“信息化+公共衛生”背景下醫院檔案管理現狀及優化策略分析

文/成都醫學院第二附屬醫院（核工業四一六醫院） 張曉蓉

隨著信息技術不斷創新突破，數字化、網絡化、智能化深入發展，信息革命正從技術產業革命向經濟社會變革加速演變，站在“十三五”與“十四五”規劃的交匯點上，新一輪科技革命和產業變革帶來的影響前所未有，信息化發展面臨重大機遇，加速步入智能互聯、融合創新、全域賦能階段，引領創新、驅動轉型、助推高質量發展的主導作用更加凸顯。在公共衛生領域，以人工智能、工業互聯網、物聯網、5G網絡、數據中心為支撐的“信息化+公共衛生”將成為“十四五”時期推動公共衛生及信息化建設的核心。在此背景下，醫院檔案管理的難度增加，醫院檔案管理工作中必須運用現代化技術，使檔案管理水平得以提升，為醫院各部門提供更高質量的檔案服務。

一、“信息化+公共衛生”背景下醫院檔案管理的特點

（一）檢索更為便捷。在“信息化+公共衛生”背景下，優化提升檔案管理系統技術，借助常規檢索、工作檢索、檢索平臺、檢索類別構成獨特的檢索架構存儲和呈現檔案，可以讓用戶突破時間與環境的限制，更便捷、更快速、更準確、更高效的檢索利用檔案，極大提升工作效率和工作質量，為醫院整體管理水平的提升提供有力支撐。

（二）內容更為多元。逐步落實“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，可以采取多種形式開展，包括醫療、科研、財務、基建檔案在內的多種門類檔案的收集、存儲、加工。在確保檔案內容完整、準確、齊全的前提下，也收集存儲到更加多樣、實用的檔案材料，使檔案內容更加豐富多元，檔案資源體系更加完善。

（三）服務更為個性。數字化、網絡化、智能化技術的應用，不僅能提升檔案利用的效率，也能不斷拓展檔案服務的廣度和深度。通過深入挖掘檔案資源，創新檔案服務形式，可以實現檔案信息資源共享，充分發揮檔案資源的現實效用，為用戶提供更加個性化的檔案服務，助力醫院各項業務的綜合發展，從而提升檔案服務的質量與效率。

（四）載體更為多樣。在廣泛收集、有序整理的基礎上，經過整合的檔案信息資源可以用于形式多樣的載體，借助除傳統介質之外的數字媒介、多媒體進行展現，促進檔案以現實需求為導向，延伸利用的外圓半徑，使檔案資源得以科學高效的開發利用，精細化融入醫院各項管理實踐之中。

二、“信息化+公共衛生”視角下醫院檔案管理現狀

（一）檔案信息建設有待完善。雖然近年來醫院檔案管理水平有明顯提升，但精細化的檔案信息管理還處于探索階段。醫院對于檔案管理信息化建設重視程度不足，也尚未設置相應的規范體系，檔案管理工作與醫院信息化建設有機地結合起來，極大地影響了醫院檔資源開發利用及相關個性化、智能化服務工作的開展。

（二）信息管理基礎有待夯實。在實際工作中，一方面，多數醫院檔案管理人員工作重心仍停留在傳統的檔案收集、整編等環節上，在信息化處理及深入應用信息工具方面的能力有待提升；另一方面，醫院信息系統（HIS）建設滯后，信息化管理水平參差不齊，信息化管理在硬件系統與軟件操作層面的缺失，導致信息管理根基不牢，難以充分提升其管理效率。

（三）檔案編研水平有待提升。“信息化+公共衛生”背景下的檔案編研，不僅是在數字化背景下針對實體檔案開展的編研工作，同時也包括對數字環境中所產生的電子檔案開展的編研工作。傳統數據挖掘技術在非結構的醫療數據中難以確保非結構化的精確性，會造成數據中隱含信息的丟失，傳統檔案編研方式和手段在對海量數據進行處理分析、篩選整合時亦存在明顯的短板和不足。

（四）檔案管理安全有待強化。信息化時代的檔案存儲與保管會大量存儲于計算機硬盤等介質中，若在管理過程中發生設備故障、失竊或操作不當，造成檔案數據或編研成果的丟失。與此同時，由于網絡空間本身存在一定的不確定性，安全技術壁壘一旦被突破，隨之而來的數據損失會非常巨大，例如防火墻、網絡安全漏洞、程序錯誤都是管理過程中存在的安全隱患。

（五）檔案利用渠道有待拓展。在目前的醫院檔案利用過程中，由于缺乏對用戶需求的深入挖掘和梳理，導致在工作中形成的具有保存、利用價值的檔案資源僅能被動地提供利用，沒有積極主動地實現將檔案管理平臺與醫院信息系統（HIS）中的其他信息平臺有機互聯，尚未做到以用戶需求為導向，在檔案的利用方式、時間、媒介方面提供精準和個性化的服務。

（六）人才隊伍建設有待加強。信息化進程帶來的技術方面的突飛猛進，使得檔案管理行業愈加趨近于人才密集型和技術密集型行業，人才隊伍建設對于檔案管理水平的提升尤為重要。但由于受到檔案工作的收入水平及職業發展的限制，難以招募具有較高信息技術水準的專業檔案管理技術人員，而能力較為突出的檔案管理人員又容易向其他管理部門流動，專業人才隊伍匱乏。

三、“信息化+公共衛生”要求下醫院檔案管理優化策略

（一）抓軟、硬件提升，夯實信息化管理基礎。軟硬件的支撐與保障是提升醫院檔案信息化管理水平的必要前提，需通過增強醫院信息化管理基礎設備設施建設和網絡資源共享，強化信息化管理技能的提升，建立覆蓋內容廣、實用性強的檔案管理信息系統，實現檔案管理系統與各網絡平臺資源的互聯互通。規范檔案信息化建設的程序、內容和方式，深入挖掘、開發優質檔案信息資源，為醫院精細化管理提供有效的數據支撐。

（二）抓制度規范建設，建立健全制度管理體系。根據“信息化+公共衛生”背景下醫院檔案管理工作實際，結合國家關于醫院檔案管理的相關法律法規，進一步完善醫院檔案管理工作規章制度和標準規范體系，根據醫院管理實際的變化和信息化發展修訂完善相關管理制度，對醫院檔案信息化建設提供有針對性并且具有可行性的規范指引，確保形成檔案管理工作科學、高效、合理運轉的格局。

（三）抓管理提質增效，不斷豐富檔案信息資源。醫院檔案管理要力求做到管理科學規范化，檔案利用高效化，制定業務系統的接口規范，積極探索大數據、區塊鏈等技術與檔案管理的結合，借助信息技術工作，在對檔案資源進行多層次挖掘、多角度分析的基礎上，將醫院檔案工作由傳統的檔案管理向現代的信息管理方向擴展，在前端控制、實時歸檔等環節即實行全過程管理，充分有效收集、整合各個門類的檔案數字資源。

（四）抓基礎數據積累，充分發揮檔案資源效用。基礎數據的積累是開展醫院檔案信息化工作的基本前提，在信息化建設過程中，需要根據利用者需求來建設檔案資源體系，在深入開展檔案資源收集、歸檔的基礎上，還需要不斷借助數據挖掘技術、云計算技術等對醫院檔案數據進行深度挖掘和二次利用，從而最大限度發揮出檔案信息資源的作用，并以需求為導向，借助信息技術工作，通過全面利用數據分析和高效的檢索工具，充分發揮檔案資源的現實效用。

（五）抓信息安全管控，保障檔案信息資源安全。針對“信息化+公共衛生”背景下新的管理特性，通過設置防火墻、應用加密技術、遠程備份、設立保密設備及網絡的方式，構筑檔案信息資源安全防御體系。同時也要加強對檔案管理工作人員及用戶的保密安全教育，防止發生因人的原因出現的失密泄密、病毒入侵等安全風險，最大限度地減少醫院檔案數據丟失、損壞、泄露等現象。

（六）抓人才隊伍建設，優化檔案人才培養體系。1.對檔案人員隊伍合理布局。結合實際工作需要，積極引進各層次、多類型的人才，完善檔案隊伍的年齡、知識、能力結構。2.在企業內部管理層面，推動企業檔案人員在職稱評定、專業進修、評優評獎方面享受合理待遇。3.加大培訓培養力度。暢通檔案人員對內對外交流渠道，在提升專業技術水平的同時，也促進檔案工作人員同業界從業人員互相學習交流，增強隊伍活力。

四、結語

一個以病人信息為核心，與管理和醫療信息融合、貫通，實現便捷、高效的醫療信息管理體系，包括電子健康檔案、醫學影像系統、醫療專科信息系統等網絡化和多媒體化的國際性大趨勢正在形成。在此背景下，“信息化+公共衛生”在為醫院檔案工作帶來新的發展機遇的同時，也使傳統的檔案管理工作面臨了新的挑戰。雖有挑戰，但醫院檔案工作源于實踐、服務于實踐的根本目標不會改變，只有充分認知信息化對檔案管理工作帶來的重大改變和重要意義，才能真正做到將信息技術發展成果融入檔案管理工作，切實凸顯檔案工作在醫院持久發展中發揮的現實效用。