提高檔案管理科學化水平的路徑選擇分析

文/集安市榆林中心衛生院 王琳琳 樸文遠

隨著我國信息化水平的提高，檔案資源的使用率隨之增多，科學化管理逐漸成為檔案管理的共同目標。檔案作為衛生院歷史發展記錄，對于衛生院的發展有著不可或缺的作用。本文主要針對衛生院的檔案管理工作優化進行分析，衛生院檔案管理工作的重心在于不斷實現檔案管理的高效性及科學化，以適應信息化時代的發展潮流。

一、實現衛生院檔案管理科學化的現實性和必要性

提高衛生院檔案管理的科學化水平，是順應信息化時代的實際需求。通過科學化的管理手段和方法，不斷更新衛生院檔案管理的工作內容及管理理念，對有效利用檔案資源，促進衛生院后續發展具有重要意義。

（一）衛生院檔案管理存在較多問題。近年來，我國信息化水平不斷提高，時代的發展給衛生院檔案管理工作提出了更高的要求。衛生院檔案管理工作涉及多個方面，主要包含衛生院基建、設備、執業人員信息、病案、會診記錄等多方面內容。在衛生院的日常工作中，檔案管理可為其及時提供各項信息。但當下衛生院檔案管理依然存在較多問題亟待解決，比如檔案管理制度不夠完善、職責分工不明、管理理念陳舊等問題，這對于衛生院檔案的梳理及有效利用都有一定制約影響，導致檔案的作用無法完全發揮，失去其存在的價值和意義。因此，解決衛生院檔案的科學化管理問題迫在眉睫。

（二）提升衛生院檔案管理科學化水平是順應時代的需求。我國信息化水平不斷提高，數據的收集渠道不斷增多，在一定程度上拓寬了衛生院檔案的內容，增多了檔案管理的手段。因此，衛生院需要不斷更新檔案管理理念，逐漸實現系統化和科學化，這是衛生院順應現代化建設的必然發展趨勢。近年來，衛生院檔案數據開始呈現多樣性，給檔案管理工作賦予了更大的意義和責任。由此可見，隨著社會信息管理工作要求的不斷更新，為了滿足衛生院使用檔案信息的需求，應盡快提高檔案管理的科學化水平。

二、提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

衛生院檔案作為其后續發展的重要信息支撐，具有不可或缺的作用，提高檔案管理科學化水平可以有效幫助衛生院合理挖掘檔案價值。因此，衛生院需要選擇合適的路徑不斷提高檔案管理科學化水平。

（一）衛生院更新檔案管理理念。相較于傳統的檔案管理工作而言，科學化管理需要不斷更新管理理念，彌補管理體系漏洞，完善信息管理機制。衛生院想要提高檔案管理科學水平，建立健全衛生院檔案管理系統，需要先更新其管理觀念。目前，衛生院的檔案管理機制還相對陳舊，需要不斷吸納科學、人性化而完善的檔案管理機制，才可以有效確保衛生院檔案管理工作的順利進行。對于衛生院不同層面和部門的檔案設置專人管理設置，從而形成一個多層級、全方位的宏觀管理體系。

（二）衛生院需引入信息化管理手段。目前，我國信息化水平不斷提高，衛生院想要適應時代發展潮流，就必須實現信息化，包括信息化設備及管理手段。在衛生院的檔案管理中，基本通過人工記載并儲存，且較多檔案的收集及存檔都需要當面處理。網絡時代的到來，人們開始習慣使用電子信息。衛生院檔案信息的手工匯集可以更新為網絡匯集，通過數字信息記載并儲存。同時，衛生院需要滿足當下人們對資源查閱的要求，建立健全內部檔案數據庫及檔案管理機制，提高衛生院檔案信息的檢索及查閱效率。因此，衛生院的檔案管理工作可以結合現代化數據處理器以及檔案管理工具，快速檢索檔案信息。為進一步加強衛生院檔案的保密性，添加保密系統確保檔案數據的安全，從而節約管理資源，提升數據的管理效率。

（三）提高檔案管理人員的能力。檔案管理工作包含了較多寶貴資源，是一門相對綜合的工作。衛生院的規模隨著時間推移不斷擴大，管理內容不斷豐富，手段更加先進。這對檔案管理工作人員提出了更高的要求。對于存檔的紙質檔案，衛生院的檔案管理人員需要有基礎的處理能力；對于新興的信息化檔案系統，也需管理人員具有較強的專業能力，幫助衛生院提供全面而準確的數據支撐。作為檔案管理的重要一環，管理人員的素質水平直接影響了檔案管理工作的實施效果。因此，衛生院高層需要注重檔案人才的選拔和培養，定期做好員工培訓，注重員工綜合素質的培養，從而有效提高檔案管理科學化水平。

（四）轉換檔案管理服務形式。衛生院包含的檔案管理內容較多，為了有效提高檔案管理效率，降低管理人員工作壓力，可以適當轉換檔案管理的服務形式。衛生院可以適當調整檔案管理工作權限，由原先的信息提供及存儲者，轉換為信息的服務方。比如，在檔案資料產生時即完成電子信息的歸檔。因為生成資料的人最能了解資料的歸屬范圍，可在一定程度上避免資料歸屬出現問題。同時，衛生院可以建立公眾號等服務平臺，及時答復使用人的咨詢，并為其提供篩查和檢索服務，從而有效提高檔案管理效率，不斷提升檔案管理的科學化水平。

三、提升檔案管理科學化水平的保障體系

提升檔案管理科學化水平是一門綜合度極高的工作，需要全方位、多層次地改善管理工作。在此過程中，衛生院內部不僅需要完善制度、強化措施，還要將科學管理檔案列為重點工作，更新內部管理理念以及體系完善等多個方面的優化，從而形成與當下發展趨勢相符合的保障體系。

（一）強化檔案管理科學化理念。在檔案管理工作中，需要持續更新科學化的檔案管理理念，幫助檔案管理工作實現現代化和科學化。衛生院需要順應時代發展形勢，更新內部檔案管理理念，重點解決制約檔案管理工作的相關問題。衛生院領導需向員工強化管理人員的服務意識，注重檔案管理工作的主動性和創新性。對于現有的檔案數據進行有效分析，了解數據需求方向，發揮檔案信息的價值。同時，衛生院檔案直接關系著后續發展。檔案管理人員需要明確安全責任意識，在信息公開的同時明確信息安全的重要性，對于維護社會穩定和信息安全有一定的使命感。衛生院未來的創新發展離不開檔案數據的價值，檔案管理工作想要不斷適應新趨勢就必須增強創新意識，注重對新情況和新規律的研究，從而以全新的面貌和眼光來處理新問題，從而推動檔案管理工作不斷創新進步。

（二）完善檔案管理體系制度。目前，衛生院對于檔案管理制度依然存在缺口。衛生院需要針對當下發展趨勢，不斷完善相關規章制度，重視創新發展，促進科學引導和約束。良好運用檔案管理工作，落實檔案管理責任制，不斷發揮檔案信息的價值。衛生院檔案管理部門中，工作人員需要增強個人服務意識和責任感，從檔案數據的接收、梳理以及運用等多個環節，制定相應的管理制度，從而促使檔案管理工作有序進行，使得管理工作規范進行。同時，衛生院可以實行內部管理體制改革創新，通過明確獎懲制度、綜合考核條目等多項措施，進一步激發檔案管理內部的良好競爭，調動員工工作的創造性和主動性，不斷增強檔案管理工作的整體活力。

（三）提高員工綜合素質。檔案管理工作是一門綜合性極強的工作，尤其在信息化時代的背景下，對檔案管理提出了更高的要求。衛生院檔案內容涉及面廣，紛繁復雜。順應時代發展不斷引入信息手段之后，更需要檔案管理人員具有極強的專業素質。衛生院的檔案管理工作需要對紙質檔案具有一定的梳理和歸納能力，同時還需要掌握當下使用度較高的現代化數據管理平臺和先進的管理手段。海量的管理數據要求員工具有吃苦耐勞的精神，對最新的發展形勢和要求有著良好的適應能力，秉持創新理念不斷開拓檔案管理工作。檔案管理部門需要將人才為本作為核心，注重引進和不斷培養人才，從而提高員工的綜合素質，建立具有創新精神和科學素養的員工隊伍，為提高衛生院檔案管理的科學化水平奠定扎實的基礎。

四、總結

衛生院檔案管理工作對于衛生院的后續發展有著不可或缺的作用，檔案管理工作是一項綜合性的工程，想要提高其科學化管理水平需要涉及多個層面的內容。衛生院管理層需要針對當下檔案管理現狀，明確其中存在的問題，完善管理體制，順應時代發展潮流，結合檔案管理的新興理念和方法，從而進一步提升衛生院檔案管理的科學化水平，從而實現檔案數據的價值。