城建檔案利用服務的研究

郭喜萍 鐵嶺市城市發展服務中心

城建檔案集中包含了大量的城市政府相關信息，它主要包括涉及一個大型城市的重要建筑物、道路以及重要橋梁、公用設施、地下排水以及管線工程設計等的勘察、規劃設計以及工程質量管理，貫穿著一個大型城市的整體人口、經濟、社會、資源、環境等各個方面。尤其是在涉及一個城市公共基礎設施建設的管理、商品房管理開發、公有住房管理出售等各項改革創新實施建設工作的各方面，城建規劃檔案一直發揮著重要的指導作用，突顯城市經濟社會建設和城市社會經濟發展的重要歷史價值。因此，城建檔案的利用在需要接受社會公眾廣泛監督、實現政務公開方面，承載著來源于社會服務于社會的功能。

一、城建檔案利用現狀分析

第一，城建檔案的實際保護利用在隨著我國經濟社會建設的不斷快速發展而發生變化。因此，城建檔案開發利用工作至關重要。其主要有效利用價值表現形式是在辦理城市建設、工程管理與城市建筑設計、司法行政調查檔案取證、辦理土地產權轉移登記管理產籍等服務過程中要提供有效城建利用檔案依據，實現城建檔案的實際有效利用價值，而產生巨大的社會效益和經濟效益。但是城市建設和管理服務，對城建檔案實際有效利用價值需求相對超前于城建檔案本身，城建檔案在利用觀念和實際利用管理手段上往往顯得薄弱而又不能滿足經濟發展的實際需要。

第二，從城建檔案的實際保護利用以及服務市場需求的總體來看，城建檔案在推進我國現代城市規劃、建設、管理活動中，實際利用越來越廣泛，服務著經濟社會的各個領域。

二、各種因素對城建檔案利用的影響

(一)社會環境因素的影響

從社會宏觀上面來看，城建檔案的資源利用方式受制于國家發展政策與經濟社會發展環境的雙重制約，帶有一定的社會傾向性，引導城建檔案的資源利用方向。例如，國有企業資產重組、企業資產兼并與體制改革等各項清理工作的深入推進，房地產國有產權應然是企業資產清理的工作重點。因此，這方面的檔案近年來一直仍然保持著較高的資源利用率。

(二)本地區經濟建設需要城建檔案館的支持

近幾年，舊城改造、基礎設施建設、房地產開發等項目建設需要提供檔案利用的服務數量在逐漸增多。

(三)自身因素對利用的影響

1.館藏狀況：在館藏內容方面，我們要豐富館藏增加類。我們明確要求所有建設工程施工方在竣工時應提交給檔案館具有立項規劃文件、建設工程用地規劃文件、征地補償文件、拆遷補償文件、勘察測繪和施工設計論證文件、開工設計審批論證文件、竣工設計驗收論證文件等這些必要性的文件。此外，館藏各類檔案中還普遍存在著一些較高利用率但價值不高的檔案材料也往往占據著檔案庫房的多余空間，這些都大大加重了檔案調檔的工作難度。

2.服務狀況：職工業務素質與現場接待人員查檔服務水平可能受到一定程度限制。雖然大部分城建檔案館對城建檔案相關工作人員在公眾提供城建檔案利用服務方面，已經成功進行了一定的專業知識系統教育和相關業務培訓，并且已經取得很大的進步，但是城建檔案利用服務社會意識還不高，沒有將城建檔案的潛在社會價值充分發揮轉化成為現實的實際價值。

三、我國城建檔案利用服務的主要趨勢

(一)城建檔案政務服務公開

在遼寧檔案政務信息服務平臺上展示了2016年城市基礎建設工程相關設計文件檔案管理綜合利用暫行辦法，依據《中華人民共和國檔案法》第十九條的由國家檔案管理部門負責保管的城市工程設計檔案，一般正常情況下都應當自工程檔案管理形成之滿三十年向社會社會公眾開放。檔案相關管理規章《城市建設檔案管理規定》(建設部政府政府令第90號)第十一條城建檔案館對接收的城建檔案設計資料管理應及時對其進行收集登記、整理、編制等并作為檔案檢索信息管理工具。各級城建檔案部門應當繼續支持企業開發城建檔案信息服務資源，并按照執行國家有關政策規定，向廣大社會公眾提供檔案服務。并寫上城建檔案館查詢地址電話。

(二)城建檔案利用服務多元化

在未來的建筑行業快速發展中，城建檔案宣傳利用技術載體的發展性和多樣性，將直接促使城建檔案利用載體宣傳利用相關信息處理服務的專業性和應用載體會越來越多。目前紙質城建檔案仍然用于傳統的查閱、復印等利用信息處理服務，照片或者圖像類的檔案在城建宣傳利用信息服務平臺上仍然可以實時展現，音像視頻檔案文件可以被制作成影片用于廣播電視新聞媒體專題報道節目，電子文件檔案可以用于社交網絡。檔案利用信息服務載體綜合利用信息形式在合理配置利用和有效開展檔案宣傳教育推廣利用方面，潛移默化地直接影響城建檔案信息載體綜合利用信息服務的社會整體利用效果。

(三)城建檔案利用服務查詢功能由單一性向多樣性轉變

城建檔案利用服務由查詢功能的單一性，發展成為具有編纂、宣傳和綜合利用功能的多樣性。

1.城建檔案資料編纂管理形式不斷創新?，F階段由于目前我國城建專用檔案的專輯編纂學術研究工作水平相對較低，還有的只是停留在城建檔案主要內容的編輯簡單化和再整合，我們還仍然需要不斷提高城建檔案專輯編纂學術研究工作水平，進行各種不同主題性的檔案編纂研究調研、制定、收集各種類型相應不同研究主題的城建檔案，編輯資料集結打印成冊，開發城建檔案的重要應用價值。方便廣大社會公眾的及時進行查找和合理收集利用。

2.城建基礎檔案管理服務宣傳教育工作服務形式不斷創新。城建檔案信息資源綜合利用管理服務形式可以依靠不同的形式服務，一方面，為廣大社會公眾提供基于我國傳統的城建基礎檔案信息資源綜合利用管理服務。另一方面，也可以直接做成各種聲像檔案通過廣播電視、網絡媒體進行推廣宣傳。豐富城建檔案的工作宣傳。

3.城建檔案管理資源綜合利用服務形式不斷創新。城建檔案管理資源綜合利用檔案管理服務形式應逐步走向平民化、便捷化，使檔案資源綜合利用管理服務更多地體現具有服務寬度和發展方向，包括積極建立學術官網、創建學術期刊，重視學術刊物內容建設為廣大社會公眾提供了高學術水準的檔案科學技術研究成果，將為加快促進經濟社會檔案資源綜合利用城建檔案服務事業發展進步推向一個新的歷史高度。

四、對提高城建檔案利用率的建議

(一)控制和優化館藏

首先，要嚴格確定執行標準和適用范圍。要按照城建檔案的管理具體性、重要性、利用率等四個指標體系來準確滿足現在和未來的實際工作要求，對城建檔案制定接收檔案標準和統一確定工作重點檔案范圍。以聲像照片資料中的檔案管理工作為題舉例，其實很多檔案聲像照片資料中的檔案都完全是按照我們每一個人的主觀性和愛好等來進行收集拍攝的，珍貴的檔案聲像資料畫面往往未能真實地被記錄下來，因此，要及時研究制定一套有效的檔案聲像資料形成、收集、整理、管理以及相關工作措施與管理操作流程規范。其次，要嚴格控制鑒定檔案主要管理工作量的內容，即不僅僅是包括對所有需要進館的檔案相關資料進行檢查以及驗收資料進行收集整理，也包括對所有進館前的相關資料檔案的秘密保護等級記錄制定統一的接收標準，還有些檔案不在相關標準規定范圍內，但是確實具有充分利用館藏潛質和有價值的進館檔案也應及時收集起來保管。最后是在類型上還要注意保持數量多樣化。目前我國館藏照片檔案的類型仍然相對比較單一，大部分只能是紙質類等文件類型檔案，極小的一部分只能是照片類等文件類型檔案。但是照片文件檔案越來越多地已經受到館藏檔案照片利用者的廣泛青睞，鼓勵社會公眾定期捐贈檔案照片，也就是希望通過定期開展檔案攝影藝術創作比賽等方式來幫助公眾拍攝和收集整理合并收集制作出一批具有長期保存和可利用收藏價值的檔案。

(二)重視城建檔案的利用保護，提高我國全民的城建檔案保護意識

1.政府可以通過申請資助建立一個國家永久性城建檔案保護陳列館。例如，展館室內可以公開展覽一些綜合利用大型建筑物的實例，有關“城市記憶工程”，舊城區建筑改造的大型實景圖片或其他有關建筑聲像視頻資料等檔案；在我國城市建設管理工作上具有突出貢獻的全國先進人物譜等。

2.每月組織人員進行一次全市城建檔案科普宣傳教育以及實踐培訓活動。根據近年來城建檔案的資料整理以及利用調查情況分析，發現一些房地產開發商與一些住房業主之間的房地產產權轉讓糾紛，而且到城建檔案館來查檔的人越來越多，而且在原來的很多人普遍不懂得如何利用查閱城建檔案，可以此作為案例對廣大市民們進行城建檔案宣傳教育，減少此類違法事情的再一次發生，保護廣大市民們的合法權益。

(三)城建檔案是一種多功能的信息源，城建檔案工作是一項信息性的工作

1.城建檔案利用工作的根本目的，就是利用開發城建檔案信息資源，將保存的城建檔案及其信息利用資源充分提供給廣大社會各界利用，發揮其潛在的利用價值，從而為經濟社會的持續發展和推動人類的社會進步做出貢獻。“利用檔案”和“提供檔案信息利用”工作是城建檔案信息利用業務工作的兩個基本方面，是它泛指對檔案利用者和檔案工作人員而言，二者緊密相聯，相輔相成。

2.城建檔案工作是反映城市建設及其發展過程歷史的真實記錄，是政府建設、維護、管理一座城市的重要依據，城建檔案工作具有真實記載歷史、科學提供參考和可借鑒等的作用。把檔案利用服務事業作為城建檔案工作聯系社會的一個重要窗口，工作質量做得如何，也是直接衡量城建檔案館檔案業務管理工作整體開展的順利程度和衡量檔案工作效果主要標志。

3.組織做好城建檔案管理工作能夠檢驗檔案服務優劣，既不僅可以直觀看出城建檔案的分類收集，整理、編目、鑒定保管、編研以及檔案開發和監督管理等在城建檔案管理各個環節服務質量優劣好壞，也能看出城建檔案管理工作人員的業務水平和整體文化服務理念，服務態度。我們十分重視做好檔案利用服務工作，及時認真聽取人民群眾意見反饋，對各項檔案利用工作的有效開展、改進，必將起到極大的指導促進作用，從而有效地推動城建檔案管理利用檔案服務整體務水平的不斷穩步提高。

(四)做好事前充分準備工作是當前做好城建檔案資源利用服務管理工作的重要基礎

1.牢固樹立正確的利用服務方向意識。引導檔案管理工作人員牢固樹立正確服務理念，是認真搞好管理服務工作的根本素質前提。在快速發展時代條件下，檔案管理綜合利用業務技術管理服務工作人員，始終應緊緊圍繞促進國民經濟和社會發展的各項事業服務。在這一總的工作方針原則和政策指導下，去認真扎實做好檔案綜合利用業務和信息化等技術服務資源的合理利用，整合檔案利用開發和各項重要基礎設施檔案利用業務管理相關工作。除了樹立堅定利用服務方向意識，還必須牢固樹立堅定利用敬業理念和良好的服務態度，做到人員要始終具有高度的事業心和社會責任感，有默默無聞、吃苦耐勞、精益求精、甘愿無私奉獻的精神，才能耐心主動地為檔案利用者服務，并不斷提高工作質量和服務水平。

2.正確處理全宗與館藏之間關系的是檔案工作者應具備的一項基本素質。只有業務熟練，對整個系統館藏全宗的具體內容、全宗的具體表現形式、全宗與整個館藏之間的相互聯系及在存放檔案資料庫架上的具體位置了如指掌，才能為廣大檔案資源查訪者及時隨地提供便利快捷的檔案查詢處理服務，從而有效地減少查閱檔案或者調卷檔案的重復工作性和盲目性，并且能增強檔案查詢工作的主動性和及時服務的有效性。

3.及時準確把握社會公眾需求。通過多種形式組織做好社會公眾調查和媒體查訪者的相關信息及時反饋收集工作，把握現代社會對合理利用服務檔案的迫切需求，是我們做好利用服務檔案工作的重要關鍵。因為只有“知己知彼”，我們才能有的放矢地把變被動轉化為主動，從而準確把握做好利用檔案工作的基本規律。自覺主動地做好利用工作。

(五)檔案打印復制品提供利用服務

1.關于檔案打印復制品提供利用服務，多數只是作為對憑證出示證明的使用，出示憑據證明一定內容要準確，不可顯示出任何重大差錯，并必須加蓋有效單位公章。關于制作利用現有檔案復制本，一部分也就是主要作為對制作現有利用檔案的重要性及利用廣泛程度及現有檔案最大使用量進行綜合分析考慮，目的就是為了有效地保護原始檔案，為了更長久的利益提供最大利用量的檔案復制服務。檔案摘錄副本可根據實際檔案利用量及檔案制作單位的實際利用需求，制作檔案時的副本或摘錄形式分為兩種：一是檔案副本摘錄內容主要應準確如實反映所有利用檔案打印復制資料原件的所有重要性及組成功能部分，摘錄檔案單位人員可只隨意自由選取其所利用需要的某些部分。二是可以采用現有檔案印制復印、手抄、打印、印刷或利用影像藝術攝影四種檔案復制制作方式兩種均可，但對所有利用檔案打印復制資料件的利用制發檔案權限規定范圍和利用檔案復制批準書的利用檔案權限復制范圍等都應嚴格按照檔案管理、以利便于進行利用檔案安全性的保密和對利用檔案單位權益的有效進行維護。

2.在管理利用工作服務相關工作中的人應能夠充分發揮人的主觀能動性。通過創新開展檔案信息利用服務工作管理行為，最重要的就是能夠充分發揮人的主觀能動性，通過運用多種形式，多種服務渠道，把創新檔案利用信息主動及時地傳遞反饋給檔案利用者，避免那種單純被動管理利用工作服務的接收工作管理形式。在關于管理信息利用服務工作接收服務者的相關管理工作中，要盡量通過不斷簡化管理利用工作服務程序，提高管理利用工作服務者的工作效率，在充分注重企業保密、保護企業合法權益的基本前提下，以促進檔案信息利用最大優化服務為主要利用服務活動目標。每一個參與創新開展檔案信息利用服務工作者，應當在無任何理由條件自覺履行解除有效接收這一工作服務機制過程中的各種制約，從而最終有效形成接收工作服務合力。做到充分發揮和突出服務創新檔案利用服務工作。

五、結語

對于城建檔案的管理利用，表現了“以人為本”的服務價值理念，不僅我們檔案管理工作人員業務技術精湛業務熟練，態度熱情，提供了大量多種形式的檔案咨詢服務，服務價值理念在我們目前已有的服務理念發展基礎上也還要不斷尋求有新的發展變化。我們在深入研究如何建立和利用管理企業數字檔案館及如何利用紙質電子檔案文件的問題時候，要充分吸取先進企業數字檔案館利用建立的實踐經驗，利用外部可行性的條件，把利用紙質城建檔案相關信息與利用電子檔案文件利用信息緊密聯系結合起來以便于進行專業知識上面的創新。