衛生監督機構檔案管理工作的創新探索

文/鄭其武

加強對衛生監督機構的檔案管理工作，是促進我國衛生健康工作的重要組成部分，做好衛生監督機構檔案的收集與管理工作，是適應我國公共衛生醫療體制改革的必然要求，也是順應當前社會經濟發展的必然趨勢。在此基礎上，如何推動衛生監督機構的檔案管理機構朝著規范化、科學化、合理化、信息化的方向發展，實現檔案管理工作有序開展，保障好檔案的完整性與真實性，是當前進行創新探索所要突破的重點[1]。

一、衛生監督機構檔案管理的概念

作為國家、社會以及個人具有一定保存價值的內容，檔案管理是各項工作的重要組成部分，它能夠以各種形式進行記錄與保存，是我國經濟文化建設發展領域中的重要參考來源。衛生監督檔案，是由國家衛生監督機構為主體，在實施具體活動過程中所產生的各種檔案資料，這些資料可在未來某一時期的衛生疾病控制研究等活動中發揮出積極的參考作用。衛生監督檔案同其他功能性檔案相比，除了具備一般性檔案的共有特性外，還具有周期長、波及面廣、不可重復等特點。衛生監督機構的檔案管理工作與人民群眾的管理工作息息相關，主要包括對衛生監督機構自身安全運行狀況詳細記錄，如公共場所衛生、醫療衛生、放射衛生、職業衛生等衛生監督管理工作中的重要數據記錄，具有真實性、全面性的特點。衛生監督檔案管理工作做得越好，表明衛生監督的專業水平越高，其自身素質越好，依法行政的能力越強，才能更好地為人民群眾服務[2]。

二、衛生監督機構檔案管理的不足

（一）管理制度不完善

檔案工作管理制度不完善，最明顯的問題就是相關的檔案管理工作人員對自身的職責不明確、工作流程不清、工作內容分配不合理、檔案管理機構邊緣化現象等。在實際檔案管理工作中，由于工作人員的管理考核制度不嚴格，部分工作人員并沒有切實履行自身工作的職責，使得衛生監督機構檔案管理工作從整體上來看工作效率低下。

（二）檔案管理工作復雜

隨著時代的發展，檔案管理工作涉及的范圍越來越廣泛，檔案管理工作的種類繁多、數量巨大，包括對衛生行業的許可、處罰、監督等內容，復雜的檔案管理工作內容，給衛生監督機構的檔案管理工作帶來一定的困難。從檔案的收集、立檔、管理到后期對檔案進行查閱、審核，一旦某個環節出現錯誤，就會給相關的檔案管理人員帶來工作強度與工作壓力，衛生監督機構的檔案管理工作發展質量無法得到提升[3]。

（三）檔案管理工作信息化利用率不高

部分地區在衛生監督機構的檔案管理工作中，信息化利用率不高，主要表現為硬件設施不到位，資源共享度不高。雖然我國目前經濟發展狀況良好，但由于各種數據的收集與匯總工作未充分挖掘，仍有部分地區的人員使用人工操作的方式完成衛生監督機構的檔案管理工作，使衛生監督機構的檔案管理工作信息化程度低、利用率低。

（四）檔案管理工作專業素質不高

在目前的檔案管理工作中，部分檔案管理工作人員對自身工作沒有明確的認識，綜合素質不高。首先，衛生監督機構在招聘時，對檔案管理工作人員準入標準較低，專業知識不夠，工作質量不高。其次，衛生監督機構的檔案管理工作人員，對計算機運用能力不熟練，對信息系統不熟悉，不能夠適應現代化信息技術的發展，無法根據衛生監督管理機構的發展規律，合理提升自身的知識儲備。最后，由于在檔案管理工作中有兼職人員，無法將精力全部放在檔案管理中，造成整體工作人員對工作的熱情不夠，主動性有待提高。

（五）檔案管理方式落后

隨著時代的發展，為了最大限度地提高工作效率，要求衛生監督機構的檔案管理方式必須進行變革。當前部分衛生監督機構在轉變管理方式的過程中，不重視檔案信息管理，無法將相關的管理方案與制度落到實處、對當前檔案管理中所存在的問題無法進行有效剖析、無法將信息技術與檔案管理工作相互融合，這些落后的管理方式與管理理念對衛生監督機構提升工作效率、發揮檔案資源作用，都產生了阻礙作用[4]。

三、衛生監督機構檔案管理的發展策略

（一）完善衛生監督機構的檔案管理制度

以國家的相關管理要求為標準，制定出完善的檔案管理制度，有效地將檔案保護與利用起來，將對衛生監督機構的檔案管理工作起到巨大的推動作用，使檔案管理工作有法可依、有法必依、違法必究。如建立健全檔案借閱制度、檔案保管制度、檔案傳遞制度等，加強各環節、各部門人員之間的交流。此外，為了避免工作中責任不清、原始檔案丟失找不到或出錯的現象發生，必須要落實責任，將具體工作分配到個人，在具體環節出現問題，就通過倒查機制，將責任具體到個人，真正做到檔案工作有人抓、有人管。另外，建立完整的考核機制，對檔案管理工作表現中優秀的工作人員，將其考評成績作為評優、晉級的標準。

（二）加強衛生監督機構的檔案管理意識

許多衛生監督機構的領導，認為檔案管理工作的內容枯燥，不容易出成績，所以不用特別重視衛生監督機構的檔案管理工作。實際上，衛生監督機構的檔案管理意識與檔案管理工作的提高是密不可分的。加強衛生監督機構的檔案管理意識主要從兩方面入手：第一，要加大宣傳力度。重點宣傳檔案管理的基本知識、檔案管理的現實意義以及有關檔案管理的法律法規。通過宣傳工作，使衛生監督機構的領導以及相關工作人員提高對當前檔案管理工作的認識，只有相關領導的重視程度提高，才能使員工的意識加強；第二，轉變宣傳方式，使宣傳方式朝著多樣化的方向發展，充分利用媒體的傳播力量，如互聯網、電視等，對管理工作進行宣傳，使檔案管理意識深入到每一位員工中去[5]。

（三）提高衛生監督機構的檔案管理信息化水平

信息技術的運用，使每個行業都發生著改變，成為了促進社會發展的加速器。檔案管理工作要順應時代的發展，必須要提高自身的信息化水平，為提高衛生監督機構的檔案管理信息化水平：首先，相關的衛生行政監督管理部門和地方政府財務部門，要不斷加大資金投入力度，將硬件與軟件設施進行升級，購入先進的現代化設備，如配備先進的電腦設備，打造高速的、安全的網絡通道；其次，衛生監督機構還在技術上給予更多的支持，推動衛生監督機構的檔案工作從手工操作轉向信息化發展。總之，不斷加大資金和技術上的投入，對提高衛生監督機構的檔案管理信息化水平能夠起到積極的作用，是提高工作效率與工作質量的關鍵一步。

（四）提高衛生監督機構的檔案管理人員綜合素質

目前我國衛生監督機構的檔案管理人員的綜合素質與檔案管理工作的質量密切相關，目前大部分的檔案管理人員的專業素質偏低，這已成為了提高衛生監督機構的檔案管理工作質量的一大阻礙。首先，必須要加強工作人員的專業技能水平，開展綜合素質的培訓，并根據實際的學習情況對檔案管理人員進行考核，督促其不斷提高自身的專業技能。比如，與相關單位開展經驗交流學習活動，讓檔案工作管理人員走出自家辦公室，與其他單位相互學習，將新的管理辦法帶回本單位。其次，加強對工作人員責任意識的培養，轉變傳統的工作思想，樹立責任意識，提高安全意識。重視對管理人員創新意識的培養，為提高衛生監督機構的檔案管理工作出謀劃策，建立一支現代化的檔案管理工作隊伍。

（五）加快轉變衛生監督機構的檔案管理方式

隨著時代的發展，傳統的管理方式已不適用現代管理工作的需求，衛生監督機構要轉變傳統的管理方式，實施外部監督工作，以適應時代的發展。專門的監督小組，它直接聽命于衛生監督機構的最高領導，在工作中有其獨立性，不受其他部門人員的干擾，通過對照相關的流程，能夠及時地發現各個工作環節中所存在的問題以及不足，并提出相應的糾正措施。這樣的管理方式，將大大降低衛生監督機構的失誤事件，最大限度地保障檔案的完整性、真實性。

四、結語

如果認識不到衛生監督機構的檔案管理工作創新發展的重要性，在信息技術的沖擊下，衛生監督機構的檔案管理工作的質量和工作效率就得不到提高。因此，衛生監督機構的檔案管理工作必須要不斷改革與創新。這是一項長期的工作，同時又是一項必須進行的任務。對檔案管理工作管理制度進行完善，做好檔案管理工作信息化基礎建設，重視對于檔案管理工作人員綜合素質的培養，加快轉變衛生監督機構的檔案管理方式，這些對于推動衛生監督機構的檔案管理工作都有著重要的作用，能夠使檔案的價值得到充分的利用和發揮，促使衛生監督機構的檔案管理工作朝著科學化、現代化的方向穩步發展。