“互聯網+”背景下工會檔案數字化管理探究

文/濱州市總工會 左麗華

檔案是開展業務活動的重要工具，也是憑證性信息記錄，隨著信息技術和互聯網不斷發展，傳統的檔案管理工作逐漸朝著數字化的方向轉變，拓寬了工會檔案管理的渠道，信息資料與文件逐漸走向了數字化。當前，基于“互聯網+”背景下工會檔案數字化管理既是必然，又有助于推動數字化檔案館的發展。

一、工會檔案的相關概念

（一）檔案的概念。檔案是指過去與現在國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、軍事、科學、宗教等活動，直接形成的，對國家和社會都有保存價值的，以文字、圖像或聲像形式保存的歷史記錄。當前，電子檔案逐漸成了新的管理模式。

（二）工會管理與工會檔案工作。工會管理主要是指經過配置工會資源，做好計劃并組織、領導、控制相關的反饋系統，建立與工會相關的組織體系，以實現工會工作的目標。工會檔案管理的內容主要包括監督下級工會組織檔案工作，檢查與指導檔案管理工作，工會的檔案工作是工會管理中重要的一部分，工會檔案工作的主體就是工會組織。

二、數字化檔案的作用

（一）提高檔案數字化的辦公效率。將互聯網技術運用到工會組織的檔案管理中，不僅有助于檔案的管理與保存，還能夠推動業務部門的檔案管理工作。傳統模式的檔案管理要搜集工會組織的資料信息，并對這些資料信息進行整理分類，耗費時間多，工作效率低，過程復雜繁瑣，且誤差率大。合理運用互聯網，檔案管理人員可利用信息系統完成相關工作，降低檔案管理人員的任務量，讓檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，有時間對檔案管理進行優化，可有效提高檔案管理的效率。傳統的檔案查閱方式具有極強的被動性，查閱的效率比較低，需要耗費大量的精力。通過利用互聯網技術，不僅可以實現資源的共享，而且還減少了檔案的平均處理時間，縮短錄入檔案資料與搜尋檔案資料的時間。因此，互聯網與檔案管理的相互結合，能夠推動現代工會的發展。

（二）加強對原檔案的保護。傳統的檔案管理體系主要是以紙質版檔案為主，一些年代久遠的珍貴紙質檔案，隨著時間的推移以及查閱次數的增加，會逐漸破損，如果遇到周圍環境比較潮濕或是遭遇火災，對紙質檔案的影響極大，對不可再生的珍貴檔案資源造成了極大的威脅。通過互聯網技術，能夠較好地保存檔案的完整性與安全性。通過互聯網技術，能夠將紙質檔案記錄的信息，轉換為機讀檔案，實現電子文件歸檔與電子文件管理，不僅能夠節約保管的費用，節省儲存的空間，還能夠節省人力資源，避免造成紙張的浪費。

（三）提高檔案的經濟效益。檔案數字化建設包括了應用網絡、數據庫、數據倉庫、數據挖掘等技術，實現檔案信息資源建設、檔案應用系統、檔案網站建設，實現檔案管理的精簡與優化。紙質檔案主要是以紙張作為載體的，在信息時代，隨著信息的積累，檔案不斷增多，會造成紙質檔案查閱不夠便利，占用比較多的空間，對檔案的管理以及維護成本需求較高，會造成比較大的成本消耗。檔案管理建設帶來的經濟效益比較小，由于檔案管理信息化能夠提高檔案管理的效率，并在一定程度上降低檔案管理的成本，因此，通過信息化的建設能夠間接提高一定的經濟效益與社會效益。

三、數字化檔案管理存在的不足

（一）部分工會組織對數字化檔案管理工作不夠重視。工會檔案管理工作常常被視為輔助部門，在管理中不夠重視。在實際的工作中，有部分工會組織對于工會檔案的管理，依舊照搬黨政機關單位的工作做法，略顯生硬，沒有形成自身的特點。檔案管理工作的人力與物力資源不足，甚至沒有專門的檔案管理人員，數字化管理工作推進緩慢，工會組織對檔案管理工作的忽略，進一步導致工作效率低下。

（二）工會檔案管理信息化建設不夠。當前工會組織檔案管理部門信息化進程緩慢，數字化水平低，相比較于工會組織的其他部門，數字化建設比較慢。部分工會的檔案管理人員，不愿意接受新事物，依然使用傳統的檔案管理模式，造成工作效率低，導致檔案管理信息化建設的過程受到阻礙。此外，工會組織在推進數字化管理的過程中，硬件系統以及軟件程序建設方面投入的資金不夠，無法充分挖掘出檔案管理信息化的優勢。

四、實現數字化檔案的具體措施

（一）增強檔案數字化的意識。受到傳統觀念的影響，大多數工會組織過于注重經濟效益，而忽略了檔案管理數字化的發展，對數字化建設的投入也相對減少。隨著互聯技術的不斷發展，對工會檔案管理信息化要求高，進一步保護和儲存檔案的需求不斷加強。現代技術對于檔案管理發展的沖擊力度不斷加強，多媒體、大數據、計算機以及通信工程的不斷發展，為檔案管理工作的創新提供了堅實的基礎。工會組織必須要認清當前的發展形勢，主動抓住創新機遇，起到帶頭作用，提高檔案管理工作人員的工作熱情與主動性，創造出積極向上的工作氛圍，轉變檔案管理工作人員的觀念，逐漸適應信息化發展。工會組織必須要認識到，檔案數字化是工會組織管理基礎的工作，也是數字化檔案現代化發展的重要條件。工會組織要將檔案管理數字化作為重要的工作內容，努力提升工作水平與工作的效率，以更加積極主動的工作態度，做好數字化管理的工作。

（二）提高檔案管理人員的數字化管理水平。在檔案數字化建設的過程中，工會組織必須要樹立合作的意識，依靠工會檔案管理部門、工會組織檔案館之間的相互配合。檔案管理工作的數字化程度與檔案管理人員專業素質息息相關，工作人員專業素質不足，就無法有創新性的工作。首先，工會組織要加大對檔案管理人員的培訓力度，開展多種形式的專業培訓，提高檔案管理人員對信息技術水平的應用，構建出科學合理的知識體系；其次，政法部門要提高對應聘者的專業要求，引入專業素質過硬、德才兼備的專業人才，用新員工的專業知識帶領老員工學習，用老員工的工作經驗引導新員工適應工作環境，全面提高檔案管理工作的效率。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案管理的技能，工會檔案管理部門、工會組織檔案館還要積極引導管理人員參加“互聯網+”的檔案管理比賽，在實踐中磨煉技能，提高整個團隊的數字化管理水平。

（三）推動數字化檔案管理的標準化。隨著互聯網技術的發展，檔案管理工作發展空間廣闊，與互聯網充分融合后將產生新面貌，如果檔案管理制度無法保證規范化，就會與時代發展脫節，將對工會組織的檔案管理造成嚴重的影響。因此，工會組織檔案管理工作朝著標準化的方向發展，要以制度為標準、為規范，嚴格進行分級管理，建立完善的監督制度，避免不作為或者失職現象發生，推動檔案管理積極發展。各級檔案管理部門都要建立檔案數字化管理的規范與技術標準，建立標準化的檔案工作體系，促進檔案管理順利向數字化過渡。同時，工會組織要構建好軟件程序與硬件系統建設，為檔案信息提供一張安全網。相關的管理人員要建立安全技術體系、安全運行維護體系以及安全管理體系，從根本上確保工會組織檔案管理的標準化與安全性。

五、結語

隨著中國特色社會主義進入了新時代，工會組織也迎來了新的發展機遇。在工會發展過程中，檔案管理十分重要。傳統的工會組織檔案管理模式流程比較復雜，管理人員需要人工記錄匯總各類信息并保存檔案資料，既面臨著繁重的工作任務與較大的工作壓力，又難以充分發揮出工會組織檔案的價值。在互聯網的時代，企業應充分借助互聯網技術的優勢，提高工會組織檔案管理工作水平。根據當前工會組織存在的不足之處，制定相應的應對策略，做好數字化檔案管理工作。