高職院校學籍檔案信息化管理研究

文/楊凌職業技術學院教務處 李敏

一、高職院校學生學籍檔案管理的價值及意義

高職院校的學籍檔案是學生入校后學校對在校期間學生個人信息、學習狀況、獎懲情況等歷史軌跡的記載和保存。通過學籍檔案管理來記錄學生在校的基本情況，以此來協助其他需要相關數據的部門，做好學生管理工作，更是學生步入社會后，各個領域用來錄用及培養人才重要的參考依據。

隨著高職院校招生規模的逐步擴大，近幾年學生人數逐年遞增，在此情況下，高職院校學籍檔案管理工作更為復雜繁重。此外，學生的學籍檔案涉及學生的身份證、家庭住址、學生在校期間的行為軌跡等個人信息，類屬于機密類的文件，學校需要對其安全性和利用方式予以高度重視，必須嚴格根據規定的程序進行保存與利用。

根據國家對“十三五”時期電子文件管理工作作出的部署，學籍檔案信息化管理已被列入《國家電子文件管理“十三五”規劃》。因此，全面實行學籍檔案信息化管理，對提高學校綜合管理水平的提升具有重要的意義。

二、高職院校學籍檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高工作效率。隨著教育的不斷深化改革，大眾化的高等教育得到了普及，如國家在高職院校中實施的“百萬擴招”計劃，極大滿足了渴求接受高等教育的群眾，越來越多的人群都有機會接受高等教育。高職院校所錄取的學生不再是單一的高中畢業生，還包括退伍軍人、各類社會人士等等，招生資源的復雜化使得學籍檔案管理的信息量增加，以往的工作模式已遠遠不能滿足現代的工作要求，借助相應的信息化手段輔助學籍管理工作的開展，是新時代科學化管理的必然趨勢與要求。

（二）有利于實現資源共享。網絡數字化管理后，依托學籍信息管理平臺，通過必要的安全認證，實現信息的快速交流與資源共享，使得學籍檔案信息共享即時化。與此同時，用戶無論在什么地方都可以登錄系統對查閱自己的學籍檔案，打破傳統的學籍檔案查詢模式，不在受限于本人必須帶有效證件在學校檔案館進行查閱的情況，極大提高了學校工作效率和管理水平，對學?！耙陨鸀楸尽钡霓k學理念具有重要的意義。

（三）有利于學籍檔案的正確與完整。學籍檔案所包含的信息量大，學籍信息隨著學生的學習軌跡變化而變化，檔案管理的過程中出現復雜性高、難度大等特點。借助現代化信息技術，相關工作人員可以對相應的信息進行科學化管理和分類，避免了傳統管理中出現的檔案內容不清晰、缺頁、損毀等現象，為學籍檔案的正確與完整提供了必要的保障。

三、高職院校學籍檔案管理的現狀

（一）學籍檔案管理制度尚未完善。以前原有的學籍管理制度僅僅制定了學籍管理工作人員的職責范圍、工作流程、注意事項等，但是由于招生規模、招生類型的不斷擴大，工作當中新的問題逐漸凸顯出來，原有的管理制度已無法跟進，傳統的工作方式與現代信息化工作模式不協調，使得學籍檔案管理工作受到一定的阻礙。

（二）學籍檔案信息化管理方式落后。1.檔案管理不受重視，檔案管理經費投入少?，F階段，各個領域都開始充分利用互聯網實現信息化管理。但由于大部分院校對學生學籍檔案的重視程度不高，學籍檔案管理方面的信息化程度太低，相應的檔案管理類設備購置較少，以致檔案資料的編目、查閱、提取方式還停留在手動復印查閱的傳統手工模式，如學籍檔案通常都是以錄取的年份、專業、班級進行存檔成冊，而不是以學生的年級、班級裝訂存檔。傳統的管理模式導致檔案管理人員工作難度和工作量大幅增加，學生查閱準確率低。檔案管理投入經費少，對一些檔案資料保護措施不足，一些留存時間較長的檔案已經損壞，很難作為憑證。如補辦中專畢業證書，中專都是在1960～1999年的時間段畢業，學籍檔案（如學生錄檢表、在校期間成績單、畢業驗印冊、學籍卡等）都是紙質版材料裝訂成冊存檔，長時間的保存使得紙張變得薄脆易破，加之經常性的查閱復印，造成了檔案部分缺失。2.檔案管理信息化落后，管理維護不足?，F階段，檔案信息化建設需要依賴大量的人力、物力和技術，需要足夠的經費作為支持，檔案管理工作普遍不受重視，檔案管理過度依賴人工來完成。檔案信息化建設的資金投入不足，不能滿足檔案信息化建設的實際需求。檔案信息化的基礎建設失去了基本的硬件保障，有的院校購置了相關的信息化設備，但由于經費有限，對系統后期的管理和維護力度不足，信息安全得不到有效保障，必然影響檔案資料的管理效果。

（三）學籍檔案信息化歸檔工作尚未啟動。以某學院為例，目前所使用的正方教務管理系統，自使用至今已經形成了大量的電子學籍信息，但由于各方因素學籍卡的生成和學籍信息歸檔管理的模塊為空白，信息化歸檔工作一直都未實施。檔案部門依舊按照傳統的范圍和方式收集、整理歸集檔案，學校也沒有制定制度性文件要求實現電子學籍歸檔，導致難以在數字校園環境下實施學籍信息的電子化歸檔，造成大量的、歷史形成的電子信息滯留在業務系統中，未能發揮其應有的作用。

（四）管理人員數量不足，業務水平缺乏?，F階段，檔案建設需要專業的人才作為支持，由于學校對檔案部門的認識與重視程度不夠，學校檔案部門通常人員配備不足，學籍檔案管理員很多是辦公室人員兼任，很少有檔案管理專業畢業的，沒有接受過檔案管理的專業教育，很多時候基層單位檔案管理人員都是經過簡單培訓就上崗，甚至有些工作人員在此之前從未接觸過檔案管理工作，也沒有接受過相關的檔案管理培訓，對學籍檔案管理重要性認識不足，不具備專業的檔案管理水平及能力，導致在學籍檔案管理工作中，由于業務不熟練常常出現失誤，造成學籍檔案的遺失或損壞現象。基礎數據的缺失，使得高職院校檔案管理工作受到了一定程度上的阻礙。

四、高職院校學籍檔案管理信息化建設策略

（一）完善學籍檔案管理工作制度。高職院校應結合自身的實際情況，針對現階段學籍檔案管理的現狀和所存在的不足，積極加強制度的制定力度，為檔案工作的推進提供有力的基礎保障，使傳統的管理方式順利向信息化方向轉變。同時，制定各基層學籍檔案管理工作人員的具體操作流程規定，定期檢查信息平臺的學生信息，以此來確保學籍檔案的準確性與安全性，對基層檔案管理人員進行實踐性的指導，強化工作技能，保證基礎數據的完整。

（二）增加檔案管理經費支持，提高信息化管理水平。安全、高效、穩定的硬件設施是學籍檔案管理工作正常進行的基礎，高職院校應當加大經費的投入力度，購買配備檔案管理所必需的硬件設施，從而積極推進學籍檔案信息化管理工作。如，增加掃描儀、學籍檔案管理系統等相關設備，將以前紙質版的學籍檔案掃描后形成電子版的材料導入系統進行存儲，與學校的網絡中心部門合力建立和完善有關學籍管理的統一共享、穩定安全的信息數據庫。為學籍檔案的保存、查詢、利用提供有力的保障。

（三）積極推進信息化歸檔工作。高職院校在信息化管理設備配備到位后，應盡快啟動學籍檔案電子化利用與歸檔，高職院校應積極與學籍管理軟件的公司溝通，開發適合自己學校情況的學生學籍卡與學籍檔案管理模塊。此外，還應聯系教務處、學生處、招就處等相關部門，建立信息完善電子學籍檔案。信息化數據準備齊全后，根據學籍歸檔所需信息，導入數據，按照歸檔要求生成電子學籍檔案，最終將數據推送到學校的檔案管理系統，檔案管理系統自動編制檔案號、電子歸檔章等，由系統自動完成學籍檔案的預立卷工作，形成電子學籍檔案，最大程度上提高了工作效率。

（四）配備專業的檔案人員。學籍檔案要實行信息化信息管理，要有專業的技術性檔案管理人員。在日常的學籍檔案管理工作當中，高職院校應當完善學籍檔案管理隊伍，招聘專業檔案管理人員，并積極定期在學校對學籍檔案管理人員開展學籍檔案信息化培訓，幫助他們熟悉檔案的分類、編排、類目設置等操作流程，經常性指導學籍檔案管理人員開展信息化檔案工作。此外，學校應為學籍檔案管理人員拓展更多的學習機會，加強與其他高職院校相關人員交流，學習其檔案管理經驗，不斷提升自身的綜合能力，積極推進高職院校的教育教學工作。

五、結語

學籍檔案管理工作是高職院校教育教學管理范圍中極其重要的一項工作，提高教學質量管理水平的重要依據，對畢業生的分配及用人單位的錄用具有參考價值。在“互聯網+”的大背景下，高職院校學籍檔案信息化管理以電子檔案取代傳統的紙質檔案，已成為必然趨勢。學籍檔案的信息化管理不僅可以節約各類成本、提高工作效率，更能夠發揮其應有的服務價值，提高學校的綜合管理水平。