守正與創新：新時期高校機要工作探析

文/沈陽大學 張笑楠

高校的機要工作，簡單來說就是文件的收發、登記、擬辦、分辦、督辦、保管、歸檔、保密等相關工作。一般來說，可能會涉及普通文件和涉密文件的管理。高校的機要工作通常都有一整套較為嚴格的流程和步驟，并且針對每個流程和步驟都有相應的規定。高校的機要工作，看似簡單，但實際上也包含著機要工作制度的設計、修改和保管、歸檔等工作技術，以及保密工作等工作技巧。高校機要工作是否出色，可能直接影響到高校的公文流轉和行政運轉等工作，其重要性不言而喻。

一、新時期高校機要工作的內容及特點

在新時期，我國的教育狀況已經發生了較大的變化，大學教育正在由精英教育變成較為普及的教育，但隨著高校數量的擴張，高校的機要工作變得越來越重要、越來越復雜，因此，首先我們應當對新時期的高校機要工作的內容和特點有大致的了解和較為全面的掌握，以便我們更好地熟悉高校機要工作。

（一）高校機要工作的基本內容。新時期，高校機要工作主要包括三個方面的內容：

一是文件資料的全周期管理。高校接收的文件主要來自四個方面：各級黨委傳送的涉及黨務方面的文件；各級政府傳送的涉及高校行政及管理方面的文件；上級教育主管部門傳送的涉及高校行政及管理的文件；其他單位傳送的涉及高校管理及協辦事項的文件。高校機要要求工作人員對這些文件的接收、管理、存檔、保密、銷毀等進行全生命周期的管理。應該說，這些是高校機要工作的主要內容，也是需要花費大量時間和精力從事的傳統意義上的機要工作。

二是文件的跟蹤辦理。高校機要工作人員一般在接收到文件之后，需要根據文件的性質進行分類辦理。需要按照一定級別進行傳閱的，則需要進行文件的整理，然后通過紙質文件或者內網發送給相關人員進行傳閱。而需要進行辦理的，則需要將相關文件分送到相關的職能部門，由職能部門根據文件內容進行辦理。同時，還需要根據文件是否涉密進行分類處理，如果是涉密文件，則需要按照保密規定進行相應的處理，例如不能復印、不能上網傳閱等等；而如果是公開文件，一般會按照電子辦公的要求，放到內網上進行傳閱或者通過電子文檔等方式發送到相關部門辦理。

三是其他類型文件的管理。其他類型文件的管理，是高校機要工作的派生工作內容，但是一般的高校也將相關的工作放在機要工作當中來，例如，在安排相關的會議中，要求根據會議內容整理會議紀要，或者是根據會議整理講話材料等。這部分工作雖然不是機要工作的核心內容，但往往也會成為機要工作的一部分。

（二）高校機要工作的主要特點。高校機要工作雖然程序較為簡單，但公文的接收、處理、督辦、存檔、保密等工作，都往往是高校行政工作的重要內容，因此，在新時期高校機要工作有自己的顯著特點，主要表現為：一是具有較高的保密性。時代的發展，對高校機要工作的保密性提出了更高的要求，這要求高校機要工作的保密重要性在快速提升。由于高校具有一定的行政級別，因此，往往會收到不同類型的涉密文件。而隨著高校行政辦公系統中計算機的普及，又往往會要求進行電子辦公，這就對高校機要工作的保密性提出了挑戰。二是具有一定的程式化。程式化是指高校的機要工作具備相對較為固定的流程，例如在處理涉密或者可以公開的文件時，高校一般有較為成型的規定，即針對這些文件如何進行公文處理。在收到文件之后，如何進行辦理，也往往會形成一套相對較為固定的流程。這和其他的高校行政有著較為明顯的區別。三是具有相對較高的時效性。由于高校機要工作主要是公文的接收和處理，而公文具有較高的時效性，這也就要求高校機要工作具備相應的時效性。這種時效性體現在接收公文時要及時處置公文，對是否需要進行傳閱、是否需要發送其他高校行政部門處理等作出正確判斷，或者是請示領導后及時處理。

二、守正：新時期高校機要工作的強化途徑

在新形勢下，我們應當加強對高校機要工作的管理，繼續做好傳統機要工作。

（一）重點強化黨管機要的原則。在新形勢下，我們要重點堅持和強化黨管機要的原則，將黨的制度和治黨原則貫穿于機要工作的始終：在機要工作的思想意識形態上要堅持黨的原則，在機要工作的具體落實上也要體現黨的工作方法。將黨管機要的原則始終落實在高校機要工作中，無論是高校機關管理的機要工作，還是各學院的機要工作，都要落實好黨管機要的原則和方式方法。

（二）加強高校機要工作的制度建設。制度是治理好高校機要工作的關鍵措施，只有加強制度的設計和安排，才能將高校機要工作維持在正常和嚴格管理的范圍內，強化高校機要工作的管理，要不斷提高高校機要工作的治理水平和治理能力。一方面，應當建立高校機要工作的文件處理制度，設計好并維護好文件的收發、分辦、督辦、保管、歸檔等一系列的制度安排，對每一個步驟都作出詳細的規定，讓高校機要工作人員能夠有章可循、照章辦事，從而不斷提高文件管理水平；另一方面，是要建立高校機要文件的保密制度。在保密要求不斷提高的新形勢下，只有建立嚴格的保密制度，才能讓工作人員從意識和工作上重視保密工作，并按照保密制度嚴格執行文件的保密工作。

（三）嚴格執行細致保密的高校機要工作流程。在建立了高校機要工作的各項規章制度之后，重要的任務是機要文件的落實問題。在收到之后文件，需要嚴格執行細致且保密的工作流程。對于需要流轉傳閱的文件，要及時登記，并匯編成冊，及時將文件送達需要傳閱的高校管理層或者中層干部手中，并提示他們及時簽名并及時送回機要工作部門，或者流轉給下一位傳閱者。對于需要轉發職能部門辦理的文件，則需要及時轉發給相關部門，并通過電話、見面等方式提醒對方接收并及時辦理相關業務，機要工作人員還需要及時監督文件辦理過程和結果反饋，對于未能及時反饋結果的，還應當及時提醒。

（四）嚴格做好文件的清退、歸檔及銷毀工作。這三項工作是高校機要工作的重要組成部分，也是文件整理的三個主要途徑。對于部分文件，需要在一定的期限內，清退文件，即按照規定將文件退回發文單位。這就要求機要工作人員對于這類文件有集中的登記管理，并注意在一定時間內清退所需文件。對于大部分文件，可能需要做好文件的歸檔，及時將文件按照不同的發文來源渠道進行整理，做好歸檔工作。對于部分已經超過時限的文件，需要按照要求進行登記造冊，及時銷毀，從而做到有據可查。

三、創新：新時期高校機要工作的創新途徑

在新形勢下，高校機要工作除了需要做好傳統機要工作之外，還需要適度創新，創新機要工作的路徑和方法，從而滿足對高校機要工作不斷提高的要求。一是提高政治素質。高校機要工作人員要不斷提高政治素質和政治修養，加強對黨的政策方針的學習，提高對機要工作的法律規定和學校規章制度的學習，從而全方位提升個人政治素質。二是提高保密意識。在新媒體時代下，各類思潮呈現在網上，作為高校機要工作人員要始終保持保密意識，通過不斷學習提高保密意識。對于有保密要求的文件，絕不能上網、復制、復印等，要妥善保管和傳輸具有保密要求的文件。三是加強信息化辦公、計算機等業務培訓。隨著計算機網絡的普及，高校機要工作也基本普及了計算機網絡。除了具有保密要求的文件，其他文件應盡量做到無紙化辦公，及時依托網絡渠道做好文件的宣傳和傳送。因此，要加強對信息化辦公的業務知識培新。高校也應在計算機等方面加強對機要工作人員的知識培訓，使機要工作人員的綜合素質達到并符合網絡時代要求。高校管理層應支持相關業務人員積極參加各類培訓，例如可以采取在職進修或者是提升學歷教育的方式，也可以邀請專業人士來高校開展相關的講座和專業培訓等等。四是加強隊伍建設。專業人才的引進是建立現代化機要業務工作的重點，只有人才工作到位了，才能促進高校機要業務的開展，增強高校機要工作的適應性。通過招聘、遴選等方式，積極加強高校機要工作人員的隊伍建設，可以通過公開招考、校內遴選等方式，建立年輕化、專業化（尤其是需要計算機專業方面）的人才隊伍，為高校的機要工作建設提供較為合適的人才保障。