略論社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容的特征

文/青島市黃島區(qū)民政局 劉輝

隨著社會(huì)文明的持續(xù)發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域?qū)τ诠婊顒?dòng)的組織和參與越來(lái)越踴躍和規(guī)范。環(huán)境治理、垃圾分類、老年服務(wù)、戒毒、殘障服務(wù)、兒童服務(wù)、青少年服務(wù)、婦女服務(wù)等各類社會(huì)公益活動(dòng)實(shí)踐產(chǎn)生了廣泛的影響。很多具體工作機(jī)構(gòu)中，專門增設(shè)了設(shè)置了社會(huì)活動(dòng)的檔案管理工作內(nèi)容，組織檔案管理人員將社會(huì)公益活動(dòng)中形成的文件，按照一定的原則和要求進(jìn)行收集、鑒定、裝訂、編頁(yè)、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒、上架等，使之規(guī)范化、條理化，便于對(duì)社會(huì)重大事件發(fā)生時(shí)期的社會(huì)公益活動(dòng)的記錄、整理、存檔、查閱，社會(huì)公益活動(dòng)檔案成為檔案管理工作的重要分支，越來(lái)越受到重視，做好社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理工作對(duì)任何工作單位機(jī)構(gòu)來(lái)講都具有重要意義。完善的社會(huì)公益活動(dòng)管理，對(duì)社會(huì)歷史、人文環(huán)境整體的發(fā)展決策起到重要的作用，其特征和意義隨著當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的語(yǔ)境逐漸凸顯出來(lái)。

一、社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理的內(nèi)容特征

（一）社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容具有基礎(chǔ)性。社會(huì)公益活動(dòng)檔案來(lái)源于真實(shí)的社會(huì)公益實(shí)踐，記錄了人們?cè)谔囟ǖ沫h(huán)境和歷史時(shí)期與自然環(huán)境的作用關(guān)系，是人類精神文明領(lǐng)域發(fā)展的真實(shí)寫照，在社會(huì)公益活動(dòng)中積累和留存的檔案，記錄了人類在特定的歷史環(huán)境條件下同社會(huì)完美適應(yīng)并促進(jìn)改良的寶貴的經(jīng)驗(yàn)，可以為社會(huì)建設(shè)提供重要的依據(jù)和參考資料。從社會(huì)公益檔案管理內(nèi)容本質(zhì)上說(shuō), 對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)的真實(shí)記錄、整理，實(shí)質(zhì)是在傳授特定歷史階段人類社會(huì)對(duì)應(yīng)環(huán)境所做的經(jīng)驗(yàn)探索，可以幫助各類檔案用戶群體獲取所需信息，并進(jìn)一步提高檔案用戶群體發(fā)現(xiàn)、辨別和獲取信息的能力,從而間接提高檔案用戶群體的學(xué)習(xí)和研究能力。除了可以提高人類活動(dòng)的基礎(chǔ)知識(shí)與技術(shù)之外，社會(huì)公益檔案管理工作具有強(qiáng)烈的政治信念與道德價(jià)值觀，因此社會(huì)公益檔案管理既具有所有檔案管理本質(zhì)的一般性，也有其他類型的檔案管理所不具備的獨(dú)特本質(zhì)內(nèi)涵。此外，社會(huì)公益活動(dòng)檔案是社會(huì)機(jī)構(gòu)或工作機(jī)構(gòu)各種行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)，社會(huì)公益活動(dòng)檔案是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是公務(wù)活動(dòng)的記錄，反映了機(jī)關(guān)和社會(huì)組織活動(dòng)的完整情況。是行政和管理機(jī)關(guān)工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的參照素材，是熟悉機(jī)關(guān)工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)依據(jù)的真實(shí)資料，具有與人事檔案、工作檔案等同樣的基礎(chǔ)性。

（二）社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容具有時(shí)效性。

社會(huì)公益活動(dòng)和社會(huì)環(huán)境重大事件語(yǔ)境緊密關(guān)聯(lián)，機(jī)關(guān)和事業(yè)單位對(duì)所參與的社會(huì)公益活動(dòng)檔案材料要及時(shí)整理，確保公益活動(dòng)的真實(shí)客觀。及時(shí)記錄、整理、存放公益活動(dòng)調(diào)研和進(jìn)行的工作，才能形成在特定環(huán)境下的參考價(jià)值。比如，新型冠狀病毒始發(fā)時(shí)期，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極進(jìn)行公益宣傳，調(diào)動(dòng)和組織志愿者參與抗擊新型冠狀病毒等公益活動(dòng)，這些組織方式借鑒了“非典”時(shí)期的集中防御舉措，并作出與時(shí)俱進(jìn)的相應(yīng)改進(jìn)調(diào)整，調(diào)整借鑒的有效性，很大程度取決于“非典”時(shí)期社會(huì)公益活動(dòng)檔案記錄的即時(shí)性。因此，掌握社會(huì)公益活動(dòng)檔案的時(shí)效規(guī)律，正確判斷、整理社會(huì)公益活動(dòng)檔案，適時(shí)提供利用，以免因錯(cuò)過(guò)最佳的開發(fā)利用時(shí)機(jī)而喪失檔案的部分或全部?jī)r(jià)值。

（三）社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容具有交叉性。社會(huì)公益活動(dòng)內(nèi)容涉及到法治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境保護(hù)、醫(yī)學(xué)等各個(gè)領(lǐng)域，使得社會(huì)公益活動(dòng)檔案的管理與其他檔案工作錯(cuò)綜交叉，也使得社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理工作內(nèi)容變得復(fù)雜，對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理人員的技能和素質(zhì)要求相應(yīng)具有多元性。社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理是工作管理中重要的分支內(nèi)容，工作人員是影響公益活動(dòng)檔案管理工作水平的關(guān)鍵因素，管理工作人員的整體水平和素質(zhì)可以直接影響社會(huì)公益活動(dòng)檔案的管理面貌和價(jià)值。社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理的交叉性特征，決定了管理人員要具備廣泛的社會(huì)人文知識(shí)背景，具備現(xiàn)代化的管理技能和觀念，既能夠做到社會(huì)活動(dòng)人文意義的清晰整理、發(fā)掘，又能夠使檔案管理工作向數(shù)字化大數(shù)據(jù)合理運(yùn)用，既可以應(yīng)對(duì)面對(duì)面的傳統(tǒng)形式服務(wù)的檔案管理；也可以根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境條件進(jìn)行針對(duì)性的資料搜集整理，包括在重大的社會(huì)公益活動(dòng)中對(duì)重點(diǎn)用戶、特定用戶的特定需求提供積極、主動(dòng)、規(guī)范的材料支持，甚至還可以開展個(gè)性化跟蹤檔案服務(wù)，使檔案管理工作可以滿足時(shí)代的發(fā)展，提高檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的水平。

（四）社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容具有共享性。社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理的共享性體現(xiàn)在能在各方面發(fā)揮更多效益，所形成的社會(huì)公益活動(dòng)成果檔案，不僅僅為本單位作為檔案資料所用，對(duì)外部的甚至對(duì)于整個(gè)社會(huì)環(huán)境所需的公益活動(dòng)資料和信息檔案也起到了相當(dāng)可觀的作用，而且檔案管理中會(huì)自覺(jué)將內(nèi)部、外部有用的各種載體的成果都收集起來(lái)，相互補(bǔ)充，被人們更好地利用，從這個(gè)角度上看，社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理人員社會(huì)角色的內(nèi)涵更加豐富了，一方面是對(duì)單位機(jī)構(gòu)參與社會(huì)公益活動(dòng)的真實(shí)記錄留存，同時(shí)完善的社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理扮演“社會(huì)文化的管理”和“社會(huì)精神財(cái)富的保管”的角色，隨著社會(huì)對(duì)公益活動(dòng)建設(shè)的不斷完善，各工作機(jī)構(gòu)會(huì)更加注重對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)檔案的優(yōu)化管理，使其具有的共享性資源得到有效利用。

二、了解社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容特征的意義

（一）促進(jìn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的文化建設(shè)。了解社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理內(nèi)容特征，可以促進(jìn)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的文化建設(shè)。社會(huì)公益活動(dòng)體現(xiàn)著一個(gè)工作機(jī)構(gòu)積極參與社會(huì)公益活動(dòng)的意愿和力度，沒(méi)有直接的業(yè)績(jī)和經(jīng)濟(jì)效益呈現(xiàn)，推動(dòng)的是社會(huì)精神領(lǐng)域，完善單位的公益組織能力，因此不僅傳承良好的社會(huì)風(fēng)尚，還承載真實(shí)的社會(huì)文化資源，為社會(huì)文化建設(shè)提供重要的文史資料。社會(huì)公益活動(dòng)檔案文化建設(shè)還為檔案管理事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。一方面，社會(huì)公益活動(dòng)檔案可以為檔案管理的文化建設(shè)提供客觀真實(shí)的歷史資料；另一方面，還可以把規(guī)范形成的社會(huì)公益活動(dòng)檔案作為參考，汲取在社會(huì)公益活動(dòng)檔案中總結(jié)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，從而完善整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的文化建設(shè)，隨著整個(gè)檔案管理系統(tǒng)文化建設(shè)的不斷完善，工作機(jī)構(gòu)會(huì)更加注重對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)檔案的優(yōu)化管理，兩者之間具有緊密的聯(lián)系，互為影響、相輔相成。

（二）促進(jìn)實(shí)踐與理論相結(jié)合的檔案管理發(fā)展模式。了解社會(huì)公益活動(dòng)檔案內(nèi)容特征，可以根據(jù)當(dāng)下的社會(huì)語(yǔ)境和實(shí)際工作要求，從檔案管理實(shí)踐層面和理論層面提出針對(duì)性的對(duì)策和建議，以期能夠幫助具體的參與機(jī)構(gòu)根據(jù)具體的社會(huì)歷史語(yǔ)境落實(shí)具體的社會(huì)公益活動(dòng)實(shí)踐，使社會(huì)公益活動(dòng)資源向社會(huì)資源意義的層面有效轉(zhuǎn)化，體現(xiàn)社會(huì)公益檔案的社會(huì)價(jià)值，促使社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理逐漸向規(guī)范、成熟的范式發(fā)展。明確社會(huì)公益活動(dòng)檔案內(nèi)容特征和發(fā)展現(xiàn)狀，可以更精準(zhǔn)地了解社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中所扮演的角色和分支地位。社會(huì)公益活動(dòng)檔案是記錄某一特定時(shí)期人們對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)參與和探索的行為與智慧的結(jié)晶，將會(huì)傳承悠久的社會(huì)文化遺產(chǎn)，在現(xiàn)代社會(huì)環(huán)境中，其更是有待開發(fā)、傳播，促進(jìn)新時(shí)代社會(huì)公益活動(dòng)資源的創(chuàng)新性轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)這種規(guī)律良性轉(zhuǎn)化，必須順應(yīng)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的一般規(guī)律，要和具體的實(shí)踐案例體驗(yàn)相結(jié)合，采取有效機(jī)制實(shí)現(xiàn)社會(huì)公益活動(dòng)良性影響面向社會(huì)的傳播，為“實(shí)踐與理論相結(jié)合”的探索模式提供借鑒實(shí)例，輔助整個(gè)檔案管理系統(tǒng)和諧有序發(fā)展，在加強(qiáng)社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)公益活動(dòng)影響在社會(huì)文化建設(shè)中的輔助作用，真正實(shí)現(xiàn)社會(huì)公益活動(dòng)檔案資源價(jià)值的開發(fā)。

（三）為檔案管理系統(tǒng)中的專項(xiàng)檔案管理研究提供理論依據(jù)。了解社會(huì)公益活動(dòng)檔案內(nèi)容特征，可以對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行專項(xiàng)系統(tǒng)梳理和研究，為新時(shí)期整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的多元、立體、全面發(fā)展提供理論依據(jù)。社會(huì)公益活動(dòng)檔案內(nèi)容對(duì)參與社會(huì)公益活動(dòng)中的各項(xiàng)實(shí)施條件進(jìn)行了探討，結(jié)合相關(guān)實(shí)踐案例進(jìn)行記錄說(shuō)明，其本身的內(nèi)容特征將檔案管理的創(chuàng)新性開發(fā)作為檔案管理價(jià)值實(shí)現(xiàn)途徑的邏輯起點(diǎn)，對(duì)于全面實(shí)現(xiàn)和認(rèn)識(shí)檔案資源管理系統(tǒng)在發(fā)展社會(huì)文化、傳播社會(huì)價(jià)值方面具有理論指導(dǎo)的現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)，為檔案管理系統(tǒng)中的各類專項(xiàng)檔案管理研究提供了理論依據(jù)。

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)公益活動(dòng)檔案記錄和承載了在特定的歷史環(huán)境下人類同自然、社會(huì)所進(jìn)行的歷史活動(dòng)，為社會(huì)文化建設(shè)、文明發(fā)展提供了重要的資料，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理工作突飛猛進(jìn)發(fā)展，在當(dāng)下社會(huì)環(huán)境的需求下，各種由此產(chǎn)生的社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理呈現(xiàn)出獨(dú)特的性質(zhì)，社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理系統(tǒng)和設(shè)施水平、人才機(jī)制等都需要完善和提高，了解社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理的工作特征，對(duì)于檔案管理工作人員樹立可持續(xù)的和與社會(huì)語(yǔ)境相匹配的正確的管理意識(shí)具有重要意義；在快速發(fā)展的社會(huì)，社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理系統(tǒng)和設(shè)施水平、人才機(jī)制等都需要完善和提高，管理手段和方式需要與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新和進(jìn)步，對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理工作特征的了解，可以開拓對(duì)應(yīng)性的工作方式，提高對(duì)社會(huì)公益活動(dòng)管理敏銳的洞察力和自身的管理能力，創(chuàng)造科學(xué)先進(jìn)的社會(huì)公益活動(dòng)檔案管理體系，促進(jìn)整體檔案管理工作的進(jìn)步。