高校教學檔案管理問題與機制探究

文/三江學院 封沖

一、高校教學檔案的特點

（一）涉及內容多，形式復雜。高校教學檔案幾乎涵蓋了教學活動的各個環節，如教學管理文件、學科專業建設材料、課程教學大綱、教材建設材料、科研材料等等。不僅內容繁多，存檔的形式根據實際管理要求也越來越趨于多樣化。除了最基本的紙質存檔形式外，還有圖片、視頻、音頻、多媒體公眾號等眾多存檔形式。

（二）涉及對象多，時間跨度大。高校教學的主體是教師，對象是學生，教學檔案的內容圍繞教師、學生、教學活動的特點呈現出自身的規律性。1.高校學生以學年為單位在數量上的變化與更新。2.高校教學活動的開展按學期呈現出一定的規律性。因此教學檔案在時間上具有連續性，在內容上具有重復性。作為學生、教師乃至學校發展的第一手資料，一般按照檔案的重要等級所要求的存檔時間為五年、十年乃至十年以上不等，較大的時間跨度為教學檔案管理增加了難度。

（三）對內容完整性、真實性要求高。任何檔案材料的價值都建立在真實準確的基礎上，教學檔案唯有真實完整，才能最大化地發揮效用。比如學生成績信息檔案，必須以教務系統的原始導出資料作為存檔材料，方能做到真實準確；再比如各類教研教改項目的申報，從立項到中期檢查再到結題驗收，是一個閉環的動態流程，每一項材料都要做到完整有序。

二、現行高校教學檔案垂直管理模式存在的問題

（一）檔案管理制度不健全，職責不清晰。教學檔案建設是一項系統化、制度化的工作，需要落實到具體的組織，責任到人，同時出臺相應的管理規范和工作條例保障各項工作的組織實施。而目前高校對教學檔案的管理大多停留在行政管理階段，責任歸口放到二級學院的行政部門，這一垂直管理模式在沒有規章制度作保障的情況下，勢必導致檔案工作流程不規范、職責不明晰，行政拖拉痕跡明顯。二級學院的教學檔案材料往往提交到校級多個職能部門后還需要單獨存檔，不僅重復工作，還有遺漏有價值的第一手教學檔案資料的風險。

（二）檔案管理隊伍不完備，重視程度不夠。大部分高校目前受人員編制和人力資源成本的限制，沒有設立教學檔案管理的專職專崗，二級學院和校級職能部門從事檔案管理工作的人員非科班出身，未接受過檔案學專業的系統學習與培訓，不具備專業化管理的理論素養與技術手段。且二級學院的教學檔案工作由教學秘書兼任，其日常教務工作本就繁重細碎，對教學檔案精細化管理力不從心，再加上高校教學檔案建設要求起步較晚，重視程度和管理意識還有待加強。

（三）檔案管理技術落后，智能化、信息化建設有待加強。目前高校教學檔案管理大多沒有納入智能化信息系統，這與大數據時代下智慧校園和“互聯網+”的理念相悖。1.現行垂直管理模式下的教學檔案存檔形式還停留在以紙質為主、電子檔案為輔的階段，沒有現代化智能系統做支撐。檔案紙質化存檔不僅不利于長期保存，且不利于調取查閱，借閱后還有被涂改、失真的風險。2.現行教學檔案管理模式不利于教學檔案的活化利用和價值深挖，檔案整理只是被動地應付上級檢查和專業評估，或只發揮了它的查詢功能，沒有將檔案的價值真正地發揮出來。3.不利于構建聯動共享平臺。每當需要檔案材料的時候都須單獨調閱，走借閱、審批、歸還流程，加大了工作量，拖延了利用時間，不利于工作效率的提升。

三、校級職能部門與二級學院教學檔案聯動管理的必要性與可行性分析

（一）校級職能部門與二級學院教學檔案聯動管理的必要性。1.有利于教學檔案的專業化分類，提升檔案管理規范性。高校教學檔案管理是一項集成式的管理任務，需要全方位的統籌協調。現實教學檔案建設工作中，很多原始檔案資料都產生在二級學院，但要上報到校級相關職能部門審批或存檔，致使在檔案管理制度出臺前，很多原始資料沒有備案，或由于檔案管理意識的不足，未將有價值的檔案及時保存，造成檔案不完整或管理混亂。因此亟須建立聯動管理機制和專業化的分類管理制度，提升檔案管理規范。2.有利于提升教學檔案使用價值的完整性和真實性。教學檔案不是獨立存在的，各部分檔案之間是互相聯系、互有規律的。但是自上而下的垂直管理模式，卻將各教學檔案孤立開來，很多二級教學單位掌握的檔案材料不全面且沒有宏觀指導意義。比如學生考試資料，校級檔案管理部門可統籌教務處與二級學院，分為紙質與電子檔案分別留存，將必須由系統導出的原始資料由二級學院提交，校級職能部門教務處審批系統留存；而必須紙質存檔的試卷資料由二級學院單獨保管，明確分工與實施細則，將教學檔案構建在職能部門與二級學院聯動管理的框架內，提高教學檔案管理的專業性、整體性與真實性。3.有利于教學檔案管理隊伍的搭建，提升工作效率。建立高校職能部門與二級學院聯動教學管理機制有助于搭建檔案管理團隊，明確分工，各司其職。將校級職能部門如實踐科、教務處、科研處、人事處納入教學檔案管理管理考核機制，明確歸檔、查看權限和責任人，從而提高工作效率。

（二）校級職能部門與二級學院教學檔案聯動管理的可行性。1.校級檔案管理部門具備宏觀視角，方便調動各方資源。高教檔案建設重在各項資源整合、利用與開發。檔案建設一般是在校級質量監控部門的牽頭下，由二級學院獨立完成，并沒有將校級職能部門納入教學檔案建設范圍。校級檔案管理部門是檔案管理規定的制定者、檔案建設的具體指揮者，具備宏觀視角，對高校整體教學建設的現狀、水平有最全面和直觀的了解，具備搭建校級職能部門與二級學院統籌協調共建機制的資源與優勢。2.二級教學單位執行力強，可進一步把教學檔案建設落到實處。二級教學單位具備多年來整理院級教學檔案的經驗，且檔案管理員對檔案材料幾乎都是第一手的接觸人，具備將工作中的材料及時歸檔的便利性。近年來專業評估的要求下，各大高校進一步細化了檔案管理規范，也有利于二級教學單位去參照實施。

四、高校教學檔案管理對策與建議

（一）加強教學檔案管理建章建制，規范工作流程。高校應嚴格按照《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》出臺本校教學檔案管理辦法與實施細則：1.聘請檔案管理專家對教學檔案建立規范、管理條目進行指導、明確歸檔大類、統一歸檔標準；2.設立檔案管理工作領導小組，明確教學檔案管理人員，設立教學檔案管理人員崗位職責與考核制度，將教學檔案管理納入日常教學運行管理框架內；3.制定檔案工作流程圖，分別建立校級管理部門、職能部門、二級教學單位教學檔案建檔分級目錄與門類，細化歸檔內容，宏觀上為檔案建設工作提供制度上、組織上的保障。

（二）建立高校檔案管理部門—校級職能部門—二級學院聯動教學檔案管理質量責任體系。高校教學檔案自身的特點對檔案管理提出了更高的要求。為最大限度提升教學檔案的利用價值與使用效率，應建立高校管理部門—校級職能部門—二級學院三級檔案質量管理責任體系：1.加強和完善質量監控責任制度建設，理順校級職能部門、二級教學單位具體崗位人員工作職責和分工，制定質量監控管理工作流程圖；2.設立校、院聯動的教學檔案檢查巡視制度，設立院校二級教學檔案質量監控督導，加強日常檔案質量巡視管理和在線監控，確保檔案管理規范的落實；3.完善質量績效評價機制，通過定量定性分析對檔案質量進行全面評價；制定教學檔案質量監控與管理年度綜合考核評價辦法，將檔案管理納入個人年度總體考核體系框架內。

（三）推動教學檔案智能化信息化建設，運用系統統籌協調。基于大數據背景，高校信息化檔案建設有助于提升教學檔案信息安全和檔案綜合管理水平。通過檔案管理系統實現教學檔案材料的智能化收集、上傳、共建與云共享，省去中間不必要的二次打印、重復提交問題，也避免資料遺漏、保存不便、歸檔管理混亂等問題。校級相關部門應做好牽頭引領作用，把握“智慧校園”發展契機，加大信息檔案系統投入力度，同時注重提升檔案管理人員的專業素養和職業能力，為教學檔案的專業化和可持續建設注入動力。此外，還應在校級職能部門、二級學院范圍內規定管理職責與使用權限，做好系統使用的統籌協調。