大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)分析

文/青島市衛(wèi)生健康人才發(fā)展中心 丁夏 程燕霞

人事檔案在整個(gè)系統(tǒng)或組織運(yùn)行中發(fā)揮著不可或缺的作用，能為人力資源管理助力。管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在人事檔案管理建設(shè)中融入信息化的概念，提高數(shù)據(jù)信息的安全性和利用率。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)信息時(shí)代逐漸出現(xiàn)在人們的面前，并給我國(guó)的各項(xiàng)事業(yè)帶來了巨大影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代引發(fā)當(dāng)前社會(huì)結(jié)構(gòu)不斷改革，是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。人事檔案管理能否和大數(shù)據(jù)信息進(jìn)行一次成功的“親密接觸”，是眾多學(xué)者目前關(guān)注的焦點(diǎn)問題。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)大眾生活水平不斷提高，事業(yè)單位人事檔案管理面臨著改革創(chuàng)新，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理模式已經(jīng)滿足不了新時(shí)期大數(shù)據(jù)信息時(shí)代事業(yè)單位的發(fā)展要求，如何利用大數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的發(fā)展，是我們需要探索的重要課題。

首先，大數(shù)據(jù)信息化的檔案管理模式能克服紙質(zhì)版檔案管理的諸多弊端，為人才決策工作提供助力，保障人才戰(zhàn)略落實(shí)效果，增強(qiáng)組織的可持續(xù)發(fā)展能力。其次，大數(shù)據(jù)信息化檔案管理可以提升人事信息互聯(lián)的效果，提高人事部門掌握檔案信息的速度和質(zhì)量，保障人事檔案調(diào)動(dòng)的科學(xué)性。最后，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息化檔案管理，可以提高檔案管理的存儲(chǔ)和運(yùn)用的效率，加快人事檔案現(xiàn)代化管理的速度。從我國(guó)人事檔案管理現(xiàn)狀來看，由于人事檔案具有較高的保密性，且利用范圍小和利用率低的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，人事檔案管理進(jìn)行改革是勢(shì)在必行的。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度利用范圍主要是黨政機(jī)關(guān)和行政事業(yè)單位，隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入和非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織等單位也成為吸納高層次人才資源的重要渠道。與此同時(shí)，行政事業(yè)單位的人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，有些行政事業(yè)單位人員由擁有“鐵飯碗”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)自由人”，主要通過市場(chǎng)機(jī)制的作用使行政事業(yè)單位工作人員、大中專畢業(yè)生流向非公有制經(jīng)濟(jì)組織、外資企業(yè)、社會(huì)化中介組織。而市場(chǎng)化配置人力資源又加快了人員的流動(dòng)頻率。據(jù)此，再使用傳統(tǒng)的人事檔案利用制度顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源的開發(fā)需要，這是擺在我們面前亟須解決的現(xiàn)實(shí)問題。因此，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行大數(shù)據(jù)信息改革勢(shì)在必行。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)宣傳工作，提升管理能力，優(yōu)化服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)要求很高的服務(wù)性工作，做好宣傳工作，增強(qiáng)意識(shí)尤為重要。要借助宣傳工作加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，還要按照檔案管理工作規(guī)程和工作性質(zhì)要求，經(jīng)常組織工作人員學(xué)習(xí)新知識(shí)，新技能。另外，從事檔案管理的工作人員不僅要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底、管理能力，還要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，不斷更新知識(shí)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)信息時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求。在建設(shè)大數(shù)據(jù)信息化平臺(tái)時(shí)，要注意發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，達(dá)到資源共享的目的。在人事檔案管理中融入信息化的理念。

（二）以材料為依托，建立數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案材料的長(zhǎng)期保存至關(guān)重要。傳統(tǒng)的檔案管理模式較為落后，依靠人工的形式。一是紙質(zhì)檔案資料較多而且容易受到外界環(huán)境的影響，包括氣候、溫度、濕度、檔案室條件的影響。二是隨著檔案的保存年限，調(diào)檔閱讀的次數(shù)，檔案文本會(huì)受到污染，遭到不同程度的污損和腐蝕，難以長(zhǎng)期保存。三是溫度的高低，空氣環(huán)境潮濕的影響，會(huì)促使紙質(zhì)材料水解，字跡洇化、風(fēng)化，建立數(shù)據(jù)庫可以有效地保護(hù)檔案材料長(zhǎng)期存放，解決了紙質(zhì)檔案在保存上存在的許多弊端。四是大數(shù)據(jù)技術(shù)可以將檔案材料進(jìn)行分類，進(jìn)而做好編目、檢索的工作。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以促進(jìn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化。

（三）培養(yǎng)管理人員，提高管理素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是服務(wù)性很強(qiáng)的工作，培養(yǎng)一名合格的檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。這就需要從事檔案管理的工作人員要練好內(nèi)功，具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能、較強(qiáng)的管理能力、一流的服務(wù)意識(shí)。增強(qiáng)檔案為社會(huì)服務(wù)理念，及時(shí)有效地為檔案利用者提供有效的檔案信息，熱情周到細(xì)致的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，盡最大努力讓檔案利用者滿意。在為檔案利用者服務(wù)程序上變繁為簡(jiǎn)，在手續(xù)完備的情況下盡量簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，多為檔案利用者著想做好服務(wù)窗口的工作。

（四）加強(qiáng)紀(jì)律約束，提高保密意識(shí)。檔案管理工作具有很強(qiáng)的保密性。不管是人事檔案還是技術(shù)檔案都是國(guó)家機(jī)密，檔案管理人員必須謹(jǐn)記保密條例，嚴(yán)守秘密。一個(gè)合格的檔案管理人員，必須具有為黨、為檔案利用者負(fù)責(zé)的意識(shí)，不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)技能，加強(qiáng)政治責(zé)任感，把人事檔案工作看作是一項(xiàng)重要的政治工作，堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密。新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)十分重要的工作，因此，需要不斷創(chuàng)新工作思路提高工作能效和工作質(zhì)量，以推進(jìn)檔案管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。

三、新時(shí)期檔案管理應(yīng)注意做好以下幾個(gè)方面的工作

（一）樹立責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作，是人事工作中的重要組成部分，檔案管理工作人員應(yīng)牢記黨組織的囑托，負(fù)責(zé)任地管理好各類檔案材料。忠于職守，具備做好檔案管理工作的責(zé)任心和使命感，堅(jiān)持原則、嚴(yán)守制度、盡職盡責(zé)地管好用好檔案資料。

（二）樹立奉獻(xiàn)意識(shí)。檔案管理工作具有人事工作的特殊性、隱蔽性、保密性，因此，要求從事這項(xiàng)工作的人員必須具備較高的政治素質(zhì)和耐得住寂寞的良好工作態(tài)度，不張揚(yáng)而默默無聞地工作。

（三）樹立服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)內(nèi)部的服務(wù)性工作，要求工作人員要樹立全心全意為利用者服務(wù)的思想，耐心細(xì)致的工作作風(fēng)，時(shí)時(shí)處處為利用者著想，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案管理和利用工作。堅(jiān)持在做好保密工作的前提下，積極主動(dòng)、熱情周到地為組織人事部門和檔案利用者提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）樹立保密意識(shí)。檔案管理工作與人事管理工作密切相關(guān)，工作人員應(yīng)該謹(jǐn)言慎行，保密意識(shí)一刻不能放松，嚴(yán)格按照《保密條例》和保密工作要求及規(guī)定接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞和銷毀檔案材料，以確保檔案材料及信息的絕對(duì)安全。檔案管理工作繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)，很容易出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤，因此，在工作中必須保持高度的責(zé)任心，才能減少失誤和差錯(cuò)。不辜負(fù)黨組織的信任。

（五）不斷學(xué)習(xí)注重專業(yè)修養(yǎng)。檔案管理工作也是一門學(xué)問，也有不斷提高的空間，若想做好這項(xiàng)工作，必須不斷學(xué)習(xí)。因此，在工作中必須注重自身專業(yè)知識(shí)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式不斷充實(shí)自我，熟知檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理方法，提高工作效率和檔案管理水平。檔案管理人員在信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，所以還應(yīng)提高他們的工作能力，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。進(jìn)行定向培養(yǎng)工作，提高人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平。只有業(yè)務(wù)知識(shí)量充足了，專業(yè)技能過硬的管理人員才能提高信息化建設(shè)的效率，才能勝任在大數(shù)據(jù)信息時(shí)代賦予我們管理人員的數(shù)據(jù)和信息資源。與此同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，提高對(duì)本職崗位的熱愛，只有熱愛本職崗位才能做好這項(xiàng)管理工作。值得注意的是，應(yīng)以人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題為基礎(chǔ)，為管理人員提供有針對(duì)性的指導(dǎo)，引導(dǎo)管理人員把理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行整合，確保能在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題，并能找到對(duì)應(yīng)的處理整改措施，提升信息化建設(shè)的先進(jìn)性。

四、增加資金投入，完善建設(shè)工作

以國(guó)家對(duì)檔案建設(shè)的相關(guān)要求為基準(zhǔn)，增加對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的經(jīng)濟(jì)投入，根據(jù)信息化的運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)，配置專業(yè)化的設(shè)備，建立人事檔案電子檔案，為人事檔案發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。在人事檔案信息管理時(shí)，要發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的內(nèi)在價(jià)值，及時(shí)采集和匯總各項(xiàng)人事數(shù)據(jù)，形成動(dòng)態(tài)化的管理模式，這樣能提高人事檔案的完整性、利用率。為進(jìn)一步提升檔案的價(jià)值，要細(xì)化并規(guī)范檔案管理工作的細(xì)節(jié)。如果想完成動(dòng)態(tài)化的檔案專業(yè)的管理模式，必須增加資金的投入量，引入高新科學(xué)技術(shù)的設(shè)備以及專業(yè)的數(shù)字化人才，提高人事檔案數(shù)據(jù)的可靠性和利用率。在資金的助力下，人事檔案的電子信息化程度才會(huì)大大加深，為人事檔案管理工作提供切實(shí)的技術(shù)和人才保障。

五、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理信息化建設(shè)要結(jié)合組織結(jié)構(gòu)的實(shí)際情況，加強(qiáng)人事檔案管理人員的電子信息化建設(shè)工作，采集、整理、分類、匯總各項(xiàng)人事信息，提高管理人員對(duì)信息化檔案的重視度、責(zé)任感和保密意識(shí)，充分利用各項(xiàng)資料、提高檔案管理的質(zhì)量、效率，完善人事檔案管理信息化建設(shè)工作，發(fā)揮人事檔案的內(nèi)在價(jià)值。