淺談提升事業單位檔案管理信息化建設的方法

文/云南省昆明市呈貢區檔案館 靳睿睿

一、事業單位檔案管理信息化建設的優勢

（一）轉變存儲環境。事業單位以往的檔案以紙質媒介為載體，其管理也主要是面向收集、整理、歸檔紙質檔案，但隨著時間的推移，紙張質地會變得薄而脆，且容易受到周圍環境的影響，存在保管隱患，比如蟲蛀、潮濕等。這給獲取紙質檔案上所記錄的信息帶來較大困難。然而信息技術的發展使檔案管理工作變得極為便捷，利用信息系統管理檔案信息，完好地規避了現實的保管環境帶給檔案管理的影響，使檔案儲存環境產生本質改變。將檔案信息存儲在信息系統中，省去了紙質檔案增加對館庫空間日益增長的需求，避免利用大量的人工館庫管理精力，大大節約了人力、財力及物力管理成本。

（二）優化檔案查閱利用。事業單位傳統的檔案查閱工作，需由人工對按規范整理完畢的紙質檔案編制紙質目錄，并完全依靠肉眼進行信息檢索，易檢索錯漏，查詢慢且效率低。而運用信息系統管理檔案，僅需完成系統的檔案信息采集，檢索查詢及讀取原文信息均可由系統功能來完成，檢索準確、效率極高。檔案信息化建設逐漸成為事業單位檔案管理的重要組成部分，逐步優化對信息化建設有助于正確而高效地運用檔案資源，實現事業單位對信息的優化儲存與利用，提高資源的使用效率，從根本上推動事業單位日常工作高效運轉。

二、事業單位檔案管理信息化建設中的問題

（一）重視不足。隨著科學技術的發展，信息技術被廣泛應用，極大地提升了各行各業的工作效率，許多事業單位也跟隨時代的步伐將信息技術運用于日常工作當中，但是在目前的檔案工作中，有些單位檔案工作重要性認識不夠，對信息技術便捷度了解不足，導致工作發展滯后。事業單位要想跟上發展的步伐、獲得良好的檔案管理成效，需要建立相對完善的信息化基礎設施。由于事業單位對其不夠重視，信息化建設缺乏有力的資金支持，嚴重阻礙了事業單位檔案管理的改革之路。就目前而言，此項工作雖已納入事業單位的發展規劃當中，但是對其建設卻缺少足夠重視，許多要求停留在紙面，各種資源配置明顯不足，從而嚴重影響其工作的深入開展。

（二）軟硬件設施設備落后。檔案管理信息化建設關鍵部分是檔案信息管理軟硬件設施設備，既需要與檔案信息數據量相匹配的儲存設備、又需要滿足用戶需求的檔案管理信息系統。它們是信息儲存的基礎，有合適的設施設備才能順利推進信息化建設。但是目前，事業單位檔案部門的設施設備相對來說比較落后，無法滿足目前檔案管理的需求，嚴重阻礙了信息化建設的發展。到目前為止，事業單位在檔案信息化建設過程中面臨的最大問題是沒有足夠的資金去更新設備，領導對于檔案管理優化措施落實不到位，資金審批流程較長，導致信息化軟硬件設施設備遲遲沒有配備到位，嚴重制約了檔案信息化發展。

（三）人才匱乏。由于我國信息技術發展起步較晚，檔案管理成為一項比較冷門的專業，因此，檔案管理信息化專業的人才較稀少，并且許多事業單位的檔案管理人員配備并不需要進行考核、且多為兼職。由于單位性質原因，目前事業單位檔案員多數年齡偏大，且大多沒有參加過系統的檔案管理培訓，缺乏專業的知識技能，無法適應現代檔案管理系統化操作。檔案工作性質需要檔案員具備靜心、細致的性格特點，檔案需要按規定認真進行檔案的收集、整理，做到收集齊全、整理規范。但目前在崗專兼職檔案員中能達到這一目標的不多。這就致使我國事業單位中的檔案管理無法發揮應有的作用，因此，培養一批具有檔案管理知識的專業人才極為迫切。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）提升信息化建設的重視程度。提升事業單位檔案管理信息化建設的重視程度對事業單位的發展很有必要。因為，只有重視信息化建設，才能在具體實施過程中提供有效的資金保障。檔案信息化建設能夠有效保存和使用歷史檔案信息，可以為事業單位領導在進行決策時提供可參考依據，以此來促進事業單位的可持續發展。首先，事業單位應從資金層面給予支持，通過資金的傾斜來保證其在發展過程中能夠完成軟硬件的配備，從而奠定其信息化發展的物質基礎，使此項工作能夠真正在實踐中發揮積極作用。其次，事業單位還應定期維護和更新檔案管理信息系統，以確保系統信息能夠匹配事業單位的實際使用需求相匹配、確保系統數據安全有效，以此更好地發揮信息化管理的效用。事業單位還要加大對檔案管理信息系統使用的關注力度，切實提高其利用率和應用效率，梳理其管理功能，明確其具體價值，在深入推進無紙化辦公的同時，提高檔案管理的質量，以此順應檔案管理發展的新潮流。

（二）健全檔案信息化管理制度。事業單位需要健全檔案信息化管理制度，以此來規范檔案管理過程中的行為。事業單位的檔案反映了該單位的發展歷程，記錄了重大會議、戰略目標以及改革改制等重要信息，是事業單位領導決策的參謀和幫手，沒有檔案就無法進行數據對比。傳統的檔案管理制度已經不適用于現代化信息技術背景下的檔案工作，因此有必要健全檔案信息化管理制度，以此來推動檔案信息化管理向著更為科學的方向轉型。在信息化建設的道路上，事業單位應著眼于現狀，在現有制度的基礎上去更新與完善制度，如形成有關檔案工作人員與技術人員間的交流協作機制、各部門科室之間的檔案信息化應用程序與規范、保證檔案信息的安全等。技術是為了滿足需求而存在的，因此，在進行信息化建設時，要具體考慮管理人員的意見，有針對性地滿足檔案館管理與使用的各項需求，以此助推信息化建設與應用過程中各項工作的有效開展。此外，基于檔案管理信息化的考評制度也是不可或缺的，這就要求事業單位從實際出發制定出合理的有關此項工作開展的考評制度，以此來提高檔案管理員的積極性，加強信息化管理的有效性。事業單位還需要制定維修制度，定期對相關設備進行養護修理，并結合實際需求與維護對現有平臺更新，從而使檔案管理平臺能夠始終保持良好運行狀態，滿足工作需求，同時最大程度上保障數字化檔案的安全性。

（三）提升檔案管理信息化人才素質。事業單位需要認識到檔案管理信息化人才素質能力的重要性，在進行信息化建設過程中，急需引進專業的管理人才，適應信息技術的發展與使用。首先，在實際的發展過程中，事業單位要確保檔案員具有專業的知識技能以及服務素質，對于已有的檔案員，需要定期組織其進行培訓。主要為其提供新時期檔案工作方式方法、最新的信息化技術、信息化思維等方面的培訓，以切實提升其在新時期檔案工作上的能力，并促進事業單位檔案管理提檔升級。其次，事業單位應該重視從事檔案工作的人員之間的交流學習，通過定期組織座談、實地考察等方式來幫助檔案工作人員不斷獲得提升與成長，并逐漸形成符合時代要求的專業素質，以便在信息化廣泛運用的檔案管理工作中，能盡快適應計算機操作環境。最后，檔案員還需要具備一定的信息系統維護知識技能，以便在信息化建設過程中能與技術人員進行有效的溝通，方便傳達需求以更好地完善信息系統功能。

（四）重視檔案信息資源的安全管理。事業單位檔案信息化能夠縮短查詢時間、提高檔案查詢的準確率，但是在當下最容易忽視的問題就是檔案資源的安全性。傳統的檔案管理工作在進行檔案查詢時手續規范嚴格，只有具備一定的條件才能允許查閱相關檔案，隨著檔案逐步信息化，其查詢方式變得極為簡便，只要擁有賬號密碼，就有權限查看檔案，非常不利于檔案信息的安全管理，因此，在信息化建設過程中一定要加強檔案管理人員的安全意識，明確檔案的密級及公開范圍，科學設置檔案查閱利用權限，不得隨意擴大檔案信息知曉范圍。另外，還需要確保計算機的安全穩定，防止病毒侵入，定期對檔案管理平臺進行清理和維護，充分利用防火墻等網絡技術確保檔案管理的安全防護。

四、結語

事業單位檔案信息化建設事關其本身的發展和新時期各項職能的履行。同時，檔案信息化建設不但能夠顯著減少人力負擔，還提高了檔案管理中信息的準確性與規范性，事業單位的辦公效率以及運轉效率都有著明顯的提升，對于促進事業單位可持續發展有著重要的影響。