干部人事檔案數字化管理與建設探索

文/陳明仙

在新時代的智能發展中，檔案建設也是其中的重要一項，最關鍵的一步就是將原本通過人工管理的檔案進行數字化的管理及建設。這是因為我國的檔案發展與國家對人才進行管理和治理有著重要的參考作用[1]。為了避免一些管理方面的漏洞，減少缺乏針對性管理的情況，應當改變傳統人工操作的方式，通過數字化管理的方式，在保障干部人事檔案準確性的基礎上，讓政府及人事部門可以通過檔案信息進行科學管理及研究，并就我國的國情和需求來對干部的發展進行規劃，讓干部為我國各項事業的建設提供重要力量。

一、將干部人事檔案進行數字化建設的概念及必要性

（一）干部人事檔案數字化建設概念

干部人事檔案數字化建設的概念就是通過信息化的管理方式，讓干部的人事檔案管理工作模式進行改變及優化，以此來提高管理的質量和效率，并在此基礎上幫助干部人事檔案能夠更加快速并準確地提供有效信息，最終達到對檔案管理模式的改革及創新目的[2]。干部人事檔案還可以通過數字化的方式構建更加安全、高級別質量的檔案信息庫，以此來完成對檔案材料的收集、整理、統計、保管以及查閱等各類日常工作的數字化方式管理。通過該方式將干部人事檔案從紙質的結構變成數字型的結構。除此之外，檔案查借閱還可以從過去的線下審批轉換成線上審批，管理手段也從過去傳統的檔案管理展開全新的升級，并將其改為當前更加現代化管理的形式。

（二）干部人事檔案數字化建設的必要性

將干部人事檔案進行數字化管理，可以利用計算機的優勢來替代過去傳統人工干部人事檔案信息的科學采集、材料在收集歸檔、接受和轉遞、日常查詢等煩瑣的工作，不但可以有效提高工作進展的效率，也避免了因為人工而造成的各類錯誤[3]。再加上過去一味地對紙質檔案進行查閱，對于紙質也會產生損害，當人事檔案實現數字化管理之后，通過計算機就可以對其進行查閱，避免了在翻閱紙質檔案上浪費的大量時間，在翻閱效率以及查閱的精準度上，也能夠有效提高干部考察及干部選拔等工作。將干部人事的檔案進行數字化的管理，并再一次建立相對應的信息庫，可以更加有效地將檔案信息進行更深層次的分析、利用以及挖掘，通過持續的改進和創新來實現其效能，在此基礎上將人事檔案服務干部工作的信息庫作用發揮到極致，真正把人事檔案工作從過去的簡單管理服務優化為研究開發服務。

二、當前干部人事檔案數字化管理現狀

很多地方雖然已經開啟了數字化管理模式，但是在應用及管理上卻不太盡如人意。這可能與干部人事檔案多年來都主要依靠手工操作的方式有關，再加上其因為保密性的特殊性質限制，數字化管理的起步又相對太遲、設備也不夠先進，利用起來不是很順手，逐步就形成了數字化管理技術較為落后的局面[4]。其在管理時大致分為以下幾個問題：1.起步較遲。早在十幾年前國家就已經下達了將干部人事檔案進行數字化管理的考核任務，隨著時間的推移，很多發達地區目前已經實現了數字化管理，但更多的地方基本上都還處于起步階段；2.設備較差。由于干部人事數字化管理需要使用高速掃描儀、交換機以及服務器等硬件的設備，而地方的設備配備一直沒有得到完善，所以在人事檔案管理數字化的過程中，信息系統軟件沒有進行統一的使用，造成了紙質的檔案和數字化的檔案沒有很好地進行同步實現，也導致了部分地區的數字檔案管理開發滯后；3.利用率較低。有些地方雖然開啟了數字化管理，但是在實際的使用過程中，系統只能對相對應的標題進行搜索，對于內容中含有的相關信息無法進行檢索，也就無法通過系統進行查檔，只能按照過去的老辦法到閱檔室去翻閱紙質的檔案；4.從事干部人事檔案管理工作的人員不夠專業。在現代化數字管理中對于信息管理系統的應用和推廣必須建立在系統可以熟練操作的基礎上，所以相關的管理人員必須在該方面具備足夠的知識以及掌握先進技術的能力，除此之外，對于電腦的操作能力也有著較高要求。而當前在大多數的存儲干部人事檔案單位中，很少有擅長以上描述的綜合人才，也就導致了數字化管理結果不太理想的情況。

三、如何高效率建設數字化檔案信息管理系統

（一）加強對數字化管理的重視程度

利用數字化管理的方式可以將人事干部的信息進行永久性的管理和保存，不但可以降低過去傳統紙質檔案產生的大量人力、物力的投入支出，還可以借助高科技的力量來達到檔案高效管理的目的。所以，加強對干部人事檔案數字化管理的重視及引導，適當增強其宣傳力度，能夠幫助檔案管理單位對數字化建設引起高度的重視，并以此來提高其對檔案數字化管理的專業能力。

（二）優化各體系建設的規章制度

優化各體系建設的規章制度，是當前干部人事檔案工作管理的基礎標準。只有將具備全面性以及科學性的合理干部檔案數字管理規章制度進行統一的制定，再結合人事檔案工作的特殊性及和數字化管理系統需要的內容進行充分完善，最后將該工作在實施過程中的實際經驗進行融合，制定出規范的流程說明。通過各類的措施和舉動，對管理流程進行優化的管理，穩定維護工作的秩序，保證工作可以按照規定及要求有序地開展，持續性的將干部人事的檔案數字化管理推向更加成熟、智能的工作模式中。

（三）有效提升硬件基礎設施的建設

將硬件設施的基礎打好，就代表著數字檔案的安全有了良好的保障[5]。有些單位的基礎設施配備不高，所以除了經濟條件方面的因素外，更多的是因為其對人事檔案管理的工作不夠重視，沒有相關的意識，也完全沒有干部人事檔案一旦出現損毀，將會產生不可逆嚴重后果的觀念。正因如此，為了保障數字化檔案的安全性，不但要加強對于人事檔案數字化管理的規范性，還要在檔案管理的相關部門內安裝相對應的硬件基礎設施。

（四）優化檔案管理風控

在數字化系統管理中，檔案管理的相關單位應當建立起專門的網絡信息安全保護隊伍，保障其數字化系統能夠在完全安全的環境中展開運行。

一是強調“三員分離”。“三員分離”分別指的是系統管理、安全保密以及安全審計等三個崗位的安全管理員。其中系統管理員的主要工作是對用戶進行信息的建立以及刪除；安全保密崗位主要工作是對各個權限進行有效分配；而安全審計主要是查看相關的日志并對其進行日常的管理[6]。

二是保障檔案信息安全。應當按照實際管理中需要的各類材料來選取與其相匹配的各種軟件，以此來提高建立數據庫時的有效性及真實性。

在選擇軟件時，首先應當將安全性、規范性擺在首位，通過標準化的軟件來將網絡安全進行進一步的強化，在此基礎上選擇相對保障能力較高的軟件系統。以上理論必須建立在數據的錄入、傳輸、存儲以及訪問都經過國產化管控的前提下。這是因為國產的數據庫、操作系統、掃描儀、打印機甚至是服務器存儲等，不但可以完成兼容及認證，對于其安全性也得到了極大的保障。在訪問一些關鍵節點時，也可以利用相對性的MAC地址對其進行綁定，只允許一些固定的設備對系統進行訪問，當一些特定的文件需要經過加密才能傳輸時，就體現了文件加密、防截屏錄屏拍照等相關工作的安全性[7]。除此之外，檔案管理的相關單位還要對各類電子信息進行副本備份，讓其在增強安全性的同時，還能做到信息的一致性。工作人員還應當對檔案調閱，杜絕檔案在調閱的過程中被人進行惡意的增減、篡改甚至替換等。當工作人員在對檔案調閱進行記錄時，應當嚴格按照其監管的流向，從檔案開始借閱的時間到借閱人員以及借閱的時長和歸還的期限上進行嚴格把關，借閱結束后，應當將歸還后的檔案與之前備份的副本進行核對，在確認與原副本信息完全一致的前提下，再將其進行歸檔[8]。

由于檔案本身存在較高的私密性和重要性，所以檔案信息的流動效率也應當急速提高，在操作過程中使用技術手段將系統級進行多份拷貝，必要時也可以建立災難備份的系統，以此來確保數據的安全性。

四、結語

隨著當前社會的快速發展，科學技術在不斷升級的同時，人們的管理觀念也在不斷改變，干部人事檔案工作作為國家管理干部的主要方法，也在不斷地創新與發展。運用充分的數字、網絡技術和信息化相結合的方式，制定出相對應的現代管理模式，并將其應用在干部人事檔案數字化管理中，持續加強專業方面的技能，幫助相關的工作人員能夠更加快速地對專業技能有所了解，增強自身的責任意識，借助數字化的優勢來整體提升干部人事檔案的管理水準。