基層事業單位文書臺賬建立及作用淺析

文/山東省濟寧煤田地質局第二勘探隊 吳軍

文書是檔案的前身，文書工作是檔案管理的基礎。對于基層事業單位來講，會經常性地接受或者擬制通知、紀要、工作交辦單等文書，這些文書是單位開展各項工作的依據，并且來源廣、涉及業務類別多，需要建立文書臺賬進行逐一登記。從具體工作實踐看，建立文書臺賬能更好地發揮文書的作用，更好地明晰單位下屬部門的責任，便于對工作進行督導，為評先樹優提供依據，為迎接主管單位的檢查、考核及檔案整理歸檔奠定基礎。

一、文書臺賬的建立方法

基層事業單位尤其是生產性事業單位，建立文書臺賬，其目的是全面掌握部門工作情況，隨時掌握工作進度與質量，督促工作的及時落實，為單位的整體工作打下基礎。為實現這些目的，在建立文書臺賬時，臺賬要符合責任明晰、工作任務具體、時限準確的要求。一般情況下，可將文書的來文時間、來源、業務類別、工作任務、工作時限、責任人、歸檔說明等作為臺賬的主要登記內容，利用Excel辦公軟件進行建立，其中工作任務、工作時限、責任人是關鍵。

對于基層事業單位來講，文書來源最高登記到省部級即可，具體講有省委、省政府及相關部委，其余有省直業務部門、主管單位、本單位、地方政府部門等，其中主管單位下發的文件（通知）、紀要、工作交辦單等在本單位轉發時，其來源宜登記為主管單位+本單位；業務類別應根據文書來源、工作任務進行登記，如黨建、紀檢監察、人事勞動、審計、工會、團委、資產管理、安全管理、經營管理、財務管理、質量管理等；工作任務、工作時限及責任人，應查閱檔案內容，結合本單位轉發通知（或簽批意見）進行登記，其中工作任務要簡單明了，可用關鍵詞代替，工作時限要準確；歸檔說明是檔案管理的最后一個環節，可登記文書的檔案卷號—序號等內容，便于檔案的查找使用。

二、文書臺賬的作用

（一）為工作督導提供依據。一個單位的運行實質上就是工作安排—工作落實—檢查考核—持續改進提高的過程，在這一過程中，督導是促進工作落實的有效辦法。基層事業單位，工作上有短期的也有長期的，對于短期的工作，督導責任部門可根據建立的文書臺賬，以完成時限為節點開展督導，對工作任務完成情況進行檢查，對于長期的工作，督導責任部門可列出計劃分階段定期督導。每一項工作都要提出督導意見，向單位分管領導、主要領導報告。從制度上來講，文書臺賬工作的開展能夠為基層事業單位工作的開展提供依據，為保障基層事業單位工作質量，督導責任部門會不定時進行工作情況的檢查，以對一定時間范圍內單位工作情況進行了解。文書臺賬有效記錄了單位大小工作內容與時間，為督導工作的開展提供了便利，這也是當下文書臺賬的主要作用。

（二）為主管單位的檢查考核提供基礎資料。從事業單位運行機制看，主管單位會不定期地到所屬基層單位開展檢查、調研，年度結束時基層事業單位要接受主管單位（或行業主管機關）的績效考核，為達到科學合理的考核目的，考核指標往往都非常具體。為做好檢查、調研、績效考核的準備，基層事業單位要對工作進行詳細客觀的總結梳理，充分反映本單位的工作情況，而文書臺賬可為總結編寫提供翔實的管理工作素材。主管單位的檢查、調研通常分業務領域開展，績效考核是全業務按領域設定指標，在編寫工作總結時，可根據建立的文書臺賬，利用Excel辦公軟件的排序功能，將涉及該領域的文書臺賬交業務部門，安排其提供分管業務領域的工作總結，業務部門根據文書臺賬結合日常工作落實情況提供素材，發揮臺賬的作用，解決總結編寫人員對業務不熟悉的問題，提高總結編寫質量。

（三）為評先樹優提供定量指標。評先樹優是增強職工榮譽感、調動職工工作積極性的有效方式。評先樹優的依據是職工的政治思想水平和工作實績，其中工作實績包括工作量及工作質量，文書臺賬是記載管理工作量的參照，部門提供的業務領域工作總結是其工作量的細化，而工作質量則來自主管單位在檢查、調研時的評價或績效考核的結果，根據文書臺賬及主管單位在檢查、調研時的評價或績效考核的結果，建立起評先樹優的量化指標體系，將會使評先樹優結果更具說服力和引導力，使評先樹優能促進單位各項工作的開展，提高管理水平。文書臺賬工作能夠為評先樹優提供依據，文書臺賬是對單位職工工作內容的有效記錄，通過文書臺賬對各崗位職工的工作情況一目了然，為單位評先樹優提供了有效條件。評先樹優是對單位工作積極職工的遴選，在此過程中，評書樹優主要是對工作人員工作績效與思政水平等內容的考察，文書臺賬作為記錄工作人員工作內容的主要載體，其內容較為精細，有利于評先樹優人才選擇的公平性。

（四）為檔案建立奠定基礎。檔案是文書的歸宿，對于辦理完畢的文書進行整理（立卷）、歸檔時，可以文書臺賬為基礎，按照《國家行政機關公文處理辦法》及《歸檔文件整理規則》，建立檔案目錄，并將相應的文書進行匯總。在建立檔案目錄時，可選擇文書臺賬中的來源、業務類別、關鍵詞（從工作任務中提?。┑茸鳛槟夸泝热?，形成卷目錄，置于卷首并進行存儲，這樣便于檢索查找。事業單位工作檔案的建立對單位的發展具有重要作用，文書臺賬作為文化檔案的基本組成部分，其內容具有較高的價值，對此可直接采用文書臺賬進行匯總，以形成專項檔案，促進單位檔案工作的完善。

三、加強事業單位文書臺賬建設與管理的措施

（一）建立完善的文書臺賬管理制度。從文書臺賬的作用與價值來講，文書臺賬對事業單位工作的開展具有一定的促進作用，為強化文書臺賬的價值與作用，事業單位要不斷就文書臺賬管理制度進行優化。文書臺賬管理制度的制定與優化能夠促進文書臺賬管理工作質量的提升，這有利于文書臺賬的管理。為保障文書臺賬相關工作的高質量落實，單位應當將文書臺賬管理工作納入考核指標中，以增強工作人員的工作責任感，保障文書臺賬工作質量，以此促進文書臺賬管理工作質量水平的提升。

（二）加大對文書臺賬的信息化建設。信息化建設是當下社會各行業發展的主要趨勢，基于此事業單位可就文書臺賬工作進行信息化建設。信息化文書臺賬工作的開展符合當下社會發展趨勢，且與傳統紙質文書臺賬工作相比，信息化文書臺賬更加具有操作性。從文書臺賬的工作來講，其工作具有系統性特點，且此工作耗時較長，內容涵蓋范圍較廣，這也就導致在工作過程中會耗費大量的人力物力，且受紙質檔案的影響，其在管理過程中存在一定的風險因素?；ヂ摼W背景下，信息化建設作為當下文書檔案管理的主要形式，事業單位應當不斷落實文書臺賬的信息化建設，以提升文書檔案管理的質量與效率。在對文書檔案進行信息化建設的過程中，應做好如下幾點：首先，事業單位應對已有的文書臺賬進行信息化轉換，以保障相關資料與數據的可追蹤性；其次，文書檔案工作人員在開展工作的過程中，可直接進行信息化文檔建設，以落實信息化文書臺賬工作；最后，單位可建立信息化文書檔案數據庫，以保障文書臺賬保存的有效性，進而促進文書臺賬價值的體現。

（三）強化對文書臺賬工作人員的培訓。在文書臺賬的工作過程中，工作人員作為文書臺賬的主要工作者，其工作水平與工作態度決定著文書臺賬的質量，基于此，事業單位要加強對文書臺賬工作人員的培訓。文書臺賬對工作細節的要求較高，為保障單位文書臺賬內容的真實性，文書臺賬工作人員要具備較強的工作能力。在對文書臺賬工作人員進行培訓的過程中，要做到如下幾點：首先，要對文書臺賬工作的重視程度進行提升，通過文書臺賬工作的重要性與必要性，提升工作人員對工作的認真程度，以確保文書臺賬工作質量；其次，培訓過程中需要對工作人員專業水平進行培訓，培訓可從文書臺賬管理等細節工作著手，以切實落實業務工作質量的穩定性；最后，在培訓過程中，培訓人員需要對工作人員的思想道德進行培訓，以提升其參與工作的積極性，進而主動參與到工作過程中，促進文書臺賬工作的高效開展。

（四）創新事業單位文書臺賬管理模式。在當下的社會發展過程中，對于文書臺賬等檔案管理模式來講，傳統檔案管理模式已經不適用。對此，為保障事業單位文書臺賬管理工作的高效開展，應當不斷就文書臺賬的管理模式進行創新。傳統文書臺賬的管理工作具有局限性，阻礙著其價值的有效發揮?；诖?，事業單位要不斷與時代背景相結合，并對文書臺賬的管理模式進行創新。創新后的文書臺賬管理能夠有效提升其工作質量，這對構建服務當前社會經濟發展的文書檔案管理部門具有重要意義。

四、結語

建立文書臺賬，是檔案管理前期工作的重要內容，運用文書臺賬參與單位管理活動，更具針對性及實用性，能切實提高單位管理工作水平，并能促進文檔一體化管理的實現。