信息技術在事業單位檔案信息化方面的應用措施

文/山東省核工業二四八地質大隊 竇羚源；青島市審計局技術保障中心 趙之濤

地質類的事業單位檔案室，存放著大量的原始資料。這些資料是工作者們開展調查勘查過程中的成果結晶，涵蓋項目立項、設計、施工、驗收等有價值的資料。由于年代、技術條件等因素，項目報告很多都是手寫稿，而實物地質資料、地質圖等因材質的特殊性，查閱起來不方便，容易損壞原件。檔案信息化既能將地質資料的原始文件電子化，也可以減少翻閱查閱原始資料時帶來的人為磨損和破壞，因此我們要大力推進檔案信息化工作，在這一過程中，可以將信息技術手段應用到檔案數字化平臺搭建、海量數據分析建模、安全防護保密工作中。為行業發展貢獻力量，讓資源枯竭的老礦山重煥活力，帶來經濟效益。

一、當前地質類事業單位檔案管理存在的主要問題

（一）檔案分散管理。由于野外項目分布在各地，正式匯交前都會單獨管理，資料匯交周期較長。財務檔案、人事檔案等一般也有不同的管理部門，資料匯交周期也不同。技術人員想要借閱檔案，審批步驟繁瑣；涉及資料保密等，規定嚴格，技術人員想要分享資料并做研究，有實際困難。

（二）對檔案原件保護度不高。目前檔案室采用的大多數是紙質化借閱，直接將原件借閱給技術人員，翻閱或者復印都很容易損壞原始文件；對于借閱時間比較長的文檔資料，如果歸檔不及時造成檔案丟失，而檔案室又缺少備份，則將影響到整個檔案的完整性。

（三）檔案數據的再利用程度不高。檔案資料記載著單位事業發展的歷史，每一份報告都是技術人員的研究成果和心血。目前來看，地質單位還沒有轉變發展思路，對充分利用檔案數據、通過信息技術手段來挖掘數據規律、為決策提供數據支撐的認識程度不高；充分運用數據分析工具、提高單位的整體管理水平工作做得不到位。

（四）對檔案信息化工作重視程度不高。檔案信息化工作是一個長期的過程，需要投入大量的人力、物力和財力。一方面，要購置軟硬件設備，實現系統功能和安全防護要求；另一方面，還要投入資金來培養專業的檔案管理人員進行專業教育培訓。但是各單位因缺少資金支持或者重視程度不高，導致檔案信息化工作的發展比較落后。

二、信息技術在檔案管理中的優勢

信息技術高效便捷的優勢，體現在工作生活中的各個方面，如果在檔案管理中引入信息技術，不僅可為管理工作減負，也為管理效能提質。

（一）壓縮檔案管理成本。傳統的檔案管理工作依靠人工方式，工作流程從入庫、整理、歸檔等環節均需人力物力的支撐，效率低且質量不高，容易存在人為操作失誤，也不容易糾錯校錯。每年不斷新增的紙質版檔案需要不斷購置空間存放，在借閱過程中很容易損壞原件，影響保存，整體的檔案管理成本高。通過信息化手段加工處理檔案，搭建檔案信息化管理平臺體系，能有效提高各種檔案的分類處理效率；將各種檔案數據進行電子化保存，有助于技術人員查閱需要的檔案信息，縮短查閱相關檔案的時間，壓縮檔案管理成本。

（二）提取檔案數據的二次價值。近年來，全國不斷推行“全網通辦”“最多讓群眾跑一次腿”等放管服活動，背后都是對數據價值的再開發——不斷通過技術手段打通數據壁壘，實現數據共享。地質行業也應如此，努力搭建地質檔案信息交流平臺，以便于在資源開發中提高地質檔案的利用率。各單位可通過VPN終端將信息化數據上傳統一平臺，借助配置好權限的內部賬戶和密碼進行登錄，查詢獲取想要的信息。

三、信息技術在檔案信息化方面的應用措施

（一）搭建檔案信息化平臺，實現數據方便查閱。傳統的工作模式下，各地礦局、地質檔案館、研究院所、地勘單位之間的資料不互通、不共享，存在“信息孤島”現象。在檔案信息化建設的進程中，需要通盤考慮。首先要有跨單位、多層級，符合廣泛保密要求的數據共享平臺網絡，配套多級數據采集機制，進行動態多級數據采集。其次將檔案信息化管理分為兩步：第一步是在檔案資料分類整理后，使用高拍儀等設備，借助數字掃描技術、自動讀取技術使文檔類資料、地質圖等形成電子化文件，實物類的地質資料用數碼相機等設備實現電子化存儲信息，保證數據的真實性、清晰性和完整性。在這里需要注意的是，關于地質檔案的語義沖突問題，目前采用數據技術來解決。例如用Ontology技術搭建地質數據中心，更新地質檔案數據目錄，組建不同數據庫，實現信息的搜集、輸入、檢索、整理等，提高數據信息的挖掘效率，為構建數字地質檔案和知識服務體系提供服務，這一步是完成多種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。第二步是利用信息技術，建立檔案信息庫，實現檔案信息化。以我單位檔案信息化管理為例：第一步掃描工作的流程如圖1所示。檔案信息化工作在上級部門指導下開展，建成后所有的數據會上傳至統一云平臺。因此，需要嚴格按照要求進行掃描和檔案目錄編制。第二步的檔案管理系統框架圖如圖2所示。這一過程可以借助專業技術公司來完成智能檔案柜購買安裝和檔案管理軟件系統工作。

圖1 檔案電子化流程圖

圖2 檔案管理系統框架圖

（二）深度挖掘檔案大數據規律，實現數據再利用。目前全國地質資料管理中對已有資料開發重視程度不夠，對數據的可利用價值認知比較模糊。傳統的管理模式下，只有簡單的數據整體收集，深度加工的很少。找礦難度增大的現狀也迫使地質單位承擔起挖掘地質資料二次利用價值的責任。如何從地表露頭礦、淺部礦和易辨認礦的工作轉變到深部隱伏礦、難識別礦和新類型礦中，實現綜合找礦，需要我們首先摸清家底。

檔案室中存放的地、物、化、遙等地質找礦原始資料和成果資料的海量數據，特點是體量龐大、多樣性強，有些數據還有重復性、“信息孤島”現象存在。想深度挖掘檔案數據的規律，實現數據的再利用，要針對單位目前存有數據進行分類別研究。1.對地質類專業數據的研究。地質數據電子化后，用網頁瀏覽等形式將數據分享給技術人員，對探礦數據進行分析，為地質工作研究提供支撐。向檔案數據要價值，這一過程并不簡單。地質數據有著多源異質、基準不同、語義復雜等問題，使得數據的有效處理和融合挖掘迎來了挑戰。目前已有不少學者將K－means、神經網絡等算法成功應用到電商推薦中，MapReduce等處理模型等都有很好的借鑒意義。目前已有單位利用計算機技術按不同的成礦區帶、分礦種進行登記造冊，成功預測了一批新的找礦靶區，為多個資源枯竭的礦山找到接替資源；還有學者以實物資料——鉆孔巖心為突破口，借助信息技術工具，創新性地提出了礦床受構造、地層聯合控礦的新成礦模式。2.對財務、人事類其他數據的研究。對于其他類的數據的有效應用，首先要經過數據的清洗整理過程，建立標準化的數據采集格式，為數據之間的共享使用打好基礎。對于財務等其他數據的分析利用，可以從兩方面入手：一是對不同來源的數據進行處理，將身份證號碼和統一社會信用代碼作為唯一標識碼，對于個人掛接相關的基本信息、人事檔案、財務數據等，單位則掛接相關的業務報銷、招投標、服務往來等信息，通過分享的方式，方便不同科室部門相同數據不重復采集，減少管理成本；二是通過可視化展示的方式，繪制職工成長路線圖，為人事考核提供數據支撐，并繪制業務單位往來資金流向圖，為單位預算、招投標、年底回款、風險管控等提供數據借鑒。

（三）抓好制度建設和技術保障，落實檔案保密工作。檔案工作和保密工作相互滲透，密不可分。做好檔案保密工作，要以制度和技術為抓手，壓實保密安全責任。1.制度建設管理上，從三方面開展工作：一是設立檔案保密工作領導機構，全面負責工作；二是梳理管理制度，形成制度匯編、將相關科室職責分解、落實到具體責任人和具體指導工作的制度，制度包括國家法律法規、上級部門執行文件和本單位結合工作實際建立的管理規范，并根據工作的變化，及時更新保密管理制度；三是完善安全保密應急響應機制，規范工作內容和流程，科學應對安全保密突發事件，有效預防，及時控制，針對物理環境破壞、硬件設備故障和數據損壞或泄密等情形建立應急預案，結合安全生產月、網絡安全宣傳周等活動，將實地演練形式納入活動中。2.在利用檔案數據過程中，從五方面開展工作：一是為保障數據安全，檔案數據的存儲可采用云存儲形式，上傳至政務云統一平臺，目前使用較多的就是浪潮的政務云，數據集中管理、統一給平臺做信息系統等級保護測評等工作，既能降低分散管理的安全風險，也能提高工作效率；二是從軟件和硬件上來防范外部風險，購買正版的軟硬件設備、優化網絡防火墻、安裝正版殺毒軟件等，定期進行安全檢測和病毒查殺；三是通過檔案操作系統的權限和安全等級劃分，從技術上實現不同管理層人員的保密管理，防范人員操作泄密的風險，借鑒地質檔案的分類管理辦法，根據不同地質檔案要求配備相應安全防控級別，對于統一平臺可對外開放的數據可借鑒《政務信息資源共享管理暫行辦法》管理規定，對于涉密資料應當嚴格履行使用手續，加強地質檔案信息的脫密研究，補充保密期限要求，對于符合脫密要求的資料及時脫密，擴大地質檔案信息規模；四是利用技術檢測手段助力定期的保密安全檢查，通過對涉密計算機的上網記錄查詢、U盤使用記錄、涉密文件使用情況進行保密自查，及時自查自糾；五是借助保密觀APP、中國普法、答題小程序等工具，督促保密人員日常學習科普保密法等管理制度和法律法規常識，做到心中有法，工作守法。

四、結語

大數據時代，地質類事業單位要轉換發展思路。向數據要價值，首先要積極推進檔案信息化工作，將信息共享到地質交流平臺，打破地質工作研究的地域壁壘，方便數據的獲取方式；大力培養懂地質懂數據挖掘的技術人才，利用分析建模工具實現數據的再利用，不斷突破行業數據挖掘的技術難點。在這一過程中，要做好保密工作，為單位發展貢獻力量。