建筑工程資料管理常見問題及規范管理措施

代菲 劉洋

莒南縣城鄉建設綜合服務中心 山東臨沂 276600

工程資料作為建設項目全過程信息的積累、工程質量控制的有效手段、工程標準化水平的重要載體，其重要地位日益突出，但是由于部分地區建筑行業技術力量有限，管理意識薄弱，對工程資料的重要性認識不足，在建設過程中對工程資料的管理仍存在諸多問題。

1 建筑工程資料管理的重要性

建筑工程資料主要是指在進行監理工作期間所形成的資料以及文件；資料管理主要是指在工程施工的過程中，企業對資料的填寫、編制、審核以及移交等工作。資料管理在此期間具有較高的重要性，主要表現在以下幾個方面。進行資料管理期間，可對工程施工質量與效率的全面提升實施有效的管控。能夠對建筑工程施工過程進行有效的記錄，并且在此基礎上還可避免存在相關問題的發生。在對建筑工程中資料管理，能夠給施工人員以及領導層的決策提供依據。

2 建筑工程資料管理常見問題

2.1 不重視資料管理工作

隨著我國經濟的不斷發展，市場競爭壓力逐漸加劇，很多建筑工程企業領導層非常重視企業經濟效益的提高，這雖然能夠短暫提升企業利潤，但是長期來看還是要在管理上下功夫才能達到目的。如果對資料管理不夠重視，缺乏對其管理的責任心，認為只需要完成工程量即可，只會導致在施工中過多資金與資源投入到其他項目中，致使管理質量無法得到有效提高。

2.2 施工資料管理體系不健全

在建筑工程建設中，許多企業更注重項目的質量管理和項目進度管理，并建立較為完善的質量、進度管理體系，但因資料管理意識淡薄，對資料管理的重要性認識不足，從而缺乏健全的施工資料管理體系，企業對資料管理部門的要求在一定程度上就決定了資料管理部門人員的工作力度，從而使資料管理人員缺乏職責體現。

2.3 工程資料檔案的長期保存隱患

目前，建設、施工、監理單位通常沒有專門的工程資料檔案存儲系統以及管理人員，工程建成很多年以后，基本查找不到相關資料，均要到城建檔案館查找。然而，由于部分地區發展水平局限，建設單位對工程領域相關法律法規認識較少，備案意識不高，導致建設工程項目備案率偏低，許多工程資料并未辦理竣工驗收備案手續，歸檔到城建檔案館。很多欠發達地區的縣城都沒有建立專門的城建檔案館，一般的存放資料的檔案室通常沒有配備滅火器、除濕機等設施，無法滿足“防潮”“防火”“防蟲”“防霉”等檔案室管理十防要求，并且沒有專職或兼職的專業檔案管理人員負責，容易造成檔案資料的遺失、損毀、管理不規范的現象，給工程資料檔案的長期保存帶來隱患。

3 建筑工程資料規范管理措施

3.1 重視資料管理工作

在對建筑工程項目中資料實施管理的過程中，應采取有效措施改變目前管理現狀，主要表現在以下幾個方面。改變領導層的自身觀念，并且在此基礎上認識到資料管理對提升建筑工程質量的重要性，對物資與人員等方面需加到投資力度，同時對企業提出更高的要求，只有這樣才能確保領導對資料管理的重視，以此為資料管理工作質量與效率的提高奠定良好的基礎。

3.2 建立施工資料管理責任制

在施工資料管理過程中，因各施工環節較多，資料收集工作也較為繁雜，為保障資料收集、整理過程中的完整性和有效性，應對資料收集、整理工作明確分工，將資料管理責任落實到個人，實行三級責任制管理，并錄入到合同當中。參考部分企業對施工資料管理的先進做法，在建筑工程竣工前兩個月，企業管理層展開施工資料歸檔審查工作，資料歸檔審查工作參與者包括企業總經理、副總經理、工程負責人、成本部門、行政部門、資料部門等人員參與，企業工程項目重要管理人員幾乎全員出動，充分體現企業對施工資料管理的重視。

3.3 提高工程資料管理人員專業素質

加強資料管理人員業務培訓，落實工程資料管理責任制，了解基本建設程序、設計規范、施工驗收規范。施工單位要嚴格按照有關規范配備資料員，資料員要經專門部門培訓合格后持證上崗，嚴禁“掛證”現象，并保證資料員相對穩定。資料員除了要熟悉住建部門關于工程資料的相關法律法規，還要充分學習地方出臺的資料編制管理規程和技術規范，提高資料編制的本地適用性，保證工程資料的規范記錄、收集、整理、組卷，提高查找、檢索效率和備案資料歸檔質量。

3.4 要加強對質保資料的可追溯性

對于保障質保資料的準確性，可以通過優化管理方式與核查方法，及時準確地將合格證及材料的復試報告進行記錄。在記錄過程中，無論是手抄件還是復印件都需要有抄件單位責任人的個人簽名及單位章，以此最大限度地避免工程材料的濫用等與工程實際用料不相符的情況。如果在試驗報告中發現與施工過程中的實際用料不符現象，應及時將該情況上報并查詢造成該原因的具體行為與責任人，給予相應的處罰并做出應對方案。

綜上所述，建筑企業應高度重視工程資料檔案管理工作，參建各方應大力協調配合，行政主管部門要加大監督檢查力度，按照“三同步”的原則，加強前端控制、全過程控制、末端保障，實現工程資料檔案管理的規范化、標準化和一體化，確保工程資料檔案的完整性、真實性、準確性、法律憑證性以及可追溯性，使工程資料真正發揮它的價值和作用，為建設工程的良性健康發展提供保障。