煤炭企業(yè)文書檔案整理要點(diǎn)分析

文/陜西韓城礦業(yè)王峰煤礦有限責(zé)任公司 楊楨

一、煤炭企業(yè)中文書檔案整理工作的價(jià)值

（一）有助于更好地服務(wù)企業(yè)管理。文書檔案整理工作本身具有很強(qiáng)的專業(yè)性、機(jī)密性與政策性，因此在開展整理工作實(shí)踐中必須對其重要性形成深刻認(rèn)識，尤其是當(dāng)前煤炭企業(yè)面臨著嚴(yán)峻的發(fā)展形勢，在開展日常經(jīng)營與生產(chǎn)活動(dòng)期間更加依賴于文書檔案等方面的憑證作用與參考作用，這也是確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)有序開展的重要基礎(chǔ)。比如，在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中，針對職工信息、生產(chǎn)資源信息、崗位信息以及交易行為信息等都可以采用文書檔案的形式進(jìn)行保存，尤其是其中包含的許多重要的印信與親筆手稿等，這是對企業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)展現(xiàn)的重要憑據(jù)，可以為后續(xù)企業(yè)高效地使用這些文書檔案信息提供必要的指導(dǎo)依據(jù)。

（二）有助于更好地指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展。文書檔案整理工作的根本出發(fā)點(diǎn)是對煤炭企業(yè)發(fā)展過程中所形成的各種資料進(jìn)行分類存儲與管理，它們是企業(yè)發(fā)展決策制定或者發(fā)展戰(zhàn)略確定中不可或缺的資料。高效地利用這些文書檔案資料，可以開展科學(xué)化煤炭企業(yè)管理工作，為企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)提供豐富的真實(shí)資料支持，避免因?yàn)榘l(fā)展信息不透明而直接影響了煤炭企業(yè)的健康發(fā)展。比如，通過對煤炭企業(yè)前一季度的發(fā)展資料進(jìn)行有效整理與分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)煤炭企業(yè)發(fā)展中存在的問題，之后針對性調(diào)整發(fā)展策略，制定適宜的發(fā)展戰(zhàn)略，更好地促進(jìn)煤炭企業(yè)發(fā)展。

二、煤炭企業(yè)中文書檔案整理工作的要點(diǎn)

（一）成立專門文書檔案管理機(jī)構(gòu)。在煤礦企業(yè)快速發(fā)展的背景下，其所處理的文書檔案工作量不斷增加，使得以往的檔案管理人員無法有效地應(yīng)對文書檔案管理工作。其中很大一部分原因在于檔案管理人員的綜合能力不足，其中還有許多檔案管理人員為兼職人員。為了有效解決這一問題，必須要加快成立專門文書檔案管理機(jī)構(gòu)。但是在文書檔案管理機(jī)構(gòu)管理期間，煤炭企業(yè)需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，專門成立適宜規(guī)模的文書檔案管理單位與機(jī)構(gòu)。在文書檔案管理人員選擇期間，必須嚴(yán)格考核他們自身的綜合能力，保證他們能勝任檔案管理的相關(guān)工作，切不可選擇素質(zhì)不高的檔案管理人員負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。此外，在成立文書檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)，煤炭企業(yè)還要注意確保機(jī)構(gòu)內(nèi)部的全體管理人員自身的綜合管理能力與素質(zhì)可以切實(shí)勝任文書檔案管理工作實(shí)踐任務(wù)與要求，如要每天收集、整理、歸納和分析煤炭企業(yè)發(fā)展過程中形成的一系列文書檔案資料，同時(shí)還要注意創(chuàng)新運(yùn)用計(jì)算機(jī)做好這些文書檔案資料與信息的登記工作，尤其是不可忽視對所獲得資料的真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)真審核，這樣才能更好地發(fā)揮所構(gòu)建文書檔案管理機(jī)構(gòu)在整理文書檔案數(shù)據(jù)方面的積極作用。

（二）提升文書檔案管理人員素質(zhì)。有效促進(jìn)煤炭企業(yè)的發(fā)展，離不開文書檔案數(shù)據(jù)的支持。而文書檔案數(shù)據(jù)的整理離不開專門的檔案管理人員，所以為了提升文書檔案管理工作的成效，必須要高度重視提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這主要是由于文書檔案整理工作不僅需要管理人員掌握扎實(shí)的文書檔案管理基礎(chǔ)知識，同樣要求他們廣泛涉獵數(shù)學(xué)、語文、哲理、歷史等學(xué)科方面的知識。因此，相關(guān)部門與機(jī)構(gòu)必須要高度重視組織文書檔案管理人員，定期或不定期開展有關(guān)文書檔案管理工作方面的教育與培訓(xùn)活動(dòng)，為他們提供相互溝通和交流的機(jī)會(huì)，并指導(dǎo)他們深入了解與學(xué)習(xí)文書檔案管理方面的專業(yè)知識與技能，結(jié)合國外一些相關(guān)方面的成功工作經(jīng)驗(yàn)與方法，持續(xù)性更新實(shí)際的檔案管理工作理念、技術(shù)與方法，保證更好地提升全體文書檔案管理人員整理文書檔案數(shù)據(jù)的能力。特別是伴隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，煤炭企業(yè)也要注意及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的文書檔案管理理念與模式，如可以要求他們采取一些信息化管理系統(tǒng)與技術(shù)來高效地開展文書檔案數(shù)據(jù)整理工作。此外，也要注意提升文書檔案管理人員整理相關(guān)檔案數(shù)據(jù)與資料的工作能力，如要保證他們靈活地運(yùn)用各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備來對電子檔案資料進(jìn)行有效保存、維護(hù)與管理，切實(shí)在煤炭企業(yè)當(dāng)中打造一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，夯實(shí)文書檔案整理工作的基礎(chǔ)。

（三）增強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范性。文書檔案管理工作的有序開展離不開規(guī)范化的文書檔案管理，這也是提升文書檔案管理效果的一個(gè)重要路徑。文書的格式、類別、處理流程規(guī)范性等方面都會(huì)對文書檔案整理及管理的成效產(chǎn)生比較大的影響。特別是隨著辦公自動(dòng)化程度的增加，當(dāng)前許多文書檔案數(shù)據(jù)的整理工作需要放在它們形成之時(shí)就完成。因此，文書整理工作需要同檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，利用規(guī)范化的文書管理模式提升整體文書檔案管理的成效。比如，在平時(shí)鑒別、分類與整理對文書的相關(guān)文件，要做好這些相關(guān)文件形成之初的編號登記工作，且要保證全部完成檔案管理工作。這樣的規(guī)范化文書檔案整理及處理方式大大提升了整體工作的效率，避免了文書檔案整理工作中出現(xiàn)的重復(fù)性勞動(dòng)，同時(shí)也降低了文書檔案整理工作實(shí)踐中可能出現(xiàn)的各種差錯(cuò)的概率，增強(qiáng)了文書與檔案協(xié)調(diào)處理的效果。此外，要注意進(jìn)一步完善文書檔案整理的相關(guān)制度，增強(qiáng)其規(guī)范化水平，保證可以順利開展文書檔案管理工作。但是在制定文書檔案整理方面管理制度期間，要注意結(jié)合相關(guān)的形勢發(fā)展及需求，及時(shí)修訂和完善那些已經(jīng)不適合煤炭企業(yè)工作需求的規(guī)范與制度，力求可以借助這些完善的文書檔案整理及管理制度增強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)整理工作的標(biāo)準(zhǔn)化特性，更加高效地提升文書檔案管理工作成效。

（四）做好文書檔案整理細(xì)節(jié)工作。在煤炭企業(yè)開展文書檔案整理實(shí)踐期間，為了提升文書檔案整理的效果，必須要注意平時(shí)積累文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)與方法，切實(shí)做好其中的細(xì)節(jié)工作。或者說文書檔案整理及管理工作的一個(gè)有效路徑就是要切實(shí)做好平時(shí)積累。而文書檔案資料的收集是整理與管理文書檔案中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是整個(gè)文檔整理實(shí)踐中最為關(guān)鍵的一點(diǎn)。因此，煤炭企業(yè)內(nèi)部的文書檔案管理者必須要注重做好平日的文書檔案資料收集與整理工作，這樣可以為后續(xù)文書檔案的歸納、分類、分析以及使用做好鋪墊。此外，做好文書檔案整理工作的細(xì)節(jié)工作會(huì)涉及眾多的內(nèi)容，如要制定文書檔案收集與整理制度，做好詳細(xì)記錄，科學(xué)分類，做好檔案存檔及檢索等眾多細(xì)節(jié)工作，才能全面提升文書檔案整理的效果，避免因?yàn)槲臅鴻n案整理實(shí)踐中的某一個(gè)環(huán)節(jié)或某一個(gè)方面存在異常情況而影響了其順利開展。

（五）推進(jìn)檔案整理的信息化進(jìn)程。信息化時(shí)代的到來加快運(yùn)用信息化技術(shù)的步伐，開展信息化檔案管理工作實(shí)踐是煤炭企業(yè)開展文書檔案整理工作的一個(gè)重要方向，因此，在開展文書檔案管理工作實(shí)踐期間，要注意從如下幾個(gè)方面開展信息化檔案管理工作：其一，要注意構(gòu)建以信息化、數(shù)字化數(shù)據(jù)為核心的數(shù)據(jù)庫，對文書檔案數(shù)據(jù)的格式進(jìn)行統(tǒng)一化和規(guī)范化處理，確保其可靠性、安全性與規(guī)范性，為有效收集與整理文書檔案數(shù)據(jù)做好鋪墊。其二，要在收集、整理、歸納和錄入文書檔案資料的過程中創(chuàng)新應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，借助信息化管理方式顯著提升文書檔案整理工作的自動(dòng)化水平。其三，要加快構(gòu)建文書檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺，在其中錄入文書檔案信息，并相應(yīng)地構(gòu)建文書檔案信息整理平臺與中心，實(shí)現(xiàn)利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等來高效地傳輸文書檔案數(shù)據(jù)，從而可以極大地提升文書檔案整理工作的信息化水平，也可以為煤炭企業(yè)內(nèi)部的文書檔案資料整理機(jī)構(gòu)提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。

（六）強(qiáng)化文書檔案整理數(shù)據(jù)保護(hù)。煤炭企業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)了文書檔案數(shù)據(jù)的信息化建設(shè)與管理，相應(yīng)的文書檔案數(shù)據(jù)整理工作也越來越多地采用數(shù)字化的文書檔案數(shù)據(jù)，這為文書檔案管理人員開展文書檔案整理工作提供了極大的便利。然而，由于數(shù)字化的文書檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用是建立在網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，使得這些文書檔案信息容易遭受盜竊或損壞。因此，煤炭企業(yè)在推進(jìn)文書檔案整理工作信息化進(jìn)程期間，必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，尤其是要切實(shí)抵抗計(jì)算機(jī)病毒或者其他網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，確保煤炭企業(yè)內(nèi)部文書檔案資料的安全性。比如，在煤炭企業(yè)構(gòu)建信息化的文書檔案整理系統(tǒng)期間，要同時(shí)注意加強(qiáng)其網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度，做好管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)當(dāng)中的相應(yīng)安全防護(hù)工作，如可以科學(xué)設(shè)置路由器，清理與屏蔽無關(guān)的IP，或者對那些文書檔案整理工作有需求的IP進(jìn)行有效控制，全面確保整個(gè)信息化的文書檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的可靠性與安全性，這樣才能夠更好地發(fā)揮信息化技術(shù)來提升文書檔案整理的有效性。

總之，文書檔案整理工作是提升煤炭企業(yè)檔案管理有效性，確保企業(yè)健康發(fā)展的一個(gè)重要手段。在煤炭企業(yè)開展文書檔案管理工作期間，可以從成立專門文書檔案管理機(jī)構(gòu)，提升文書檔案管理人員素質(zhì)出發(fā)，注重增強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范性，做好文書檔案整理細(xì)節(jié)工作，推進(jìn)檔案整理的信息化進(jìn)程和強(qiáng)化文書檔案整理數(shù)據(jù)保護(hù)，這樣才能全面提升文書檔案整理工作的成效。