“互聯網+”新業態下高校人事檔案服務方式探究

文/山東省煙臺農業學校 中國農業大學煙臺研究院 薛元霞

高校人事檔案記錄著高校教職工人員的綜合情況，是高校進行人才選拔、任用、職稱評審等活動的重要依據，對高校的發展有著非常重要的作用。隨著高校規模的不斷擴大，高校人事檔案也變得更加多樣、復雜，傳統的檔案工作方式迫切需要革新。信息化時代，“互聯網+”理念得到了廣泛的應用，在現代社會中發揮著越來越重要的作用。高校管理者要認識到“互聯網+”的優勢，充分利用互聯網來推進人事檔案工作的高效開展，從而提高人事檔案管理效率，促進人事檔案的高效利用。

一、“互聯網+”在高校人事檔案服務領域中的應用意義

“互聯網+”是在互聯網基礎上發展起來的一種新業態，是信息技術高速發展的必然，加快“互聯網+”新業態發展已成為現代社會發展的主流。高校人事檔案是高校教職工在校期間各種表現的真實記錄，能夠反映高校人事關系的變更情況，是高校進行人事調整、任用、選拔、職稱評審等活動的重要依據，對高校的建設和發展有著不可替代的作用。長期以來，高校人事檔案工作方式比較陳舊，人事檔案主要靠人工來處理，且主要以紙質檔案為主，這也造成人事檔案利用率不高。當下人事檔案在高校發展中的作用顯得格外重要，這也要求高校必須做好人事檔案服務工作。“互聯網+”新業態的出現為高校人事檔案工作的高效開展指明了方向。“互聯網+”具有很強的信息處理能力，能克服時間和空間限制，管理者可以通過“互聯網+”高速處理人事檔案信息，提高工作效率。同時，通過“互聯網+”技術，管理者還可以為高校師生定時推送人事檔案服務，同樣，使用者可以通過手機、電腦等來查詢相關檔案信息，從而提高人事檔案的利用率。

二、“互聯網+”新業態下提高高校人事檔案服務水平的策略

（一）樹立正確的服務觀念。高校人事檔案是高校教職工工作的真實記錄，是為高校人事管理服務的。為了提高人事檔案利用率，管理者應當樹立正確的服務觀念。首先，管理者需要全面收集人事檔案信息，以互聯網技術為手段，廣泛收集人事檔案，形成全面、系統的檔案資料；其次，在熟練人事檔案工作后，要開展主動服務，不僅要對人事檔案相關信息的真實性、完整性進行審查，還需要主動與相關人員進行溝通，及時掌握人事檔案信息；再者，對新任職的教職工，要本著“以人為本”的服務理念，詳細、全面地采集相關信息，并酌情挑選優秀的人才向相關部門領導匯報，以便優秀的人才可以得到合理利用。另外，檔案管理者要強化責任意識，主動肩負起人事檔案管理的職責，及時更新人事檔案信息。

（二）構建完善的人事檔案信息系統。互聯網具有傳播速度快、無時空限制等優勢，利用互聯網，可以提高人事檔案服務水平，促進人事檔案的高效開發與利用。一方面，高校管理者需要加大信息化投入，引進先進的設備、設施，推進人事檔案信息化、智能化發展；另一方面，管理者要結合高校人事檔案特點，構建完善的人事檔案工作網絡平臺，以人事檔案數據為基礎，實現人事檔案工作的信息化管理，將互聯網與人事檔案結合起來，從而提高人事檔案管理水平。如，在互聯網技術的支持下，管理者可以構建完善的人事檔案信息系統，在系統中，管理者只需要輸入關鍵詞，就可以快速查找到相關檔案信息。

（三）創建人事檔案微信公眾號。微信是當下最常用的社交通信工具之一，已成為人們生活中不可或缺的一部分。人們的支付、日常交際等都會用到微信。鑒于此，高校管理者可以創建人事檔案微信公眾號，以此提高人事檔案服務水平。管理者可以將“互聯網+人事檔案”的平臺應用到微信中，創建微信公眾號，在公眾號上，使用者可以自主查詢相關檔案信息。另外，微信公眾號不僅可以提供檔案查詢服務、推送服務，還可以提供自助服務，使用者只需要輸入想要的信息內容，公眾號就可以提供相應的檔案信息服務。值得注意的是，在創建人事檔案微信公眾號時，管理者需要按照相關法律法規，對微信的各類使用功能進行驗證，確保微信公眾號能夠正常運行。

（四）創建人事檔案手機客戶端。基于智能手機的便利性，管理者可以開發手機客戶端，以此提高人事檔案管理服務水平。通過手機客戶端，不僅可以在手機上直接為用戶提供檔案信息的查詢，同時還能在網絡上進行相關事項的預約辦理。對此，高校人事檔案管理者要認識到手機客戶端的優勢，積極開發以此促進人事檔案管理水平的提高。

（五）構建完善的檔案管理制度。“互聯網+”新業態下，高校人事檔案工作也開始走向信息化道路，這也要求高校必須構建與之相匹配的管理制度，以制度促進人事檔案的規范化、科學化。首先，結合高校人事檔案管理特點，從人事檔案信息的采集、歸檔、調用等環節上做出全面規定，嚴格按照規范來制定；其次，健全監督機制，對人事檔案工作進行動態化監管，以信息化手段，實現人事檔案的智能化、自動化管理；再者，要落實責任制，詳細劃分人事檔案管理中的責任，以責任追究人的行為，從而提高檔案管理人員的責任心，使其認真做好人事檔案管理工作。

（六）提高檔案管理人員的業務能力。“互聯網+”背景下，高校人事檔案開始從線下向線上轉變，這也對檔案管理人員的能力提出了更高要求，如果檔案管理人員不具備相應的能力，則會阻礙人事檔案工作的開展。因此，高校要注重人事檔案管理人員的培訓。結合人事檔案信息化發展的需要，不僅要加強檔案管理人員業務知識的學習，還需要強化其業務能力的培養，使其能夠應用專業知識來開展人事檔案管理工作，懂得應用信息化技術來推進人事檔案工作的開展。作為檔案管理人員，更應主動去學習，不斷完善自身知識結構，提升自己的業務能力，確保自己能夠勝任“互聯網+”環境下高校人事檔案工作的需要。

（七）做到檔案信息安全管理。雖然互聯網給高校人事檔案服務帶來了極大的便利，但是互聯網具有虛擬性、開放性，高校在享受互聯網便利的同時，也需要規避互聯網的隱患。檔案信息的安全管理十分重要，因為一旦出現安全風險，檔案信息就會失去應有的價值。在高校人事檔案服務中，管理者要注重檔案信息安全管理。在構建檔案信息系統時，需要從軟、硬件入手，提高信息系統的安全性，避免檔案信息系統遭受惡意攻擊。同時，針對重要的人事檔案信息，管理者需要進行加密處理，對于可以共享的檔案信息，要完善檔案調用程序，方便利用者及時調用檔案信息。

三、結語

綜上所述，“互聯網+”新業態下，高校人事檔案管理工作出現了新的機遇。應用“互聯網+”，可以擺脫傳統的檔案管理模式，提高檔案管理效率，促進檔案信息的高效利用。在高校人事檔案服務中，管理者要善于利用互聯網技術，以此構建有效的網絡平臺，以信息化手段推進人事檔案管理工作的高效開展，提高人事檔案服務水平。但是要想發揮互聯網在人事檔案服務中的積極作用，管理者要切實把握好“互聯網+”發展形勢，在構建檔案信息系統時，抓好網絡安全管理，提高工作人員的業務能力，構建完善的檔案管理制度，唯有如此，高校人事檔案才能得到高效利用。