機關檔案的整理與歸檔新探

文/膠州市醫療保障局 王秀葵

按照國家檔案局頒布的《機關檔案管理規定》文件要求，通過規范檔案管理，保證機關檔案工作科學開展，為各項業務發展提供指導。但就目前來看，機關檔案在整理和歸檔環節仍然存在較多問題，存在各種不規范現象，無法滿足檔案管理要求。因此還要加強機關檔案整理與歸檔方法研究，從而推動機關檔案工作的現代化發展。

一、機關檔案的整理與歸檔問題

能否做好機關檔案的整理與歸檔工作，直接關系到檔案能否得到科學管理和高效利用。但結合實際情況來看，機關檔案為部門在辦理業務過程中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值的記錄，屬于零散文件，包含多個門類，并且內容、形式豐富，給檔案整理和歸檔帶來了一定困難。結合機關工作實踐可知，檔案屬于多載體、多門類集合體，需要滿足不同的管理需求，未能合理進行檔案類型劃分，將導致形成的檔案文件構成體系差異不明，導致檔案后期管理難度增加。而編號不合理、目錄聯系難建立等問題的發生，將給檔案開發利用帶來阻礙。機關檔案中涉及政策性、法規性資料，要求人員能夠依法將檔案納入管理范疇，及時整理和歸檔。但未能準確界定歸檔范圍，造成檔案材料不齊全，將給檔案使用帶來問題。現階段，機關檔案管理重心放在前期規劃和部署方面，未將檔案信息化建設當成是關鍵任務，并且出現了重檔案文件辦理、輕檔案辦理的情況，并未提出明確的檔案整理和歸檔操作細則，不利于檔案管理工作的規范開展。

二、機關檔案的整理與歸檔策略

（一）做好檔案分類。檔案的整理質量，在很大程度上取決于分類標準。結合單位工作實際情況，還應完成分類方案的編制。按照國家和行業檔案標準確立分類原則，結合單位職能職責和工作流程對全部檔案進行分類，制定不同類目的檔案編號格式及說明。以醫療保障局全宗為例，需要劃分為醫保文書、醫保業務、醫保會計、稽核監管、醫保電子類、醫保音像、醫保實物等幾大類。多數檔案可以參照國家和行業標準確定檔號格式，無相關標準的可以參照地方標準和單位實際情況進行分類，為后續檔案整理、保管和利用提供便利。將編制的檔案分類方案報備同級行政管理部門審批，經過同意備案后可以進行檔案整理。值得注意的是，在分類過程中，除了按國家和主管部門規定進行專業檔案設置外，還要對專門領域、具有一定規模和能保持工作常態的文件材料進行類別設置，如疫情防控檔案、社會救助檔案等。從檔案整理角度來看，在一級門類下還要完成二級門類的設定，如醫保業務檔案下屬需設置綜合業務、參保單位人員、基金征繳、醫保個人賬戶管理、醫藥定點單位管理、醫療費用審核結算等多個門類。結合實際工作需要，可以在二級門類下完成三級類設定。根據類別差異進行檔案文件資料收集和整理，能夠為單位管理決策制定提供翔實資料依據，使檔案資料得到高效利用。

（二）加強編號管理。檔案編號相當于檔案的“身份證”，在檔案整理和歸檔期間將發揮重要作用。按照國家規定檔號應反映檔案來源、門類等屬性，具有與固定卷（件）文件相對應的唯一性。而各機關單位的綜合檔案擁有全宗號，能夠表明來源出處。結合醫療保障局檔案文件門類情況可知，包含文書、圖片、會計等多種類型，擁有多種載體形式，還要采取適合的編號方法。如文書通常按照件號形式存儲，圖片則按照冊（組）等形式保存，擁有各自的編號，確保各門類檔案根據整理方法確定檔號，使屬性得到準確反映。其中，文書主要產生于行政管理事務活動，屬于常見檔案類型，可以按照全宗號+WS年度+保管期限+機構代碼+件號順序進行檔號編制。其中，WS指的是檔案隸屬文書這一門類，保管期限可以利用字母+數字方式進行編碼，如30年就是D30，如果為永久保存可以直接標注為Y。利用數字對機構進行標識，可以通過建立代碼對照表確認對應編號。在圖片檔案整理過程中，可以按照全宗號+ZP年度+保管期限+冊（組）號+張號的方式進行檔號編寫。在會計檔案整理時，考慮到檔案形式豐富，還要結合具體類別進行二級門類代碼編寫，如會計賬簿代碼為ZB等。這類檔案通常以卷為單位，可以按照全宗號+KU二級代碼年度-案卷號方式整理。

（三）合理編制目錄。根據檔案編號可以確認檔案來源、創建先后順序等，但是想要進一步掌握檔案間的聯系，還要完成目錄合理編制，從而為后續檔案查找提供便利。伴隨著機關檔案工作的信息化建設，還要確保編制的目錄能夠同時滿足人工查找和計算機檢索需要，與著錄、元數據等保持對應關系。因此在梳理對各類件、卷資料時，還要結合歷史聯系、形成規律等對相同門類檔案進行融合管理，確保對應目錄能夠保持相對統一。比如以卷為單位進行檔案整理時，還要依次完成案卷目錄和卷內目錄的編制，在后者添加案卷屬性，共同構成文件目錄。按照序號、聚合層次、文號等項目，可以使案卷文件目錄和歸檔目錄得到結合，完成目錄數據庫的建設。為保證目錄數據庫能夠加強與電子檔案元數據庫的聯系，在機關電子檔案管理方面還要采用統一檔號命名和整理檔案資源，完成唯一標識符設定，確保檔案能夠順利轉換和共享。在元數據庫建立階段，還要根據實體元數據對確認檔案結構、數字簽名等，并采取關系數據庫結構保持與目錄數據庫的實時關聯，使檔案文件的真實性和規范性得到增強。利用目錄對檔案聯系進行揭示，能夠使整理得到的檔案成為有機體系。

（四）把握歸檔范圍。在檔案歸檔過程中，為保證各類文件材料齊全，還要明確歸檔范圍。從文書材料歸檔角度來看，應確保反映機關活動材料全部得到整理，包含反映機關非主要職能的活動材料，如工會、團委等產生的活動資料。針對非“紅頭”文件，同樣應及時歸檔，包含調研報告、重要統計報表等，這可以使機關工作得到客觀、真實反映。在機關職能發生變化時，還應對文件材料歸檔范圍進行及時調整。在機構改革背景下，針對撤銷、合并的處室，需對歸檔范圍重新界定。整理會計、照片等門類檔案，除了按照國家規定進行歸檔，還要對確認電子檔案資料歸檔范圍。結合機關工作實踐可知，有關部門計劃、預算等檔案容易被忽視，實際還應加強歸檔管理。針對跨部門形成的檔案資料，如醫保業務檔案涉及醫藥管理、社會保障等多個部門，還要按照專業檔案對歸檔范圍進行統一確認，樹立統一管理標準，確保各部門通過相互監督和約束保證檔案得到及時收集、流轉和接受，繼而達到歸檔要求。醫療保障局檔案資料具有一定特殊性，相比較而言，照片、影像等檔案數據量較大，在歸檔時還要加強電子文件及元數據歸檔管理。在實踐工作中，還要結合國家有關規定完成電子文件元數據管理方案的編制，確保相關數據資料得到及時收集和歸檔。

（五）規范歸檔程序。結合機關檔案管理工作的規范化發展要求，還要規范歸檔程序，樹立明確制度流程使各個環節的檔案管理工作得以規范開展。首先，確認歸檔時間，除擁有特殊要求的檔案，均要在第二年6月底前完成歸檔業務。而針對采用自動化手段建立的檔案資料，還要做到辦理的同時即刻歸檔。其次，針對不同類別檔案，需要建立明確的歸檔流程，編制說明性文件，提出檔案整理的操作標準。結合檔案類型和管理要求，需要使建立的流程擁有不同側重點，從而加強歸檔過程的操作指導，確保人員能夠準確理解檔案編制要求，為管理標準的落實提供保障。再者，在檔案交接時還應按照要求清點核對。根據程序規定，應參照目錄對檔案進行一一核對，并履行登記手續完成歸檔過程元數據記錄。針對電子文件，在歸檔時同樣需要履行上述手續，同時為加強檔案質量管理，在辦理流轉時應確保歸檔對象為電子形式。結合檔案管理的規范化發展要求，還應加強信息技術的引進，通過建設管理平臺為文件歸檔管理提供便利，以數字復制件形式加強檔案保存，避免擁有永久保存價值的檔案資料丟失。對于管理人員來講，還應結合檔案材料的差別熟悉歸檔流程，加強檔案整理分析能力，促使檔案管理效率和質量得到進一步提高。

三、結語

機關檔案能否得到規范管理，直接影響機關業務水平的發展，與民眾切身利益密切相關。為保證機關檔案工作得以科學開展，還要做好檔案類型劃分，通過科學編號和合理編制目錄提高檔案整理效率，并通過準確把握歸檔范圍和樹立明確歸檔程序保證檔案歸集的及時性，從而為檔案開發利用和機關工作開展提供有力保障。