城建檔案管理存在的問題及解決對策研究

文/菏澤市城建檔案技術咨詢服務中心 王文娜

在現實生活當中，有大量的檔案管理工作需要完成。面對當前城建檔案管理存在的眾多問題，解決問題最有效的處理策略就是進行檔案整理，清除冗余的信息，對有效的數據和文字進行整理，有序地存放，無論是電子的形式還是書面的形式，都按照一個標準來存放，使一切都變得井然有序。效率是所有人追求的，都希望做事情能夠達到事半功倍的效果，所以說擁有好的管理策略是不言而喻的。

一、數字檔案信息的概念

眾所周知，古人很早就有意識進行檔案管理，那個時候人們的家族信息被官方統一記錄和管理，當時的檔案被稱為卷宗，記錄的材料是竹簡，后來有了造紙的技術，通過紙為載體記錄了更多的信息。延綿至今，我們依舊離不開紙質的檔案，但問題就來了，那么龐大的信息，涵蓋諸多方面，且不說對紙質版檔案管理起來工作量極大，就連我們需要某些檔案信息的時候，在所有的檔案里面進行尋找時，即便已經分門別類了，那也需要耗費很多的時間。因此在建立電子檔案系統時必須解決到位，否則將會帶來重大損失。再細化的來說，利用網絡來載入檔案，要保證網絡的安全性，比如企業內部可以設立一個專屬自己的網絡，并對其加密，利用計算機技術來對龐大的電子檔案進行系統化的規整，在安全的環境下，我們可以進行新數據的錄入，陳舊數據的篩除等等，更方便查詢數據，以最快的速度找到我們想要的信息。就數字的檔案系統自身而言，技術人員要操作好方方面面，考慮很多問題，比如檔案系統的打開方式是否便捷，是否進行了加密處理，以及信息搜索起來是不是很繁瑣等等，這些問題都是技術人員要顧及的，當然，技術人員也可以再細分信息，做一個搜索引擎或者制作一個比較細化的目錄。數字化的檔案信息將會給工作和生活帶來巨大的便利。

二、城建檔案管理現狀中存在的問題分析

（一）檔案管理不規范。主要表現在兩個方面：一是檔案資料保存較分散。以建設工程檔案為例，其中的民用建筑工程檔案和市政基礎設施工程檔案，從項目審批到竣工等系列資料的收集、整理分別由不同科室的工作人員負責。為查閱方便，工作人員便將檔案資料長期保存在各自科室內部，并沒有移交至檔案室，往往形成負責一項工作就保管一份檔案資料的局面，導致城建檔案比較分散。二是管理制度落實不到位。有的沒有按照檔案管理規定時限、要求移交檔案資料，有的對借閱的檔案資料沒有及時歸還，導致檔案資料的管理使用較為混亂。

（二）檔案管理人員少、綜合經驗不足。由于檔案管理工作相對單調，從事檔案管理工作的人員較少，具備專業職稱素質的人員少之又少。目前在職人員中大多沒有經過專業培訓和考試，不掌握城建檔案資料中各種規范制度，不明確檔案法規執行標準，只是把檔案管理工作簡單看作收集資料、裝訂成冊、整理入庫，直接影響了檔案管理水平。很多時候檔案管理人員總是依據經驗而很少結合實際來做出判斷或者調整規劃。很顯然這樣整理的檔案給人們的信息安全帶來了巨大的潛在隱患。

（三）檔案管理設施利用不充分。從當前情況看，城建檔案室雖然按照檔案管理規范，設立了專門庫房，完善了各項硬件、軟件等設施，但在實際工作中利用率不高，與真正實現標準化、規范化、制度化的要求還有一定距離。當我們結合實際進行檔案管理設施預先判斷的時候，這些信息就扮演起了重要的角色，它幫助我們做出決定，或者在另一個方面盡最大可能挽回損失。而檔案的管理則更好地對信息進行分門別類，很大程度地降低了工作的復雜度，提高了各個方面的工作效率。我相信任何一個團體都離不開檔案的建立和整理，它將清楚地顯示出團體的運作和經營情況，把現實情況簡明扼要地展現出來。

三、建立數字檔案的重要意義

（一）直觀地顯示出團體的發展。綜合許多檔案整理的經驗，我們不難發現信息和數據是檔案的核心，也正因為他們數量龐大、層次界限不明，才顯示出檔案建立有著很大的效益。我們周圍的一切，都是一個動態的狀態，要想使得一個團體可以穩步走向未來，離不開檔案的幫助。要做到真正地管理好它，必須會在方方面面做到有條不紊，就像一個機器，在核心系統的命令下，各個部分協調活動，這才是良性循環，進而發揮出強大的力量，將力氣都用在了關鍵地方。用很樸實的道理來說，像企業和機關，他們每天面對大量信息量，諸如每個人工作的日程安排、特定的問題策略方案、整個團體的運作情況、規劃目標的制定、標準的修改更新等等，檔案的存在解決了信息冗雜的問題。

（二）便捷地幫助人們解決問題。我們知道，數字檔案在一個團體中有著舉足輕重的地位，它像一個講解員，很明白地向所有人介紹團體的現實情況以及大趨勢。不難看出，檔案的管理方便了人們的生活與工作，就像一個家，雖然生活用品都齊全，但是如果混亂不堪的話，什么都無法實施，在一個混亂的環境中，我們無法第一時間得到我們想要的東西，每做一件事都要花上很多時間去尋找，大大降低辦事效率，我們能做的就是整理好家中的瑣碎，有條理地擺放，這樣無論干什么都可以第一時間找到自己想要的。毫無疑問，檔案的管理帶給人們巨大的便捷，方便人們解決問題，提高了生活的質量，也讓工作變得更加簡單，團體以此為基礎，才能更好地發展前進。

四、數字檔案長期保存的管理策略

（一）維護好數字檔案云系統。如今網絡發達，很多都是云存在，摸不著但是卻實實在在地存在著。相比較傳統的方式，云存儲更加省時省力省資源，所以檔案慢慢地也會向電子版傾斜，這種傾斜也是使檔案得以長期保存的轉變方式。我們都知道，檔案中記錄著每個人的詳細信息，以及企業或者單位的私密信息，如果將檔案從紙質版遷徙到電子版中，我們首先要保證的就是檔案內容不被泄露，一旦泄露將會造成巨大并且不可挽回的損失，那么首當其沖的則應該注意的是檔案系統的安全。固然，在檔案系統里面，我們要最大程度地分類并細分再細分，前期多花一些時間來仔細分類，后期使用檔案庫搜索的時候會大大地降低工作量，進一步提高了效率。通過對檔案的利用我們可以發現，檔案的長期保存也是相當重要的。當新模式確立后，我們要提高全員的檔案系統管理的意識，因為管理好檔案系統是對歷史遺留事物的負責，同時要對當下實際情況服務，唯有管理好檔案系統，制定相關制度，這樣才可以使信息檔案得到長久保存，同時也會健全數字化的檔案系統，讓一切變得井然有序。

（二）提升檔案管理工作人員整體綜合素質。不管是在一些單位還是企業，從老式方法到新式技術的過渡自然需要時間和精力的投入，在這個過程里全員都要有耐心并且有信心接受與掌握這樣的新興事物，更好地投入到工作當中，提高工作的質量，這樣的成員自然也解放出來了，這樣面對工作的時候也會更加得心應手。并且檔案管理工作人員的個人素質得到提升，也可以極大程度上保證個人信息檔案得以長期保存，最大限度地保障了數字檔案信息長期保存的優越性。不可否認的是，在一個團體當中，成員綜合能力的高低決定了團隊能否實現長遠的發展，所以我們要重視提高員工的綜合能力，讓整個團隊的執行能力都上升一個層級，盡可能做到每位成員都可以達到了解檔案系統的程度。我們的檔案系統是非常重要的，努力提升，更好地實現數字化，享受其帶來的便捷。

（三）數字檔案的安全管理目標必須要明確。在數字檔案的安全管理工程當中，需要明確安全管理目標，在制定目標的時候，必須要有專業的項目安全管理工程師借助科學手段來制定。明確堅定目標之后，必須要抵達檔案管理現場充分了解城建檔案的數字化管理現場的各項情況，全面掌握工程項目的要點，而且要結合國家相關法律法規政策來開展數字檔案的整理收納工作。城建的數字檔案管理部門必須要在數字化檔案管理工作開展之前及時提出項目管理人員的優化配置，要根據現場城建檔案的數字化管理方案的要求和實際情況，來合理設置數字化檔案整合管理機構。除此之外，城建檔案的管理人員還負責對數字化檔案整理過程當中出現的一切問題，全面掌握管理工作涉及的制度和流程，這要求相關管理人員要有效解決現場出現的一切問題。同時及時地指出問題，避免出現數字化檔案整合進度之間的矛盾。

五、結語

綜上所述，檔案對于各行各業都是十分重要的，它通過條理化的信息來給予提示，指導人們作出策略分析。為了推動我國現代化建設的發展進步，必須要加強數字檔案的安全管理，我國城建檔案的數字化管理企業和單位必須要充分認識到目前存在的問題，并且積極采取有效的解決對策，進一步完善城建檔案的數字化管理內部管理體系，將城建檔案的數字化管理安全意識和責任意識，嚴格落實到實際城建檔案的數字化管理工作當中，努力提升城建檔案的數字化管理技術水平。