醫(yī)院辦公室檔案管理工作的優(yōu)化提升

文/三明市第二醫(yī)院辦公室 童欽

醫(yī)院是現(xiàn)代社會(huì)生活中的重要服務(wù)機(jī)構(gòu)，在醫(yī)院研究、救死扶傷等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著醫(yī)療改革工作的不斷推進(jìn)，我國(guó)醫(yī)院的管理也在不斷地完善之中，為了更好地服務(wù)大眾，醫(yī)院檔案管理工作積極尋求進(jìn)步是必經(jīng)之路。醫(yī)院辦公室檔案管理工作具有多樣化、延續(xù)性、集中性等特點(diǎn)，由于醫(yī)院屬于以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)的機(jī)構(gòu)，因此檔案類(lèi)型多、更新快，不僅涉及各大科室和二級(jí)科室，也涵蓋后勤行政類(lèi)科室，檔案內(nèi)容包羅萬(wàn)象。同時(shí)，醫(yī)院發(fā)展的穩(wěn)定性決定了檔案管理工作也需要做到完整延續(xù)，這樣才能在日常工作中準(zhǔn)確、快速地查閱相關(guān)資料，為醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。另外，辦公室檔案的集中管理不可或缺。將醫(yī)院檔案進(jìn)行集中歸檔，不僅能夠有效避免檔案的毀損、丟失，提高檔案保管的有效性，同時(shí)也能夠保證檔案的保密性。從這里我們可以看出，醫(yī)院的檔案管理工作，是專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、復(fù)雜且系統(tǒng)的，需要醫(yī)院相關(guān)部門(mén)和相關(guān)人員不斷完善檔案管理工作，更好地服務(wù)于醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)和社會(huì)公眾。

一、當(dāng)前醫(yī)院辦公室在檔案管理工作當(dāng)中的不足之處

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院將主要精力集中在如何提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)上，忽視了對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化完善。部分領(lǐng)導(dǎo)者、管理者對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。一方面，管理工作疏忽，導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)損壞、丟失的情況；另一方面，沒(méi)有積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，辦公室檔案管理工作無(wú)法取得持續(xù)性的進(jìn)步，對(duì)醫(yī)院整體的管理、醫(yī)療改革等相關(guān)政策的落實(shí)造成不利影響。另外，部分相關(guān)檔案和資料沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的整理歸納，也不便于工作人員對(duì)以往的工作內(nèi)容進(jìn)行實(shí)踐總結(jié)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范化和連續(xù)性，不利于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）檔案利用率低下。醫(yī)院的檔案詳細(xì)記錄了各個(gè)發(fā)展時(shí)期以及不同背景條件下的重大事件和工作進(jìn)展等等，對(duì)于后續(xù)醫(yī)療工作的不斷完善以及科研事業(yè)的前進(jìn)有著重要的參考價(jià)值。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模也在逐步擴(kuò)大，對(duì)相關(guān)檔案資料的調(diào)閱需求逐漸提升。傳統(tǒng)老舊的檔案管理方式不僅影響著檔案管理工作本身的質(zhì)量和效率，同時(shí)也給檔案需求者造成了極大的不便。有的醫(yī)院仍然采用紙質(zhì)化的方式保存檔案，不僅存在紙張老化、字跡模糊的情況，還影響工作人員的閱讀使用，使檔案本身的價(jià)值喪失，同時(shí)也存在丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于檔案管理工作的不完善，無(wú)論是收集檔案環(huán)節(jié)，還是檔案保存環(huán)節(jié)都存在一定的缺陷，無(wú)法將責(zé)任落實(shí)到人，這些情況直接導(dǎo)致了檔案的利用率低下，醫(yī)療工作人員不愿耗費(fèi)大量的時(shí)間查找檔案，最終可能造成檔案管理工作形同虛設(shè)。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)不足。一旦檔案管理建設(shè)落后，不但會(huì)影響當(dāng)前管理工作的效率，還會(huì)影響醫(yī)院的管理和發(fā)展。當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，無(wú)論是專(zhuān)業(yè)性工作還是日常生活都離不開(kāi)數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)對(duì)于檔案的管理工作具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，無(wú)論是資料保存還是數(shù)據(jù)查詢都能做到高效便捷。由于數(shù)字化、信息化建設(shè)需要投入較高的成本，而醫(yī)院往往更傾向于把資金用在醫(yī)療設(shè)備上，較少的資金用于投入數(shù)字化建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化的支持力度不夠。同時(shí)，有的醫(yī)院即便采用了OA辦公系統(tǒng)，通常僅針對(duì)工作流程和人員權(quán)限進(jìn)行優(yōu)化，尚未達(dá)到檔案管理數(shù)字化的要求，從而使得辦公室檔案管理工作較為落后。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作優(yōu)化提升的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)工作的規(guī)范化管理。在社會(huì)的快速發(fā)展下，醫(yī)院的規(guī)模也在逐漸擴(kuò)大，檔案管理的工作量也愈發(fā)增加，管理人員要采用科學(xué)的方法進(jìn)行管理工作，讓檔案管理跟得上醫(yī)院工作的步伐，從而幫助醫(yī)院更好、更快地發(fā)展，更好地為社會(huì)公眾服務(wù)。檔案的管理工作，應(yīng)該是覆蓋整個(gè)單位的動(dòng)態(tài)過(guò)程，從收集檔案開(kāi)始，到補(bǔ)充檔案再到鑒別、管理等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要做到有理有序，規(guī)范管理，從而做好檔案管理的優(yōu)化與完善。因此，醫(yī)院相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)必須要完善管理體系，規(guī)范檔案管理制度，根據(jù)本院的實(shí)際情況以及長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃，制定合適的、有效的管理制度。通過(guò)基礎(chǔ)制度的制定、員工意見(jiàn)的收集以及專(zhuān)業(yè)班子的研討，最終出臺(tái)相關(guān)的醫(yī)院辦公室檔案管理制度，使檔案管理工作在健全的制度下開(kāi)展。同時(shí)，為了保證相關(guān)制度能夠有效地執(zhí)行，在實(shí)際的工作過(guò)程中還需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的管理，明確不同部門(mén)和工作人員的權(quán)力及責(zé)任，確保每個(gè)部門(mén)都能盡到應(yīng)盡的職責(zé)，還可以指定相應(yīng)的績(jī)效考核制度，將工作細(xì)化到個(gè)人，使檔案管理工作的質(zhì)量與員工收入相關(guān)聯(lián)，這樣才能更好地提升檔案管理的工作效率。

（二）讓檔案管理人員更有責(zé)任意識(shí)。醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容多數(shù)是由辦公室工作人員來(lái)進(jìn)行的，所以，辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任意識(shí)將直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。受傳統(tǒng)觀念的影響，許多醫(yī)院的檔案管理人員的思維方式受到限制，認(rèn)為檔案管理工作只需要將收集到的資料進(jìn)行完整的保存即可，缺乏有效的責(zé)任意識(shí)，這樣的觀念不利于檔案管理工作的優(yōu)化與完善，同時(shí)也會(huì)在一定程度上阻礙醫(yī)院各方面水平的提升。檔案管理工作者，要把檔案管理工作重視起來(lái)，并在工作當(dāng)中深入思考醫(yī)療改革制度，嚴(yán)格落實(shí)制度和相關(guān)精神，分工科學(xué)、協(xié)調(diào)科學(xué)，充分做好統(tǒng)籌工作，健全檔案管理體系，用完善的制度幫助檔案管理工作更加優(yōu)質(zhì)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。醫(yī)院相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)也需要重視對(duì)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的強(qiáng)化，幫助其不斷轉(zhuǎn)變陳舊傳統(tǒng)的思想，在工作中保持積極向上的態(tài)度和專(zhuān)業(yè)的精神，不僅需要做好各類(lèi)檔案的整理、歸納、保存工作，同時(shí)還需要與其他部門(mén)相互配合、密切聯(lián)系，使各部門(mén)都能夠配合檔案管理的工作，讓檔案管理工作能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化，還能夠幫助各個(gè)部門(mén)之間的工作更加高效地銜接與協(xié)調(diào)，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院整體工作水平的提升。另外，醫(yī)院還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的考核，通過(guò)對(duì)其工作質(zhì)量和工作效率的考查，不斷提高其責(zé)任意識(shí)，使員工能夠積極主動(dòng)地推動(dòng)檔案管理工作的優(yōu)化提升。

（三）提高檔案管理的信息化建設(shè)。醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率與質(zhì)量的提升，因此，醫(yī)院需要積極加大信息化建設(shè)的力度，不斷完善相關(guān)的設(shè)備設(shè)施。首先，應(yīng)配置現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)以及數(shù)字化信息系統(tǒng)創(chuàng)建醫(yī)院檔案管理平臺(tái)。其次，在信息化管理工作中，需要重視檔案管理的穩(wěn)定性和安全性。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的有效維護(hù)，避免出現(xiàn)病毒侵襲、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題；在檔案的調(diào)閱、共享方面，需要對(duì)不同的用戶設(shè)置合理的權(quán)限，保證檔案使用工作的規(guī)范性，確保相關(guān)機(jī)密文件的安全。最后，在開(kāi)展檔案管理數(shù)字化工作的過(guò)程中，也需要具備審慎思維，數(shù)字化、信息化僅僅是支持檔案管理工作更加高質(zhì)高效的手段而非目的，其不可完全代替或處理一切檔案管理相關(guān)工作，在必要的工作環(huán)節(jié)，工作人員仍然需要采用更加符合實(shí)際需求的方式，這樣才能使檔案管理信息化建設(shè)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，滿足不同人群的需要。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。檔案管理工作日趨復(fù)雜，檔案管理人員必須具備專(zhuān)業(yè)的管理水平才能勝任工作。因此，醫(yī)院一定要注重對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。一方面，要積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，通過(guò)提高招聘門(mén)檻、給予優(yōu)厚待遇、與高校合作等多樣化的途徑，吸收更多具備專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理相關(guān)人員，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，讓隊(duì)伍更專(zhuān)業(yè)、更高效；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)業(yè)人才的培訓(xùn)，提升隊(duì)伍整體水平，重視并經(jīng)常對(duì)檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平的培養(yǎng)，促使其掌握更加豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，并不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)，以過(guò)硬的本領(lǐng)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)推進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化。另外，醫(yī)院還可以邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域中的專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)指導(dǎo)，針對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的不足之處給予建議，使工作人員能夠汲取更多先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院運(yùn)行中不容忽視的部分，是連接不同時(shí)間、不同部門(mén)、不同人群的重要紐帶，醫(yī)院應(yīng)緊跟現(xiàn)代化建設(shè)的腳步，不斷推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、智能化、制度化發(fā)展，使優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作不斷發(fā)揮價(jià)值。