新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理研究

文/國家廣播電視總局二〇二二臺(tái) 張燕

一直以來，文書檔案管理工作都是事業(yè)單位日常工作中的重點(diǎn)，優(yōu)化文書檔案管理工作可以更好地提高事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的水平，并拓寬事業(yè)單位文書檔案管理工作的途徑。在新形勢下，由于信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作還存在著一定的問題，影響了事業(yè)單位的內(nèi)部管理質(zhì)量。

一、優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的必要性

（一）提高事業(yè)單位文書檔案管理工作水平。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)高速發(fā)展的形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大的變化，若想更好地提升事業(yè)單位的文書檔案管理水平，需要將文書檔案管理工作與信息技術(shù)進(jìn)行深度融合。因此，在新形勢下，要優(yōu)化事業(yè)單位的文書檔案管理工作，確保事業(yè)單位通過信息技術(shù)手段進(jìn)一步提高自身文書檔案管理工作水平。同時(shí)，大大提升了事業(yè)單位的文書檔案管理工作效率，這不僅為事業(yè)單位建立了專門的文書檔案管理系統(tǒng)和平臺(tái)，還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的查詢功能，進(jìn)一步提高文書檔案管理工作質(zhì)量。

（二）拓寬事業(yè)單位文書檔案管理工作的途徑。在社會(huì)不斷進(jìn)步的背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也應(yīng)該趨于現(xiàn)代化，因此，利用信息化技術(shù)來進(jìn)行文書檔案管理工作，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的新途徑。事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，要增加現(xiàn)代化的工作設(shè)備，以便于工作人員對(duì)文書檔案進(jìn)行歸納、整理、保存和查找等工作；同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行文書檔案管理工作，大大提升了事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率，并且在一定程度上創(chuàng)新了事業(yè)單位文書檔案的管理方式。除此之外，隨著事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化水平的不斷提升，工作人員應(yīng)用現(xiàn)代化設(shè)備的技術(shù)也在不斷提高，有效提升了事業(yè)單位文書檔案管理工作效率和質(zhì)量。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)文書檔案管理工作的重視程度較低。目前許多事業(yè)單位都將主要的關(guān)注點(diǎn)放在了中心業(yè)務(wù)上，忽視了文書檔案管理工作的重要性。事業(yè)單位的文書檔案是用于事業(yè)單位的各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)詳細(xì)的記錄，是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要環(huán)節(jié)，有利于維持事業(yè)單位內(nèi)部秩序，并為規(guī)劃事業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略提供關(guān)鍵依據(jù)。因此，忽視對(duì)文書檔案管理工作不僅無法使事業(yè)單位順應(yīng)新形勢的發(fā)展，還會(huì)導(dǎo)致工作人員在實(shí)際的工作過程中常常出現(xiàn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的文書檔案管理工作質(zhì)量。

（二）信息化程度較低。目前有一些事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，使用的是紙質(zhì)檔案和人工管理的方式。一方面，紙質(zhì)文書檔案不易保存，很容易在管理的過程中出現(xiàn)丟失、破損等問題，在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息查找時(shí)也十分困難，進(jìn)而影響事業(yè)單位文書檔案管理工作效率；另一方面，人工管理的方式通常會(huì)由于人為因素而造成誤差，影響了文書檔案信息的準(zhǔn)確性，進(jìn)而降低事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量。

（三）工作人員專業(yè)能力較差。首先，由于一些工作人員重視對(duì)文書檔案管理工作，在實(shí)際的工作過程中不規(guī)范工作流程，降低了事業(yè)單位文書檔案管理工作的水平。其次，在事業(yè)單位文書檔案管理工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展的過程中，許多工作人員信息化能力較低，無法熟練操作信息化設(shè)備，使得事業(yè)單位的文書檔案管理工作停滯不前。

（四）缺乏完善的管理制度。管理制度是開展文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，缺乏完善的管理制度將會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案工作無法按照科學(xué)、規(guī)范的流程來進(jìn)行。此外，缺乏完善的文書檔案管理制度導(dǎo)致無法規(guī)范工作人員，造成工作人員工作態(tài)度不積極，工作流程不規(guī)范，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量，使其難以順應(yīng)新形勢的發(fā)展要求。

（五）文書檔案管理環(huán)境較差。由于目前大部分事業(yè)單位使用的是紙質(zhì)的文書檔案，因此對(duì)于管理環(huán)境要求非常高。一方面，許多事業(yè)單位并不注重文書檔案存放的地點(diǎn)和環(huán)境，選擇了安全性較差的房間，很容易造成文書檔案的丟失；另一方面，事業(yè)單位沒有控制好房間內(nèi)的溫度和濕度，造成 文書檔案破損。

三、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視。在新形勢的背景下，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作受到了大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息化技術(shù)的沖擊，使得事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨很大的挑戰(zhàn)。基于此，若想更好地提升事業(yè)單位的文書檔案管理質(zhì)量。首先要做的就是提升對(duì)文書檔案管理工作的重視程度。一方面，事業(yè)單位的管理者只有明確了文書檔案管理工作的重要性，才能夠?qū)罄m(xù)的管理工作提出正確的決策，進(jìn)而在新形勢下，結(jié)合外部環(huán)境的發(fā)展，不斷完善自身文書檔案管理工作；另一方面，有關(guān)工作人員也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)文書管理工作的重視程度，在實(shí)際的工作過程中充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性，不僅對(duì)事業(yè)單位的文書檔案進(jìn)行收集和管理，還要進(jìn)一步分析、歸類和利用等環(huán)節(jié)，讓文書檔案管理工作能夠在事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中發(fā)揮出最大價(jià)值。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)水平。在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化水平是提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量的核心手段。首先，事業(yè)單位要利用數(shù)字檔案全面代替紙質(zhì)檔案，防止紙質(zhì)檔案由于保存難度較大而導(dǎo)致的丟失、破損等問題。同時(shí)，在管理和查詢文書檔案時(shí)，也應(yīng)該建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并輔以數(shù)字化技術(shù)，從而確保文書檔案管理工作的準(zhǔn)確性。其次，事業(yè)單位要采取動(dòng)態(tài)化的文書檔案管理方式，例如：基于數(shù)字分析方法的文書檔案存儲(chǔ)方式，對(duì)文書檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行快速轉(zhuǎn)移，這不僅可以直接粘貼數(shù)據(jù)信息，還能通過圖文轉(zhuǎn)換的功能來提取文書檔案的內(nèi)容，既提高了事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率，還大大提升了事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）提高工作人員的專業(yè)能力。在新形勢下完善事業(yè)單位文書檔案管理工作，需要不斷提高工作人員的專業(yè)能力。一方面，事業(yè)單位要定期開展培訓(xùn)工作，不斷提高工作人員的信息化水平，使其能夠熟練操作信息化設(shè)備，確保文書檔案管理工作具有較高的效率；同時(shí)，還要提高工作人員的管理能力，不僅是對(duì)文書檔案進(jìn)行簡單收集和整理，還要對(duì)文書檔案進(jìn)行分析、歸類和應(yīng)用，不斷提升事業(yè)單位的文書檔案管理水平；另一方面，事業(yè)單位要培養(yǎng)工作人員的工作意識(shí)。文書檔案管理工作十分嚴(yán)謹(jǐn)，因此工作人員在實(shí)際的工作過程中，必須要規(guī)范、謹(jǐn)慎地來進(jìn)行操作，避免文書檔案信息有誤，從而影響事業(yè)單位整體的內(nèi)部管理工作。基于此，事業(yè)單位可以建立監(jiān)督機(jī)制，來規(guī)范工作人員的工作流程，進(jìn)而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）健全文書檔案管理制度。科學(xué)、合理的管理制度是事業(yè)單位開展文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，因此，若想更好地提升事業(yè)單位文書檔案管理工作的質(zhì)量，就要不斷健全文書檔案管理制度，確保管理制度的內(nèi)容能夠符合事業(yè)單位目前的發(fā)展情況。首先，事業(yè)單位要不斷積累文書檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)之前工作中存在的問題來進(jìn)行進(jìn)一步的分析，進(jìn)而確保文書檔案管理制度內(nèi)容更加完善，并且能夠解決事業(yè)單位文書檔案管理工作中的問題。其次，事業(yè)單位要在文書檔案管理工作中設(shè)置嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，不僅要監(jiān)督文書檔案管理工作，還要對(duì)工作人員的工作狀況進(jìn)行監(jiān)督，如果工作人員在實(shí)際的工作過程中出現(xiàn)了不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的行為，要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)厲的處理，避免事業(yè)單位文書檔案管理工作受到影響。

（五）為文書檔案管理工作提供良好的環(huán)境。一方面，文書檔案管理工作必須要選擇合適空間，防止出現(xiàn)文書檔案被竊取的情況。比如說，如果將文書檔案的存放地點(diǎn)選擇在樓層較低，或是開放性較強(qiáng)的位置，將會(huì)增加文書檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)；此外，事業(yè)單位還要確保周圍環(huán)境適宜，防止房間過于潮濕或過于干燥，使得文書檔案遭到破壞；另一方面，事業(yè)單位要不斷更新文書檔案管理工作的設(shè)備，利用信息化設(shè)備來代替紙質(zhì)檔案，以便于對(duì)文書檔案進(jìn)行更好地管理，進(jìn)而提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，在新形勢的背景下，事業(yè)單位若想更好地提升文書檔案管理工作質(zhì)量，就必須要重視文書檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)能力，并不斷完善文書檔案管理制度，加強(qiáng)信息化建設(shè)水平，還要為文書檔案管理工作提供良好的環(huán)境，讓事業(yè)單位通過提高文書檔案管理工作質(zhì)量，來加強(qiáng)內(nèi)部管理水平。