高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式思考

文/海南政法職業(yè)學(xué)院 王雷

高職院校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新與服務(wù)模式的構(gòu)建是一項(xiàng)艱巨任務(wù)，其原因在于必須顛覆傳統(tǒng)思想，意識(shí)到其重要性所在，再采取有效的手段將其加以完善方可實(shí)現(xiàn)。但是從當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理與服務(wù)模式的構(gòu)建現(xiàn)狀來看，管理工作的側(cè)重點(diǎn)依然是為了“管理”而管理，服務(wù)模式的人性化和全方位兩個(gè)特征并沒有顯現(xiàn)出來。為此，如何改變當(dāng)前這一現(xiàn)狀成為一項(xiàng)重要的研究課題，這是每一位高職院校學(xué)生檔案管理工作人員需要深思的問題。本文以高職院校檔案管理創(chuàng)新這一課題展開深度研究與探索，希望廣大高職院校學(xué)生檔案管理工作人員從中受到啟發(fā)。

一、學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式構(gòu)建的必要性

（一）學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)業(yè)生涯的重要見證。檔案是高職學(xué)生在校期間表現(xiàn)的有力說明，不僅反映了學(xué)生在學(xué)習(xí)與生活上所取得的成果，還能體現(xiàn)出學(xué)生在哪些方面存在過失，有著始終激勵(lì)學(xué)生進(jìn)步的作用和意義。為此，高職和院校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新與服務(wù)模式的構(gòu)建，可以幫助學(xué)生時(shí)刻審視自我，找到當(dāng)下和未來所要努力的方向。如果學(xué)生檔案管理與服務(wù)工作始終處于停滯不前的狀態(tài)，那么必然會(huì)導(dǎo)致學(xué)生不能及時(shí)了解之前自己所取得的成果以及存在的過失，不利于激勵(lì)學(xué)生未來就業(yè)與發(fā)展。由此可見，“更好地見證學(xué)生學(xué)業(yè)生涯”成為高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式構(gòu)建必要性的直觀體現(xiàn)。

（二）學(xué)生檔案是助其未來就業(yè)與發(fā)展的基本保證。毋庸置疑，高職院校學(xué)生走向工作崗位，甚至走向創(chuàng)業(yè)發(fā)展之路，首先要得到用人單位和行業(yè)的高度認(rèn)可，而認(rèn)可的依據(jù)就是學(xué)生的檔案信息。因?yàn)閷W(xué)生檔案信息是學(xué)生各個(gè)階段個(gè)人情況的真實(shí)反映，有效進(jìn)行管理并能夠?yàn)閷W(xué)生提供全方位的服務(wù)，那么顯然可以讓高職學(xué)生在就業(yè)和未來發(fā)展道路上做到心中有數(shù)；反之則會(huì)造成學(xué)生就業(yè)和未來發(fā)展始終處于心里沒底的狀態(tài)。為此，“助其未來就業(yè)與發(fā)展”也是高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式構(gòu)建必要性的又一體現(xiàn)。

二、當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)狀

（一）管理的形式與規(guī)范性方面。以當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)際情況來看，檔案管理工作在制度上和流程上普遍存在較為寬松的現(xiàn)狀，主要表現(xiàn)在工作流程缺乏監(jiān)督，管理制度的完善性存在明顯不足。管理流程缺乏監(jiān)督指的就是管理規(guī)范性無法得到保障，工作人員在操作上有“三慢”的跡象，規(guī)范的操作流程很難得到落實(shí)。制度的完善性不足，指的是管理制度中缺乏責(zé)任制度和獎(jiǎng)懲制度，這就導(dǎo)致工作人員產(chǎn)生了“干好干壞一個(gè)樣、干多干少一個(gè)樣”的心理，這顯然嚴(yán)重阻礙了管理與服務(wù)工作的有效開展，管理與服務(wù)的質(zhì)量很難得到保證。為此，在高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的構(gòu)建中，必須將改變這一現(xiàn)狀放在第一位。

（二）服務(wù)的側(cè)重點(diǎn)方面。從當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理工作的服務(wù)功能來看，“服務(wù)”二字并不是十分明顯，主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案管理工作將“管理”二字作為中心，一切工作都是為了管理而管理，與學(xué)生普遍處在“絕緣”的狀態(tài)。也就是說，在高職院校檔案管理工作中，學(xué)生幾乎沒有機(jī)會(huì)走進(jìn)檔案室，很少有機(jī)會(huì)與檔案管理人員交流，學(xué)生與檔案管理人員并沒有明顯的“交集”。為此，這充分說明當(dāng)前高職院校學(xué)生檔案管理工作并沒有明顯的服務(wù)模式，學(xué)生檔案管理工作的獨(dú)立性較為明顯，而這一現(xiàn)狀的普遍存在顯然不利于學(xué)生未來的就業(yè)與發(fā)展，必須引起學(xué)生檔案管理人員的高度重視。

三、學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的構(gòu)建思路

（一）要將管理體制創(chuàng)新作為服務(wù)模式構(gòu)建的根本。對于高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的構(gòu)建而言，創(chuàng)新首先應(yīng)該體現(xiàn)在管理體制方面，因?yàn)楣芾硎欠?wù)的根本保障，管理過于松散那么服務(wù)的質(zhì)量自然無法保證，管理能夠達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，那么服務(wù)學(xué)生自然會(huì)達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)和高到位率。為此，管理創(chuàng)新應(yīng)該放在首要位置，而創(chuàng)新管理體制則要首當(dāng)其沖，具體應(yīng)包括兩個(gè)方面：第一，強(qiáng)調(diào)規(guī)范化。在這里，所謂的“規(guī)范化”，就是學(xué)生檔案管理工作中，整個(gè)流程嚴(yán)格按照規(guī)定來執(zhí)行，并且執(zhí)行過程要高度符合標(biāo)準(zhǔn)要求，確保各項(xiàng)工作緊鑼密鼓地落實(shí)，并能夠達(dá)到預(yù)期效果。其間，無論是在操作流程上還是操作規(guī)范上，都要做到嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求來執(zhí)行，以此提高學(xué)生檔案管理工作各項(xiàng)事宜的流暢性，避免學(xué)生檔案信息遺漏、泄露、流轉(zhuǎn)不暢等現(xiàn)象的出現(xiàn)，這是高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新最為基本的要求，也是服務(wù)工作開展的根本前提。第二，建立并落實(shí)責(zé)任與獎(jiǎng)懲制度。獎(jiǎng)懲制度是激勵(lì)管理工作和服務(wù)工作的有效渠道，而責(zé)任制度則是責(zé)任到人，激發(fā)檔案管理人員工作緊迫感的有效手段。其中獎(jiǎng)懲制度包括做到哪些方面會(huì)得到獎(jiǎng)勵(lì)，出現(xiàn)哪些問題會(huì)有怎樣的懲罰，懲罰力度怎樣等等；責(zé)任制度則要將履行的義務(wù)、責(zé)權(quán)范圍加以明確，讓工作人員更加清楚地意識(shí)到自己應(yīng)該做什么，哪些方面有決策權(quán)，后果究竟是由誰承擔(dān)，進(jìn)而確保學(xué)生檔案管理工作流程順利運(yùn)行，進(jìn)而為更好地服務(wù)學(xué)生提供動(dòng)力。

（二）要以信息化視角去看待檔案管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新。隨著信息化時(shí)代的到來，各行各業(yè)在各個(gè)領(lǐng)域?qū)⑿畔⒒鳛闃?biāo)準(zhǔn)，信息化學(xué)習(xí)和信息化辦公已經(jīng)成為人們的基本追求，高職院校學(xué)生檔案管理與服務(wù)工作也要與時(shí)俱進(jìn)，以信息化為標(biāo)準(zhǔn)開展科學(xué)管理與服務(wù)工作，由此方可確保學(xué)生檔案管理與服務(wù)的高效性。其間，應(yīng)從兩方面入手：第一，要開發(fā)專門用于高職學(xué)生檔案管理與服務(wù)工作的軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)作為邁向信息化的基本條件之一，只有軟件系統(tǒng)開發(fā)、升級、維護(hù)工作得到保證，學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)方可形成，網(wǎng)絡(luò)辦公的期望方可實(shí)現(xiàn)。而在軟件系統(tǒng)的模塊組建中，必須強(qiáng)調(diào)檔案信息分類、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)遞、問題解答等多個(gè)功能模塊，確保檔案信息能夠在軟件系統(tǒng)中清晰可見，為更好地服務(wù)于學(xué)生打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第二，全面提高工作人員的信息素養(yǎng)。在擁有軟件系統(tǒng)這一基本保證之后，接下來高職院校要考慮怎樣讓軟件系統(tǒng)的作用最大程度展現(xiàn)出來，不斷提高工作人員信息素養(yǎng)則是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。其間，高職院校不僅要定期組織技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)還要開展信息保密意識(shí)等方面的引導(dǎo)工作，讓工作人員切實(shí)能夠意識(shí)到檔案信息關(guān)乎學(xué)生的一生，信息管理與服務(wù)工作是非常關(guān)鍵的，由此確保信息化管理與服務(wù)的價(jià)值最大化。

（三）要始終將用戶需求作為檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式構(gòu)建的關(guān)鍵點(diǎn)。針對高職院校學(xué)生檔案管理工作服務(wù)模式的創(chuàng)新而言，擁有了良好的管理體制和管理系統(tǒng)之后，接下來服務(wù)模式的構(gòu)建要圍繞用戶需求來打造，強(qiáng)調(diào)以學(xué)生為中心，有針對性地開展各項(xiàng)服務(wù)工作，進(jìn)而形成一整套服務(wù)模式，為學(xué)生今后就業(yè)與發(fā)展帶來便捷，具體操作應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面：第一，加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)工作。眾所周知，高職學(xué)生在日常學(xué)習(xí)生活中很少能夠接觸到自身的檔案，只有在離校前才會(huì)辦理檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，指導(dǎo)走向工作崗位或進(jìn)入創(chuàng)業(yè)階段后，學(xué)生才會(huì)接觸到檔案信息。在這一過程中，高職學(xué)生檔案管理工作人員則要為學(xué)生提供良好的服務(wù)，無論是在實(shí)地辦公過程中，還是在管理系統(tǒng)中，都要針對學(xué)生的具體需求，提供有效的服務(wù)。要盡快為學(xué)生辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，管理系統(tǒng)要為學(xué)生及時(shí)提供問題解答等等，由此讓學(xué)生檔案管理服務(wù)更加方便、快捷。第二，“留史存真”的服務(wù)工作。毋庸置疑，學(xué)生檔案管理工作是伴隨學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)生涯的長期工作，是學(xué)生重大成果與重大過失的見證，高職學(xué)生在校期間的具體表現(xiàn)必須要在檔案管理工作中體現(xiàn)出來。為此，讓學(xué)生方便查詢自己的檔案信息成為服務(wù)模式構(gòu)建中的重要組成部分。在此期間，高職院校學(xué)生檔案管理人員要緊緊依托實(shí)地辦公，以及互聯(lián)網(wǎng)辦公系統(tǒng)，針對學(xué)生的檔案信息查詢工作不斷加以完善，為學(xué)生提供更加人性化的服務(wù)，以保學(xué)生需求能夠始終得到最大程度上的滿足，讓服務(wù)模式進(jìn)一步體現(xiàn)出人性化與便捷化特征。

四、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)今時(shí)代背景下，真正實(shí)現(xiàn)高職院校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的構(gòu)建并非易事，廣大學(xué)生檔案管理工作人員必須先做到明確其重要性，并將當(dāng)前現(xiàn)狀加以客觀審視，從體制化創(chuàng)新、信息化辦公、人性化服務(wù)三方面入手，方可達(dá)到學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新和服務(wù)模式創(chuàng)新這一最終目的。為此，如何做到體制化創(chuàng)新、信息化辦公、人性化服務(wù)成為不懈的追求和努力的方向，廣大高職院校學(xué)生檔案管理工作人員需要不斷積累和分享寶貴經(jīng)驗(yàn)，以此確保高職院校學(xué)生檔案管理與服務(wù)模式始終處于創(chuàng)新發(fā)展的狀態(tài)。