加強學校實物檔案收集與管理的舉措

文/金華廣播電視大學 王朵朵

一、學校實物檔案收集的意義

“實物檔案”是20世紀90年代提出的概念，就是將具有檔案屬性的實物收集整理，最終轉化為檔案。學校的實物檔案指的是學校在教研、教學以及相關的學術活動中所形成的具有收藏價值或者具有重要紀念意義的實際物品。學校的實物檔案是學校檔案的重要組成部分，也是紙質檔案的重要補充。學校的實物檔案包含學校獲得的各種獎勵，有明顯的時代特征，能夠反映學校在不同歷史階段特征的收藏品、紀念品，國際學術交流中獲得的名人題詞字畫等。實物檔案具有直觀性和多樣性的特征，生動性更強，是紙質檔案無法比擬的。

實物檔案收集意義重大，是一個學校參與各種展覽，組織各種活動的重要組成材料，例如建立校史館，學校展覽等，實物檔案都是重要的材料，能夠提升學校的整體形象，提高學校對外宣傳的效果。

二、學校實物檔案收集與管理的問題

目前學校實物檔案收集與管理還存在一系列的問題，主要有對實物檔案價值認識不清晰、實物檔案收集困難、利用率比較低、管理方面相對分散，缺乏專業人才等問題。

（一）對實物檔案價值認識不清晰。首先，很多檔案管理人員以及學校的高層領導對實物檔案的概念認識是不全面的。目前學術界依舊有一大批人認為實物不能稱為檔案，因為實物不具有原始記錄性，而是人們辦理完一件事之后，保存備查的一種特殊實物，這種實物同時兼具記錄性和原始性兩種特征。檔案學將文字、符號和圖像作為記錄的主要工具，而實物不具備這些特點，于是很多人認為實物不能作為檔案。而本文認為，檔案的本質屬性就具有歷史記錄性和可考查性，所以實物屬于檔案范疇，這一點同樣應該得到學校檔案管理人員和領導的重視。其次，對學校實物檔案的價值認識不足。很多實物當時看起來價值不大，但是在學校整個發展歷程中，卻有重要的紀念意義和價值。然而很多學校往往缺乏專門的實物檔案管理人員，因此很多比較有價值的實物會被丟棄或者隨意處理，導致實物檔案的缺失。再加上學校管理層以及實物檔案管理者的不斷變化及實物檔案的系統管理體制缺失，導致很多人對學校的實物檔案價值認識并不充分。

（二）實物檔案收集困難、利用率較低。實物檔案收集是檔案管理的第一步，但是目前實物檔案收集難度比較大，利用效率比較低。第一，學校經常會忽視實物檔案的管理和歸檔，實物檔案相較于紙質文書類的檔案，管理程序不完善，管理制度不系統，也缺乏具體的操作章程。所以實物檔案實現規范化管理比較困難。第二，在實物檔案的利用上，紙質文書檔案有明確的使用方法和操作步驟，但是實物檔案的利用卻毫無章法，如何利用也沒有明確的文件指導，所以實物檔案的利用存在不充分的現象。第三，放置地方不固定。對于學校而言，很多榮譽勛章、紀念獎章、名人字畫等屬于要的實物檔案，而這些檔案一般不會放在檔案管理室，比較常見的是放在校長辦公室、學校會議室等地方。還有很多和個人相關的紀念章等都分散在個人手中。因此學校的實物檔案存在著收集難度大、分布散亂、數量較少等等客觀問題。

（三）管理分散，缺乏專業人才。如上文所講，實物檔案收集并沒有一個標準完善的管理制度，再加上實物檔案具有差異性和多樣性的特點，客觀上增加了實物檔案保管的難度。而且實物檔案往往不會集中在一個地方保存，不同的實物檔案對庫房的濕度、溫度等等都有不同的要求，有些實物檔案還需要專門的人員進行擦拭、維護、定期檢查或者晾曬。但是目前很多學校都普遍存在著庫房面積緊張、人手不足等等客觀問題。

此外，學校實物檔案管理還缺乏具有專業知識的人才，部分檔案管理人員對實物檔案的認識不足，在管理方式上，依舊在沿用和文書檔案相似的管理方法，這都導致一些珍貴的實物檔案得不到科學的管理維護，檔案的安全問題也得不到保障。

三、加強學校實物檔案收集管理的措施

（一）提高認識，重視實物檔案收集。針對學校實物檔案收集和管理過程中存在的問題和不足，學校領導層要提高認識，重視實物檔案的收集和管理工作。第一，學校要從高層管理人員開始重視實物檔案收集，認識到實物檔案是學校歷史的記錄，是學校榮譽的呈現，也是學校參加展覽、參加活動、提升知名度、反映學校文化精神的重要載體。所以從管理層應該將實物檔案的管理納入檔案管理的范疇中來。第二，學校要制定專門的規章制度和管理規范，并增加投資、完善基礎設施，建設專門的實物檔案存放館，制定相應的管理制度、收集流程、管理規范等等，讓實物檔案的收集和管理有章可循，有據可依。并針對實物檔案管理制定長期的規劃，加強軟硬件的投資，逐步改善實物檔案管理無序、混亂、設施簡陋等問題。

（二）強化學校實物檔案收集，做好保管和利用。學校還要強化實物檔案的收集，并對這些檔案做好保管和利用。首先，學校實物檔案管理要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的相關規定和要求，在學校內部加大宣傳力度，讓學校的全體師生都有實物檔案收集意識，對于和學校重大歷史進程相關的實物檔案，要及時做好收集并歸檔。學校應要求各部門積極配合，對于在一些教學活動、管理活動中獲得的榮譽紀念和禮品應及時收集，保證完好無損并進行整理歸檔。只有學校全體師生高度重視實物檔案收集并全體參與進來，才能夠做好實物檔案的收集管理工作。其次，要做好檔案的管理和利用工作。在具體的工作中，根據學校制定的實物檔案收集管理辦法，嚴格按照流程對實物檔案進行后續的鑒定和整理，編訂目錄，入庫歸檔。最后，按照不同實物檔案的特點，做好實物檔案的后期管理和維護工作。同時積極參與各種活動和展覽，提高實物檔案的利用率，積極利用實物檔案提高學校知名度和影響力。

（三）加強專業隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。提升學校實物檔案的管理水平，還要加強隊伍建設。一支高素質的人才隊伍是學校實物檔案實現科學管理的核心和關鍵。首先，學校要聘請專業的實物檔案管理人員來進行實物檔案的管理，并要保證實物檔案管理人員的穩定性。學校要明確實物檔案管理人員的工作職責，制定詳細具體的崗位說明書，形成穩定的人員管理網絡。其次，針對學校實物檔案管理人才不足的情況，還可以聘請學校的兼職人員擔任，但是要做好兼職人員的培訓和管理工作，通過專業的技能培訓，提高實物檔案管理人員的理論知識，同時不斷提高實物檔案管理人員的工作積極性和工作熱情。

四、結語

綜上所述，學校的實物檔案是學校歷史的記錄、榮譽的展現，實物檔案更加直觀，更具有多樣性，因此，實物檔案收集意義重大。本文對目前學校實物檔案收集和管理存在的問題做出分析，還提出了針對性的解決對策，希望本文的研究對學校實物檔案收集和管理實踐有一定的幫助。