的膽量，這樣才能更加有效地處理檔案館中發生的問題。

四、結語

綜上所述，社會信息化的不斷發展，給高校檔案工作帶來了新的改革，與此同時，也給高校檔案管理工作帶來了十分艱巨的挑戰。在資源不斷信息化、電子化的環境下，高校應積極地糾正檔案管理中存在的問題，積極利用新思想、新觀念，來完善檔案管理的工作流程。各大高校應該不斷引進具有高素質、高質量的檔案管理人才，不斷優化高校檔案的管理機制，為信息化環境下的檔案管理提供更大的進步空間。同時，應該更加注重新設備的應用，為檔案管理提供更加有利的環境并且對檔案管理的安全提供保障。