風電企業檔案管理工作困境及改進探析

文/華潤電力投資有限公司西南分公司 張利鋒

檔案是一個企業的無形資產，對企業生產經營起著至關重要的作用，是企業質量保障的證明書，也是企業發展過程的一個縮影，可以起到追本溯源的作用。隨著企業的改革、信息化的應用及檔案管理工作要求的提高，檔案管理人員也必須與時俱進、創新工作、提高專業能力、提升管理水平。齊全、完整、準確、系統及規范地收集檔案，企業需要檔案充分發揮它的作用，通過檔案工作者的管理和研究，使檔案成為啟迪企業文化的基石，幫助企業不斷前行、不斷進步。通過創新管理思路、提升業務能力做好檔案管理工作成了檔案工作者不斷探索的課題。只有不斷提升綜合能力才能在企業更好地實現自我價值。

一、檔案管理工作現狀

（一）重工程建設、輕檔案管理。由于風電建設項目建設時間緊、任務重，并且需要克服天氣影響等因素，因此項目部會搶抓建設窗口期，全力以赴完成并網目標。于是就出現了重工程建設、輕檔案管理的思想，導致各階段檔案資料未能按時移交或者移交資料不全。同時項目建設過程中檔案管理工作助力并網效果不明顯，并且大多數人認為工程資料最后完成編制不會有什么影響，所以導致項目負責人、各專業工程師都將主要精力投入工程建設上，忽視檔案工作管理。從目前相關風電建設項目檔案管理現狀來看，部分項目負責人對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對項目工程質量的保障作用。

（二）工程檔案編制與項目建設未同步。從實際情況來看，部分風電企業對檔案管理的重視程度不足，導致工程檔案編制與項目建設不同步，影響到了檔案資料的真實性與全面性。首先，風電項目的建設具有參建單位多、人員變動大以及工期長等特點，這加大了工程檔案編制的難度，導致工程檔案編制落后于項目建設。其次，部分檔案管理人員的積極性與主動性較低，沒有及時收集資料，各個參建單位也沒有及時整理資料，導致檔案資料無法被按時整理歸檔。此外，一些企業在完成項目建設之后才開始收集檔案資料，降低了檔案資料的全面性、完整性與真實性，也造成了建設項目的工程質量無法得到充分的保障。

（三）業務人員知識水平薄弱。風電企業的人力資源配置不夠科學，導致檔案管理工作缺乏人才。首先，部分風電企業的檔案管理工作缺乏專人管理。一些風電企業為了降低成本，會安排行政等方面的人員兼職檔案管理工作，但這些人員并不具備專業的檔案管理知識，檔案管理能力也比較差，無法有效開展檔案管理工作。也有一些風電企業沒有設置檔案分管領導、檔案主管部門，將檔案管理工作劃分給其他部門兼管，缺乏從全局統籌規劃、監督管理企業檔案管理工作，導致檔案工作得不到有效監督落實，無法發揮檔案價值。

（四）管理方法不科學，監督考核未能有效落地。由于風電企業不夠重視檔案管理工作，導致風電企業的檔案管理理念仍然停留在過去，采用的管理方法效率太低，且沒有進行嚴格監督與考核。在信息技術快速發展的過程中，一些風電企業認識到了信息技術的重要性，也引進了一些信息技術，但是引進的技術較少且技術的利用率較低。信息技術的應用對管理人員的要求較高，但是一些管理人員的思想較為落后，沒有跟上時代發展的步伐，甚至有些管理人員無法接受新興技術，所以無法科學應用信息技術，信息技術成為擺設。

二、風電企業檔案管理工作的改進策略

（一）加強對檔案管理的重視程度。風電企業需要從思想上意識到檔案管理工作的重要性，摒棄檔案管理不能創造價值的思想，積極開展檔案管理工作。風電企業的管理者需要明確檔案管理的價值與意義，在注重工程質量的同時注重檔案管理工作。另外，風電建設檔案不僅是工程建設管理文件，也是風電工程達標投產的考核指標，更是投資后評價、審計、生產經營活動所需的重要憑證，所以企業管理者需要加大宣傳力度，讓各部門以及各項目參建單位都意識到檔案資料的重要性，做好檔案的收集與整理工作。此外，風電企業需要樹立先進的檔案管理理念。風電企業要樹立數據化意識，將檔案管理重點放在檔案中的數據信息上，積極挖掘檔案數據信息的價值。

（二）健全檔案管理體系。第一，風電企業需要完善檔案管理制度，為檔案管理工作的順利開展提供保障。風電企業在進行檔案管理制度的建設時需要綜合考慮檔案管理的需求以及風電工程的特點優化制度，制定統一的檔案歸檔范圍及分類方案，確保檔案管理人員在開展檔案管理工作時有章可循。第二，風電企業需要完善責任制度。風電項目的建設需要勘察、設計、監理、施工、設備等單位及相關部門的參與，因此需要通過完善的責任制度落實各個參建方以及管理人員的職責，充分發揮制度的約束作用，確保制度的貫徹落實。第三，需要完善人員考核制度，定期對檔案管理人員進行理論及實踐兩方面的嚴格考核，增強管理人員的職責意識。同時，完善評價制度和獎懲制度，以此來激發管理人員的工作熱情。第四，需要完善監督機制，對檔案的收集、整理、歸檔、利用等全過程進行嚴格監督。

（三）平衡工程技術資料編制與項目建設。做好項目建設的技術資料編制工作至關重要，所以風電企業不僅需要提高對檔案管理工作的重視程度，還需要平衡工程技術資料編制與項目建設這兩項工作，保證二者同步進行。由于參建方較多且檔案管理人員缺乏積極性，所以風電企業應當做好參建方的協調工作，讓所有的參建方都安排一名檔案管理人員負責協調管理項目部工程技術資料的編制工作，及時提交檔案資料，定期對檔案進行歸檔處理。另外，風電企業需要完善項目建設的檔案編制流程，在進行項目建設的同時實施技術資料編制，不要等到項目竣工后再開始突擊補充技術資料，以免影響檔案資料的完整性、全面性與真實性。

（四）提高業務人員的專業素養。提高檔案管理質量需要加大對檔案管理人員的培養力度，這需要大家的共同努力。首先，風電企業需要提高檔案管理人員的招聘門檻，優化檔案管理人員的配置，避免出現身兼多職的情況。同時，風電企業也需要多對檔案管理人員進行技術培訓，豐富檔案管理人員的專業知識，提高其業務水平，并通過專業的考核判斷檔案管理人員的專業能力。風電企業可以邀請檔案管理專家開設講座，也可以定期安排部分檔案管理人員進修，從而在豐富其管理經驗的同時提高其智能化技術的應用能力，增強檔案管理的實時性。其次，相關部門應該呼吁各大高校培養專業的檔案管理人才，讓更多的人才投入到風電企業的檔案工作當中，推動風電企業的發展。

（五）利用信息技術創新檔案管理方法。信息技術的發展為檔案管理工作的改進提供了機遇，所以風電企業需要與時俱進，積極利用信息技術創新檔案管理方法，完善信息化檔案管理系統，從而提高檔案管理的效率。第一，風電企業應該通過掃描儀、攝像機等設備將紙質檔案轉變為數字資料，構建檔案數據庫，并加大局域網的建設力度，通過局域網將各個部門聯系起來，實現各個部門之間的信息共享、動態對接。即先構建一個檔案中心，將重要的文件、材料等檔案都納入檔案中心當中，之后再將檔案中心設置成內部開放平臺，保證各個部門的人可以及時了解各種信息，提高檔案利用率。第二，風電企業可以利用人工智能技術構建無人檔案館，增強檔案管理的創新性，即利用機器學習、自然語言處理等方式實現檔案數字化與檔案的智能分類。風電企業也可以利用神經網絡技術對檔案進行開放鑒定，通過神經網絡技術構建網絡系統，實現信息的識別與傳遞。第三，風電企業需要增強檔案管理的安全性。信息技術雖然可以提高檔案管理的效率，但是黑客攻擊等因素也會導致檔案丟失，所以風電企業需要利用有效手段做好檔案管理的保護措施。例如，風電企業可以構建人工智能化管理系統數據庫安全平臺，自動設置等級限制，并通過面部識別、指紋識別、語音識別、靜置密碼識別等智能化技術對獲取信息的人員進行識別與控制，避免信息被篡改或被盜取。

三、結語

重視程度不足、工程檔案編制與項目建設不同步、業務人員知識水平薄弱等問題嚴重影響了風電企業檔案管理工作的實效性，導致檔案管理流于形式，為此風電企業應當提高對檔案管理的重視程度、樹立信息化檔案管理理念、同步進行項目建設與工程檔案編制工作、提高檔案管理人員的綜合素養并利用信息技術優化檔案管理方法，提高檔案管理效率。