淺談高校檔案館的電子檔案管理

文/南通大學 陳亞利

高校檔案館運用電子檔案進行管理，提高了收集檔案的效率、質量，優化了檔案存儲方式，很大程度上加強了學校進行檔案管理的成效。

一、電子檔案的內涵

（一）電子檔案的概念。電子檔案是運用電子設備存儲欲保留的信息，將其以文字、圖片、表格、影像等形式記錄在設備中，形成信息檔案。它是跟隨時代發展，運用信息技術創造的存儲形式，由于該技術簡單容易使用、傳遞速度快、信息量留存大且僅占用小部分內存而被廣泛應用在學校管理當中，并且逐漸替代傳統的紙質檔案存儲方式。電子檔案有以下特點：首先，電子檔案節省人為書寫的過程，通過打字輸入或掃描識別能夠快速進行檔案錄入，需要使用電子設備實現查閱或者傳輸。其次，電子檔案有別于紙質檔案，能夠運用電子設備實現信息傳遞，解決了紙質檔案傳遞繁瑣的問題，突破了空間的局限性。再次，電子檔案存儲管理都在電腦或云端，突破傳統紙質檔案存儲場地的局限性，便于對大量檔案進行管理，能夠實現檔案信息快速傳輸。

（二）電子檔案的應用價值。高校運用電子檔案進行檔案管理，有效提高了檔案信息存儲效率。能夠為高校進行招生、學校管理、課程教學、科研工作等方面提供積極的幫助，形成一系列完整的信息鏈條，達成信息資源的共享，促進學校工作的展開。總體而言，電子檔案有以下幾個優點：其一，提高工作效率，計算機能夠快速對信息進行處理，通過計算機處理電子檔案能夠有效地對存儲信息進行分類、統計，降低人工記錄紙質檔案的錯誤率，提高檔案準確度。并且，因便捷的管理方式而節省出來的時間、精力，可以很好地運用在檔案編輯以及二次信息的開發，極大程度提高了相關工作的成效。其二，電子檔案具有嚴密性、真實性、可利用性等特性，相較于傳統的紙質檔案，電子檔案能夠通過檢索關鍵字或相關信息快速查找所需檔案內容，避免人工尋找檔案耗費時間、精力、易出錯等問題，并且通過網絡還能夠實現高速、便捷地傳輸，有效地提高了檔案的可利用性。另外，電子檔案能夠進行大量的存儲，且能夠有效地避免檔案非法修改行為，保證檔案的嚴密性、真實性。其三，高校運用電子檔案進行檔案管理能夠節省管理成本，降低了人力、物力，確保檔案信息的完整性、時效性。

二、電子檔案管理內容

（一）正確認識電子檔案與紙質檔案的關系。凡事都有兩面性，紙質檔案管理雖然沒有電子檔案管理高效，但是仍有重要的作用，紙質檔案可以當作法律憑證，某種程度上紙質檔案是不可代替的。因此，應結合兩種方式進行檔案管理，重視紙質檔案的性質，有效利用其“保存”功能，把握電子檔案可操作性以及可利用性，融合兩種檔案管理方式的特點，結合實際管理情況創造全新的管理方式，促進高校檔案管理成效。

（二）通過監督手段，保證檔案收集質量。檔案信息質量決定了檔案管理工作質量，做好檔案收集工作才能夠有序開展檔案管理工作。有效的監督機制能夠規范檔案收集工作，嚴格的監督管理部門能夠為檔案收集提供保障，確保電子檔案統一性、規范性。所以，應培養監督管理人員的超前指導意識，指導檔案管理人員掌握檔案信息收集原則、審核電子文件辦法、分類存儲技能，指導檔案管理人員保證檔案信息的真實性，能原原本本記錄檔案信息。超前指導，有助于檔案管理者完整地對檔案信息進行收集，防止重復記錄或遺漏信息，確保電子檔案的歸檔質量。電子檔案的收集有別于紙質檔案：首先，收集檔案信息時應注意信息的時效性，隨時對有效信息進行存儲，定期完成歸檔。如此操作能夠保障檔案的完整性，避免出現檔案遺漏、損毀等電子存儲常見的問題。其次，采用雙套制進行檔案收集管理，將完成的電子檔案進行打印做二次歸檔，有效地解決了檔案原始與否的問題，并且避免了由信息存儲失敗導致的信息丟失的問題，保證了檔案的真實性。另外，應注重規范對檔案收集技術的要求，電子檔案作為全新的信息集合載體，在檔案信息收集處理上，不論是收集技術還是管理方法上都應該秉持高要求原則，其一，通過光盤進行保存前，應對其進行鑒別保證無誤后再進行后續操作，確保電子檔案安全、完整。其二，歸檔文件一律使用規范的漢字處理軟件。其三，歸檔文件統一存儲在高質量的存儲介質上，進行一年一存儲，并施行一介質一存儲的原則，以此保證檔案收集質量。

（三）確保電子檔案質量。首先，應明晰電子檔案的歸檔范圍，這是保障檔案信息集中統一管理以及確保電子檔案存儲質量的基礎與關鍵。在參照相關規定的同時，根據檔案信息的特點，清晰認識不同檔案的特殊性，并收集與檔案信息相關的材料，如在副件完成修改操作，并與定稿一起保存每一份草稿以及修改稿；如完整歸檔文件的過程中產生的鑒定、記錄等信息以及與文件相關的原始數據、相關紙質文件、音像文件、操作系統等，都應同樣將其進行歸檔并對檔案進行合理、有序的劃分。電子檔案歸檔類型繁多，應在確保電子檔案準確性、完整性后，合理進行劃分完成檔案分類，并按照相關規定執行歸檔手續，配套相應的紙質檔案。其次，靈活結合邏輯歸檔與物理歸檔，邏輯歸檔是通過計算機網絡保持原存儲方式以及存儲位置，達到上交電子檔案管理權限的過程；物理歸檔是指把電子檔案儲存在脫機介質上，上交給檔案部門的過程。高校可以通過邏輯歸檔來快速歸檔，再由檔案部門進行物理歸檔的方式提高電子檔案歸檔效率與質量。另外，保證電子檔案與紙質檔案能夠長期并存，確保檔案質量。

（四）強化檔案管理工作，創新檔案管理方式。提高高校經費投入，確保電子檔案進行現代化信息管理，同時強化對電子檔案管理人員的技能操作培訓，提升相關的管理能力以及創新能力，以此促進高校電子檔案管理發展，為學校工作提供有效支持。具體工作如下：其一，由檔案部門實現檔案分類，首先根據機構類型建設數個相關的文件夾，在建設的文件夾中根據問題建設數個子文件夾，篩選各部門同等類別的文件，按照相應的類別分別存儲在相應的文件夾之中，便于日后存盤以及進行檢索工作。其二，將確定好的電子檔案交由檔案部門存儲在統一準備好的“一次性”介質上，一個電子檔案存儲兩份，一份封存保留，一份留作備用。存儲時應做好介質檢查，如光盤在刻錄之前必須做好殺毒、終止網上共享等工作，其次確保存儲信息的完整性、避免存儲過程中斷，并且存儲時間不宜過長，避免設備因物理原因如發熱引發存儲失敗等問題。其三，依據相關分類法規定，結合本單位的分類規范，應用“年度號—分類號—流水號”完成相應的存儲介質編號，并按照規定在每份存儲介質里附上《機讀文件目錄》。其四，檔案部門做好存儲介質的保存工作，避免因物理原因產生的破壞問題，如光盤應避免磁性干擾、避免擠壓等。同時定期做好存儲環境溫濕度調節，關注氣候變化帶來的影響，并定期檢查存儲的電子檔案、完成檢查記錄。其五，封存的電子檔案以及相關存儲介質不能夠外借，需要對電子檔案進行拷貝的，必須獲得檔案負責人的批準，方可進行。必須依照規定權限使用相關檔案，不得隨意利用。其六，電子檔案管理不適用原有的檔案管理制度，因而不能夠依照原有的制度對電子檔案進行管理，應結合現實條件，按照電子檔案管理工作的發展狀況與電子檔案本身的特點性質，制定與之配套、切合實際且完整有效的電子檔案管理制度，以此保障電子檔案管理工作有序展開。其七，檔案管理人員的工作水準決定了電子檔案的質量，著重提升檔案管理人員工作水準，是做好電子檔案管理的關鍵，隨著檔案信息現代化、數字化的發展，檔案信息量急速上升，電子檔案利用率大幅增長，檔案信息分析工作自然作為重點關注對象。通過檔案分析實現對文件的精準分類，特別是針對專業性顯著的檔案，更需要達到精確分析的程度，另外，按照利用者在運用過程中提出的要求，能夠為其提供龐大的數據支持，保障了電子檔案的使用質量。此外，由于電子檔案介質的靈活性，具有規格差異、形狀差異、材料差異等特點，且要求檔案管理達到科學管理利用、檢測和保護的高標準，以及必須滿足熟練運用各類設備與管理軟件的高要求，決定了如果沒有高素質、強技能的現代檔案管理人才，就無法進行檔案信息現代化、網絡化管理和服務。檔案管理人員必須掌握傳統檔案管理能力素養，還須掌握微機工作、信息收集錄入、數據管理等基礎專業技能，進而加強掌握科技信息技術的素質能力。計算機信息技術的高速發展將帶來大數據時代，數據信息將滲透到我們生活的各個領域，高校檔案館只有不斷提高自身的信息技術管理能力，適應新的發展趨勢，才能夠增強競爭力，才能有效地為國家建設進行服務。

三、結語

綜上所述，要想做好電子檔案管理，必須結合電子檔案的特點，正確認識電子檔案，做好信息收集工作，確保電子檔案質量，加強檔案管理工作，緊跟技術發展，不斷提升相關技術素養，以實現電子檔案的有效管理。