大數據背景下檔案安全管理體系的應用分析

文/煙臺市教育裝備與技術研究中心 薛盼峰

計算機技術作為大數據的核心載體，已然遍布各領域的各個角落，并逐漸成為社會運作的主要構成部分之一，標志著互聯網信息時代的到來。檔案安全管理工作作為我國眾多領域中的一種，受大數據技術沖擊十分明顯，迫切需要改革以適應大數據時代的發(fā)展所需，提升大數據時代背景下檔案安全管理的成效。

一、大數據背景下檔案安全管理體系的特征

（一）檔案安全管理數據趨于海量化。大數據時代背景下的數據信息層出不窮，海量化特征最為突出，而這些數據中所具備儲存價值的視音頻、文件、圖片等都歸屬檔案工作的管理范疇。與此同時，科學技術的快速發(fā)展也使得一些數碼科技所產生的有價值視頻、照片等被列入檔案管理領域中，而這也產生了相當大的數據量。除此以外，檔案自身的一系列數字化創(chuàng)建數據與人工生成數據等，都屬于檔案所應管理的數據，如館藏中的一些實體性檔案借助于拍照、掃描等數字化科技轉化成的多類型檔案信息數據，也呈現出幾何式的增長狀態(tài)。

（二）檔案數據信息需求趨于多樣化。大數據時代背景下，社會各領域不僅是產生檔案數據信息的一方，而且還是利用檔案數據信息的一方，既是生產者也是需求者。當今社會對檔案管理信息的需求多種多樣，諸如，經濟領域中對檔案管理中涉及的經濟數據、經濟案例、經濟政策等有著明顯需求；文化教育行業(yè)對檔案館藏的歷史資料、文化脈絡、教育歷程以及教學實例等數據信息有借鑒需求；網絡領域中對檔案管理中涉及的網絡技術、網絡安全、網絡政策等需求強烈。但大數據背景下的行業(yè)領域廣闊，致使檔案數據信息需求種類復雜繁多。

（三）檔案安全管理數據類別多元化。隨著科技與經濟向前推進，檔案管理的數據信息對象也更加紛繁復雜，所需要劃分的類別也趨于多元化。從原本的社會、經濟、文化、科技等數據類別管理，到現在的計算機網絡、手機客戶端等數據類別管理，所覆蓋的數據類別更加多元化。與傳統(tǒng)僅限于線下的數據類別管理不同，當今檔案安全管理工作面對的是線下與線上兩個大業(yè)態(tài)的數據管理，這就使得其面臨的數據類別延伸了整整一個業(yè)態(tài)系統(tǒng)，大大拓展了檔案安全管理數據的種類。

二、大數據時代對檔案安全管理體系產生的積極影響

（一）檔案保存的質量得到提升。以前，我國檔案安全管理工作都是以紙質版保存方式為主，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式，安全系數比較低，很容易在自然災害中遭受破壞，造成有價值信息的丟失。同時，紙質版的檔案管理易于老化，一旦檢查不及時，相關信息就會隨之消失，造成無法彌補的后果。但大數據技術卻對檔案安全管理工作帶來了顛覆性的改革，以往的紙質保存開始轉化為云儲存，既將各種數據信息存儲在計算機硬盤、云盤上，這種現代化的保存方式不僅占用空間極小，而且更加安全，大大延長了保存期限，使得檔案保存的質量得到大幅提升。

（二）檔案安全管理工作效率得到強化。傳統(tǒng)紙質版的檔案安全管理工作，給檔案安全管理工作人員帶來了很大的工作量，無論是收集、歸類、擺放環(huán)節(jié)，還是查尋、打掃、保養(yǎng)等環(huán)節(jié)，都是相當重的任務。但大數據條件下的信息化管理模式，卻可以大幅度減輕檔案工作人員的任務量，不但省去了諸多繁雜環(huán)節(jié)，而且有效避免了信息歸檔失誤或信息丟失等問題發(fā)生的概率。另外，采用數字化的檔案安全管理方法，一方面可以對原件檔案進行保存，另一方面也可以對其進行信息化處理，將其內容予以數據保存，以便查詢起來更為方便快捷，從而最大程度提升檔案安全管理工作的效率。

（三）檔案安全管理成本得到壓縮。檔案安全管理工作的首要環(huán)節(jié)就是需要工作人員對其進行批注與整理，故而檔案信息保存是非常有限的。然而，大數據背景下能夠保存海量信息，同時還能更為高質高效地處理保存信息，既所需花費在檔案管理方面的時間更少了，相應的成本耗費也隨之大幅下降。另外，由于絕大多數檔案都能通過數據化處理進行存儲，從而使得檔案安全管理人員所能負責的業(yè)務涵蓋面極大拓展，相應的人員數量需求顯著減少，大大節(jié)約了檔案安全管理工作的人力資源成本，進而檔案整體成本耗費明顯得到壓縮。

三、大數據背景下檔案安全管理體系存在的問題

（一）檔案安全意識較為薄弱。由于長期受傳統(tǒng)檔案安全管理工作模式的影響，絕大多數檔案工作人員的安全認知依然停留在以往紙質版檔案的安全管理層面，對大數據時代背景下的檔案安全管理工作沒有清晰明確的了解與把控。與紙質版檔案的安全管理不同，以計算機為載體的檔案云存儲模式，對檔案安全管理工作提出了新挑戰(zhàn)與新要求。比如，盡管計算機技術取得了長足進步，但由于網絡虛擬環(huán)境極為復雜，且容易遭受黑客及不法分子的攻擊，相關數據信息存在被泄露的安全隱患，這就使得檔案安全管理體系也面臨一定的安全威脅，但當前我國檔案安全管理人員安全意識還處于薄弱階段。對大數據背景下的檔案安全隱患并沒有足夠的了解。

（二）檔案信息缺乏安全管理。傳統(tǒng)檔案管理具有明顯的實體性特征，只要避免非法人員潛入檔案信息儲存場所，對檔案查詢或提取人員進行嚴格登記，就能很好地保障其安全。然而，大數據時代背景下的檔案信息一般都是進行網絡化管理，計算機成為檔案信息管理的主要工具。網絡的開放性使得很多網民都能自由使用網絡領域中的資源，大大增加了檔案信息安全管理的難度，如對偷竊或者篡改網絡檔案信息的現象時有發(fā)生。所以，如何解決新形勢下檔案信息安全管理工作，是我國檔案領域面臨的一個焦點問題。

（三）檔案安全管理體系不夠健全。大數據技術在檔案管理中的應用雖然帶來了諸多便利與創(chuàng)新，但由于其數據庫處理必須對外開放，從而使得檔案數據信息的安全性與保密性面臨嚴峻挑戰(zhàn)。檔案安全管理體系是檔案信息數據資源進行共享的主要安全保障。因此在對檔案管理資源共享的過程中，必須高度重視防控技術的研發(fā)與應用，樹立較強的安全意識，盡可能地提升數據共享的安全系數，確保檔案信息資源的共享與服務都能在安全體系下運行。目前我國針對檔案安全管理工作未構建起完善的安全規(guī)章制度，致使檔案安全管理體系難以緊跟大數據時代發(fā)展步伐，致使檔案安全管理成為薄弱環(huán)節(jié)。

四、大數據背景下檔案安全管理體系的應用策略

（一）提升檔案安全管理意識。在對大數據時代背景下的檔案進行安全管理的過程中，必須樹立的安全管理意識，對以計算機為依托的大數據檔案管理工作予以深刻系統(tǒng)地了解，既要正確認識大數據時代為檔案管理工作帶來的重大革新與便利，也要高度重視大數據為檔案管理工作帶來的一些隱藏性安全因素。例如，大數據時代背景下，檔案數據的搜集、傳輸、儲存以及查閱等環(huán)節(jié)的安全工作都必須予以嚴肅對待，只有確保每一環(huán)節(jié)的安全工作落到實處，才能實現檔案安全管理工作的實效性與高效性，才能實現大數據在檔案安全管理領域中的價值最大化。

（二）加強檔案信息安全管理。大數據背景下，創(chuàng)建信息化的數據庫對檔案信息安全管理而言十分必要。雖然數據時代的海量信息使得檔案信息出現了數量多、種類雜、形式煩瑣等特征，加大了信息數據庫建設的難度，但檔案管理工作者依然需要對入庫的數據信息進行嚴格篩選，保證數據庫的完整、穩(wěn)定與準確，為檔案信息數據庫的創(chuàng)建打下堅實的基礎。另外，檔案信息數據庫需要建立現代化的計算機網絡運行技術標準，不斷提高檔案大數據化的硬件配備水平與計算機操作技術水平，以確保檔案信息管理的集中化、自動化與便捷化，以及在此基礎上實現檔案信息管理的安全化。

（三）構建完善的檔案安全管理體系。健全的檔案安全管理體系是確保大數據時代背景下檔案管理安全性的關鍵舉措之一。一方面，需要建立健全檔案安全管理制度，切實加強大數據化檔案管理的規(guī)范化與安全化，保證檔案安全管理工作在大數據運行軌道上的平穩(wěn)運行；另一方面，需要確立健全的安全風險評估制度，從源頭處預防檔案管理的安全工作，同時做好應急處理準備，實現高質量的安全防范。綜上所述，科學的、完善的檔案安全管理體系，即能促進檔案安全管理的制度化與機制化，又能推動檔案安全管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。

五、結語

檔案領域作為信息資源儲備與管理的關鍵手段，能夠為社會提供很多有價值的參考數據與信息，但目前檔案安全管理無法適應大數據背景下檔案管理工作的種類多樣、時空不集中、數據龐大等特征，導致檔案信息的實際利用價值較低。所以，創(chuàng)新檔案安全管理體系的應用模式，滿足大數據背景下檔案安全管理工作的便捷、容量大、安全等要求，對提升我國檔案管理的系統(tǒng)性與安全性影響深遠。