核電工程聲像檔案的管理研究

文/國核示范電站有限責任公司 姜涵

聲像檔案包括錄音錄像、音頻視頻、照片以及對應的文字說明等形式的信息文件，是一種特殊的檔案載體，相對紙質文件具有更加生動、直觀以及形象的特點。利用聲像檔案來記錄核電工程項目建設以及運行的全過程，對于項目的建設和經營發展具有重大意義。但是，目前很多核電單位在聲像檔案管理方面，還存在諸多問題，如采集隨意、權責不分等，這都大大影響了聲像檔案管理的質量以及效果。提高核電聲像檔案管理水平，需要我們進一步改變傳統思想認識，正確看待管理中的各種不足，大膽創新，積極探索，不斷改進，從體制機制、程序方法等方面，提高聲像檔案管理的質量和效率。

一、核電聲像檔案管理的重要性

核電聲像檔案包括了從前期籌建、施工建設、調試到試運行生產整個過程中產生的大量數碼照片、錄音、錄像等多媒體文件，涵蓋了項目建設過程中的各項重要活動以及工程節點等內容，對核電工程的運維管理具有重要意義。而且聲像檔案并不是單獨存在的，因此可以將其看作是其他載體檔案的必要補充，與紙質載體的檔案相比，核電聲像檔案只是通過不同的形式進行歷史記錄，除了文字、圖片記錄以外，還包括了視頻、音頻等形式，兩者可以相互印證。

核電工程持續不斷地發展，勢必會需要與外部單位進行交流合作，相比常規載體的檔案，聲像檔案可以更大程度上滿足技術交流的需求，為對外交流提供更好的媒介。但是，目前來看，受思想意識以及硬件設施等因素的限制，很多聲像檔案的信息采集并不完整，無論是存儲還是查詢應用均存在較大的不便和隱患，還需要做進一步的創新和完善，制定針對性與可行性更高的管理方案，提高聲像檔案管理整體效果。

二、核電聲像檔案管理存在的問題

（一）管理意識不足。雖然聲像檔案對于核電工程項目具有重要作用，但是在管理上依然存在諸多的問題，導致問題出現的最根本原因便是人員意識的不足，在對聲像檔案的收集整理與歸檔方面缺乏專業性保障，留下了諸多隱患。聲像檔案屬于一種特殊的檔案載體，與文書、會計等傳統檔案有著明顯的差別，這就導致很多非專業的管理人員產生思想上的偏差，忽視了聲像檔案管理的重要性，并不將其作為檔案來源看待，僅僅只是將其作為一種簡單的信息記錄形式，進而無法采取有效的措施進行管理。甚至存在部分聲像文件并未進行專業的存儲管理，而是直接安排拍攝人員保管，導致該部分重要的聲像資料無法得到有效管理，在后期很容易出現丟失、損壞等問題，無法將聲像檔案具有的優勢發揮出來。

（二）專業管理缺失。檔案管理工作本身就具有較強的專業性特點，但是對于核電聲像檔案管理而言，人們對此認識不深，導致很多管理工作的開展具有非常強的盲目性與隨意性。目前核電工程聲像檔案大部分是按照項目階段或者事件重要程度來拍攝存儲，很多拍攝人員重視程度不夠或者專業能力不足，導致聲像資料拍攝質量不佳，信息模糊，甚至在首次使用后出現損壞或丟失問題。另外，重要的工程照片、聲像資料拍攝后未進行細致的整理說明，隨著時間的流逝，無法對聲像資料所記錄的事件準確還原，使得聲像檔案的作用大打折扣。尤其是工程建設過程中人員流動性比較強，如果缺乏對聲像檔案管理的統一要求，完全由拍攝人員自持資料，就非常容易造成聲像檔案的流失，對后續的存儲、保護以及管理利用產生諸多不良影響。有些聲像檔案需要專門的軟件才能打開，這就需要在保存聲像檔案的同時也要保存相應的軟件。另外，聲像檔案的儲存條件要求較高，不同于普通紙質文件，聲像檔案需要保存在專業的檔案室、檔案柜，溫度及濕度的設定也要符合標準，然而目前很多管理者對此重視不足，難以保證聲像檔案儲存條件符合標準，導致聲像檔案無法發揮應有價值。

（三）信息化程度較低。面對大量的聲像檔案，在管理方式上依然是創新性不足，整體上來講信息化程度過低，而無法真正做到現代化的管理。在信息技術與網絡技術的潮流下，我國各級檔案部門逐漸建立了多媒體聲像檔案系統，以網絡技術為支持，來改善和提高聲像檔案管理效率，真正做到聲像檔案資料的共享，滿足不同人員對檔案資料的應用需求。尤其是對于核電工程項目的聲像資料來講，在建設階段、行政接待、內部管理等方面產生且收集的聲像檔案資料數量非常大。再加上隨著項目的進展，在工程籌建、土建施工、設備采購與安裝、調試試運行等環節更是產生了大量且重要的聲像材料。如果依然是存儲在個人電腦中，未按照完整格式進入聲像檔案系統，勢必會對核電工程聲像檔案保存的完整性以及利用的有效性產生不利影響，因此，企業還需要加強對此方面的重視，加大對聲像檔案管理信息化的建設力度，為聲像檔案的高質量管理提供支持。

三、核電聲像檔案管理優化策略

（一）加強前端控制。1.完善管理制度。針對核電聲像檔案管理要求制定相對完善的規章制度，對明確聲像檔案管理的基本要求以及執行措施，以此來約束相關工作人員的行為，保證每個環節執行的規范性與專業性。由企業內部職能部門負責業務領域內聲像資料的收集，并由各參建單位聯合參與管理，以此來保證相關工作領域內產生的聲像檔案資料得以有效的收集、保管。2.補充采集流程。對于聲像檔案材料的采集需要制定出詳細的流程，包括制定采集標準、建立組織機構、制定拍攝計劃、現場拍攝與照片甄選、材料收集整理、文件材料歸檔以及管理利用等。以統一的采集流程作為工作指導，保證項目實施過程中聲像檔案資料能夠有效拍攝收集，提高整個過程執行的規范性。3.專業人員配置。在目前所具備的文檔管理人員基礎上，額外配置專門的聲像檔案管理人員，并且要負責多媒體聲像檔案管理系統的培訓與管理。爭取在最短的時間內，企業內部的所有檔案管理人員均能夠熟練操作和使用聲像檔案系統，按照要求完成聲像檔案的存儲管理以及開發利用。

（二）做好中間管控。1.嚴格審核檔案質量。重點針對目前普遍存在的“重拍攝、輕整理”的問題進行整改，轉變拍攝以及管理人員的思想意識，提高其對聲像檔案的重視程度，并且做好相互之間協調配合工作，確保聲像檔案的質量符合專業標準。此外，要制定內外部的審核機制，內部即通過員工、部門聲像檔案管理人員、企業聲像檔案管理人員，外部即通過施工單位、總包、業主的流程來進行審核，提高核電聲像檔案的歸檔質量。2.流程在線監控。由聲像檔案管理人員來負責對檔案資料各項申請的動態監控，實時掌握檔案資料的動態信息，保證聲像文件流程無異常。要注意完成著錄數據、歸檔數據以及借閱數據的統計導出，利用聲像檔案管理系統生成報表，對封面、目錄以及備考表等進行導出操作，掌握聲像檔案的整體信息。3.把握好過程檢查。管理人員需要與各部門、各單位保持良好的溝通，對于工程建設不同階段、不同環節所產生的聲像文件有一個整體的把握，了解各部門、各單位聲像檔案的收集情況，并結合項目的實際進展情況，做好相應的中間檢查工作，確保聲像檔案的完整性與可靠性。

（三）注意最終利用。聲像檔案存在的目的便是提供利用，將多媒體文件的價值最大程度地發揮出來。多媒體聲像檔案管理系統應當可以提供多種操作，包括以短信或郵件等形式通知借閱者與管理員，利用、審批以及歸還，均可以在線完成。另外，還要重視對歸檔的聲像檔案進行編研開發，按照重大里程碑、系統、設備等屬性進行分類，并以時間的順序將相關聲像資料以直觀形象的方式還原真實歷史。

四、結語

加強對核電聲像檔案的管理，是當前核電項目文檔發展的一項重要課題，需要我們從實際出發，對聲像檔案管理中存在的問題和不足做全面分析，提升管理意識、加強專業性管理、提高信息化程度，全面做好前端控制、中間管控及最終利用等環節，通過多個方面的聯合創新，來進一步提高聲像檔案管理的綜合效果，真正發揮出聲像檔案對于核電工程建設的重要作用。