醫院人事檔案管理中應用數字化信息的策略分析

文/威海市婦幼保健院 楊思友

在醫院的運行過程中，對人事檔案資料進行整理、歸檔是提升醫院工作效率的必要環節。因為醫院人事檔案代表著醫院工作人員的工作經驗，同時也是對他們工作的肯定，更是醫院對工作人員進行工作分配的依據。傳統的醫療人事檔案歸檔處理過程是一個非常繁瑣的過程，需要工作人員對每一位醫務人員建立相應的員工檔案，并需要對醫務人員的個人檔案及時進行手動整理保存。由于醫院工作者較多，在傳統模式下檔案整理歸檔時，只是進行手動整理和保存。進一步導致人事檔案管理困難，而在當下對醫院進行改革，針對人事檔案管理這一繁雜的工作流程，醫院逐漸嘗試將現代化的數據信息基礎融入人事檔案管理過程中，進一步簡化工作流程，提高工作效率。

一、數字化信息在醫院人事檔案管理中的優勢

數字化信息技術在醫院人事檔案管理過程中，相比于傳統形式的人事檔案有著絕對性優勢。因為數字化信息對檔案進行整理，是將個人信息進行數字化轉換，然后將其存儲至網絡中。這一變化相對于傳統形式的人事檔案處理，不僅縮減了儲存的空間，還降低了人工整理過程的繁雜程度，從而使人事部門的工作強度減輕。與此同時，更可以使人事部門的工作效率得以提升。此外，將人事檔案進行數據化便捷了檔案的查找，使檔案的儲存變得更加安全可靠。在傳統的人事檔案處理過程中，檔案查找時，由于數目過多，導致檔案查找時間過長。并且，傳統的檔案主要以紙質的形式進行保存，這意味著檔案儲存過程中，會隨著時間的變化造成一定程度的損壞。將數字化的信息融入人事檔案管理過程中，將改變這一缺點，使檔案的查找更加方便、快捷、精準。在新型的人事檔案管理過程中，檔案采用數字化管理，在進行個人檔案查詢時，只需進行個人檢索，便能夠將個人檔案調出，從而進一步減少查詢過程中所用的時間，并且對數據進行信息化管理，不存在由于時間原因而導致檔案損壞的現象。因此，在人事檔案管理過程中，融入數據化的管理模式對于檔案的儲存及查詢都有著極其重要的意義。因此，在當下醫療事業改革過程中，對醫院人事檔案進行數據化是改革的必然方向。

二、醫院人事檔案管理中數字化信息使用策略

（一）增強人事檔案管理意識，轉變傳統管理觀念。在對醫院人事檔案管理模式進行變革的過程中，增強人事檔案管理意識，是推動當下數據化管理模式進入人事檔案管理的必然途徑。在傳統的人事檔案管理過程中，對檔案的保存以及查詢過程的管理意識較為模糊，并且人事檔案工作人員已經對傳統模式的檔案管理方案思維產生了固化，不再愿意吸收新型的管理模式，這在很大程度上對數據化信息在人事檔案管理中的使用產生了阻礙，從而導致人事檔案管理效率過低的現象發生。想進一步擺脫人事檔案管理效率低的現象，必須進一步加強人事部門對于檔案管理的意識，并令其突破傳統檔案管理的思維模式，進一步學習新型的檔案歸檔、儲存、保護模式。例如：醫院通過傳統模式下檔案管理的效率與數字化檔案管理工作效率對比，從而使人事部門認識到傳統方式對個人檔案管理和儲存的不足，其后需對人事部門工作人員進行相應的鼓勵和支持，從而提高他們對于新型管理方法的學習熱情，繼而使數字化的管理模式能夠在醫院人事檔案管理過程中正常運行。

（二）提高人事部門對于網絡數據安全的防護意識。雖然數字化信息技術在醫院人事部門的檔案管理過程中進行使用能夠便捷個人檔案的儲存，并縮小檔案存儲空間。甚至能夠提高醫院的工作效率。但是這些優勢是以加強對數據化信息的保護為前提的。在網絡技術迅速發展的當下，數字化信息在方便人們生活的同時，也提高了信息泄露的危險性。因此，若想將數字化管理模式融入人事檔案處理過程中，加強人事部門對于網絡防護的意識是必不可少的。在推行數字化檔案管理過程中，應當注意增強網絡安全意識。并且做好防護措施，一旦發現信息泄露立即進行處理。從而保證信息的安全。例如：在檔案信息的錄入過程中，可以對檔案信息進行加密，從而使醫院系統內的檔案處于私人查詢狀態，使黑客和病毒無法進入，從而進一步保證檔案的安全。此外，應當提醒歸檔人員，在對檔案進行處理時要及時對系統進行殺毒，定時對其進行清理，從而確保電腦的安全和穩定。因此，在進行數據化信息整合處理過程中，增強管理人員對于網絡安全的防護意識，提高網絡防護措施，是當下數據化信息融入個人檔案的重要前提。

（三）吸收和培養專業型人才，進一步完善數據檔案體系。為了進一步建設和完善整體性的檔案數字化系統，醫院應當及時吸收與之相關的技術型人才，從而進一步保障數字化檔案體系的建成和完善。在醫院人事檔案數字庫建設過程中，需要極其專業的工作人員對檔案內容進行數字化轉換和輸入，從而促成數字庫建設。醫院在當下體制改革過程中，應當注重對于人才的吸收和培養，對傳統模式下人事檔案管理工作人員，應當積極進行培訓，從而幫助他們更好地勝任當下數字化模式檔案的管理工作。例如“針對數字化信息庫的建立”對傳統檔案管理模式下的工作人員進行計算機應用教學，并且通過一定的方法提高他們個人的信息數據處理能力。在數據化信息庫建立過程中，檔案信息的儲存將由原本的紙質式儲存完全轉化為數據型儲存。這就意味著，檔案管理人員的工作模式發生了轉變，由原本通過紙張進行抄寫的模式轉換為通過電腦錄入的形式對檔案信息進行存儲。在人事檔案管理模式改革過程中，對數字化信息人才的吸收和培養，是當下醫院人事檔案工作的重點。

（四）做好數據更新工作，提高辦事效率。在數據信息迅速發展的當下，個人信息不斷變化，有老職工的離職，也有新職工的加入，給人事部門個人檔案數據的整理和錄入增加了難度。這就要求檔案錄入人員及時對醫院職工檔案數據進行更新。但是，人事部門對檔案數據進行更新的前提是相關部門及時上報工作人員信息以及離職員工離職時間，從而使人事部門對信息及時進行核實，然后再對核實后的信息進行數據錄入。繼而，檔案數據庫能夠做到“實時更新”的效果。除此之外，及時對數據信息進行更新能夠從根本上提高醫院的工作效率，使醫院對員工的工作做出更為合理的安排，從而進一步促進醫院工作的運轉。

三、結語

從以上的論述不難看出，數字化技術在醫院人事檔案管理過程中，不僅能夠對檔案的儲存進行一定的優化，而且，對延長檔案的保存時間和保護檔案不被損壞有著重要的作用，從而確保醫院人事檔案工作的效率。但與此同時，在醫院人事檔案管理中，數字化信息技術的使用對于工作人員的工作能力提出了一定的要求。這就要求醫院人事檔案工作人員要加強對數字化技能的學習，并且增強網絡防護意識，提高醫院人事檔案管理工作能力。