從實際業務視角看新型檔案管理系統建設

文/山東省交通科學研究院 魯志恒

檔案管理是企事業單位一項至關重要的基礎性工作，對單位運營發展至關重要。隨著時代的發展和社會的進步，傳統的檔案管理模式已經無法跟上現代化管理機構的需求，建設新型檔案管理系統已逐漸成為企事業單位關注的一項重點工作，并以此為手段，不斷優化升級管理質量和服務效率，進一步全面提升單位綜合能力。

本文提出的新型檔案管理系統是指將智能化檔案管理、數字化檔案信息化管理、檔案資料大數據分析管理等進行有效整合之后形成的檔案管理系統。一線業務人員能夠通過該系統便捷、高效地查詢紙質檔案、電子化檔案，并快速提取檔案中與業務工作相關的各類參數、指標等數據信息，將經檔案系統收集、分析后的數據結果應用到自身開展的業務項目中，以快速對業務市場和上下游服務對象的實際需求做出正確分析和判斷，進而為單位發展提供更好的數據支持。

一、傳統檔案管理工作中存在的問題

傳統的檔案管理方式需耗費大量的人力物力，檔案整理、管理、查詢耗時長，且人工登記易出現錄入不精準甚至錯誤的情況，一旦出現錯誤很難追根溯源找到責任人，發生檔案毀損滅失的幾率較大。具體來說，傳統檔案管理方式有以下三個突出問題亟須解決：

（一）檔案管理費時費力。傳統檔案管理模式從檔案收集到整理、價值鑒定、保管、編目檢索、統計，每個環節都需要大量重復性工作，且需人工登記錄入，過程容易出錯。一旦發生檔案錄入錯誤的情況，則需要對大量檔案資料進行反復核查，找出并修改錯誤內容，花費檔案管理人員和相關業務人員的大量時間和精力，這不僅降低了單位檔案管理工作的整體效率，還影響檔案利用者相關業務工作的開展。

（二）檔案查找效率低下。在傳統檔案管理模式中，檔案管理人員須人工翻閱檔案登記簿找出檔案存放地點，再前往指定檔案柜取出檔案交予借閱檔案的相關業務人員，整個過程時間長、效率低。此外，一旦檔案存放位置與檔案簿中登記位置不一致，很難在浩如煙海的檔案中找到一份指定檔案資料。

（三）與相關一線業務工作易脫節。傳統檔案整理工作僅僅是對相關資料進行紙質與掃描件的留檔，無法做到靈活運用及提取處理其中的參數、指標等關鍵數據，更不能通過大數據手段將處理分析后的結果直接供一線業務人員使用，難以為相關業務項目提供數據分析參考與支持。當業務人員需要進行數據統計分析時，還需在冗長的檔案資料中查找與業務項目相關的重點數據后再加以利用，且一旦資料內容出現缺損，便很難從中提取出關鍵數據信息，這樣極大降低了單位業務工作的開展效率。

二、新型檔案管理系統建設方案

在目前物聯網、5G、大數據廣泛應用的時代，僅依靠傳統檔案管理不僅耗時、耗力、增加管理成本，還無法運用大數據手段對一線業務項目所需要的參數、指標等多方面數據信息進行統籌運用并深入挖掘分析。一個單位自身業務所產生的入檔大數據是其內部的寶貴財富，通過對其充分挖掘分析能夠幫助其更加了解服務對象需求以及相關市場行情，進而加快提升業務工作開展效率，不斷優化改善自身業務發展方向與策略。若想真正利用好大數據引導單位來實現良好發展，需要將傳統檔案管理結合智能化檔案管理、數字檔案信息化管理以及大數據收集、分析管理進行綜合運用。

（一）智能化檔案管理。建立智能化檔案管理系統，通過自動化檢索功能，為每一份檔案進行電子編號，并生成電子化標簽，這樣既大大降低了人工登記檔案的失誤率，又最大限度提高了檔案的整理效率和質量。該系統還能通過特定的識別系統，在歸檔時對檔案存放位置進行電子化記錄，方便檔案利用者在檔案查閱時通過系統進行快速定位查找，全面提升存檔和調用效率。智能化檔案管理系統對于檔案數量多、存放量大的單位和機構有著極大的實用性和吸引力，只要合理運用就能節省大量的管理成本和時間成本。

（二）數字檔案信息化管理。在對傳統檔案進行智能化檔案管理的基礎上，通過數字檔案的信息化管理，實現檔案管理部門對檔案的信息化和智能化整理，切實提升檔案管理部門對外提供信息服務的能力。當一線業務人員存儲業務類檔案時，由檔案管理人員在其配合下將檔案資料中涉及一線業務的參數、指標等關鍵數據進行分門別類的條目化錄入，全面提升業務人員查找檔案中關鍵數據的效率。主要運用包括數字檔案館管理系統、檔案服務系統、虛擬庫房管理系統、電子閱覽室系統、多媒體檔案管理系統、實物檔案管理系統等管理模塊。該系統已經在國內得到成功應用，結合其他管理系統，單位檔案管理效率將得到大幅提高。

（三）大數據收集、分析系統管理。無論是智能化檔案管理還是數字檔案信息化管理，其最終目的都是為了更好地幫助檔案利用者對檔案中的相關信息加以分析運用。因此，單位的檔案管理系統和業務管理系統不應該是分隔開的兩個獨立體系，而是通過建立大數據收集、分析系統，將數字化檔案轉化為可用的信息材料，配合單位的業務管理系統進一步提取檔案信息，真正做到查閱檔案和分析數據的有效結合。

檔案管理工作的最終目的，是讓單位在業務開展過程中，既能夠快速查閱歷史檔案信息，又能綜合提取運用檔案中的相關數據信息，雙管齊下，以對市場和服務對象實際需求做出正確的分析和判斷，使單位走上高效、快捷的發展運營道路。具有大格局、超前眼光的單位能夠清楚地認識到，建立新型檔案管理系統為自身發展所帶來的價值收益將遠遠超過前期開發智能化、數字檔案信息化、大數據分析化檔案管理系統所需要的投入資金。

三、建立新型檔案管理系統需要注意的問題

（一）科學做好多個管理系統的對接聯動。對于大多數企事業單位來說，在開發建設新型檔案管理系統前，內部已經存在多個前期已開發完成的信息化管理系統，如財務系統、業務管理系統、風險評估系統等，如果在設計檔案管理系統建設方案時忽略了數據壁壘等問題，各系統間很容易出現數據阻隔、數據孤島等情況。因此，一定要通過技術手段開發新型檔案管理系統，做好該系統與其他各系統模塊接口的對接及優化處理，避免在多系統使用過程中產生程序沖突，或出現各信息系統不互通、不相容等問題，真正實現高速互聯、數據共享，切實提升系統平臺的實用性和服務單位管理的能力。

（二）堅持需求導向開發系統。在系統開發前期，檔案管理人員要對新型檔案管理系統的基本功能和用途做好充分調研，并向系統設計人員提出具體的需求和要求。一方面，要從本單位檔案管理工作的目標和需要出發，結合自身工作實際，從檔案系統管理者的角度提出功能需求。另一方面，要充分調研一線業務部門人員對于新型檔案管理系統所提出的需求、意見與看法，明確其在開展業務工作中需要提取利用檔案資料中相關數據信息的種類、項目和內容，以實現檔案管理工作與業務工作的緊密銜接、充分聯動，二者缺一不可。僅以檔案管理部門視角開發的系統，很有可能無法滿足業務人員數據提取分析功能的需要，無法真正實現智能化、數據化。

（三）耐心做好檔案管理人員的引導和培訓工作。不少企事業單位的檔案管理人員，已從事了多年的檔案管理工作，早已習慣了傳統的檔案管理模式，無論在行為還是心理層面都需要一定的時間來適應新型檔案管理系統，否則無論是出現因檔案管理人員操作系統不熟練導致錄入數據有誤的情況，還是出現產生抵觸情緒造成出工不出力、敷衍應付的情況，這些都不利于單位檔案管理工作的開展，甚至可能會造成單位損失。因此，企事業單位一方面要高度重視對檔案管理人員的培訓工作，讓系統開發人員用心教授他們新型檔案管理系統的操作方式和使用規則，使檔案管理人員能夠更快、更熟練地使用該系統，以進一步提升單位檔案管理工作的質量和效率；另一方面，要注重對檔案管理人員情緒上的引導，通過精神激勵和物質激勵等多種手段，讓其消除為難情緒，并通過自身實踐充分感受和理解新型檔案管理系統的特點和優勢，加快其對現代信息化系統的接受程度和適應速度，使其更方便、更輕松、更富效率地開展檔案管理工作。

（四）細致做好新型檔案管理系統的數據錄入工作。在新型檔案管理系統開發完畢后，單位要認真、細致、全面地做好歷史檔案資料和檔案中相關數據的錄入工作，尤其要做好與開展業務項目高度相關的各類參數、指標類信息數據的錄入工作。這些參數、指標通過新型檔案管理系統和業務管理系統的充分對接，經過大數據分析處理后，其結果能被業務人員直接運用到具體的工作項目中。如果錄入數據準確無誤，將極大程度提高業務人員項目開展工作效率，并將節省下來的時間用于拓展業務工作，對單位發展運營百利而無一害。因此，在數據錄入后，增加檢查校對環節，確保檔案和相關數據的錄入準確。

四、結語

綜合來看，建立新型檔案管理系統能夠解決傳統檔案管理的弊端，也是企事業單位提高管理和運營效率的重要手段。為此，企事業單位務必要高度重視新型檔案管理系統的建設工作，并在開發建設過程中切實加強檔案管理部門與一線業務部門的高效對接，不斷優化提升單位檔案管理能力，更好為單位創造長期效益和價值。