新形勢下事業單位檔案數字化外包的實踐與思考

劉少云

濱州市沾化區富源街道便民服務中心 山東濱州 256600

在現代化信息技術發展的同時，事業單位檔案管理的形式也逐漸向著信息化的方向發展，但是也出現了經費投入不足，重視度不夠等情況[1]。因此現代化信息技術發展的同時，檔案管理工作也必須跟著與時俱進，事業單位若想實現檔案管理工作的精細化與規范化管理，可借助外力來彌補自身管理中存在的不足。

1 新形勢下事業單位檔案數字化外包的意義

檔案數字化外包通常是圍繞檔案管理工作，針對事業單位檔案管理工作中的薄弱之處，借助外包服務企業檔案服務規范化、標準化、專業化的實力，事業單位與其簽訂服務外包合同，將部分檔案或全部交由外包公司，外包公司根據事業單位的需求進行有針對性的檔案管理工作[2]。合理應用檔案數字化外包，既能很好的節省單位的人力、物理以及財力，同時，還能有效利用外包公司檔案管理技術，提升檔案管理工作質量和效率。

2 新形勢下事業單位檔案數字化外包的可行性分析

2.1 事業單位檔案數字化操作能力缺乏契合性

事業單位自身檔案數字化操作能力的不足，是檔案數字化外包的最重要原因。當前，事業單位檔案管理數字化進程在不斷加快，檔案數字化主要是指通過將磁盤、光盤等載體存儲的大量檔案信息資源基于壓縮、轉換以及掃描等技術手段加工下形成數字化信息資源，并安全儲存在一個專業完善的檔案數據庫中。檔案管理工作數字化的發展，在一時間內，不僅會增加檔案管理工作的勞動量，而且會引發一些資金、人力、物力、技術等問題，在短時間內，事業單位很難去完成這項工作，事業單位必須認識到自身的不足，當綜合管理水平與檔案數字化操作能力缺乏契合性時，就必須利用其它外部力量來解決這一管理問題。

2.2 檔案數字化外包企業的迅速崛起

在市場經濟比較活躍的今天，根據各項業務的需求情況，一些新興服務行業逐漸出現，其中數字化外包企業的迅速崛起為當前事業單位檔案管理工作解了燃眉之急。比如有的單位主要通過聘請外包公司完成檔案掃描、圖像處理、數據掛接、頁面修復等專業性程度高的工作，還有的單位將檔案信息分析工作外包給了企業。這些外包企業的迅速崛起為事業單位檔案數字化外包提供了平臺，不僅擁有先進的管理理念，而且擁有專業的技術人才和管理人才，以及先進的軟件、系統和設備，不僅給事業單位提供規范化、專業化的檔案管理服務，而且通過外包方式可以削減事業單位檔案管理的運營成本，規范工作流程，提高服務質量[3]。

3 新形勢下事業單位檔案數字化外包實踐的管控對策

3.1 加強檔案數字化外包的政策扶持與監督指導

數字化外包服務給事業單位帶來便利的同時，也存在著諸如信息泄露等相當大的安全隱患。對此，政府部門應該在加強服務外包政策扶持的同時，給以監督指導，加強服務外包的驗收工作，共同推動數字化外包行業的穩定發展。具體做法如下：一是，可以加強檔案外包法律法規建設，嚴格行業準入審批制度和流程。二是，牽頭成立行業協會，制定合理的行業準則，實現行業內部資源共享和有效的溝通交流。三是，要求各單位建立健全檔案數字化管理規章制度。嚴格制定并執行檔案出入庫、檔案轉遞、檔案數字化掃描、檔案數字化安全等規章制度。加強各環節的監督制約，可有效防止安全事故的發生。

3.2 事業單位根據實際情況選擇適合的外包模式

事業單位將檔案資源科學分類，選擇合適的外包模式。市場中存在兩種檔案數字化外包模式，一種是外包企業獨立運營外包模式，事業單位可根據自身情況選擇全部或部分檔案業務外包給企業，外包企業利用自身技術設備、先進的技術手段對檔案進行整理、加工、分析等；第二種是外包企業與事業單位合作式外包模式。事業單位在進行外包模式選擇時應做到以下幾點：一是，制定檔案數字化外包工作方案。通過實地調研、訪談或問卷的方式，充分了解目前數字化外包的現狀，以及其他單位數字化外包的做法和先進經驗，結合本單位實際情況，制定方案，做出計劃。二是，遴選專業性較強的檔案數字化外包服務企業。可采取競標的方式，從資質、方案、安全管理、人員培訓等方面，重點審查，遴選既有檔案工作資質又有保密工作資質的經驗性、專業性較強的服務外包企業。

3.3 加強檔案數字化外包安全管理，提高安全意識

檔案數字化外包在帶來便利的同時，也存在諸多安全隱患，包括兩類：一類是檔案實體的安全；另一類是檔案信息的安全。事業單位檔案信息主要是人事檔案信息，會涉及到一些個人隱私，有時還會有工作秘密甚至是國家秘密，如果在檔案外包的某一環節，被相關工作人員翻閱、下載或拍照等，都會造成事業單位檔案信息的泄露或受損。因此，在檔案數字化外包時，事業單位與外包企業應嚴格簽訂并遵守保密協議，明確各方主體的保密責任和義務。主要措施有：一是，加強人員管理和培訓，如保密知識培訓、基礎檔案業務培訓、檔案管理系統操作培訓和消防安全培訓等。二是，加強外包項目全過程管理，密切與外包服務公司溝通，及時掌握工作進度和發現問題，引入信用評價機制，對檔案外包服務進行有效的信用評價、績效評估。三是，嚴格規范檔案數字化驗收工作。聘請有資質的第三方質檢公司，對檔案數字化成果進行質量檢查，并交檔案部門驗收。

4 結語

新形勢下，事業單位檔案管理工作也應改變發展思路，變革思想，接受新鮮理念，檔案數字化外包作為行業中出現的新模式，出現即為合理，事業單位也應嘗試這種服務方式。政府機關和事業單位在鼓勵并積極選擇這種新模式、新思想的同時，加強管控，比如加強檔案數字化外包的政策扶持與監督指導、根據實際情況選擇適合的外包模式、加強檔案數字化外包安全管理，提高安全意識。