基層街道辦事處檔案管理信息化建設

文/山東省濟南市萊蕪區口鎮街道農業綜合服務中心 魏華

隨著信息網絡的發展，中國進入信息時代。在這個時代，信息技術已經廣泛應用于社區街道辦事處管理，發揮著重要作用。由于街道辦事處公文管理的特殊性和復雜性，傳統的紙質公文管理方式已經不能完全適應社會發展的需要。將信息技術融入檔案管理任務中，使檔案管理任務更加科學、準確。然而，從傳統到現代的計算機化，創新檔案管理仍然需要時間，在這個過程中會出現許多問題。因此，街道辦事處管理者必須科學合理解決這些問題，提高文件管理的信息化水平，有利于和諧社會的建設。

一、相關工作中遇到的問題

（一）規范化建設不足。目前，街道檔案管理的信息化建設還處于起步階段，街道檔案管理的標準化水平有限。傳統的管理方法不能充分發揮信息技術的優勢，也不能達到提高檔案管理效率、提高檔案信息化建設效率的目的。由于檔案管理缺乏信息技術，現有的街道檔案管理模式沒有開發出智能管理系統，現有檔案管理系統的兼容性和存儲容量有限，限制了街道檔案管理信息化的發展。缺乏科學、全面的檔案管理標準，在一定程度上影響了檔案管理的效率。此外，為了整合文件格式和存儲，實現全面提高文件信息化建設質量的目標，有必要建立一個有機互動的文件共享系統。

（二）沒有明確的組織和領導。街道辦事處檔案的主要問題在于缺乏綜合領導能力和對街道檔案管理信息化建設的有效規劃。街道檔案管理的長期規劃不足，缺少檔案管理信息技術設備的綜合設置和人力。短期目標不明確，難以實現。在檔案信息化建設過程中，缺乏有效的管理體系和實施標準，檔案管理者的工作缺乏必要的指導，以事后責任體系為基礎的勞動分工不明確。檔案管理信息化建設很少得到街道和社區的認可。由于基本數據和信息的非正常收集，未有效構建數據傳輸系統，基層沒有充分注意影響歸檔信息化質量。

（三）基層辦事處缺乏專業人才。街道檔案管理信息化建設不僅是為了滿足檔案存儲和提高檔案管理效率的需要，也是為了滿足檔案數據更廣泛應用的需要，充分發揮數據信息檔案在街道工作中的輔助利用作用，滿足上級部門了解基層情況的實際需要。因此，街道檔案管理信息化面臨著數據共享和數據開發的重要任務。這使得街道現有檔案管理人才專業素質不足的問題日益突出。目前，街道檔案管理人員的信息技術綜合素質不高，無法處理復雜的檔案技術問題。現有檔案管理人員專業性低，檔案管理缺乏信息技術培訓，難以掌握前沿的信息檔案操作技術，影響檔案管理質量，不利于實現檔案管理的科學化目標。

（四）傳統檔案管理模式固化。目前，街道檔案管理中存在紙質檔案管理和信息檔案管理機制并行的問題。很多街道檔案管理工作以紙質檔案管理為主，上級部門主要以紙質檔案檢查為主。基層部門很少利用信息化報送檔案，極大影響了檔案信息化建設的成效。檔案信息管理不同于傳統的檔案管理，信息管理要求員工輸入海量數據，數據的輸入往往會由于工作人員不規范操作而受到巨大的負面影響。所以，在輸入數據的時候，工作人員應該具有高度負責的態度。在街道辦事處工作時，由于工作的特殊性，每天的工作量繁多，所需要處理的檔案文件相應變多。如果工作人員沒有一個良好的工作態度，工作程序就會被擾亂，日常工作無法有序高效地進行，對街道辦事處檔案管理的信息化建設產生諸多不利的影響。

二、相關建設的重要性

（一）追求綠色工作。盡管街道辦事處是基層社區的管理單位，但是要減少不必要開支，保證工作預算合理。傳統的檔案大多是紙質的，紙質檔案會增加很多開支，造成很多不必要的浪費，而且會大大增加工作人員的工作量。復雜的檔案管理分類導致街道辦事處的工作結構復雜化，違背了機構簡潔的發展理念。目前，生態環境保護是受國家和社會廣泛重視的，任何工作要向“綠色”靠攏。“綠色辦公”的新工作理念使工作浪費不斷減少，是檔案管理信息化建設必須要遵循的社會規律。

（二）要遵循簡潔便民的理念。檔案管理信息化雖然變得簡單易操作，但是卻大幅度增加了檔案管理的安全性。傳統的紙質檔案管理更容易受到外界因素的影響。雖然有較為合理的保護措施，但不如電子文件安全。街道辦事處的大量文件必須長期存在，這樣信息管理才能得到最好的保護。當然，這是以信息系統安全為前提的。信息化管理的核心是計算機數據的備份和安全。信息共享是檔案信息化管理最突出的優勢，簡化查閱步驟。各工作崗位可以通過信息共享的方式快速得到自己需要的檔案。這種信息化管理模式不僅可以在很大程度上實現便民的目的，而且有助于減少工作人員的工作量，簡化工作流程。同時，檔案管理的安全性得到有效提高，保證了檔案的準確，安全。

三、相關建設的注意事項

（一）對檔案來源進行嚴格把控。隨著科技的發展和進步，以及檔案信息管理系統的優化和升級，電子檔案因其效率高、儲存量大的優點越來越被廣大用戶所接受，因此，可以把紙質檔案轉化為電子檔案，保證文件的完整性。同時，也要對電子檔案進行加密以及相應的技術保護，以防止黑客竊取檔案，避免從事不法活動。通過檔案信息管理系統的檢索、收集、分類、歸檔等功能，嚴格把控檔案的來源，及時排除不合格的檔案以及有錯誤的檔案，在保證檔案資料正確性的同時也提高了辦事效率，縮短尋找某一檔案的時間，減少人為誤差，提高檔案的使用效率。

（二）實現檔案管理自動化。街道辦事處的檔案管理涉及面廣且繁瑣，工作任務量大，手工檔案管理具有耗時間、易出錯的缺點，因此，實現檔案管理自動化是合理且必要的，有利于使繁瑣的工作變得簡單明了，提高其工作效率。通過數字管理、檔案信息管理系統等技術，對檔案進行統一的集中管理與儲存，同時對各部門提供查詢功能，以確保其正確性，改變傳統紙質檔案不能拆封以及隨意進行修改的缺點，讓機器以及系統代替繁瑣的工作，實現其自動化分類與整理。

（三）保證檔案管理的安全性。電子文檔雖有其優點，其缺點也不容小覷，在檔案管理的過程中，應發揚其優點，規避其缺點。首先，可以對電子文檔實施加密措施，充分發揮加密技術以及各種保護措施的作用，例如：“只讀”狀態，為電子文檔建立起一堵無形的“防火墻”，防止他人的偷窺、盜竊以及非法利用，保證其安全；其次，保證電子文檔的儲存環境，對易受影響的儲存介質及時進行規避，比如有磁場的地方應放置在防磁柜內，以避免電子文檔消磁而無法讀取，若發生無法讀取的情況，應進行單獨歸檔，及時采用相關技術進行修復；再次，可以對電子文檔進行備份，進行“雙重保險”，避免無意刪除、無意丟失等意外行為的發生；最后，要實行身份識別制，防止無關人員對電子文檔進行拷貝、盜竊等不良做法，最常見的是用戶密碼驗證，用戶在進入系統訪問時，需填入相關的用戶名及密碼，否則將會被拒之門外，也可采用人臉識別，相較于用戶密碼制，規避了把密碼借給他人的風險，更加保證了其安全性。

（四）加強檔案管理硬件設施。硬件設施的加強是基層檔案管理工作提升的關鍵，有了一定的硬件設施，才有可能確保檔案管理工作的有效性、安全性與準確性，為其檔案管理工作保駕護航。比如：獨立的檔案管理室，與檔案管理工作相匹配的設備及技術，電腦、檔案密集架等常規設備。同時，利用互聯網、電子信息技術等加強城市的服務點，讓其功能服務覆蓋范圍更廣，加快信息傳遞速度與流通率，讓居民無須出門就可查詢相關的信息，開展相關的工作，保障其效率。

（五）大力引進相關的人才。在現代社會和經濟發展中，人才漸漸成為一種無法衡量的資本，具有效率高、專業性強、有創造力及創造思維的特點，對實現街道辦事處檔案管理具有重大的推動力，有利于解決其推進過程中的種種阻力，實現其穩定發展和進步。同時，選拔人才必須滿足三個要求：一是具有專業的水平及技能，保證檔案管理建設的專業性；二是擁有深厚的文化基礎及洞察力，用其深厚的知識儲備應對檔案建設過程中出現的各種問題及難題；三是有一定潛力及創造力，確保檔案管理工作的成功率。因此，街道辦事處可以通過多種方式發掘、培養和儲備人才。街道辦事處要根據檔案信息化建設的需要走出去尋找人才，果斷引進具有信息技術專長、熟悉檔案管理的人才。

四、結語

綜上所述，街道辦事處檔案管理信息化建設的重要性不言而喻，檔案信息化成為未來的發展趨勢。在實際工作中，我們不僅要遵守法律法規，還要創造良好的工作環境，鼓勵員工革新工作方式，不斷發揮每個人的主觀能動性。不僅是街道辦事處的義務，也是向人們展示政府在檔案管理信息化建設中做好服務的鏡子。