如何做好企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用

文/西部鉆探工程技術研究院 阿亮

隨著市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，市場競爭日趨激烈，企業(yè)的發(fā)展和每個人的生活息息相關，自然也影響著檔案管理人員。如何不在企業(yè)做一個默默無聞的人，如何讓企業(yè)的檔案發(fā)揮其自身的價值，讓企業(yè)感受到檔案的利用價值，需要檔案管理人員積極開發(fā)利用檔案信息資源并把檔案信息與企業(yè)發(fā)展有機結合起來，為企業(yè)作出正確決策，做好檔案服務。

目前有些企業(yè)檔案的利用率偏低，一是企業(yè)檔案工作不被重視，檔案部門只是企業(yè)的后勤部門，致使檔案管理人員了解和掌握企業(yè)發(fā)展的動向。二是各歸檔部門對檔案認識不夠，沒有很好地按照部門的工作流程編制本部門歸檔范圍，以至于很多珍貴資料無法歸檔到檔案部門。三是檔案管理人員工作態(tài)度消極，對沒有及時歸檔的資料不再繼續(xù)跟蹤，導致檔案資料歸檔不齊全；這些都和管理手段落后、服務形式單一有著密切的聯(lián)系。

一、解放思想，做好檔案收集

目前有些檔案部門由于受傳統(tǒng)觀念的影響而變得默默無聞，而檔案管理人員也只是按部就班做收集整理而忽視對檔案的開發(fā)利用，在檔案利用上還是需要利用者提供準確的查檔信息，才能查到利用者所需要的檔案資料。同時因為缺乏對檔案發(fā)展的認識，沒有很好地認識到檔案資源可以發(fā)揮的作用，所以也沒有建立好相應檢索工具，做好檔案的編研工作，被動地為企業(yè)服務。檔案信息資源的收集和保管，更要了解企業(yè)需要，多種渠道獲得信息，全方位運用先進技術開發(fā)等措施為企業(yè)發(fā)展提供服務。檔案部門要能夠根據(jù)自身的特點和條件，明確具體的服務重點，為利用者提供方便。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段及庫藏檔案的性質，選擇能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢和展示自己的信息資源，同時利用獲取到的有效信息資源為企業(yè)的發(fā)展提供服務，建立一套科學的、多功能的企業(yè)檔案信息管理體系。檔案管理人員在收集檔案的過程中，要嚴格審查、把關、確保歸檔文件材料的質量能夠充分體現(xiàn)其利用價值。我們收集的每一份檔案資料都是企業(yè)各部門的智慧，都是企業(yè)發(fā)展的見證，所以檔案管理人員對檔案的收集整理時必須要有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，強烈的工作責任心，這樣才能很好地勝任這項工作。例如科學技術研究類檔案在科研單位積累著很多科研人員的心血，檔案管理人員在收集整理檔案時要積極與歸檔部門溝通，確保歸檔資料內容齊全，尤其是需要簽字蓋章處不能有遺漏，歸檔前的溝通及認真細致的檢查才能確保歸檔檔案的齊全、完整、準確，才能為今后的開發(fā)利用提供有效的數(shù)據(jù)。

二、豐富檔案庫藏，加強檔案的編研工作

豐富檔案內容，提高檔案質量是開發(fā)利用信息資源的基礎建設。隨著檔案工作環(huán)境和條件的不斷改善，檔案室?guī)齑鏅n案已經(jīng)不能滿足利用者的實際需要，因此需要檔案管理人員采取積極主動的形式，多層次、多渠道征集和收集檔案，挖掘和了解企業(yè)發(fā)展最新動態(tài)，收集企業(yè)以歷史、經(jīng)濟建設、科研等為基礎的各類檔案，豐富檔案內容為利用者提供良好的物質保障。一些成立較早的企業(yè)單位，前期對檔案的要求不規(guī)范導致部分資料散落在個人手里，沒有及時歸還檔案部門，這就需要檔案管理人員細致耐心，多看多問多找，將散落的各類資料收集歸檔。

檔案管理人員要熟悉庫藏檔案的各類檔案的內容、檔案的數(shù)量、擺放位置、利用價值及全宗卷內檔案都要了如指掌，了解不同時間、不同方面對檔案的不同需要、有的放矢地開展利用工作。

加強檔案編研工作不僅是檔案開發(fā)利用的一個重要環(huán)節(jié)，也是對檔案編研人員的政治思想、業(yè)務能力和思維的考驗。檔案人員作為國家財富的保存者、守護者，應本著對歷史負責的態(tài)度，認真鉆研業(yè)務，開展深層次的研究工作，發(fā)揮檔案的價值。在進行編研工作時檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)的工作性質來確定選擇材料并加工匯編，在匯編時根據(jù)內容的不同查找資料、研究問題、依據(jù)主題的具體要求把握材料，決定取舍。如根據(jù)收集歸檔的科學技術研究類檔案資料編寫《科研成果簡介》，對科研成果的完成時間、獲獎時間及獎勵情況、獲獎人員及科研成果內容的介紹，對新的科研項目的開發(fā)詳細記錄。同時根據(jù)檔案的特點編研檔案，為利用者提供檔案利用服務，如《全宗指南》《大事記》《組織沿革》《科研成果簡介》等；通過對企業(yè)檔案歸檔制度的講解及檔案利用手續(xù)的辦理，來界定哪些檔案可以提供網(wǎng)絡線上利用，哪些檔案是涉密檔案不能提供線上利用以及辦理相關利用手續(xù)等，便于檔案利用者選擇和使用檢索工具，能夠及時準確地查找到所需檔案。

三、加快檔案信息資源及網(wǎng)絡建設

做好檔案信息資源的開發(fā)和利用工作，首先是要解放思想，強化主動服務的意識，牢固樹立以經(jīng)濟建設為中心的思想，積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中來。收集檔案就是能夠很好地為企業(yè)提供服務，現(xiàn)在檔案已經(jīng)進入數(shù)字化的年代，可以通過不同的網(wǎng)絡路徑為利用者提供便利的檔案服務。

現(xiàn)代信息技術正改變著檔案行業(yè)在內的傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)。傳統(tǒng)檔案的生成與管理模式發(fā)生了變化，檔案載體形態(tài)開始向數(shù)字形態(tài)過渡，檔案的管理和利用也逐漸向電子環(huán)境轉移，實現(xiàn)信息資源共享，滿足信息時代檔案利用的需求。企業(yè)在不斷豐富檔案內容的同時，需將庫藏紙質檔案進行數(shù)字化模式管理，數(shù)字化后的檔案資源，可以直接將傳統(tǒng)載體檔案轉變?yōu)橛嬎銠C查詢，計算機強大的搜索能力使得檔案信息檢索變得高效、快捷。同時可以避免手動查詢中出現(xiàn)的不準確、不完整等諸多問題。檔案數(shù)字化后檔案的利用方式從利用紙質檔案變成利用電子檔案，避免了紙質檔案在利用中造成的損傷，還大大節(jié)省了利用者的時間，使得利用服務更加靈活和高效。通過網(wǎng)絡技術等信息技術實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為利用者提供了更加便利的檔案信息服務途徑，打破了時間、地域等的限制，實現(xiàn)了檔案信息快捷傳輸，最終實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用和共享。檔案數(shù)字化讓檔案發(fā)揮更大的社會價值，從而創(chuàng)造更多的經(jīng)濟利益。

檔案信息數(shù)字化可以全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)檔案存在類別多樣，載體各異，規(guī)格不一，管用不便的現(xiàn)實情況，通過檔案信息數(shù)字化建設，可以解決檔案的零亂、分散、量大、質雜等問題，提升服務能力。深化應用檔案管理系統(tǒng)，推進全文數(shù)據(jù)庫建設，可以使系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的建設者發(fā)揮優(yōu)勢，熟練掌握新技術，形成新的管理理念。檔案信息數(shù)字化的推進，可以科學整合檔案資源，減少重復歸檔和重復利用，推動檔案資源科學配置和共享。構建檔案信息數(shù)字化平臺，還可以極大地方便開發(fā)利用，檔案編研成果等可以在檔案信息資源的共享平臺上充分展示。

檔案信息數(shù)字化建設，信息資源共享平臺開放，可提供豐富的數(shù)字檔案，滿足越來越多的檔案資源要求，實現(xiàn)檔案管理活動服務于企業(yè)、服務于社會的最終目的，達成“檔案資源數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡化、檔案管理智能化、檔案利用社會化”的新常態(tài)。

四、夯實檔案基礎工作，提高服務水平

檔案管理人員是檔案可持續(xù)發(fā)展的決定因素，檔案能否具有持續(xù)發(fā)展的能力和提供持續(xù)發(fā)展的條件，歸根到底取決于檔案工作人員的整體素質。通過參觀學習、加強培訓來不斷地強化檔案管理人員的業(yè)務水平和服務意識，只有讓其打開眼界，拓寬思路才能更好地挖掘檔案中的資源，才能更好更有效地為企業(yè)做好檔案服務。檔案管理人員不僅要向優(yōu)秀檔案管理部門主動請教學習，還要積極研究與企業(yè)的發(fā)展動向，不斷利用檔案為企業(yè)領導出謀劃策或者利用檔案來向社會、企業(yè)員工展示本企業(yè)的文化建設，將深藏的檔案資源發(fā)揮到極致。

提高檔案管理人員的業(yè)務水平，做好檔案業(yè)務基礎工作是搞好檔案開發(fā)利用的保證。檔案的發(fā)展步伐很快，還有部分檔案管理人員不能跟上檔案發(fā)展的步伐，因此還是會憑著自己的感覺或者經(jīng)驗來做判斷，從而導致一些不必要的錯誤反而增加了工作量。為此，企業(yè)檔案工作需要嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，制定本企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度，制定檔案管理人員的崗位職責，強化檔案規(guī)范化管理，科學化管理，做到事事有依據(jù)可以遵循。有據(jù)可依既保護了我們檔案管理人員不會憑著感覺出差錯，又可以規(guī)范地為利用者提供更便捷的服務。

當今檔案資源的開發(fā)利用工作充分體現(xiàn)了檔案事業(yè)所面臨的新形式、新任務和新要求。只有深入挖掘檔案資源的潛在價值，不斷創(chuàng)新檔案資源的利用方式，持續(xù)提高檔案資源利用的公眾參與度，才能有效地做好檔案資源的開發(fā)利用工作，推進檔案事業(yè)科學發(fā)展，滿足全民共享檔案文化的需求。